Externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) für Soziale Arbeit und Pflege
Ich übernehme die kontinuierliche Steuerung Ihres Qualitätsmanagementsystems in der Sozialen Arbeit und Pflege. So entlaste ich Ihre Fachkräfte und unterstütze Sie dabei, Anforderungen im Alltag verlässlich umzusetzen.
Fällt Ihre QMB für längere Zeit aus oder verlässt sie Ihr Haus, übernehme ich die Vertretung: bei Elternzeit oder Krankheit bis zu ihrer Rückkehr, nach Kündigung oder Ruhestand bis zur Nachbesetzung.
- Stufe 1: Struktur & Compliance
- 900 bis 1.400 € im Monat
- Stufe 2: Steuerung & Weiterentwicklung
- 1.500 bis 2.500 € im Monat
- Stufe 3: Zertifizierung & Systemaufbau
- 3.000 bis 4.500 € im Monat
Der Rollenkonflikt im internen QM
Wird Qualitätsmanagement internen Fachkräften als Zusatzaufgabe übertragen, kann dafür im Tagesgeschäft die Zeit fehlen. Qualitätsmanagement findet dann vor allem vor Prüfungen statt. Ein externer QMB entschärft diesen Konflikt, weil die Steuerung nicht mehr nebenbei im Tagesgeschäft laufen muss.
Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen. Die Systematik und Steuerung übernehme ich.
In der Pflege übernehme ich QM-System und interne Audits, die pflegefachliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Pflegedienstleitung.
Was ich als Ihr QMB übernehme
Welche dieser Aufgaben zu Ihrer Begleitung gehören, legt die Stufe fest.
Dokumentenlenkung
Ich halte Ihre QM-Handbücher aktuell und gleiche sie mit geänderten Anforderungen ab. Ich pflege Änderungen systematisch ein, sodass Ihre Vorgaben belastbar bleiben und Ihr Team möglichst wenig Verwaltungsaufwand damit hat.
Steuerung & Maßnahmen
In den festen Terminen mit der Leitung prüfe ich, ob Beschlüsse umgesetzt werden. Ab Stufe 2 verfolge ich die Maßnahmen aus dem internen Audit, bis sie abgeschlossen sind.
Prüfbereitschaft
Ich führe das System so, dass es nicht erst kurz vor einer Prüfung auditierbar wird. Die Leitung erhält klare Berichte, mit denen sie gegenüber Aufsichtsbehörden, Zertifizierungsstelle und Kostenträgern auskunftsfähig ist.
Umstellung auf ISO 9001:2026
Ist Ihr QM-System nach ISO 9001 zertifiziert, steht die Umstellung auf die neue Fassung an. In der laufenden Begleitung übernehme ich sie, sie ist im Monatsbetrag enthalten. Die Gebühren der Zertifizierungsstelle rechnet diese direkt mit Ihnen ab. Wie die Umstellung abläuft, beschreibe ich im Fahrplan zur Umstellung.
Prozess- und Risikomanagement
Ich erfasse kritische Abläufe und die Risiken darin und lege mit Ihnen fest, wer sie wie steuert. Ein QM-Handbuch mit Ihren Kernprozessen gibt es auch als eigenes Projekt: QM-Handbuch aufbauen oder verschlanken.
Schutz-, Beteiligungs- und Gewaltschutzkonzepte
Bestehende Schutz-, Beteiligungs- und Gewaltschutzkonzepte binde ich mit festen Überprüfungsterminen in Ihr QM-System ein. Ein Gewaltschutzkonzept mit Ihrem Team zu entwickeln oder im Auditformat zu prüfen, ist ein eigenes Projekt: Gewaltschutzkonzept überprüfen oder entwickeln.
Vertretung bei Ausfall oder Weggang Ihrer QMB
Ist Ihre QMB in Elternzeit oder länger krank, vertrete ich sie bis zu ihrer Rückkehr. Hat sie gekündigt oder geht sie in den Ruhestand, übernehme ich ihre Aufgaben, bis die Stelle neu besetzt ist. In beiden Fällen arbeite ich im Umfang der vereinbarten Stufe; bei einem eingeführten QM-System passt dafür Stufe 2.
Ich arbeite mich anhand Ihrer vorhandenen Unterlagen und des letzten Auditberichts ein, bei einem planbaren Ausfall oder Weggang nach Möglichkeit auch im Gespräch mit Ihrer QMB, nach einer Kündigung etwa noch während der Kündigungsfrist. Diese Einarbeitung ist im Monatsbetrag enthalten, den Beginn stimmen wir im Erstgespräch ab. Kommt Ihre QMB zurück oder ist die Stelle neu besetzt, übergebe ich den aktuellen Stand. Soll die Stelle nicht neu besetzt werden, kann die Vertretung als laufende Begleitung weiterlaufen.
Drei Anlässe habe ich in eigenen Fachbeiträgen beschrieben:
Laufende Begleitung in drei Stufen
Sie zahlen einen festen Betrag im Monat. Welche Stufe passt, hängt davon ab, wie viel Sie abgeben wollen.
Stufe 1: Struktur & Compliance
Ich halte Ihr bestehendes Qualitätsmanagement aktuell, pflege Dokumente und Fristen und bin fester Ansprechpartner für die Leitung. Dazu gehören ein Videotermin im Monat und ein Termin vor Ort im Quartal.
Stufe 2: Steuerung & Weiterentwicklung
Stufe 2 umfasst alles aus Stufe 1 im selben Terminrhythmus. Dazu kommen das jährliche interne Audit, die Verfolgung der Maßnahmen, die Vorbereitung der Managementbewertung und die Begleitung am Tag des externen Audits.
Stufe 3: Zertifizierung & Systemaufbau
Ich baue Ihr QM-System bis zur Zertifizierung auf und bin in dieser Zeit Ihr QMB. Die Termine legen wir im gemeinsamen Projektplan bis zur Zertifizierung fest. Danach geht es in Stufe 1 oder 2 weiter, oder die Begleitung endet.
Arbeitsprobe: die zwölf Monate in Stufe 2 (Muster)
Muster für ein Jahr in Stufe 2 mit einem externen Audit im Monat 9. Themen und Reihenfolge passe ich an Ihre Einrichtung an. Ohne externes Audit entfällt der zusätzliche Termin im Monat 9.
| Monat | Videotermin mit Thema | Zusätzlicher Termin |
|---|---|---|
| Monat 1 | Fristen und offene Maßnahmen durchgehen | Termin vor Ort |
| Monat 2 | Dokumentenlenkung: Handbuch und Unterlagen auf Änderungen abgleichen | keiner |
| Monat 3 | Steuerung und Maßnahmen: Stand der Beschlüsse | keiner |
| Monat 4 | Prozesse und Risiken: ein kritischer Ablauf | Termin vor Ort |
| Monat 5 | Prüfbereitschaft: Stand vor dem internen Audit | Internes Audit mit Gesprächen vor Ort |
| Monat 6 | Ergebnisse des internen Audits: Maßnahmen festlegen | keiner |
| Monat 7 | Überprüfungstermin für Schutz-, Beteiligungs- und Gewaltschutzkonzepte | Termin vor Ort |
| Monat 8 | Prüfbereitschaft: Stand des Systems vor dem externen Audit | keiner |
| Monat 9 | Maßnahmen aus dem internen Audit: Stand und offene Punkte | Begleitung am Tag des externen Audits |
| Monat 10 | Vorbereitung der Managementbewertung | Termin vor Ort |
| Monat 11 | Besprechung der Managementbewertung mit der Leitung | keiner |
| Monat 12 | Fristen und Maßnahmen für das nächste Jahr | keiner |
Arbeitsprobe: das Protokoll nach dem Monatstermin (Muster)
Muster eines Protokolls nach dem Videotermin im Monat 6. Die Einträge sind Beispiele.
Beschlüsse
- Jede Maßnahme aus dem internen Audit erhält einen Verantwortlichen und eine Frist.
- Der Überprüfungstermin für das Gewaltschutzkonzept liegt im Monat 7.
Fristen der nächsten 90 Tage
- Monat 7: Überprüfungstermin für das Gewaltschutzkonzept
- Monat 8: Stand des Systems vor dem externen Audit
- Monat 9: externes Audit
Maßnahmen mit Status
Drei Beispieleinträge aus der Maßnahmenliste des internen Audits.
| Maßnahme | verantwortlich | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Beschwerdeverfahren in der Teambesprechung vorstellen | Einrichtungsleitung | Monat 7 | in Arbeit |
| Verfahrensanweisung zur Einarbeitung an die neuen Zuständigkeiten anpassen | Teamleitung | Monat 8 | offen |
| Fristenliste um den Überprüfungstermin des Gewaltschutzkonzepts ergänzen | externer QMB | Monat 6 | erledigt |
Was es kostet
- Preis
-
900 bis 1.400 € im Monat in Stufe 1, Struktur & Compliance.
1.500 bis 2.500 € im Monat in Stufe 2, Steuerung & Weiterentwicklung.
3.000 bis 4.500 € im Monat in Stufe 3, Zertifizierung & Systemaufbau.
- Gilt für
Das untere Ende jeder Spanne gilt für eine Einrichtung an einem Standort und für kleine Träger mit weniger als 50 Beschäftigten, auch wenn sie mehrere Standorte haben. Ich arbeite bundesweit, Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz sind enthalten. Für größere Entfernungen gilt die Regel unter Für alle Preise gilt.
- Mehrere Standorte
Bei größeren Trägern gilt das obere Ende jeder Spanne für bis zu vier Standorte oder Dienste. Als Standort zählt jede Einrichtung und jeder Dienst mit eigenem Team, eine Wohngruppe und ein ambulanter Dienst unter derselben Adresse also als zwei.
Den verbindlichen Monatsbetrag nenne ich im Angebot, bevor Sie etwas beauftragen. Bei mehr als vier Standorten begründe ich dort, wie er sich zusammensetzt. Das Angebot erhalten Sie innerhalb einer Woche nach dem Erstgespräch, bei vorausgehendem System-Check mit dessen Bericht.
- Im Vergleich zu einer eigenen Stelle
Bei einer eigenen Stelle für das QM fallen dieselben Jahresaufgaben an: Fristen pflegen, das interne Audit durchführen, die Managementbewertung vorbereiten. In Stufe 2 erledige ich sie im Monatsbetrag, die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.
- Dauer
Die ersten drei Monate sind eine Kennenlernphase: Zum Ende des dritten Monats können Sie die Zusammenarbeit ohne Angabe von Gründen beenden, mit vier Wochen Vorlauf. Danach läuft die Begleitung ohne festes Enddatum weiter und ist für beide Seiten mit drei Monaten Frist zum Monatsende kündbar.
Stufe 3 endet mit der Zertifizierung, je nach Verfahren nach 6 bis 12 Monaten. Eine Vertretung endet, wenn Ihre QMB zurückkommt oder die Stelle neu besetzt ist.
- Ihr Aufwand
In Stufe 1 und 2 nimmt die Leitung an den festen Terminen teil, dem Videotermin im Monat und dem Termin vor Ort im Quartal.
In Stufe 2 kommen am Tag des internen Audits die Gespräche mit Mitarbeitenden hinzu, je Person etwa 30 bis 60 Minuten, und die Besprechung der Managementbewertung mit der Leitung, etwa ein bis zwei Stunden. In Stufe 3 legen wir die Termine für Leitung und Team im gemeinsamen Projektplan fest.
- Voraussetzung
Bei eingeführtem QM-System genügt ein Erstgespräch, auch für eine Vertretung Ihrer QMB.
Vor einer laufenden Begleitung ohne eingeführtes QM-System und vor dem Aufbau bis zur Zertifizierung steht der System-Check.
Alle Preise sind Endbeträge. Derzeit fällt keine Umsatzsteuer an (§ 19 UStG). Alle Preise im Vergleich
Fragen zum externen QMB
Was macht ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter?
Ein externer QMB übernimmt die laufende Steuerung des QM-Systems einer Einrichtung als externe Funktion. Dazu gehören je nach vereinbartem Umfang Dokumentenlenkung, interne Audits, Maßnahmenverfolgung und regelmäßige Termine mit der Leitung. Die fachlichen Entscheidungen trifft weiterhin die Einrichtung.
Warum einen externen statt einen internen QMB?
Wird Qualitätsmanagement internen Fachkräften als Zusatzaufgabe übertragen, kann dafür im Tagesgeschäft die Zeit fehlen. Ein externer QMB entschärft diesen Rollenkonflikt, weil die Steuerung nicht mehr nebenbei laufen muss. Dazu kommt ein neutraler Blick von außen.
Brauchen wir einen externen QMB, wenn wir nicht zertifiziert sind?
Ein Zertifikat ist keine Voraussetzung: Stufe 1 und 2 halten auch ein nicht zertifiziertes QM-System aktuell. Ob Sie die Begleitung brauchen, hängt davon ab, wer in Ihrem Haus Dokumente, Fristen und Maßnahmen sonst im Blick behält. Gibt es noch kein eingeführtes QM-System, steht vor einer laufenden Begleitung der System-Check.
Was kostet ein externer QMB?
Die laufende Begleitung kostet je nach Stufe 900 bis 1.400 €, 1.500 bis 2.500 € oder 3.000 bis 4.500 € im Monat. Das untere Ende gilt für eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten, das obere für bis zu vier Standorte oder Dienste, darüber nach Angebot.
Welche Leistungen umfasst der externe QMB?
In Stufe 1 halte ich Ihr QM-System mit Dokumenten und Fristen aktuell und bin fester Ansprechpartner für die Leitung, mit einem Videotermin im Monat und einem Termin vor Ort im Quartal. Stufe 2 ergänzt das jährliche interne Audit, die Verfolgung der Maßnahmen, die Vorbereitung der Managementbewertung und die Begleitung am Tag des externen Audits. In Stufe 3 baue ich das System bis zur Zertifizierung auf, die Termine richten sich nach dem gemeinsamen Projektplan.
Übernehmen Sie auch die Vertretung unserer QMB, etwa während einer Elternzeit oder nach einer Kündigung?
Ja. Bei Elternzeit oder längerer Krankheit vertrete ich Ihre QMB bis zu ihrer Rückkehr, nach Kündigung oder Ruhestand bis zur Nachbesetzung der Stelle. Bei einem eingeführten QM-System passt dafür Stufe 2. Die Einarbeitung anhand Ihrer Unterlagen ist im Monatsbetrag enthalten, ebenso eine anstehende Umstellung auf ISO 9001:2026. Den Beginn stimmen wir im Erstgespräch ab, am Ende übergebe ich den aktuellen Stand an Ihre QMB oder an die Person, die die Stelle neu übernimmt.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Daten um?
Jeder Vertrag enthält eine Verschwiegenheitsklausel. Wo Ihre Einrichtung Berufsgeheimnisträger beschäftigt, verpflichte ich mich zusätzlich schriftlich zur Geheimhaltung nach § 203 StGB. Ich arbeite mit eigenem Zugang in Ihren Systemen und mit so wenig personenbezogenen Daten wie möglich, Klientendaten verlassen Ihr Haus nicht. Die Einzelheiten stehen unter „Rahmen der Zusammenarbeit“ auf der Seite Modelle & Preise.
Zwei Fachbeiträge zum Thema
QM allein tragen: Vertretung und Fristen unter zehn Beschäftigten
Wie kleine Einrichtungen ohne eigene QM-Stelle Fristen, Wissen und die Vertretung bei einem Ausfall absichern.
Die Managementbewertung als Führungsinstrument: welche Eingaben die Norm verlangt und woran Auditoren erkennen, ob sie ernst gemeint war
Welche Eingaben die ISO 9001 für die Managementbewertung verlangt, welche Entscheidungen daraus folgen und was Auditoren daran prüfen.
Der nächste Schritt
In einem Erstgespräch klären wir, wie Ihr Qualitätsmanagement aufgestellt ist und ob eine laufende Begleitung oder ein einzelnes Projekt passt. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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