Der System-Check
Ich sehe mir an, wie das Qualitätsmanagement Ihrer Einrichtung in der Sozialen Arbeit oder Pflege heute aufgestellt ist: Unterlagen, Zuständigkeiten und Abläufe im Alltag. Sie erhalten einen Bericht mit Ampelbewertung, der zeigt, was als Nächstes zu tun ist.
Der erste Schritt ist ein kostenfreies und unverbindliches Erstgespräch.
Wann Sie einen System-Check brauchen
Der System-Check ist für zwei Situationen vorgesehen: vor einer laufenden Begleitung, wenn Ihre Einrichtung noch kein eingeführtes QM-System hat, und vor einer Erstzertifizierung nach ISO 9001, als Projekt oder in Stufe 3 der laufenden Begleitung. In beiden Fällen hängt der Aufwand davon ab, was schon vorhanden ist. Das lässt sich erst nach einer Bestandsaufnahme verlässlich sagen.
Auch wer eine Leitung neu übernimmt, kann mit dem System-Check den Stand des Qualitätsmanagements festhalten, bevor etwas geändert wird; wie die ersten 90 Tage dafür aussehen können, beschreibe ich im Beitrag Neu in der Leitung: das Qualitätsmanagement in 90 Tagen einschätzen.
Welchen Maßstab ich anlege, richtet sich nach Ihrem Ziel. Streben Sie ein Zertifikat an, prüfe ich die Auditfähigkeit nach ISO 9001:2026, nach der AZAV oder nach dem Qualitätssystem Ihres Verbands. Wollen Sie ohne Zertifizierung ein System, das im Alltag trägt, sind die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements aus der ISO 9000 der Maßstab: Kundenorientierung, Führung, Engagement von Personen, prozessorientierter Ansatz, Verbesserung, faktengestützte Entscheidungsfindung und Beziehungsmanagement. Den Reifegrad bewerte ich je Prüfbereich mit der RADAR-Logik aus dem EFQM-Modell 2025: Gibt es ein geregeltes Vorgehen? Wird es im Alltag angewendet? Wird es überprüft und verbessert? Zeigen sich Ergebnisse? Pflichten aus Gesetz und Vertrag prüfe ich in beiden Fällen.
Für eine laufende Begleitung bei eingeführtem QM-System genügt ein Erstgespräch, auch für eine Vertretung Ihrer QMB bis zu ihrer Rückkehr oder bis zur Nachbesetzung der Stelle. Ich arbeite mich dann anhand der vorhandenen Unterlagen und des letzten Auditberichts ein. Diese Einarbeitung ist im Monatsbetrag enthalten, den Beginn stimmen wir im Erstgespräch ab. Ist ein QM-System vorhanden, aber veraltet, klären wir dort auch, ob ein System-Check nötig ist.
Für alle Projekte außer der Erstzertifizierung genügt ebenfalls das Erstgespräch, ob internes Audit, Gewaltschutzkonzept, QM-Handbuch, AZAV-Trägerzulassung oder Umstellung auf ISO 9001:2026.
Ist noch offen, ob Sie ein einzelnes Vorhaben als Projekt beauftragen oder Ihr Qualitätsmanagement dauerhaft abgeben wollen, klärt der System-Check auch das. Wie sich beide Wege unterscheiden, zeigt die Übersicht unter Modelle & Preise.
So läuft der System-Check ab
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1. Bestandsaufnahme
Ich sichte Ihre vorhandenen Unterlagen. Dabei gleiche ich sie mit den Anforderungen ab, die für Ihre Einrichtung gelten, etwa aus der ISO 9001, aus Vorgaben der Heimaufsicht oder aus den Vereinbarungen mit den Kostenträgern. In der Pflege sehe ich mir Organisation und QM-System an, die pflegefachliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Pflegedienstleitung. Gibt es noch kein QM-System, sehe ich mir an, wie Abläufe und Zuständigkeiten heute im Alltag geregelt sind.
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2. Gespräche mit Leitung und Team
In Gesprächen mit der Leitung und mit Mitarbeitenden, die zentrale Abläufe verantworten, erfasse ich, wie Qualität heute tatsächlich gesteuert wird. So wird sichtbar, wo Unterlagen und Alltag auseinanderliegen. Bauen Sie ein QM-System neu auf, klären wir in diesen Gesprächen, was es leisten muss.
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3. Managementbericht
Sie erhalten einen kompakten Bericht. Eine Ampelbewertung zeigt auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, die Empfehlungen sind nach Dringlichkeit geordnet. Der Bericht endet mit einem Angebot für den nächsten Schritt, etwa mit dem Monatsbetrag der laufenden Begleitung oder dem Festpreis für die Erstzertifizierung.
Musteraufbau: So ist der Managementbericht aufgebaut
Die Gliederung passe ich an Ihre Einrichtung an.
Gliederung des Berichts
- 1Auftrag und VorgehenGesichtete Unterlagen, Gespräche mit Leitung und Team
- 2Das Wichtigste für die LeitungDie Ampel je Prüfbereich auf einen Blick
- 3Bewertung je PrüfbereichStufe, Kriterium und Befund
- 4Empfehlungen nach DringlichkeitAls Maßnahmenplan
- 5Der weitere WegVorschlag und Angebot für den nächsten Schritt
Die Ampel
Jede Bewertung nennt die Stufe als Wort und das Kriterium, nach dem sie vergeben ist.
| Stufe | Kriterium |
|---|---|
| Rot | Pflicht aus Gesetz, Vertrag oder Norm nicht erfüllt oder ohne Nachweis; Handlungsbedarf vor der nächsten Prüfung. |
| Gelb | Geregelt, aber nicht aktuell, nicht bekannt oder nicht gelebt. |
| Grün | Geregelt, gelebt und nachweisbar. |
Prüfbereiche
- 1UnterlagenWas vorhanden ist und ob es aktuell ist
- 2AnforderungenWelche Vorgaben für Ihre Einrichtung gelten und ob sie abgebildet sind
- 3ZuständigkeitenWer wofür verantwortlich ist
- 4Steuerung im AlltagWie Qualität heute tatsächlich gesteuert wird
- 5AuditfähigkeitWie gut Ihr Qualitätsmanagement auf eine externe Prüfung vorbereitet ist
Maßnahmenplan
Jeder Befund mit Handlungsbedarf steht im Maßnahmenplan in einer eigenen Zeile. Die beiden Zeilen hier sind Beispiele.
| Befund | Maßnahme | verantwortlich | Frist | Wirksamkeitsprüfung |
|---|---|---|---|---|
| Rot Die Gefährdungsbeurteilung erfasst die psychische Belastung nicht. | Gefährdungsbeurteilung um die psychische Belastung ergänzen, Beschäftigte beteiligen. | Geschäftsführung mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit | innerhalb von drei Monaten | Nach sechs Monaten: Sind die abgeleiteten Maßnahmen umgesetzt? |
| Gelb Das Beschwerdeverfahren ist beschrieben, im Team aber nicht bekannt. | Verfahren in der Teambesprechung vorstellen und als Kurzfassung aushängen. | Einrichtungsleitung | nächste Teambesprechung | Im nächsten internen Audit drei Mitarbeitende nach dem Ablauf fragen. |
Was es kostet
- Preis
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2.500 € einmaliger Festpreis.
- Gilt für
Eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger mit weniger als 50 Beschäftigten, auch wenn er mehrere Standorte hat. Enthalten sind die Sichtung der Unterlagen, die Gespräche mit Leitung und Team und der Managementbericht mit einem Angebot für den nächsten Schritt. Ich arbeite bundesweit, Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz sind enthalten. Für größere Entfernungen gilt die Regel unter Für alle Preise gilt.
- Mehrere Standorte
Träger ab 50 Beschäftigten zahlen bei höchstens vier Standorten bis zu 4.500 €. Als Standort zählt jede Einrichtung und jeder Dienst mit eigenem Team. Bei mehr als vier Standorten richtet sich der Preis nach dem Umfang. Den verbindlichen Festpreis nenne ich nach dem Erstgespräch, bevor Sie etwas beauftragen. Das Angebot erhalten Sie innerhalb einer Woche nach dem Erstgespräch.
- Dauer
Die Termine vor Ort legen wir zu Beginn gemeinsam fest. Den Bericht erhalten Sie innerhalb von drei Wochen nach dem letzten Termin vor Ort.
- Ihr Aufwand
Sie stellen die vorhandenen Unterlagen zusammen. An den Terminen vor Ort spreche ich etwa zwei Stunden mit der Leitung und je Person etwa 30 bis 60 Minuten mit Mitarbeitenden, die zentrale Abläufe verantworten.
- Voraussetzung
Ein Erstgespräch genügt. Ein QM-System muss es dafür noch nicht geben.
Alle Preise sind Endbeträge. Derzeit fällt keine Umsatzsteuer an (§ 19 UStG). Alle Preise im Vergleich
Fragen zum System-Check
Was ist ein QM-System-Check?
Der System-Check ist eine Bestandsaufnahme des Qualitätsmanagements einer Einrichtung. Ich sehe mir Unterlagen, Zuständigkeiten, die Steuerung im Alltag und die Auditfähigkeit an. Sie erhalten einen kompakten Managementbericht mit Ampelbewertung und Empfehlungen, nach Dringlichkeit geordnet.
Worin unterscheidet sich der System-Check von einem internen Audit?
Das interne Audit prüft an einem Audittag, ob Ihre Abläufe einen festgelegten Maßstab erfüllen, etwa die ISO 9001. Der System-Check betrachtet Ihr gesamtes Qualitätsmanagement, von den Unterlagen über Gespräche mit Leitung und Team bis zur Steuerung im Alltag. Er endet mit einem Vorschlag für den weiteren Weg und dem Angebot dafür.
Wann ist ein System-Check nötig?
Nötig ist er vor einer laufenden Begleitung ohne eingeführtes QM-System und vor einer Erstzertifizierung nach ISO 9001, als Projekt oder in Stufe 3 der laufenden Begleitung, weil der Aufwand dort erst nach einer Bestandsaufnahme feststeht. Für eine Vertretung bei eingeführtem QM-System und für einzelne Projekte wie ein internes Audit oder ein Gewaltschutzkonzept genügt ein Erstgespräch.
Was kostet ein System-Check?
Der System-Check kostet 2.500 € für eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten und bis 4.500 € bei bis zu vier Standorten oder Diensten. Bei mehr Standorten richtet sich der Preis nach dem Umfang.
Brauche ich bereits ein QM-System für den System-Check?
Nein. Gibt es schon ein QM-System, prüfe ich, wie weit es im Alltag angewendet wird und wo es Lücken hat. Gibt es noch keins, sehe ich mir an, wie Abläufe und Zuständigkeiten heute geregelt sind, und zeige, wo der Aufbau beginnen kann.
Was passiert nach dem System-Check?
Der Bericht endet mit einem Angebot für den nächsten Schritt, etwa für die laufende Begleitung oder die Erstzertifizierung. Der System-Check ist ein eigenständiger Auftrag. Ob Sie danach weiter mit mir arbeiten, entscheiden Sie frei.
Zwei Fachbeiträge zum Thema
Die Managementbewertung als Führungsinstrument: welche Eingaben die Norm verlangt und woran Auditoren erkennen, ob sie ernst gemeint war
Welche Eingaben die ISO 9001 für die Managementbewertung verlangt, welche Entscheidungen daraus folgen und was Auditoren daran prüfen.
Die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements: was sie in einem Träger der Sozialen Arbeit und Pflege bedeuten
Was jeder Grundsatz im Träger heißt und wie er sich schlank umsetzen lässt, mit Kurzcheck zum Reifegrad.
Der nächste Schritt
Im Erstgespräch klären wir, was Sie vorhaben und ob dafür ein System-Check nötig ist. Das Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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