Das Fachgespräch in der neuen QPR: Wie Sie Ihr Team sprechfähig machen

Über Jahre galt in der Qualitätsprüfung: Was belegt ist, gilt. Entsprechend richtete sich die Angst auf Lücken im Papier, und vorbereitet wurde mit Ordnern: Maßnahmenpläne aktualisieren, Durchführungsnachweise prüfen, Unterlagen sortieren. Wer so vorbereitet, macht nichts falsch. Er bereitet sich nur auf eine Prüfung vor, die es in dieser Form nicht mehr gibt.

Die Gleichrangigkeit des Fachgesprächs klingt nach Erleichterung und wird oft so gelesen. Sie ist aber vor allem eine Verlagerung: Ein Teil des Nachweises wandert vom Aktenschrank zu den Menschen, die morgens um halb sieben in die Wohnung gehen.

Darin liegt eine Chance, die es vorher nicht gab, denn manche Lücke in der Dokumentation lässt sich im Gespräch fachlich erklären. Wer sein Team darauf nicht vorbereitet, verliert sie. Betroffen sind ambulante Pflegedienste in ganz Deutschland:

Die Regeln für das Fachgespräch stehen in den Qualitätsprüfungs-Richtlinien ambulante Pflege Teil 1a des Medizinischen Dienstes Bund. Sie sind am 1. Juli 2026 in Kraft getreten und lösen die Prüfrichtlinie des GKV-Spitzenverbandes in der Fassung vom 1. Januar 2021 ab. Maßgeblich ist die Fassung vom 30. Juli 2026, die gegenüber der Ursprungsfassung nur die Ankündigungsfrist ändert (Ziffer 4 Absatz 2). Die weiteren Neuerungen beschreibe ich in einem eigenen Beitrag.

Für das Fachgespräch entscheidend ist Ziffer 9. Ihr Absatz 1 nennt sechs Informationsquellen für die Bewertung:

• das Gespräch mit der versorgten Person,
• das Fachgespräch mit den Mitarbeitenden,
• die Pflegedokumentation,
• das Gespräch mit An- und Zugehörigen,
• Beobachtungen während der Prüfung,
• gesonderte QM-Dokumentationen.

Dazu kommt der Satz, an dem sich alles entscheidet: „Vorgaben zur Einhaltung einer festen Reihenfolge oder eine unterschiedliche Wertigkeit existieren nicht.“ Auch die Akte zählt also nicht von vornherein mehr. Absatz 2 ergänzt, dass fachlich plausible Angaben der Mitarbeitenden der schriftlichen Dokumentation nicht nachgeordnet sind, und schließt: „Eine einseitig auf die Dokumentation ausgerichtete Prüfung ist zu vermeiden.“

Diese Gleichrangigkeit hat allerdings eine Bedingung (Absatz 5). Mündliche Schilderungen müssen fachlich nachvollziehbar sein und ein in sich stimmiges Bild ergeben. Aussagen, die sich selbst oder anderen Informationen widersprechen, sind „ebenso wenig nutzbar wie unzutreffende Angaben in der Pflegedokumentation“. Die Schilderung muss also zu dem passen, was das Prüfteam in der Wohnung sieht, in der Akte liest und von der versorgten Person hört.

Ähnliches gilt für unklare oder abstrakte Mitteilungen. Als abstrakt lese ich eine Aussage, die auf eine allgemeine Vorgabe verweist, statt die Versorgung dieses einen Menschen zu beschreiben. Der Satz „Wir arbeiten nach dem Expertenstandard“ trägt deshalb als Beleg nichts. Gleichrangig heißt nicht beliebig.

Geprüft wird in fünf Qualitätsbereichen, die sich in einzelne Qualitätsaspekte gliedern, etwa die Unterstützung bei der Körperpflege. Grundlage ist eine Stichprobe von im Regelfall neun versorgten Personen. Sie werden per Zufall aus einer Liste gezogen, die der Dienst nach der Ankündigung erstellt und dem Prüfteam zu Beginn vorlegt. Im Fachgespräch spricht dann, wer über die jeweilige Person differenziert Auskunft geben kann, in der Regel die Pflegekraft aus ihrer Tour.

Aus der Gleichrangigkeit wird schnell ein Kurzschluss: Die Doku sei jetzt egal. Die Richtlinie sagt das Gegenteil und betont, dass die neue Gewichtung der Quellen „keine Abkehr von grundlegenden Dokumentationsanforderungen“ bedeutet. Die individuelle Maßnahmenplanung nimmt sie ausdrücklich von der Gleichrangigkeit aus: Diese Planung muss in jedem Fall schriftlich vorliegen (Ziffer 9 Absatz 4).

Fehlt die Planung ganz, wertet das Prüfteam das als Defizit und nicht als Auffälligkeit, auch ohne Bestätigung durch eine zweite Informationsquelle. Ist sie nur lückenhaft, kann das Fachgespräch dagegen eine bedarfsgerechte Durchführung belegen. Dann bleibt es bei einer Auffälligkeit.

Anders liegt es bei fehlenden Durchführungsnachweisen: Fehlende Einträge allein genügen nicht als Nachweis eines Defizits (Ziffer 9 Absatz 3). Das punktuelle Fehlen eines Nachweises bei ärztlich verordneten Maßnahmen nennt die Richtlinie als Beispiel für eine Auffälligkeit. Hier kann das Fachgespräch die Durchführung plausibel machen, wenn die Schilderung zu den übrigen Quellen passt.

Warum der Unterschied zwischen Auffälligkeit und Defizit teuer ist, zeigt die Bewertung. Anlage 3 der Richtlinie kennt vier Kategorien:

• A: keine Auffälligkeiten,
• B: Auffälligkeiten ohne Risiko für die versorgte Person,
• C: Defizit mit dem Risiko negativer Folgen,
• D: Defizit mit eingetretenen negativen Folgen.

In die öffentliche Einstufung fließen nur die Kategorien C und D ein (Anlage 5 der Qualitätsdarstellungsvereinbarung, 2025). Diese Vereinbarung regelt, wie Prüfergebnisse veröffentlicht werden. Eine Auffälligkeit zählt öffentlich also nicht, ein Defizit schon.

Nach derselben Anlage wird jeder Qualitätsaspekt öffentlich in einer von vier Stufen dargestellt. Zur schlechtesten Stufe führt schon eine dieser beiden Regeln:

• Defizite bei mehr als vier versorgten Personen, gleich ob Kategorie C oder D,
• Defizite mit eingetretenen Folgen (Kategorie D) bei mehr als drei Personen.

Bei kleinen Fallzahlen greift zusätzlich eine Sonderregel. Wird ein Aspekt nur bei drei Personen geprüft und gibt es bei zwei oder drei davon ein Defizit, verschiebt sich die Bewertung um eine ganze Stufe nach unten.

Für die Vorbereitung heißt das: Jede Maßnahmenplanung muss schriftlich vorliegen, denn diese Lücke schließt kein Gespräch.

Ein Prüfgespräch besteht selten aus einer Frage. Es besteht aus einer Frage und dem, was danach kommt: der Nachfrage. Sie zeigt, ob eine Antwort wirklich diese eine Person betrifft oder nur allgemein klingt.

Die folgende Simulation spielt das an fünf Situationen durch. Vier beginnen mit einer Leitfrage aus Anlage 1, in der die Richtlinie zu jedem Qualitätsaspekt Leitfragen für die Beurteilung samt Erläuterungen aufführt. Die fünfte beginnt mit einem fehlenden Durchführungsnachweis.

Nachfragen, die ich selbst abgeleitet habe, sind als Vertiefung gekennzeichnet. Mit „Nachfrage anzeigen“ gehen Sie eine Stufe tiefer. Prüfen Sie dabei, wie weit Ihr Team mitginge.

In allen fünf Situationen zeigt sich dasselbe Muster. Antworten, die nicht tragen, verweisen auf ein Verfahren, ein Formular oder eine Gewohnheit. Antworten, die tragen, beschreiben, was bei dieser einen Person geschehen ist, wann und mit welcher Folge. Diesen Unterschied kann ein Team üben.

Ein Team, das solche Nachfragen besteht, nenne ich sprechfähig: Seine Pflegekräfte können ihre Entscheidungen zu einer bestimmten Person mündlich begründen. Sprechfähigkeit ist keine Rhetorikfrage. Sie entsteht, wenn Begründungen im Alltag ausgesprochen werden, statt nur abgehakt zu werden.

Die sieben Schritte leite ich aus den Ziffern 7 bis 9 der Richtlinie ab.

1. Ziehen Sie die Stichprobe selbst.Losen Sie einmal im Monat neun Klientinnen und Klienten aus Ihrer Liste, so wie es am Prüftag geschieht. Klären Sie dann für jeden Namen: Wer im Team könnte über diesen Menschen differenziert Auskunft geben? Bei wem fällt Ihnen niemand ein? Das ist Ihre Risikoliste.
2. Lassen Sie in der Fallbesprechung begründen, nicht vorlesen.Fragen Sie nicht, was im Maßnahmenplan steht. Fragen Sie, warum es so geplant ist und woran die Pflegekraft merken würde, dass es nicht mehr passt. Ich würde mit zehn Minuten pro Fall beginnen, dafür jede Woche.
3. Richten Sie die Pflegevisite an den Leitfragen aus.Anlage 1 der Richtlinie ist öffentlich. Wer ihre Leitfragen in der internen Pflegevisite stellt, trainiert genau das Gespräch, das später geführt wird.
4. Legen Sie fest, wer für wen spricht.Benennen Sie für jede versorgte Person eine Pflegefachperson, die im Fachgespräch Auskunft gibt, und eine Vertretung. Ist am Prüftag niemand da, der differenziert Auskunft geben kann, greift das Prüfteam auf andere Quellen zurück (Ziffer 9 Absatz 6).
5. Pflegen Sie die Personenliste laufend.Für die Liste, aus der die Stichprobe gezogen wird, schreibt die Richtlinie fünf Spalten vor. In Spalte 3 ordnen Sie jede Person nach Mobilität und kognitiven Fähigkeiten einer der Teilgruppen A, B oder C zu, gestützt auf die Module 1 und 2 des Begutachtungsinstruments. Liegt kein Begutachtungsergebnis vor oder ist es älter als ein Jahr, schätzt der Dienst selbst ein. Nach der Ankündigung fehlt dafür die Zeit.
6. Bereiten Sie die Einwilligung im Bestand vor.Eine Prüfung in der Wohnung setzt die Einwilligung der versorgten Person voraus. Die Teilnahme ist freiwillig, eine Ablehnung darf ihr keine Nachteile bringen, und vor der Einwilligung müssen die Prüfenden sie verständlich aufklären (Paragraf 114a SGB XI). Wer die Frage zum ersten Mal an der Haustür hört, hat wenig Zeit, sie zu bedenken. Eine ruhige Vorabinformation im Bestand nimmt den Druck heraus.
7. Üben Sie den Widerspruch.Äußert der Dienst im Abschlussgespräch eine abweichende fachliche Einschätzung zu festgestellten Qualitätsdefiziten, hält das Prüfteam sie schriftlich fest (Ziffer 7.5 Absatz 5). Das ist der einzige dokumentierte Einspruch vor dem Prüfbericht. Wer im Abschlussgespräch nur nickt, verschenkt ihn.

Drei Dinge sollte man nicht glätten. Erstens liegen keine Praxisdaten vor. Der Medizinische Dienst hat bislang keine Auswertung dazu veröffentlicht, wie Fachgespräche tatsächlich verlaufen. Offen ist auch, wie oft sie eine Lücke in der Dokumentation heilen und wie sich die Bewertungen gegenüber den alten Pflegenoten verschieben. Was in Seminarankündigungen als typischer Prüferfragenkatalog kursiert, ist deshalb Vermutung.

Zweitens wird die Gleichrangigkeit in der Fachpresse regelmäßig überdehnt. Die Richtlinie stellt das Fachgespräch neben die anderen Quellen, nicht darüber. „Mündlich schlägt schriftlich“ steht nirgends.

Drittens ist der Prüfrhythmus ungeklärt. Heute liegt zwischen zwei Regelprüfungen weiterhin höchstens ein Jahr. Bei hohem Qualitätsniveau ist ein Abstand von zwei Jahren vorgesehen, für ambulante Dienste aber frühestens ab dem 1. Januar 2027 (Paragrafen 114 und 114c SGB XI).

Die Richtlinie, die hohes Qualitätsniveau überhaupt erst definiert, ist zudem noch im Verfahren. Der Verwaltungsrat des Medizinischen Dienstes Bund hat das Verfahren am 25. Februar 2026 eröffnet, abgeschlossen ist es nicht. Ich würde die Entlastung nicht einplanen.

Wenn Ihre Regelprüfung noch aussteht, würde ich drei der sieben Schritte vorziehen. Ziehen Sie in der kommenden Woche neun Namen und sprechen Sie mit dem Team über jeden einzelnen, bis Sie wissen, wo die Antworten dünn werden. Stellen Sie in den folgenden vier Wochen die Fallbesprechung um: weg vom Vorlesen der Unterlagen, hin zur Begründung der Entscheidungen. Und klären Sie bis zum Monatsende, wer für wen spricht und wer einspringt.

Ein Team, das seine Entscheidungen begründen kann, hat im Fachgespräch etwas zu sagen. Es arbeitet darüber hinaus anders, weil Begründungen sich verändern, sobald man sie laut aussprechen muss.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.