Das QM-Handbuch
Ein Handbuch, das Ihr Team im Alltag aufschlägt: wer wofür zuständig ist, wie die Kernprozesse laufen und wo was geregelt ist. Für Einrichtungen der Sozialen Arbeit und Pflege baue ich es neu auf oder verschlanke Ihr bestehendes Handbuch.
Der erste Schritt ist ein kostenfreies und unverbindliches Erstgespräch. Preis und Umfang
Warum viele Handbücher im Alltag nicht helfen
Viele Handbücher wurden für eine Prüfung geschrieben und danach kaum noch aufgeschlagen. Sie sind zu lang, beschreiben Abläufe, die es so nicht mehr gibt, oder verweisen auf Formulare, die niemand findet.
Ein weiteres Formular hilft da nicht. Es braucht ein Handbuch, das die Abläufe so beschreibt, wie sie in Ihrem Team tatsächlich laufen, und jemanden, der es aktuell hält.
Ein Handbuch zum Qualitätsmanagement (QM-Handbuch) beschreibt, wie eine Einrichtung ihre Qualität steuert: wer wofür zuständig ist, wie die Kernprozesse ablaufen und wie Vorgaben aktuell gehalten werden.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Prozesslandkarte
Eine Seite zeigt, welche Abläufe es in Ihrer Einrichtung gibt und wie sie zusammenhängen.
Bis zu fünf Kernprozesse
Kernprozesse sind die Abläufe, auf die es in Ihrem Alltag am meisten ankommt, zum Beispiel Aufnahme, Hilfe- oder Pflegeplanung, Beschwerden, Notfall und Krise oder Einarbeitung. Jeder steht auf wenigen Seiten, mit Zuständigkeiten und Schnittstellen zu anderen Abläufen.
Zuständigkeiten
Für jede Aufgabe im Handbuch steht fest, wer entscheidet, wer ausführt und wer informiert wird.
Regeln zur Dokumentenlenkung
Die Regeln legen fest, wer Dokumente freigibt, wo die gültige Fassung liegt und wann sie überprüft wird.
Risiken und Chancen
Das Handbuch nennt die wichtigsten Risiken und Chancen Ihrer Einrichtung und die Maßnahmen, die Sie dazu festlegen.
Übergabe
Die Person, die das Handbuch künftig pflegt, kennt seinen Aufbau und hat einen festen Termin für die erste Überprüfung.
Das Handbuch entsteht in Word oder in Ihrer vorhandenen QM-Software. Nicht enthalten sind Schulungen des Teams und fachliche Standards, etwa Pflegestandards. Bei pflegefachlichen Abläufen wie der Pflegeplanung beschreibt das Handbuch, wer was wann tut. Die fachlichen Inhalte und die pflegefachliche Verantwortung bleiben bei Ihrer Pflegedienstleitung.
Muster: So ist ein schlankes Handbuch gegliedert
So kann das Inhaltsverzeichnis aussehen.
- 1Unsere EinrichtungAuftrag, Angebot, Organigramm
- 2Prozesslandkarte
- 3Zuständigkeiten
- 4Kernprozesse
- 5Dokumente und Aufzeichnungen
- 6Risiken und Chancen
- 7Rückmeldungen und Beschwerden
- 8ÜberprüfungInternes Audit und Managementbewertung
Die Gliederung passe ich an Ihre Einrichtung an.
So entsteht Ihr Handbuch in fünf Schritten
1. Unterlagen sichten
Sie schicken mir, was vorhanden ist, etwa ein bisheriges Handbuch, die Konzeption oder das Organigramm. Ich verschaffe mir daraus einen Überblick.
2. Auftakt vor Ort
Mit der Leitung lege ich fest, welche Kernprozesse ins Handbuch kommen. Am selben Tag klären wir mit Schlüsselpersonen in einem Workshop die ersten Abläufe.
3. Abläufe klären
In einem zweiten Workshop per Video klären wir die übrigen Kernprozesse.
4. Entwurf abstimmen
Sie erhalten den Entwurf des Handbuchs und geben mir Rückmeldung. Ich arbeite sie ein.
5. Übergeben
Vor Ort übergebe ich das Handbuch an die Person, die es künftig pflegt, etwa Ihre QM-Beauftragte oder Ihren QM-Beauftragten. Gemeinsam legen wir den Termin für die erste Überprüfung fest.
Ich plane für Leitung und Schlüsselpersonen zusammen ein bis eineinhalb Tage ein, dazu kommt die Rückmeldung zum Entwurf.
Wie es nach der Übergabe weitergeht
Nach der Übergabe arbeitet Ihr Team selbst mit dem Handbuch. Ob es im Alltag noch stimmt, zeigt ein internes Audit. Ich empfehle es einmal im Jahr, zusammen mit der Vorbereitung der Managementbewertung. In der Managementbewertung zieht Ihre Leitung Bilanz, ob das QM-System wirkt.
Möchten Sie das Aktualisieren des Handbuchs abgeben, übernehme ich es in der laufenden Begleitung.
Steht eine Prüfung bevor?
Steht eine externe Prüfung an, etwa durch die Heimaufsicht, den Medizinischen Dienst oder eine Zertifizierungsstelle, ist ein internes Audit ein sinnvoller erster Schritt. Es zeigt, welche Teile Ihres Handbuchs nicht mehr stimmen. Die Überarbeitung des Handbuchs setzt danach gezielt an diesen Stellen an.
Was es kostet
- Preis
- ab 4.500 € Festpreis für ein neues oder ein verschlanktes Handbuch.
- Gilt für
- Eine Einrichtung oder einen Dienst an einem Standort mit bis zu fünf Kernprozessen und bis 50 Beschäftigten. Mehr als fünf Kernprozesse oder mehr als 50 Beschäftigte erhöhen den Umfang und damit den Preis. Enthalten sind die Sichtung Ihrer Unterlagen, zwei Termine vor Ort, ein Workshop per Video und eine Abstimmungsrunde zum Entwurf, außerdem die Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz. Für weitere Strecken nenne ich die Reisekosten vorab.
- Mehrere Standorte
Richtwert bei vier Standorten: 6.500 bis 8.500 €. Der Richtwert rechnet mit gemeinsamen Kernprozessen für alle Standorte und eigenen Regelungen dort, wo ein Standort anders arbeitet. Als Standort zählt jede Einrichtung und jeder Dienst mit eigenem Team.
Den verbindlichen Festpreis nenne ich nach dem Erstgespräch, bevor Sie etwas beauftragen. Liegt er über dem Richtwert, begründe ich das im Angebot. Das Angebot erhalten Sie innerhalb einer Woche nach dem Erstgespräch.
- Dauer
- Planen Sie drei bis vier Monate ein. Das Tempo bestimmen vor allem Ihre Termine für Auftakt und Workshop und Ihre Rückmeldung zum Entwurf.
- Voraussetzung
- Ein Erstgespräch genügt.
Alle Preise sind Endbeträge. Derzeit fällt keine Umsatzsteuer an (§ 19 UStG). Alle Preise im Vergleich
Fragen zum QM-Handbuch
Brauchen wir ein QM-Handbuch, wenn wir nicht zertifiziert werden wollen?
Ein Handbuch als solches ist meist nicht ausdrücklich vorgeschrieben. In der Pflege ist ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement aber Pflicht (§ 112 SGB XI), in der Eingliederungshilfe und der Kinder- und Jugendhilfe regeln das in der Regel die Vereinbarungen mit den Kostenträgern. Das Handbuch ist der übliche Ort, an dem Sie beschreiben, wie Sie Qualität sichern.
Reicht nicht ein Muster-Handbuch?
Ein Muster liefert die Gliederung, aber nicht Ihre Abläufe. Wer es unverändert übernimmt, beschreibt eine Einrichtung, die es so nicht gibt. In den Workshops entsteht das Handbuch aus Ihren tatsächlichen Abläufen, vorhandene Vorlagen nutze ich dabei.
Was kostet es, ein QM-Handbuch erstellen zu lassen?
Ein QM-Handbuch kostet ab 4.500 € für eine Einrichtung oder einen Dienst an einem Standort mit bis zu fünf Kernprozessen und bis 50 Beschäftigten. Enthalten sind zwei Termine vor Ort, ein Workshop per Video und die Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz. Was bei mehr Kernprozessen, mehr Beschäftigten oder mehreren Standorten gilt, steht unter „Was es kostet“.
Können Sie auch unser bestehendes Handbuch verschlanken?
Ja, das Verschlanken ist derselbe Projekttyp mit denselben Preisbedingungen. Ich sichte, was vorhanden ist, übernehme, was im Alltag genutzt wird, und kläre mit Ihnen, was gestrichen werden kann. Am Ende liegen dieselben Teile vor wie bei einem neuen Handbuch.
Wer pflegt das Handbuch danach?
Das übernimmt die Person, die bei Ihnen für das Qualitätsmanagement zuständig ist. Sie erhält bei der Übergabe die Regeln zur Dokumentenlenkung und einen Termin für die erste Überprüfung. Wer diese Aufgabe abgeben möchte, kann sie mir in der laufenden Begleitung übertragen.
Weiterlesen im Blog
- Prozessmanagement im SozialwesenVon der Prozesslandkarte zur gelebten Steuerung
- Qualitätskultur statt QM-HandbuchWarum Dokumente allein keine Qualität erzeugen
- KI im Sozialwesen: was ins QM-Handbuch gehörtWelche Festlegungen eine Verfahrensanweisung zum Einsatz von Sprachmodellen braucht
Der nächste Schritt
Im Erstgespräch klären wir, ob Sie ein Handbuch neu aufbauen oder ein bestehendes verschlanken wollen und welche Kernprozesse hineingehören. Das Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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