Das Wichtigste in Kürze
- Für die Akte eines einzelnen Klienten, Bewohners oder Teilnehmers können mehrere Aufbewahrungsfristen gleichzeitig gelten und keine davon endet automatisch mit der Verjährung eines Anspruchs.
- Eine schriftliche Fristenordnung legt für jeden Aktentyp fest, welche Frist wirklich gilt, wann sie beginnt und wer die spätere Löschung verantwortet.
- Bundesweit feste Fristen gibt es nur für einzelne Aktentypen: zehn Jahre für Behandlungsdokumentation, acht Jahre für Buchungsbelege, wenige Monate für Daten aus dem Führungszeugnis. Für bestimmte Jugendhilfeakten kommen seit dem 1. Juli 2025 siebzig Jahre nach dem 30. Geburtstag hinzu.
- Für die individuelle Suchthilfe- und Pflegeakte, für die übrige Jugendhilfeakte und für die Akte der Eingliederungshilfe nach dem Neunten Buch Sozialgesetzbuch gibt es keine bundeseinheitliche Frist. Hier entscheiden das Landesrecht und der jeweilige Kostenträger.
- Ohne eigenen Grund darf eine Akte nicht länger aufbewahrt werden, als der Zweck es verlangt. Wer länger aufbewahren will, etwa wegen eines Haftungsrisikos, muss das schriftlich begründen.
Aufbewahrungsfrist meint die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer, für die bestimmte Unterlagen aufzubewahren sind, bevor über eine Löschung überhaupt entschieden werden darf. Sie folgt aus Fachgesetzen wie dem Sozialgesetzbuch, dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder dem Handels- und Steuerrecht und besteht unabhängig davon, ob ein damit verbundener Anspruch bereits verjährt ist. Verjährung nach §§ 194 ff. BGB betrifft dagegen nur, ob ein Anspruch noch gerichtlich durchsetzbar ist, nicht die Pflicht, die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren oder zu vernichten. Eine Fristenordnung ordnet jedem Aktentyp einer Einrichtung die jeweils einschlägige Aufbewahrungsfrist, deren Rechtsgrundlage, den Fristbeginn und eine verantwortliche Person zu und setzt damit zugleich die Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung praktisch um.
Hinweis
Der Beitrag erklärt Rechtslage und Verfahren zum Stand 4. November 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Warum ist Verjährung nicht dasselbe wie eine Aufbewahrungsfrist?
Die Verwechslung wirkt auf den ersten Blick harmlos. Beide Fristarten arbeiten mit Zeiträumen von Jahren und beide können mit demselben Ereignis zu laufen beginnen, etwa dem Ende einer Behandlung. Rechtlich haben sie aber nichts gemeinsam. Eine Aufbewahrungsfrist ist eine Pflicht gegenüber der Aufsicht, dem Vertragspartner oder der Finanzverwaltung. Eine Verjährungsfrist betrifft dagegen ausschließlich, ob ein bestimmter Anspruch noch vor Gericht durchgesetzt werden kann.
Beispiel
Angenommen, eine Behandlung endet im Jahr 2016. Der Anspruch aus dieser Behandlung verjährt in der Regel nach drei Jahren, also 2019 (regelmäßige Verjährung nach §§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Die Akte darf trotzdem erst 2026 gelöscht werden, denn für Behandlungsdokumentation gilt unabhängig davon eine eigene, zehnjährige Aufbewahrungsfrist (§ 630f Abs. 3 BGB).
Für die Praxis heißt das: Eine Akte kann noch aufbewahrungspflichtig sein, obwohl der Anspruch längst verjährt ist, so wie im Beispiel oben. Umgekehrt kann die Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen sein, obwohl ein Anspruch, etwa wegen eines Personenschadens, noch nicht verjährt ist. Die Frage „Ist der Anspruch verjährt?“ beantwortet deshalb nie die Frage „Darf ich die Akte löschen?“. Das beantwortet nur die tatsächlich einschlägige Aufbewahrungsfrist und die steht in einer anderen Norm.
Aus dieser Verwechslung folgen zwei entgegengesetzte Fehler. Wer annimmt, mit der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ende auch die Aufbewahrungspflicht, irrt. Er löscht Behandlungsdokumentation dann regelmäßig zu früh und unterschreitet damit die zehnjährige Frist aus § 630f Abs. 3 BGB. Wer umgekehrt annimmt, wegen der dreißigjährigen Verjährungshöchstfrist für Personenschäden müsse grundsätzlich alles über Jahrzehnte aufbewahrt werden, speichert personenbezogene Daten ohne fortbestehenden Zweck und verstößt damit gegen die Speicherbegrenzung. Beides vermeidet nur eine schriftliche Fristenordnung, die jedem Aktentyp seine tatsächlich einschlägige Frist zuordnet, nicht die kürzeste oder die längste im Haus verfügbare Zahl.
Warum gelten für eine Akte mehrere Rechtsebenen?
Die Widersprüche zwischen den Fristen entstehen nicht durch schlechte Gesetzgebung. Sie entstehen, weil unterschiedliche Rechtsgebiete unterschiedliche Interessen schützen. Das Sozialrecht sichert die Aufsicht über den Betrieb einer Einrichtung, das Bürgerliche Gesetzbuch sichert die Beweisführung bei einer tatsächlichen Behandlung und das Handels- und Steuerrecht sichert die Nachprüfbarkeit von Geldflüssen. Keine dieser Normen kennt die jeweils andere und keine ist für die individuelle Klientenakte als Ganzes zuständig. Eine Ausnahme bildet § 9b des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII): Die Vorschrift sichert bei bestimmten Jugendhilfeakten über die lange Aufbewahrung die spätere Akteneinsicht der Betroffenen.
Das betrifft praktisch jeden Träger in der Sozialen Arbeit und der Pflege, denn die Zahl der betroffenen Einrichtungen ist groß und mit ihr die Zahl der Aktentypen, für die eine Fristenordnung gebraucht wird. Zum Stichtag 15.12.2023 zählte das Statistische Bundesamt 16.505 Pflegeheime und 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste. Zum 1.3.2025 kamen bundesweit 61.031 Kindertageseinrichtungen hinzu und zum 15.12.2024 zählte die amtliche Statistik außerdem rund 13.000 weitere betriebserlaubnispflichtige Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe außerhalb der Kitas, etwa Heime und betreute Wohnformen. In der professionellen Suchthilfe beteiligten sich im Datenjahr 2023 zusätzlich 897 ambulante und 156 stationäre Einrichtungen an der Deutschen Suchthilfestatistik.
Diese Zahlen stammen aus unterschiedlichen Erhebungen mit unterschiedlicher Zähleinheit (Einrichtung, Dienst oder Träger). Sie lassen sich deshalb nicht addieren, ohne Träger doppelt zu zählen, die in mehreren Feldern zugleich aktiv sind. Für die eigene Fristenordnung zählt ohnehin nur die eigene Einrichtung, nicht die bundesweite Summe, die diese Zahlen nahelegen.
Welche Frist gilt für welchen Aktentyp?
Die folgende Übersicht zeigt, welche Frist für welchen Aktentyp tatsächlich gilt und wo das Bundesrecht schlicht keine Frist vorgibt. Rechtsgrundlage sind neben dem Sozialgesetzbuch und dem BGB auch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), das allgemeine Steuerverfahrensrecht. Wer die passende Zeile einmal gefunden hat, muss sie nur noch in die eigene Fristenordnung übernehmen.
| Aktentyp | Rechtsgrundlage | Mindestfrist | Beginn der Frist | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Bewohnerakte Pflege (individuell) | Landesheimrecht des jeweiligen Bundeslandes | keine bundeseinheitliche Frist | je nach Landesrecht | Nicht im Rechner unten enthalten, im Landesgesetz nachschlagen |
| Behandlungsdokumentation | § 630f Abs. 3 BGB | 10 Jahre | ab Abschluss der Behandlung | Nur für echte Behandlungsverträge nach § 630a BGB, nicht für Betreuungs- oder Wohnverträge |
| Aufzeichnungen der Einrichtung (Betrieb, Belegung) | § 47 Abs. 2 SGB VIII | mind. 5 Jahre | ab Erstellung | Betrifft die Einrichtung als Ganzes, nicht die individuelle Fallakte |
| Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe- (§ 35a SGB VIII), Heim- und Vormundschaftsakte der Jugendhilfe | § 9b Abs. 2 Nr. 1 SGB VIII, in Vereinbarung mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten | 70 Jahre | ab Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person | Seit 01.07.2025. Freie Träger sind nach der Handreichung von Diakonie Deutschland und dem Evangelischen Erziehungsverband erst durch die Vereinbarung mit dem Jugendamt gebunden. Nicht im Rechner unten enthalten. |
| Übrige individuelle Jugendhilfe-, Eingliederungshilfe- (SGB IX) oder Suchthilfeakte | keine bundeseinheitliche Regelung | ohne feste Zahl | je nach Landesrecht | § 47 SGB VIII greift hier nicht, Landesrecht und Kostenträger entscheiden |
| Führungszeugnisdaten | § 72a Abs. 5 SGB VIII, § 124 Abs. 2 SGB IX | Jugendhilfe: unverzüglich, spätestens 6 Monate. Eingliederungshilfe: unverzüglich, spätestens 3 Monate. | bei Nichtaufnahme sofort, sonst ab Ende der Tätigkeit | Kürzeste Frist im Vergleich, Einzelheiten im verlinkten Beitrag |
| Buchungsbelege | § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 und 5 HGB bzw. § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO | 8 Jahre | ab Ende des Kalenderjahres der Belegentstehung | Für den eingetragenen Verein ohne Kaufmannseigenschaft greift § 147 AO, im Ergebnis dieselbe Frist. Sie läuft nicht ab, solange der Beleg für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Abrechnungen mit dem Kostenträger nur, soweit sie Buchungsbeleg sind. |
| Verjährungshöchstfrist bei Personenschäden | § 199 Abs. 2 BGB | 30 Jahre | ab dem schädigenden Ereignis | Keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine Risikoerwägung zur eigenen Beweissicherung |
Bundesrecht, Stand 4. November 2026. Landesrecht, Landesrahmenverträge und Vereinbarungen mit dem Kostenträger können weitergehende oder abweichende Vorgaben enthalten.
Was gilt für die individuelle Fallakte in der Jugendhilfe?
§ 47 SGB VIII, eine Vorschrift des Achten Buches Sozialgesetzbuch zur Kinder- und Jugendhilfe, lässt sich leicht falsch lesen. Absatz 2 verpflichtet Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe zu einer mindestens fünfjährigen Aufbewahrung ihrer einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen. Gemeint sind Unterlagen über Betrieb, Ausstattung, räumliche, wirtschaftliche und personelle Voraussetzungen sowie die Belegung der Einrichtung. Die Vorschrift betrifft also die Einrichtung als Institution, nicht die individuelle Fallakte eines Kindes oder Jugendlichen. Für die individuelle Akte gibt es bei bestimmten Hilfen seit dem 1. Juli 2025 dagegen eine eigene Bundesregelung, § 9b SGB VIII.
Nach § 9b Absatz 2 SGB VIII ist in Vereinbarung mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten sicherzustellen, dass Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person 70 Jahre lang aufbewahrt werden. Mit Eingliederungshilfe ist die Hilfe nach § 35a SGB VIII gemeint, nicht die nach dem Neunten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX). § 9b Absatz 1 SGB VIII richtet sich an die nach Landesrecht zuständigen Träger der öffentlichen Kinder- und Jugendhilfe. § 9b Absatz 2 SGB VIII sagt nicht, wer die Vereinbarung schließt. Freie Träger sind nach der Handreichung von Diakonie Deutschland und dem Evangelischen Erziehungsverband vom November 2025 erst durch die Vereinbarung mit dem Jugendamt gebunden.
Eine Mustervereinbarung nach § 9b Absatz 2 SGB VIII hat die Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter noch nicht veröffentlicht (Stand 4. November 2026). Nach der Meldung der Bundesarbeitsgemeinschaft vom 19. Mai 2026 zur Empfehlung über das berechtigte Interesse entsteht zunächst eine zweite Empfehlung zur Aktenaufbewahrung und Akteneinsicht. Eine Mustervereinbarung soll sich gegebenenfalls an diese zweite Empfehlung anschließen. Die Handreichung von Diakonie Deutschland und dem Evangelischen Erziehungsverband und die Empfehlung zum berechtigten Interesse beurteilen Akten zu Gefährdungseinschätzungen und Inobhutnahmen unterschiedlich. Die Handreichung zählt diese Akten zu den betroffenen Akten, die Empfehlung nur diejenigen, die in eine Leistung münden. Ich würde diese Abgrenzung in der Vereinbarung klären lassen. Die Handreichung rät, bis zur Klärung keine vorhandenen Fallakten zu vernichten.
Für alle übrigen individuellen Akten der Jugendhilfe bleiben Landesrecht und die Vorgaben des zuständigen Jugendamts oder Kostenträgers maßgeblich, geregelt etwa in Vereinbarungen nach § 78b SGB VIII. Diese fallen von Land zu Land unterschiedlich aus. Wer die Frist für die individuelle Fallakte in der eigenen Fristenordnung sucht, prüft deshalb zuerst, ob die Akte unter § 9b SGB VIII fällt, und fragt sonst beim zuständigen Amt nach.
Beispiel
Angenommen, ein Jugendamt fragt vier Jahre nach dem Auszug eines Jugendlichen nach dessen Unterlagen. Die einrichtungsbezogene Aufzeichnung zu diesem Jahrgang muss dann noch mindestens ein weiteres Jahr vorliegen, denn die Mindestfrist dafür beträgt fünf Jahre. Ob auch die individuelle Fallakte dieses jungen Menschen selbst noch vorliegen muss, sagt § 47 SGB VIII nicht. Bei Erziehungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten und bei Akten der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII folgt es aus § 9b SGB VIII: Die Akte bleibt, soweit eine Vereinbarung nach § 9b Absatz 2 SGB VIII besteht, bis 70 Jahre nach dem 30. Geburtstag erhalten. Für andere Akten regelt es das Landesrecht oder die Vorgabe des Jugendamts.
Derselbe Unterschied gilt sinngemäß für individuelle Betreuungsakten der Eingliederungshilfe (geregelt im Neunten Buch Sozialgesetzbuch, SGB IX) und der Suchthilfe. Er greift dort nur, wenn keine tatsächliche Behandlung im Sinn des § 630a BGB vorliegt. Ein Behandlungsvertrag setzt voraus, dass sich jemand zur medizinischen Behandlung eines Patienten verpflichtet, etwa in der ambulanten Psychotherapie oder in einer ärztlich verantworteten Suchtrehabilitation. Betreuungs-, Wohn- und Fachleistungsverträge der Eingliederungshilfe sind das nicht, soweit sie keine medizinische Behandlung zum Gegenstand haben, auch wenn der Dienst Klientenakten mit sensiblen Daten führt.
Wo tatsächlich behandelt wird, gilt deshalb die zehnjährige Frist aus § 630f Abs. 3 BGB. Wo begleitet, betreut oder gefördert wird, gilt sie dagegen nicht. Der Begriff Klientenakte deckt in der Praxis beides ab, ohne dass daraus dieselbe Frist folgt.
Warum gibt es für die Pflegedokumentation keine bundesweite Frist?
Auch die individuelle Bewohnerakte in der Pflege hat keine bundeseinheitliche Frist. Sie ergibt sich aus dem Heim- beziehungsweise Wohn- und Teilhabegesetz des jeweiligen Bundeslandes und die Länder setzen dabei unterschiedliche Werte an. Der Fristenrechner in diesem Beitrag enthält diesen Aktentyp deshalb bewusst nicht: Eine bundesweit einheitliche Zahl gibt es dafür nicht und eine erfundene Zahl wäre schlechter als gar keine. Schlagen Sie stattdessen im Heimgesetz Ihres Bundeslandes nach, welche Frist für die Pflegedokumentation gilt, und tragen Sie diese Frist mit ihrer genauen Fundstelle von Hand in Ihre eigene Fristenordnung ein.
Bei Führungszeugnisdaten liegt der Fall anders. Hier gibt es eine klare, bundeseinheitliche und sehr kurze Frist: In der Jugendhilfe beträgt sie sechs, in der Eingliederungshilfe drei Monate. Einzelheiten und Fallstricke bei der Umsetzung, etwa beim genauen Beginn der Frist, beschreibt ein eigener Beitrag: Führungszeugnisse in der Jugend- und Eingliederungshilfe.
Bildungsträger nach AZAV
Für Teilnehmerakten bei Bildungsträgern, die nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen sind, nennt die Verordnung keine feste Aufbewahrungsfrist. § 2 Abs. 4 AZAV verlangt von Trägern ein Qualitätssicherungssystem mit dokumentierten Verfahren, unter anderem ein systematisches Beschwerdemanagement, benennt für die Teilnehmerakte selbst aber keine Zahl. Wie lange sie aufzubewahren ist, klären Sie mit der für Ihre Zulassung zuständigen fachkundigen Stelle. Fragen Sie am besten schon im Zulassungsverfahren nach, bevor Sie einen eigenen Wert in Ihre Fristenordnung schreiben.
Wie berechne ich den Aufbewahrungskorridor?
Für die Bewohnerakte in der Pflege und die Teilnehmerakte nach AZAV lässt sich nichts berechnen, dafür bleibt nur der Blick ins Landesrecht oder die Nachfrage bei der fachkundigen Stelle. Für Behandlungsdokumentation und Buchungsbelege gibt es dagegen eine feste Bundesfrist, aus der sich der frühestmögliche Löschtermin berechnen lässt. Für eine individuelle Fallakte außerhalb von § 9b SGB VIII und ohne Behandlung berechnet der Rechner nur den späteren, risikoorientierten Termin, denn eine Bundesfrist fehlt dort. Das Ergebnis erscheint als Zeile für Ihre Fristenordnung, die Sie kopieren oder drucken können. Der Rechner arbeitet nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert.
Beispiel
Angenommen, eine Behandlung mit möglichem Personenschaden endet 2020. Der frühestmögliche Termin liegt dann bei 2030, denn die Mindestfrist für Behandlungsdokumentation beträgt zehn Jahre. Der spätere, risikoorientierte Termin liegt bei 2050, orientiert an der dreißigjährigen Verjährungshöchstfrist für Personenschäden. Dazwischen liegt ein Ermessenskorridor von zwanzig Jahren, den Ihre Fristenordnung begründet ausfüllen muss, nicht der Rechner.
Der Rechner unten führt genau diese Rechnung für Ihren eigenen Fall durch, mit dem tatsächlichen Datum statt mit dem Beispieljahr.
Wählen Sie einen Aktentyp und tragen Sie das Datum ein, mit dem die Frist beginnt.
Wie entsteht eine schriftliche Fristenordnung?
Die Rechenwerte des Fristenrechners sind nur ein Baustein. So kommt eine schriftliche Fristenordnung in acht Schritten aus der Leitungsrunde tatsächlich ins QM-System.
Erfassen Sie alle Aktentypen Ihrer Einrichtung
Von der Bewohner- oder Klientenakte über die Behandlungsdokumentation und Teilnehmerakten bis zu Führungszeugnisdaten und Buchungsbelegen. Ohne vollständige Liste bleibt jede Fristenordnung lückenhaft.
Ordnen Sie jedem Aktentyp seine tatsächliche Rechtsgrundlage zu
Strecken Sie keine einzelne Norm über mehrere Aktentypen. Die Tabelle der Fristen je Aktentyp zeigt, welche Zuordnung nicht trägt.
Lassen Sie klären, welche Frist bei mehreren einschlägigen Vorschriften den Ausschlag gibt
Und lassen Sie diese Entscheidung schriftlich begründen, statt sie mündlich zu treffen und zu vergessen.
Entscheiden Sie über Akten mit besonderem Haftungsrisiko
Legen Sie für Fälle mit möglichem Personenschaden begründet fest, ob über die Mindestfrist hinaus bis zur Verjährungshöchstfrist aufbewahrt wird.
Legen Sie Fristbeginn, Löschtermin und Zuständigkeit schriftlich fest
Für jeden Aktentyp einzeln, mit Namen statt mit einer Funktionsbezeichnung.
Beauftragen Sie eine getrennte Erfassung von Papierakten und Fachsoftware
Papier und Datenbank laufen sonst unbemerkt auseinander, vor allem wenn die Fachsoftware nicht selbst löscht.
Richten Sie einen festen jährlichen Prüftermin ein
An dem fällige Löschungen tatsächlich durchgeführt werden, statt nur in einer Liste stehen zu bleiben.
Lassen Sie jede durchgeführte Löschung protokollieren
Mit Datum und Aktentyp, damit das interne Audit die Einhaltung der Fristenordnung nachweisen kann.
Für zertifizierte Träger
Wer nach ISO 9001 zertifiziert ist, findet die Fristenordnung als ausdrückliche Erwartung in Abschnitt 7.5 zur Lenkung dokumentierter Information wieder, in der geltenden Fassung 2015 ebenso wie in der am 16.09.2026 erschienenen ISO 9001:2026. Das bindet ausschließlich, wer sich freiwillig zertifizieren lässt, und ist keine gesetzliche Pflicht. Was die Revision sonst ändert, beschreibt der eigene Beitrag zur ISO 9001:2026.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Ich würde mit der Tabelle der Fristen je Aktentyp anfangen und für jeden Aktentyp Ihres Hauses die Zeile suchen, die tatsächlich passt, nicht die, die am längsten klingt. Fehlt eine Zeile, etwa weil Sie einen Aktentyp führen, der hier nicht auftaucht, ist das der erste Punkt für die nächste Leitungsrunde. Danach folgen die acht Schritte zur schriftlichen Fristenordnung und am Ende steht ein Dokument, das bei einer Prüfung sofort vorgelegt werden kann, statt erst zusammengesucht werden zu müssen.
Bleibt eine Zeile auch nach Rücksprache mit dem Jugendamt, dem Kostenträger oder der Heimaufsicht unklar, dokumentieren Sie diese Unsicherheit schriftlich, statt sie stillschweigend im Zweifel für die längste verfügbare Frist zu entscheiden. Eine begründete Zwischenlösung lässt sich später korrigieren, sobald die zuständige Stelle geantwortet hat. Für ein bloßes Bauchgefühl gilt das nicht.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Pflegedokumentation aufbewahren?
Für die individuelle Pflege- und Bewohnerdokumentation gibt es keine bundeseinheitliche Frist. Sie ergibt sich aus dem Heim- beziehungsweise Wohn- und Teilhabegesetz des jeweiligen Bundeslandes und die Länder setzen dabei unterschiedliche Fristen an. Nur der Teil der Dokumentation, der eine tatsächliche Behandlung im Sinn des § 630a BGB betrifft, etwa ärztlich angeordnete Behandlungspflege, fällt unter die zehnjährige Frist des § 630f Abs. 3 BGB; für den Rest schlagen Sie im Gesetz Ihres Bundeslandes nach.
Darf ich eine Akte länger aufbewahren, als das Gesetz vorschreibt?
Nicht ohne eigenen Grund. Art. 5 Abs. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn Sie sie schriftlich begründen, etwa zur Beweissicherung bei einem konkreten Haftungsrisiko bis zur Verjährungshöchstfrist von dreißig Jahren nach § 199 Abs. 2 BGB; ohne eine solche Begründung ist Vorsicht kein Rechtfertigungsgrund.
Muss ich die Akte sofort löschen, wenn ein Bewohner auszieht oder verstirbt?
Nein. Auszug, Tod oder das Ende einer Behandlung markieren in der Regel den Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist, nicht deren Ende. Erst nach Ablauf dieser Frist darf über eine Löschung entschieden werden und auch dann nur, wenn kein weiterer Aufbewahrungsgrund mehr besteht.
Wie lange dürfen wir Daten aus dem erweiterten Führungszeugnis speichern?
In der Kinder- und Jugendhilfe sind diese Daten nach § 72a Abs. 5 SGB VIII unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit gar nicht aufnimmt, sonst spätestens sechs Monate nach deren letzter Ausübung. In der Eingliederungshilfe gilt nach § 124 Abs. 2 SGB IX eine Höchstfrist von drei Monaten, das ist die kürzeste Frist im gesamten Vergleich. Einzelheiten und Fallstricke bei der Umsetzung beschreibt der eigene Beitrag zu Führungszeugnissen in der Jugend- und Eingliederungshilfe.
Wie lange müssen Jugendhilfe-Fallakten aufbewahrt werden?
Für Erziehungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten und für Akten der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII verlangt § 9b Absatz 2 SGB VIII seit dem 1. Juli 2025 eine Aufbewahrung von 70 Jahren nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person. Die Handreichung von Diakonie Deutschland und dem Evangelischen Erziehungsverband sieht freie Träger erst durch eine Vereinbarung mit dem Jugendamt gebunden und rät trotzdem, vorhandene Fallakten bis zur Klärung nicht zu vernichten. Für übrige Jugendhilfeakten bleiben Landesrecht und die Vorgaben des zuständigen Jugendamts oder Kostenträgers maßgeblich, denn § 47 SGB VIII betrifft nur einrichtungsbezogene Aufzeichnungen.
Was mache ich, wenn ein ehemaliger Bewohner oder Klient nach zwanzig Jahren Akteneinsicht verlangt?
Prüfen Sie zuerst, ob die Akte nach Ihrer Fristenordnung überhaupt schon gelöscht werden durfte oder noch vorliegt, und bei Jugendhilfeakten, ob § 9b SGB VIII der betroffenen Person Einsicht und Auskunft einräumt. Bei früheren Vorfällen mit möglichem Personenschaden kann eine Aufbewahrung bis zur Verjährungshöchstfrist von dreißig Jahren begründet sein, bei Ansprüchen wegen Verletzung der sexuellen Selbstbestimmung auch länger (§ 208 BGB). Für Betroffene sexualisierter Gewalt in Einrichtungen hat die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs im Juli 2026 einen eigenen Rechercheratgeber zur Akteneinsicht veröffentlicht, der auch Trägern die Rechtsgrundlagen und Anlaufstellen zusammenfasst.
Zum Weiterlesen
- Führungszeugnisse: Wiedervorlage und Löschung in einem SystemEin Sonderfall mit besonders kurzer Frist: wie Wiedervorlage und Löschung beim erweiterten Führungszeugnis zusammenpassen.
- Leistung: Laufende Begleitung als externer QMBDie Fristenordnung gehört zur Lenkung dokumentierter Information und damit zur laufenden Arbeit eines externen QMB.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz, § 47 SGB VIII. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 9b SGB VIII, Aufarbeitung. gesetze-im-internet.de (abgerufen 04.11.2026)
- Gesetz zur Stärkung der Strukturen gegen sexuelle Gewalt an Kindern und Jugendlichen vom 3. April 2025, BGBl. 2025 I Nr. 107, Artikel 2 (§ 9b SGB VIII) und Artikel 4 Absatz 1 (Inkrafttreten am 1. Juli 2025). recht.bund.de (PDF) (abgerufen 03.11.2026)
- Diakonie Deutschland und Evangelischer Erziehungsverband, HzE-Akten: Anforderungen zur Aufbewahrungsfrist und Umsetzung der Archivierung von Akten im Kontext der Hilfen zur Erziehung, November 2025, Auslegung eines Verbands, keine Rechtsquelle. diakonie.de (PDF) (abgerufen 03.11.2026)
- Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter, Meldung vom 19.05.2026, Empfehlung zu Grundsätzen und Maßstäben für die Bewertung eines berechtigten Interesses im Sinne von § 9b SGB VIII, mit Hinweis auf die noch in Arbeit befindliche zweite Empfehlung zur Aktenaufbewahrung und Akteneinsicht und auf eine gegebenenfalls anschließende Mustervereinbarung. bag-landesjugendaemter.de (abgerufen 04.11.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 72a SGB VIII, Tätigkeitsausschluss und Löschung der Führungszeugnisdaten. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 630a und § 630f BGB, Behandlungsvertrag und Dokumentation der Behandlung. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, §§ 195, 199 BGB, regelmäßige Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, §§ 187, 188 und 208 BGB, Fristberechnung und Hemmung der Verjährung bei Verletzung der sexuellen Selbstbestimmung. gesetze-im-internet.de (abgerufen 24.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 147 Abgabenordnung, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, Art. 97 § 19a EGAO, Übergangsregel zur achtjährigen Aufbewahrungsfrist ab 1. Januar 2025. gesetze-im-internet.de (abgerufen 24.09.2026)
- Bundesministerium der Justiz, § 2 AZAV, Anforderungen an das Qualitätssicherungssystem. gesetze-im-internet.de (abgerufen 19.09.2026)
- Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. e, Grundsatz der Speicherbegrenzung. eur-lex.europa.eu
- Statistisches Bundesamt (Destatis), Pflegestatistik 2023, Stichtag 15.12.2023, 16.505 Pflegeheime und 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste. destatis.de
- Statistisches Bundesamt (Destatis), Kindertagesbetreuung, Stichtag 1.3.2025, 61.031 Kindertageseinrichtungen. destatis.de
- Statistisches Bundesamt (Destatis), Sonstige Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, Stichtag 15.12.2024, rund 13.000 betriebserlaubnispflichtige Einrichtungen. destatis.de (PDF)
- Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (DHS), Jahrbuch Sucht 2025, Kapitel 3.1, Jahresstatistik 2023 der professionellen Suchthilfe, 897 ambulante und 156 stationäre an der Deutschen Suchthilfestatistik beteiligte Einrichtungen. dhs.de (PDF)
- Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs, Rechercheratgeber für Akten zu sexualisierter Gewalt in Kindheit und Jugend, Juli 2026. aufarbeitungskommission.de
- ISO, ISO 9001:2026, veröffentlicht 16.09.2026; DQS GmbH, Kapitelstruktur der Revision einschließlich Abschnitt 7.5 zur dokumentierten Information. iso.org
Stand: 4. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
