AZAV 2026: Was bei digitalen Maßnahmen jetzt nachzuweisen ist

Im Umsetzungshinweis 1/2026 stehe, welche IT-Ausstattung ein Bildungsträger für digitale Maßnahmen nachweisen muss: Diese Auskunft kursiert seit dem Sommer in mehreren Beraterblogs und Beiträgen von Zertifizierern, und sie ist falsch. Wer im Umsetzungshinweis danach sucht, findet nichts, denn die neuen Anforderungen an Standorte und an Hard- und Software stehen in einem anderen Dokument. Wer beide Dokumente auseinanderhält, geht ruhiger in das nächste Überwachungsaudit.

Wo die neuen Standort- und IT-Pflichten stehen, zeigt der Dokumentenvergleich. Was zu tun ist, steht bei den sechs Schritten.

Der Umsetzungshinweis 1/2026 ist mit zwei Seiten schnell gelesen. Sein Titel sagt bereits, worum es geht: die Dauer einer Maßnahme- und Unterrichtsstunde, Maßnahmeteile bei einem Arbeitgeber, betriebliche Lernphasen und asynchrone Maßnahmeanteile. Zu Standorten oder zu Hard- und Software steht darin kein Wort. Er richtet sich nach § 6 Abs. 2 AZAV an die fachkundigen Stellen, die Bildungsträger prüfen und zulassen. Er gilt für die Fachbereiche 1 und 4.

Die Anforderungen, die tatsächlich neu sind, stehen stattdessen in den Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III, in der Fassung vom 17. Juni 2026. Der Beirat ist ein Gremium bei der Bundesagentur für Arbeit, das die Standards für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen festlegt. Die Empfehlungen wurden am selben Tag bekanntgemacht und gelten seitdem.

Die geänderten Abschnitte tragen im Dokument eigene Versionsvermerke, „Ergänzung IT- und Standortkriterien" und „Aufnahme Erläuterungen zum Fernunterricht". Alle Änderungen gegenüber der Vorfassung sind zudem rot markiert. Das verkürzt das Nachlesen erheblich, aber erst beide Papiere zusammen ergeben das vollständige Bild, denn keines der beiden Dokumente steht für sich allein. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Unterschiede nebeneinander.

Diese Frage klingt nach Definition, hat aber spürbare Folgen für die Kalkulation. Unterricht liegt unabhängig von der Durchführungsform nur dann vor, wenn jederzeit eine direkte, unmittelbare Interaktion zwischen Lehr- und Fachkräften und Teilnehmenden möglich ist. Zusätzlich muss die Maßnahme über ihre gesamte Dauer aktiv begleitet werden. Die Empfehlungen nennen das synchronen Informationsaustausch, weil beide Seiten zur gleichen Zeit anwesend sind.

Nicht ausreichend ist dagegen die bloße Möglichkeit, in einem Forum oder über eine Hotline Fragen zu stellen. Selbstlerneinheiten, Lehrbriefe und Learning Nuggets, also kurze digitale Lerneinheiten zu einem einzelnen Thema, zählen als asynchrone Anteile. Sie dürfen Bestandteil der Maßnahme sein, fließen aber nicht in die Unterrichts- und Maßnahmestunden ein und werden gesondert auf dem Zertifikat ausgewiesen.

BeispielAngenommen, eine Maßnahme kostet insgesamt 10.000 Euro und umfasst 180 synchrone Unterrichtsstunden sowie 20 asynchrone Stunden Selbstlernphase. Der Stundensatz für die Kostenprüfung ergibt sich aus 10.000 Euro geteilt durch 180, nicht durch 200. Wer durch alle 200 Stunden teilt, rechnet sich künstlich unter den Durchschnittskostensatz.

Die Zeiteinheiten dazu sind eindeutig geregelt. Eine Maßnahme- und Unterrichtsstunde dauert einheitlich 45 Minuten. Für Maßnahmeteile bei einem Arbeitgeber, betriebliche Lernphasen und asynchrone Maßnahmeanteile gilt dagegen die Zeitstunde mit 60 Minuten (Bundesagentur für Arbeit, Umsetzungshinweis 1/2026, 2026).

Die Rechenregel steht ebenfalls dort: Kosten für asynchrone Anteile dürfen in die Gesamtkalkulation einbezogen und anteilig umgelegt werden. Geteilt wird die Gesamtsumme aber durch die Anzahl der synchronen Stunden, wie im Beispiel oben. Dass die asynchronen Kosten dabei gesondert auszuweisen sind, ergänzen die Beiratsempfehlungen in ihren Grundsätzen zur Überprüfung von Maßnahmekalkulationen.

Wer bisher mit einem Konzept nach dem Fernunterrichtsschutzgesetz arbeitet, kurz FernUSG, sollte den neuen Abschnitt „Erläuterungen zum Fernunterricht" lesen. Konzept und Kalkulation lassen sich danach in der Regel nicht eins zu eins auf die AZAV übertragen, weil beide Rechtsgrundlagen unterschiedliche Ziele verfolgen. Tutorielle Begleitung oder Lernerfolgskontrolle zählen nur, wenn sie im Konzept in einem festgelegten Zeitraum verbindlich vorgesehen sind.

In vielen QM-Handbüchern meint „Standort" bisher den Ort, an dem unterrichtet wird. Diese Gleichsetzung trägt nicht mehr. Anzuzeigen sind der Geschäftssitz und alle Zweigstellen, von denen aus Maßnahmen angeboten, die Dienstleistung erbracht oder bei digitalen Maßnahmen administriert wird. Auch temporär genutzte Anschriften fallen darunter.

BeispielAngenommen, ein Bildungsträger steuert seine Onlinekurse aus einem kleinen Büro mit zwei Arbeitsplätzen, in dem nie eine teilnehmende Person sitzt. Diese Anschrift ist trotzdem meldepflichtig, weil von dort aus die digitale Maßnahme administriert wird.

Sie gehört damit neben den physischen und temporären Standorten auf das Trägerzertifikat oder in dessen Anlage, die § 5 Abs. 6 S. 1 AZAV vorsieht. Drei Sätze aus den Empfehlungen sind es wert, im Handbuch zitiert zu werden. Zugelassene Standorte müssen der tatsächlichen Leistungserbringung dienen, in das Managementsystem eingebunden und jederzeit überprüfbar sein, Nachweise sind vorzuhalten.

Die Aufnahme ist erst ab dem Zeitpunkt einer tatsächlichen, zeitlich konkret bestimmten Anmietung möglich. Nach Beendigung der Nutzung ist der Standort wieder vom Zertifikat zu entfernen. Karteileichen auf der Anlage sind damit kein Schönheitsfehler, sondern ein Befund im nächsten Audit.

Zur Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems nach § 2 Abs. 4 AZAV gehört seit dem 17. Juni 2026 mehr als vorher. Unter Ziffer 6, den Methoden zur Förderung der individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernprozesse, steht jetzt ausdrücklich ein Verfahren zur Eignungsfeststellung bei Teilnehmenden. Das gilt, sofern erforderlich, auch für die Anwendung von Hard- und Software beziehungsweise Informationstechnik. Bei einer rein digitalen Maßnahme lässt sich schwer begründen, warum dies nicht erforderlich sein sollte.

Ebenfalls dort verankert ist das Verfahren zur Konzeption der Maßnahmeangebote. Es umfasst nun auch, wo dies einschlägig ist, die Bereitstellung und Nutzung von Hard- und Software, eines Internetzugangs und die Herstellung einer geeigneten Lernumgebung. Wer Teilnehmende von zu Hause aus zuschalten lässt, braucht also dokumentierte Kriterien dafür, was eine geeignete Lernumgebung ausmacht und wie deren Fehlen aufgefangen wird.

BeispielAngenommen, eine Teilnehmerin schaltet sich von zu Hause über ihr eigenes Tablet zu, doch ihr Internetzugang bricht regelmäßig ab. Das Konzept muss dann vorsehen, wie der Träger das auffängt, etwa durch ein Leihgerät, eine mobile Datenkarte oder einen Präsenztermin als Ausweichtermin.

Auf der Ebene der Maßnahmezulassung kommt je nach Fachbereich Unterschiedliches hinzu. Im Fachbereich Aktivierung und berufliche Eingliederung ist die Dokumentation zur räumlichen, personellen und technischen Ausstattung nun ausdrücklich um die eingesetzte Informationstechnik erweitert. Im Fachbereich berufliche Weiterbildung ist zusätzlich darzulegen, welche Informationstechnik zum Erreichen des Maßnahmeziels eingesetzt wird. Ebenso gehört dazu, welche Ausstattung dafür benötigt und gegebenenfalls Teilnehmenden sowie Lehr- und Fachkräften zur Verfügung gestellt wird.

Das wirkt bis in die Kalkulation hinein: Endgeräte, Lizenzen und Konnektivität gehören in die Kostendeckungs- und Ertragsrechnung. Übersteigen die Maßnahmekosten die durchschnittlichen Kostensätze um mehr als 25 Prozent, wird es zulassungsrelevant. Dann ist die Zustimmung der zuständigen Stelle der Bundesagentur für Arbeit nötig (§ 179 Abs. 2 SGB III). Eine besondere technische Ausstattung kann die Überschreitung rechtfertigen, muss dann aber begründet sein. Wer diese drei Ebenen, Systemdokumentation, Maßnahmezulassung und Kalkulation, einmal durchgeht, findet die meisten Lücken, bevor das Prüfteam sie findet.

Aus den Abschnitten oben lässt sich ein Ablauf bauen. Die folgenden Schritte setzen kein neues QM-System voraus, sondern schließen Lücken im vorhandenen, und sie lassen sich in dieser Reihenfolge gut abarbeiten.

1. Gleichen Sie die Standortliste ab

   Legen Sie die Anlage zum Trägerzertifikat neben eine Liste aller tatsächlich genutzten Anschriften. Ergänzen Sie die Orte, von denen aus digitale Maßnahmen administriert werden. Streichen Sie, was nicht mehr genutzt wird, und melden Sie beides der fachkundigen Stelle.

2. Vereinheitlichen Sie die Durchführungsform

   Prüfen Sie je zugelassener Maßnahme, ob Konzept, Kalkulation, Teilnehmerinformation und Zertifikatsvermerk dieselbe Form nennen. Eine als Präsenzmaßnahme zugelassene Veranstaltung, die faktisch hybrid läuft, weicht von der Zulassung ab.

3. Trennen Sie synchrone und asynchrone Anteile

   Markieren Sie im Stundenplan jeder Maßnahme, welche Einheiten aktiv begleitet werden und welche Selbstlernphasen sind. Weisen Sie asynchrone Anteile in Zeitstunden aus und beschreiben Sie im Konzept, wie die Zielerreichung in der Selbstlernphase gesichert wird.

4. Rechnen Sie die Kalkulation nach

   Teilen Sie die Gesamtkosten einschließlich der asynchronen Kosten durch die Anzahl der synchronen Stunden. Weisen Sie die asynchronen Kosten gesondert aus und prüfen Sie den Abstand zum Bundes-Durchschnittskostensatz.

5. Schreiben Sie die beiden IT-Verfahren

   Verlangt sind die Eignungsfeststellung in der Anwendung von Hard- und Software und die Bereitstellung von Geräten, Internetzugang und Lernumgebung. Beide passen auf je eine Seite, wenn sie die tatsächliche Praxis abbilden.

6. Klären Sie die Handhabung schriftlich

   Fragen Sie Ihre fachkundige Stelle, ob und ab wann sie die Ergänzungen bei Ihrer Bestandszulassung prüft. Die Antwort gehört in die Managementbewertung, nicht in den Posteingang.

Wer alle sechs Schritte durchläuft, hat die Nachweise für eine einzelne Maßnahme griffbereit. Welche das für Ihre eigene Konstellation konkret sind, zeigt der folgende Navigator. Er ersetzt keinen Blick ins Konzept, verkürzt aber die Suche nach der passenden Fundstelle.

Welche Nachweise gefordert sind, hängt von drei Entscheidungen ab: Durchführungsform, asynchrone Anteile und der Ort, von dem aus gesteuert wird. Beantworten Sie die drei Fragen für eine konkrete Maßnahme, und das Ergebnis nennt die passenden Unterlagen.

Ich würde die Wochen bis zum nächsten Audittermin trotzdem nutzen, in dieser Reihenfolge. Zuerst die Standortliste, weil sie jederzeit überprüfbar sein muss und Abweichungen dort ohne Aufwand festzustellen sind. Dann die Kalkulationen der Maßnahmen mit asynchronen Anteilen, weil ein falscher Nenner bei der nächsten Maßnahmezulassung auffällt. Zuletzt die beiden IT-Verfahren, die sich aus der gelebten Praxis ableiten lassen. Parallel geht eine schriftliche Anfrage an die fachkundige Stelle, wie sie die Ergänzungen bei Ihrer Zulassung prüft.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.