Das interne Audit
Ein internes Audit zeigt vor einer externen Prüfung, wo Ihre Prozesse stehen. Ich prüfe im laufenden Betrieb und spreche dabei direkt mit Ihrem Team.
Warum ein Blick von außen hilft
Ein Audit im eigenen Haus stößt an Grenzen, wo Betriebsblindheit oder die Hemmung, Kollegen direkt zu prüfen, den Blick verstellt. Ein externer Auditor bringt die nötige Distanz mit, um blinde Flecken in der Organisation zu erkennen.
Ich prüfe, ob Ihre Abläufe die Anforderungen erfüllen, an denen Sie gemessen werden, und ob sie im Alltag funktionieren. Bewertet werden Prozesse, nicht Personen. Die Leitung erhält damit eine Grundlage für ihre Entscheidungen, das Team eine Bestandsaufnahme seiner Arbeit. Welche Wege es zu einer unabhängigen Auditorin gibt und wie sich vom Termin des externen Audits aus zurückplanen lässt, beschreibe ich im Beitrag Internes Audit extern vergeben.
Das Ergebnis ist eine Einschätzung, wo Ihre Prozesse stehen und was als Nächstes zu tun ist. Soll statt einzelner Abläufe das gesamte Qualitätsmanagement betrachtet werden, etwa weil noch kein System eingeführt ist, passt der System-Check.
So läuft das Audit ab
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Auditplan und Checklisten
Ich erstelle den Auditplan und die Checklisten nach Ihrem Maßstab, etwa ISO 9001, AZAV oder landesrechtliche Vorgaben. So deckt das Audit alle Bereiche ab, die Ihr Maßstab verlangt.
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Audittag vor Ort
Im laufenden Betrieb führe ich Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden und sehe die zugehörigen Aufzeichnungen durch. So zeigt sich, ob Ihre Prozesse im Alltag so funktionieren, wie sie beschrieben sind.
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Bericht und Maßnahmenplan
Sie erhalten einen Auditbericht mit einer Bewertung der Abweichungen und einem Maßnahmenplan. Daran entwickeln Sie Ihr QM-System weiter.
Musteraufbau: So ist der Auditbericht aufgebaut
Die Gliederung passe ich an Ihre Einrichtung an.
Gliederung des Berichts
- 1Auftrag und MaßstabAuditplan, Auditbereiche und Maßstab, etwa ISO 9001 oder AZAV
- 2Vorgehen am AudittagGespräche und gesichtete Aufzeichnungen
- 3Das Wichtigste für die LeitungDie Ampel je Auditbereich auf einen Blick
- 4Bewertung je AuditbereichStufe, Kriterium und Befund
- 5Maßnahmenplan
Die Ampel
Jede Bewertung nennt die Stufe als Wort und das Kriterium, nach dem sie vergeben ist.
| Stufe | Kriterium |
|---|---|
| Rot | Pflicht aus Gesetz, Vertrag oder Norm nicht erfüllt oder ohne Nachweis; Handlungsbedarf vor der nächsten Prüfung. |
| Gelb | Geregelt, aber nicht aktuell, nicht bekannt oder nicht gelebt. |
| Grün | Geregelt, gelebt und nachweisbar. |
Auditbereiche
Die Auditbereiche legt der Auditplan nach Ihrem Maßstab fest, zum Beispiel diese:
- 1Zuständigkeiten
- 2Aktuelle Dokumente
- 3Umgang mit Beschwerden
- 4Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- 5Notfallregelungen
- 6Verfolgung von Maßnahmen
Maßnahmenplan
Jeder Befund mit Handlungsbedarf steht im Maßnahmenplan in einer eigenen Zeile. Die beiden Zeilen hier sind Beispiele.
| Befund | Maßnahme | verantwortlich | Frist | Wirksamkeitsprüfung |
|---|---|---|---|---|
| Rot Für das vergangene Jahr liegt keine Managementbewertung vor. | Managementbewertung mit den Eingaben nach ISO 9001 durchführen und die Beschlüsse festhalten. | Geschäftsführung | vor dem nächsten externen Audit | Protokoll liegt vor, die Beschlüsse stehen im Maßnahmenplan. |
| Gelb Das Einarbeitungskonzept nennt Zuständigkeiten, die es nicht mehr gibt. | Konzept mit den Teamleitungen überarbeiten und die Zuständigkeiten aktualisieren. | Einrichtungsleitung | innerhalb von zwei Monaten | Die nächsten neuen Mitarbeitenden nach vier Wochen zur Einarbeitung befragen. |
Was das Audit in der Pflege abdeckt
In einer Pflegeeinrichtung prüfe ich Organisation und QM-System, nicht die pflegefachliche Versorgung der Pflegebedürftigen. Die pflegefachliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Pflegedienstleitung. Die Qualitätsprüfung durch den Medizinischen Dienst richtet sich überwiegend auf diese Versorgung. Vor einer solchen Prüfung oder einer Begehung der Heimaufsicht deckt das Audit deshalb den organisatorischen Teil ab.
Im Audit geht es um Zuständigkeiten, aktuelle Dokumente, den Umgang mit Beschwerden, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Notfallregelungen und die Verfolgung von Maßnahmen. Ist Ihr QM-Handbuch veraltet, zeigt das Audit, welche Teile anzupassen sind. Die Überarbeitung können Sie danach als eigenes Projekt zum QM-Handbuch beauftragen.
Nach einem Projekt: das jährliche Audit
Das interne Audit können Sie einmal im Jahr beauftragen, ohne laufende Begleitung und ohne monatlichen Vertrag. Nach einem Projekt, etwa einem neuen QM-Handbuch, zeigt es mit einem Blick von außen, ob Ihr Team im Alltag mit dem Ergebnis arbeitet.
Auf Wunsch bereite ich dazu die Managementbewertung vor. Darin zieht Ihre Leitung Bilanz, ob das QM-System wirkt. In Stufe 2 der laufenden Begleitung sind das jährliche interne Audit, die Vorbereitung der Managementbewertung und die Begleitung am Tag des externen Audits enthalten.
Was es kostet
- Preis
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ab 1.500 € für das interne Audit.
ab 2.250 € mit Vorbereitung der Managementbewertung: Ich werte die Kennzahlen des Jahres aus, bereite die Vorlage vor und bespreche sie mit Ihnen.
- Gilt für
Eine Einrichtung an einem Standort und einen Audittag vor Ort. Enthalten sind Auditplan, Bericht und Maßnahmenplan. Ich arbeite bundesweit, Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz sind enthalten. Für größere Entfernungen gilt die Regel unter Für alle Preise gilt.
- Mehrere Standorte
Richtwert bei vier Standorten: 4.500 bis 5.500 €, mit Vorbereitung der Managementbewertung 5.250 bis 6.250 €. Der Richtwert rechnet mit einem Audittag je Standort, einem gemeinsamen Auditplan und einem gemeinsamen Bericht. Als Standort zählt jede Einrichtung und jeder Dienst mit eigenem Team. Weil jedes Angebot vor Ort einen Audittag braucht, gilt das auch für kleine Träger; gleiche kleine Angebote, etwa zwei Wohngruppen mit demselben Konzept, fasse ich zusammen.
Den verbindlichen Festpreis nenne ich nach dem Erstgespräch, bevor Sie etwas beauftragen. Liegt er über dem Richtwert, begründe ich das im Angebot. Das Angebot erhalten Sie innerhalb einer Woche nach dem Erstgespräch.
- Dauer
Den Bericht mit Maßnahmenplan erhalten Sie innerhalb von drei Wochen nach dem Audittag.
- Ihr Aufwand
Am Audittag spreche ich im laufenden Betrieb mit Ihren Mitarbeitenden, je Person etwa 30 bis 60 Minuten.
Mit Vorbereitung der Managementbewertung stellen Sie mir die Kennzahlen des Jahres zur Verfügung und die Leitung bespricht die Vorlage mit mir, etwa ein bis zwei Stunden.
- Voraussetzung
Ein Erstgespräch genügt.
Alle Preise sind Endbeträge. Derzeit fällt keine Umsatzsteuer an (§ 19 UStG). Alle Preise im Vergleich
Fragen zum internen Audit
Warum sollte ein internes Audit extern durchgeführt werden?
Wer im eigenen Haus auditiert, prüft die Arbeit von Kolleginnen und Kollegen und kennt die Abläufe aus eigener Gewohnheit. Ein externer Auditor ist davon unabhängig und sieht eher, was im Alltag nicht mehr auffällt. Er bewertet, ob Ihre Abläufe die Anforderungen erfüllen, an denen Sie gemessen werden.
Was ist das Ergebnis eines internen Audits?
Sie erhalten einen Auditbericht, der die Abweichungen bewertet, und einen Maßnahmenplan, um sie zu beheben. Der Bericht dokumentiert das Audit und ist Grundlage für die Weiterentwicklung des QM-Systems.
Für welche Standards bereitet das Audit vor?
Das interne Audit lässt sich auf ISO 9001, AZAV, landesrechtliche Vorgaben oder Ihr eigenes Handbuch zuschneiden. Vor Prüfungen der Heimaufsicht oder des Medizinischen Dienstes prüfe ich Organisation und QM-System, nicht die pflegefachliche Versorgung.
Wie läuft ein internes Audit ab?
Zuerst erstelle ich Auditplan und Checklisten nach Ihrem Maßstab. Am Audittag führe ich im laufenden Betrieb Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden und sehe Aufzeichnungen durch. Danach erhalten Sie den Auditbericht mit Maßnahmenplan.
Was kostet ein internes Audit?
Ein internes Audit kostet ab 1.500 € für eine Einrichtung an einem Standort und einen Audittag vor Ort, mit Vorbereitung der Managementbewertung ab 2.250 €. Auditplan, Bericht, Maßnahmenplan und Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz sind enthalten. Die Richtwerte für mehrere Standorte stehen unter „Was es kostet“.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Daten um?
Jeder Vertrag enthält eine Verschwiegenheitsklausel. Wo Ihre Einrichtung Berufsgeheimnisträger beschäftigt, verpflichte ich mich zusätzlich schriftlich zur Geheimhaltung nach § 203 StGB. Ich arbeite mit eigenem Zugang in Ihren Systemen und mit so wenig personenbezogenen Daten wie möglich, Klientendaten verlassen Ihr Haus nicht. Die Einzelheiten stehen unter „Rahmen der Zusammenarbeit“ auf der Seite Modelle & Preise.
Zwei Fachbeiträge zum Thema
Internes Audit im Sozialwesen: Von der Pflichtübung zum echten Steuerungsinstrument
Woran ein internes Audit scheitern kann und wie es zum Steuerungsinstrument der Leitung wird.
Vom Einzelaudit zum Auditprogramm: Wie eine Mehrjahresplanung entsteht
Wie aus einzelnen Audits ein Programm über mehrere Jahre wird, das alle Prozesse und Standorte abdeckt.
Der nächste Schritt
Im Erstgespräch klären wir, für welche Bereiche Sie eine neutrale Prüfung brauchen, und legen den Umfang für Ihr internes Audit fest. Das Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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