Führungszeugnisse: Wiedervorlage und Löschung in einem System

Die Pflicht zur Einsichtnahme hat drei rechtliche Grundlagen, und sie binden unterschiedlich stark. Für die öffentliche Jugendhilfe, also die Jugendämter selbst, schreibt § 72a Absatz 1 SGB VIII die Einsichtnahme bei hauptamtlich Beschäftigten mit Kinder- oder Jugendkontakt vor. Für freie Träger, also private und gemeinnützige Anbieter wie die meisten Leserinnen und Leser dieses Beitrags, gilt über die Absätze 2 bis 4 dieselbe Systematik. Verbindlich wird sie allerdings nicht unmittelbar durch das Gesetz, sondern über die Vereinbarung, die das Jugendamt mit dem freien Träger nach § 72a SGB VIII schließt.

Der Gesetzestext selbst ist als Soll-Vorschrift formuliert. Eine Soll-Vorschrift bindet grundsätzlich, lässt aber in begründeten Ausnahmefällen ein Abweichen zu, anders als eine Muss-Vorschrift, die keinen Spielraum kennt. Verbindlich wird die Einsichtnahme in der Praxis erst durch die Vereinbarung mit dem Jugendamt, denn ohne sie fehlt vielerorts die Grundlage für die Zusammenarbeit. Strenger ist die Formulierung bei der Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Absatz 3 Nummer 2 verlangt von der Einrichtung den Nachweis, dass Vorlage und Prüfung der Führungszeugnisse sichergestellt sind, und schreibt ausdrücklich vor, sie in regelmäßigen Abständen erneut anzufordern und zu prüfen.

Anders als bei § 72a SGB VIII ist das eine echte Nachweispflicht und keine Soll-Vorschrift. Sie gilt für alle erlaubnispflichtigen Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, von der Kindertageseinrichtung bis zur stationären Wohngruppe, und wird vom Landesjugendamt geprüft. In der Eingliederungshilfe regelt § 124 Absatz 2 SGB IX dieselbe Frage anders: Dort sollen sich Leistungserbringer, also die Einrichtungen und Dienste selbst, von Personal mit Kontakt zu Leistungsberechtigten ein Führungszeugnis vorlegen lassen.

Auch das ist eine Soll-Vorschrift mit dem in Recht und Praxis üblichen Spielraum für begründete Ausnahmen. Verbindlich wird sie über die Leistungs- und Vergütungsvereinbarung mit dem Träger der Eingliederungshilfe als Kostenträger. Wer das im jeweiligen Land konkret ist, regelt der zuständige Landesrahmenvertrag. Nach der Zahl der betroffenen Einrichtungen ist das insgesamt kein Randthema.

Bundesweit gibt es rund 32.700 Träger der Kinder- und Jugendhilfe, Stand 15. Dezember 2024, und mehr als 61.000 Kindertageseinrichtungen, Stand 1. März 2025 (beide Statistisches Bundesamt). In der Eingliederungshilfe wird seit der Reform durch das Bundesteilhabegesetz, kurz BTHG, keine bundesweite Einrichtungszahl mehr erhoben. Dort gab es 2025 aber rund 1.056.000 Leistungsberechtigte bundesweit (Statistisches Bundesamt, 2026). Eine Summe über alle drei Zahlen wird hier bewusst nicht gebildet, weil Träger, Einrichtungen und Leistungsberechtigte unterschiedliche Zähleinheiten sind. Schon diese Größenordnung zeigt, dass ein sauberes Wiedervorlagesystem kein Randthema für einzelne Häuser ist, sondern eine wiederkehrende Aufgabe in einer sehr großen Zahl von Einrichtungen.

Landesrahmenverträge und Vereinbarungen mit dem Kostenträger können weitergehende Anforderungen enthalten.

Beide Löschregeln folgen demselben Muster: Sie legen zuerst fest, was gespeichert werden darf, und regeln erst danach, wie lange. Nach § 72a Absatz 5 SGB VIII darf ein Träger von einem eingesehenen Führungszeugnis nur drei Angaben erheben: dass die Einsichtnahme stattgefunden hat, das Ausstellungsdatum und ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt. Eine Kopie des Dokuments oder weitere Vermerke sind nicht erlaubt. Diese Beschränkung folgt dem Grundsatz der Datenminimierung: Gespeichert werden darf nur, was für den gesetzlichen Zweck unbedingt nötig ist, nicht mehr. § 124 Absatz 2 SGB IX zieht für die Eingliederungshilfe dieselbe Grenze.

Beide Vorschriften kennen einen Fall, der leicht übersehen wird: Nimmt die Person die Tätigkeit im Anschluss gar nicht auf, sind die Daten nicht erst nach Monaten zu löschen, sondern unverzüglich. Erst mit der tatsächlichen Aufnahme der Tätigkeit beginnt die reguläre Frist. Sie endet spätestens sechs Monate nach deren letztmaliger Ausübung im Anwendungsbereich des § 72a SGB VIII und spätestens drei Monate danach im Recht der Eingliederungshilfe. § 45 SGB VIII selbst nennt für die Betriebserlaubnis keine eigene Löschfrist.

Daraus folgt für die Praxis eine klare Trennung. Die Terminliste für die nächste Vorlage braucht andere Daten als die löschpflichtige Akte zur letzten Einsichtnahme. Wer beides im selben Datensatz führt, riskiert, mit der Löschung auch den Erinnerungstermin zu verlieren, wie das Wiedervorlagesystem weiter unten zeigt. Technisch reicht dafür oft schon eine einfache Tabelle mit zwei getrennten Blättern, eines für die Termine, eines für die löschpflichtigen Einsichtnahme-Daten. Für andere Akten, etwa Klientenakten, gelten eigene Fristen; eine eigene Fristenordnung für Klientenakten bildet diese gesondert ab.

Keine der drei Vorschriften nennt ein Intervall in Jahren. „In regelmäßigen Abständen“ ist eine unbestimmte Formulierung, die jeder Träger selbst ausfüllen muss. In der Praxis hat sich dafür vielerorts eine Orientierung an fünf Jahren durchgesetzt. Belegt ist das bislang allerdings nur für Bayern, nicht als bundesweiter fachlicher Konsens aller Landesjugendämter.

Zwei bayerische Stellen stehen hinter dieser Zahl, beide äußern sich ausdrücklich nur zu § 72a SGB VIII, nicht zur Eingliederungshilfe. Das Landratsamt Aichach-Friedberg führt in seinem Praxishinweis zu § 72a SGB VIII aus, ein Führungszeugnis gelte „maximal 5 Jahre“. Das Bayerische Landesjugendamt empfiehlt in seinen Fachlichen Empfehlungen zur Handhabung des § 72a SGB VIII, nach Ablauf von fünf Jahren erneut ein erweitertes Führungszeugnis anzufordern.

Beide Quellen sind bayerisch und damit keine bundesweite Vorgabe. Ob ein Landesjugendamt außerhalb Bayerns denselben Turnus empfiehlt, ist nicht belegt, und andere Bundesländer können andere Werte für sinnvoll halten. Der gewählte Turnus muss deshalb im eigenen Konzept oder in der eigenen Verfahrensanweisung stehen und dort auch eingehalten werden. Ein behaupteter Rhythmus ohne Dokumentation trägt bei einer Prüfung nicht, denn ohne schriftliche Festlegung lässt sich nicht zeigen, dass die Wiedervorlage überhaupt gesteuert wird und nicht dem Zufall überlassen bleibt.

In der Kinder- und Jugendhilfe hängt an der sauberen Umsetzung von § 72a SGB VIII die Vereinbarung mit dem Jugendamt. Ist diese Vereinbarung zugleich Voraussetzung der öffentlichen Förderung, wirkt eine Lücke im Nachweis unmittelbar auf die Finanzierung, nicht nur auf die fachliche Aufsicht. Für die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII ist die Nachweispflicht eine der in Absatz 3 genannten Voraussetzungen. Stellt das Landesjugendamt Mängel fest, berät es nach Absatz 6 zunächst über deren Beseitigung, kann aber Auflagen erteilen, wenn der Mangel bestehen bleibt. Eine Auflage ist eine nachträgliche Bedingung, mit der die Behörde eine bereits erteilte Betriebserlaubnis nachschärft, etwa eine Frist zur Nachbesserung samt Nachweis.

In der Eingliederungshilfe prüft der Träger der Eingliederungshilfe als Kostenträger die Wirtschaftlichkeit und Qualität nach § 128 SGB IX. Diese Prüfung ist grundsätzlich anlassbezogen und kann ohne Ankündigung stattfinden. Sie erstreckt sich auf die erbrachten Leistungen, wozu auch die Eignungsvoraussetzungen aus § 124 SGB IX zählen können, und der Leistungserbringer muss die dafür nötigen Unterlagen vorlegen. Wer diese Nachweise ordentlich führt, so wie es auch das Qualitätsmanagement nach dem BTHG voraussetzt, hat dabei wenig zu erklären. Eine einzelne fehlende Vorlage ist damit selten sofort existenzbedrohend, wird aber Teil der Nachweislage, auf die sich Jugendamt, Landesjugendamt oder Kostenträger bei der nächsten Prüfung stützen.

Die folgenden sieben Schritte sind ein nachgeordnetes Werkzeug für die Umsetzung. Sie ersetzen nicht die Entscheidung der Leitung, wer wofür zuständig ist und mit welchem Ressourcenrahmen. Ein Blick in ein bestehendes internes Audit zeigt meist schnell, ob Wiedervorlage und Löschpraxis bereits getrennt geführt werden. Wer alle sieben Schritte einmal durchgeht, verbindet damit die Nachweispflicht aus der Vereinbarung mit dem Jugendamt oder Kostenträger und die Löschpflicht in einem einzigen, nachvollziehbaren Ablauf.

Der Rechner arbeitet nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert. Er berechnet zwei unabhängige Termine: das späteste Löschdatum für die Daten einer vergangenen Einsichtnahme und, wenn Sie einen Turnus eintragen, den Termin der nächsten Vorlage. Tragen Sie in Teil A das Ende einer Tätigkeit ein, um sofort zu sehen, bis wann gelöscht werden muss; Teil B rechnet unabhängig davon mit Ihrem eigenen Turnus weiter. Beide Ergebnisse sind Rechenwerte und Einordnungshilfen, keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Prüfen Sie zunächst, ob Wiedervorlage und Löschpraxis in Ihrem Haus überhaupt getrennte Datensätze sind. Sind sie es nicht, ist das der erste Punkt zum Ändern. Legen Sie danach den Turnus fest, den Ihr Haus einhalten kann, und lassen Sie ihn schriftlich festhalten, mit dem Hinweis: Praxisentscheidung, keine gesetzliche Frist. Prüfen Sie drittens per Stichprobe, ob die Löschfristen der vergangenen zwölf Monate eingehalten wurden. Wer alle drei Punkte in einem kurzen Vermerk festhält, hat für die nächste Prüfung durch Jugendamt, Landesjugendamt oder Kostenträger die wichtigsten Nachweise bereits beisammen.

Ein System, das beides leistet, rechtzeitig erinnern und pünktlich löschen, schützt zugleich die Vereinbarung mit dem Jugendamt oder dem Kostenträger und die Daten der Menschen, die bei Ihnen arbeiten. Zwei Pflichten, die sich anfangs widersprechen, werden so zu einem einzigen, verlässlichen Ablauf, der weder eine fällige Vorlage noch eine fällige Löschung aus dem Blick verliert.

Quellen

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.