Neue B-DKS seit Juli 2026: Wann Bildungsträger begründen müssen

Am 1. Juli 2026 hat die Bundesagentur für Arbeit neue Vergleichswerte für die Kosten von Weiterbildungsmaßnahmen veröffentlicht. Jeder Bildungsträger, der jetzt eine Maßnahme zur Zulassung einreicht, wird an einer einzigen Zahl gemessen: der Abweichung der eigenen Kalkulation von diesem neuen Wert. Wer die Schwelle von 25 Prozent übersieht, riskiert eine Verzögerung im Zulassungsverfahren.

Wo die eigene Kalkulation im Vergleich steht, zeigt die Einordnung in drei Bereiche. Was jetzt zu tun ist, steht bei den acht Schritten.

Das Verfahren selbst ist nicht neu: Seit 2022 veröffentlicht die Bundesagentur die Kostensätze alle zwei Jahre. Neu ist der Stichtag und der Zeitraum, aus dem die Werte stammen. Für die Fassung 2026 hat die Bundesagentur die Kosten aller Maßnahmen ausgewertet, die die fachkundigen Stellen für die Kalenderjahre 2024 und 2025 gemeldet haben. Grundlage dafür ist § 3 Absatz 2 AZAV.

Zwei weitere Rechengrößen fließen ein. Bei einer Gruppenmaßnahme rechnet die fachkundige Stelle grundsätzlich mit zwölf Teilnehmenden (§ 3 Absatz 3 AZAV).

Zusätzlich fließt die allgemeine Preis- und Lohnentwicklung in der beruflichen Erwachsenenbildung in die Werte ein (§ 3 Absatz 5 AZAV).

Für Bildungsträger, die schon einmal eine Maßnahme zugelassen bekommen haben, ändert sich also nicht der Mechanismus, sondern der Referenzwert. Und weil sich der Referenzwert ändert, kann eine bereits geplante Maßnahme in einen anderen der drei Bereiche fallen, die weiter unten erklärt werden, auch wenn an der Kalkulation selbst nichts geändert wurde.

Das betrifft nicht nur neu geplante Angebote. Auch eine Maßnahme, die im ersten Halbjahr 2026 noch im begründungsfreien Bereich lag, kann mit der Tabelle 2026 plötzlich begründungspflichtig sein, wenn der Vergleichswert für ihre Systematikposition gesunken ist. Wie viele Bildungsträger davon betroffen sind, zeigt die Größenordnung der beruflichen Weiterbildung insgesamt:

Zwei Vorschriften regeln zusammen, wie die Kostensätze entstehen und was sie für die einzelne Zulassung bedeuten. Woher der B-DKS stammt, steht in § 3 AZAV: Jede fachkundige Stelle muss die Kostensätze der von ihr zugelassenen Maßnahmen erfassen und der Bundesagentur melden (§ 181 Absatz 8 SGB III). Aus diesen Meldungen bildet die Bundesagentur den Durchschnitt je Systematikposition und passt ihn an die allgemeine Preis- und Lohnentwicklung an.

Was diese Zahl für die einzelne Maßnahme bedeutet, steht in § 179 Absatz 2 SGB III. Die Kosten einer Maßnahme gelten als angemessen, wenn sie sachgerecht ermittelt sind und den B-DKS nicht überschreiten. Sachgerecht heißt: nachvollziehbar aus tatsächlichem Personal-, Raum- und Sachaufwand hergeleitet, nicht frei geschätzt.

Liegen die Kosten über dem B-DKS, bleibt die Zulassung trotzdem möglich, solange die Mehrkosten auf notwendige besondere Aufwendungen zurückgehen, wie sie § 3 Absatz 4 AZAV beschreibt. Erst eine Überschreitung von mehr als 25 Prozent löst eine zusätzliche Hürde aus: Dann muss die Bundesagentur selbst zustimmen, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Aus den beiden Vorschriften ergeben sich drei Bereiche für die Kalkulation einer Maßnahme, je nachdem wie weit die eigenen Kosten vom B-DKS der zugeordneten Systematikposition abweichen.

Wörtlich, § 179 Absatz 2 SGB III: „Überschreiten die kalkulierten Maßnahmekosten aufgrund dieser Aufwendungen die durchschnittlichen Kostensätze um mehr als 25 Prozent, bedarf die Zulassung dieser Maßnahmen der Zustimmung der Bundesagentur.“

BeispielAngenommen, der B-DKS einer Systematikposition liegt bei 8,00 Euro je Stunde und Teilnehmendem, und die eigene Kalkulation bei 9,60 Euro. Die Abweichung beträgt dann 20 Prozent und fällt in den begründungspflichtigen Bereich: Eine schriftliche Begründung reicht, ein Zustimmungsverfahren der Bundesagentur ist nicht nötig.

§ 3 Absatz 4 AZAV nennt fünf Kategorien, die eine höhere Kalkulation rechtfertigen können:

• ein überdurchschnittlicher Einsatz von Personal,
• eine besondere räumliche oder technische Ausstattung,
• eine besondere inhaltliche Gestaltung der Maßnahme,
• eine barrierefreie Ausgestaltung,
• eine begründet geringere Teilnehmerzahl.

Für die Begründung zählt dabei nicht die Behauptung, sondern der Beleg:

• wie viele Fachkräfte über die Kalkulation eines vergleichbaren Angebots hinaus eingesetzt werden,
• welche Ausstattung angeschafft wurde und weshalb,
• weshalb die Zielgruppe eine kleinere Gruppe verlangt.

BeispielAngenommen, eine Maßnahme für Menschen mit Sehbehinderung braucht durchgehend eine zweite Fachkraft und barrierefreie Lernmaterialien. Dadurch liegt die Kalkulation 30 Prozent über dem B-DKS der zugeordneten Systematikposition. Weil die Abweichung über 25 Prozent liegt, reicht die schriftliche Begründung allein nicht: Die Zulassung braucht zusätzlich die Zustimmung der Bundesagentur.

Diese Kategorien tragen sowohl den begründungspflichtigen als auch den zustimmungspflichtigen Bereich aus der Tabelle oben. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt der Begründung, sondern darin, wer sie prüft: Bis 25 Prozent entscheidet die fachkundige Stelle im eigenen Zulassungsverfahren. Darüber muss zusätzlich die Bundesagentur zustimmen, und die dafür nötige Zeit gehört von Anfang an in die Zulassungsplanung.

Maßgeblich ist der Tag, an dem der Zulassungsantrag bei der fachkundigen Stelle eingeht, nicht der Tag, an dem die Maßnahme beginnt. Für Anträge, die ab dem 1. Juli 2026 eingehen, gilt die B-DKS-Tabelle mit Stand 1. Juli 2026. Für Anträge, die bis zum 30. Juni 2026 eingereicht wurden, bleibt die Tabelle mit Stand 1. Juli 2024 maßgeblich (GUTcert, 2026).

BeispielAngenommen, ein Bildungsträger kalkuliert eine Maßnahme im Juni 2026 gegen die alte Tabelle und reicht den Antrag erst am 3. Juli ein. Dann prüft die fachkundige Stelle die Kalkulation gegen die neue B-DKS-Tabelle mit Stand 1. Juli 2026, nicht gegen die Werte, die der ursprünglichen Kalkulation zugrunde lagen.

Das hat eine praktische Folge: Wer eine Maßnahme kurz vor dem Stichtag kalkuliert und die Einreichung verschiebt, rechnet damit unter Umständen gegen einen anderen Kostensatz, als ursprünglich zugrunde gelegt. Ein Blick auf den Einreichungstermin gehört deshalb in jede Kalkulation, die nahe am 1. Juli 2026 liegt.

Ob die neue B-DKS-Tabelle auch für Maßnahmen gilt, die bereits vor dem 1. Juli 2026 zugelassen wurden und turnusmäßig rezertifiziert werden, ist an keiner der geprüften Quellen ausdrücklich geregelt. Weder § 179 SGB III noch § 3 AZAV noch die Mitteilung von GUTcert äußern sich zu diesem Fall. Zwei Lesarten sind denkbar. Entweder bleibt der Kostensatz maßgeblich, der bei der ursprünglichen Zulassung galt. Oder die Rezertifizierung wird wie ein neuer Antrag behandelt und damit an der aktuellen Tabelle gemessen. Für Bildungsträger mit langlaufenden Maßnahmen ist der Unterschied nicht nur formal: Er kann über eine erneute Begründungspflicht entscheiden.

Acht Schritte bringen die Kalkulation auf den aktuellen Stand und machen die Begründungspflicht nachweisbar. Wer regelmäßig Maßnahmen zulässt, kann die meisten davon in bestehende Abläufe einbauen, statt ein eigenes Projekt daraus zu machen. Verantwortlich ist in der Regel die Geschäftsführung oder eine von ihr benannte Person aus dem QM, mit Zuarbeit aus der Maßnahmeplanung.

Der folgende Rechner übernimmt genau die Rechnung aus dem Beispiel oben, für die eigene Kalkulation. Er ordnet einen kalkulierten Kostensatz gegen eine von acht Beispielpositionen aus der B-DKS-Haupttabelle 2026 ein, oder gegen einen selbst eingetragenen B-DKS-Wert aus der Originaltabelle. Er rechnet ausschließlich im eigenen Browser und überträgt oder speichert nichts, das Ergebnis erscheint sofort unter den beiden Eingabefeldern.

Wer jetzt eine neue Maßnahme zur Zulassung einreicht, prüft zuerst die eigene Kalkulation gegen die passende Systematikposition der aktuellen Tabelle, am einfachsten mit dem Rechner oben. Liegt die Abweichung über 25 Prozent, gehört das Gespräch mit der fachkundigen Stelle an den Anfang der Planung: Ein Zustimmungsverfahren braucht zusätzliche Zeit. Wer eine Rezertifizierung vor sich hat, klärt die offene Frage dazu am besten schon jetzt, nicht erst im Audit.

Wer das QM-Handbuch ohnehin bald aktualisiert, trägt an dieser Stelle gleich ein, wo die aktuelle B-DKS-Tabelle im System abgelegt ist und wer im Haus für die Begründung notwendiger besonderer Aufwendungen zuständig ist. Das erspart bei der nächsten Kalkulation die erneute Suche nach der richtigen Fundstelle und macht die Zuständigkeit auch bei Personalwechsel nachvollziehbar.

Wer daneben auch digitale oder hybride Maßnahmen plant, findet die dafür geltenden Anforderungen an Standorte und IT-Ausstattung im Beitrag AZAV 2026: digitale Maßnahmen. Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Verfahren zum Stand 19. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall; über die Angemessenheit einer Kalkulation entscheidet im Einzelfall die fachkundige Stelle.

Quellen

Stand aller Angaben: 19. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.