7,4 Prozent Krankenstand: die Gefährdungsbeurteilung als Hebel
Kontrolliert wird die psychische Gefährdungsbeurteilung nur selten. Der Krankenstand läuft trotzdem jedes Jahr weiter, unabhängig von jeder Kontrolle. Für die Leitungsebene ist deshalb nicht das Entdeckungsrisiko der bessere Ausgangspunkt, sondern die Kosten, die er verursacht.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist die systematische Ermittlung und Bewertung psychischer Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz, etwa Arbeitsintensität, Handlungsspielraum, soziale Beziehungen und emotionale Anforderungen (Paragraf 5 Absatz 3 Nummer 6 Arbeitsschutzgesetz). Ziel ist, daraus wirksame Schutzmaßnahmen abzuleiten und später zu prüfen, ob sie gewirkt haben. Anders als eine einzelne Mitarbeiterbefragung schließt sie den vollständigen Kreislauf aus Beurteilung, Maßnahme, Wirksamkeitsprüfung und Dokumentation ein, und sie gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße und Rechtsform.
Wie hoch ist der Krankenstand im Gesundheits- und Sozialwesen wirklich?
Mit 7,4 Prozent lag der Krankenstand im Gesundheits- und Sozialwesen 2024 höher als in jeder anderen Branche. Das zeigt der Fehlzeiten-Report 2025 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK, kurz WIdO, das die Krankschreibungen der AOK-Versicherten jährlich nach Branchen auswertet und daraus jedes Jahr Vergleichszahlen für ganze Wirtschaftszweige errechnet. Dahinter folgen drei Branchen mit je 7,3 Prozent nahezu gleichauf: die öffentliche Verwaltung, das verarbeitende Gewerbe sowie Energie, Wasser, Entsorgung und Bergbau. Am niedrigsten liegt der Krankenstand bei Banken und Versicherungen mit 4,5 Prozent, gut 60 Prozent des Werts im Gesundheits- und Sozialwesen.
Die amtliche Statistik fasst unter „Gesundheits- und Sozialwesen“ ein weites Feld zusammen, von der Kinderklinik bis zum ambulanten Pflegedienst. Dieser Beitrag meint damit einen bestimmten Ausschnitt: Geschäftsführung, Einrichtungsleitung, Pflegedienstleitung und Vorstand in der Sozialen Arbeit und in der Pflege, von der Eingliederungshilfe über die Kinder- und Jugendhilfe, die Sozialpsychiatrie und die Suchthilfe bis zur Wohnungslosenhilfe, zur Migrationssozialarbeit und zur ambulanten wie stationären Pflege.
Diese Träger unterliegen alle derselben Pflicht, wie groß oder klein sie auch sind. Selbst ein Träger ohne eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit, also ohne eine intern oder extern bestellte Person, die den Arbeitsschutz im Betrieb fachlich begleitet, muss die Beurteilung durchführen und darf sich dafür Unterstützung von außen holen. Wie groß das Feld allein in der Freien Wohlfahrtspflege ist, zeigt die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) in ihrer Gesamtstatistik: 125.370 Einrichtungen und Dienste mit rund 2,08 Millionen Beschäftigten, Stand 1. Januar 2020. Private und öffentliche Träger kommen hinzu. Was diese Pflicht seit 2013 konkret verlangt und wie sie sich von einer einfachen Umfrage unterscheidet, zeigt der nächste Abschnitt.
Was schreibt das Gesetz seit 2013 vor?
Seit 2013 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen beurteilen und daraus die nötigen Arbeitsschutzmaßnahmen ableiten, psychische Belastung eingeschlossen (Paragraf 5 Absatz 1 und Absatz 3 Nummer 6 Arbeitsschutzgesetz). Die Vorschrift kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße, Rechtsform oder Branche. Ein eingetragener Verein mit vier Beschäftigten ist deshalb genauso erfasst wie ein Träger mit mehreren hundert Mitarbeitenden, und auch ein kleiner Träger kann sich nicht darauf berufen, für eine solche Beurteilung zu klein zu sein.
Ein bestimmtes Erhebungsverfahren oder Intervall schreibt das Gesetz dabei nicht vor. Träger können also selbst wählen, mit welchem Instrument sie die Belastung erheben, solange es fachlich geeignet ist. Vorgegeben ist stattdessen das Ergebnis, das am Ende stehen muss: eine Beurteilung, die zu wirksamen Maßnahmen führt, dokumentiert ist und bei veränderten Bedingungen fortgeschrieben wird.
Eine einmalige Befragung, die danach im Ordner verschwindet, erfüllt das nicht. Entscheidend ist der Kreislauf dahinter: Auf die Erhebung muss die Ableitung von Maßnahmen folgen, danach deren Umsetzung und schließlich die Prüfung, ob sie tatsächlich gewirkt haben. Fehlt einer dieser Schritte, bleibt die Pflicht formal unerfüllt, selbst wenn einmal ein Fragebogen verteilt wurde.
Angenommen, ein eingetragener Verein mit vier hauptamtlichen Mitarbeitenden hat bislang keine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung durchgeführt, weil die Geschäftsführung sich dafür zu klein hielt und keine eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit beschäftigt. Die Pflicht besteht trotzdem in vollem Umfang, seit 2013 und ohne Übergangsfrist für kleine Träger. Externe Unterstützung, etwa durch eine überbetrieblich tätige Fachkraft, befreit von der Beurteilung nicht, sondern hilft nur bei ihrer Durchführung.
Wie wahrscheinlich ist eine Kontrolle wirklich?
Kontrolliert wird die Gefährdungsbeurteilung durch die Arbeitsschutzbehörden der Länder. Ab dem Kalenderjahr 2026 müssen diese mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land pro Jahr besichtigen (Paragraf 21 Absatz 1a Arbeitsschutzgesetz). Werden im Schnitt jedes Jahr 5 von 100 Betrieben besucht, dauert es rechnerisch 20 Jahre, bis im Durchschnitt jeder einmal an der Reihe war. Das ist eine grobe Rechnung über alle Betriebe hinweg, keine feste Wartezeit für den einzelnen Träger, aber sie zeigt die Größenordnung.
Auch ein Bußgeld droht nicht automatisch. Bußgeldbewehrt ist erst der Verstoß gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung, mit bis zu 30.000 Euro für Arbeitgeber oder verantwortliche Personen (Paragraf 25 Arbeitsschutzgesetz). Eine solche Anordnung ist ein Bescheid, mit dem die Behörde eine konkrete Nachbesserung verlangt, etwa die Beurteilung binnen einer gesetzten Frist nachzuholen. Bis es so weit kommt, muss die Behörde die fehlende Beurteilung erst einmal feststellen, und genau das passiert selten.
Wie es um die tatsächliche Umsetzung steht, zeigt eine Befragung der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie, kurz GDA, einer gemeinsamen Strategie von Bund, Ländern und Unfallversicherungsträgern für einheitlichen Arbeitsschutz. Die Betriebs- und Beschäftigtenbefragung lief von September 2023 bis Juni 2024. Danach stieg der Anteil der Betriebe mit systematischer Gefährdungsbeurteilung von 52 Prozent im Jahr 2015 auf 68 Prozent, und rund zwei Drittel davon berücksichtigen darin auch psychische Belastung wie Zeit- und Leistungsdruck. Das verbleibende Drittel führt weiterhin keine Gefährdungsbeurteilung durch, meist mit der Begründung, Gefährdungen würden mündlich behandelt oder es lägen keine relevanten Risiken vor (DGUV/GDA, 2025).
Diese Zahlen erklären, warum das Entdeckungsrisiko im Einzelfall gering bleibt, und warum sich viele Träger darauf verlassen, nicht aufzufallen. Sie ändern aber nichts an der Kostenseite, die im nächsten Abschnitt den eigentlichen Hebel liefert.
Ein Betrieb, der im Schnitt einmal in 20 Jahren besichtigt wird, kann die Gefährdungsbeurteilung als seltenes Risiko einstufen. Der Krankenstand läuft trotzdem jedes Jahr.
Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Verfahren zum Stand 19. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was kostet der Krankenstand tatsächlich?
Anders als die Kontrolle läuft der Krankenstand jedes Jahr, ganz unabhängig davon, ob je eine Behörde vorbeikommt. Jeder Tag, an dem ein Beschäftigter krankheitsbedingt ausfällt, kostet Geld, gleich aus welchem Grund die Erkrankung entstanden ist. Was er kostet, hängt an der Entgeltfortzahlung: Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit ohne eigenes Verschulden zahlt der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall weiter, danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld (Paragraf 3 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz, kurz EFZG).
Wie groß diese Summe für Ihre eigene Einrichtung ausfällt, hängt vor allem an der Beschäftigtenzahl, dem durchschnittlichen Gehalt und dem Krankenstand. Der folgende Rechner verbindet diese Angaben zu einer Jahressumme und arbeitet dabei nur in Ihrem Browser; nichts wird übertragen oder gespeichert.
Tragen Sie Beschäftigtenzahl und Bruttomonatsgehalt ein. Der Krankenstand ist bereits mit dem Branchenwert vorbelegt. Das Ergebnis erscheint an dieser Stelle als Text.
Rechengrundlage: Der Rechner geht davon aus, dass die aus dem Krankenstand hochgerechneten Ausfalltage je Beschäftigtem und Jahr in der Entgeltfortzahlung enden, gedeckelt auf höchstens 42 Kalendertage (sechs Wochen) nach Paragraf 3 Absatz 1 EFZG. Diese Grenze gilt eigentlich je einzelnem Krankheitsfall, nicht als Jahresdurchschnitt; hier ist sie eine ausgewiesene Näherung auf Ebene der ganzen Belegschaft, keine Berechnung des Einzelfalls. Bei niedrigem Krankenstand wirkt sich das kaum aus, bei sehr hohem stärker.
Zum Vergleich, nicht als Handlungsgrundlage: Bei einer Kontrollquote von mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land pro Jahr (Paragraf 21 Absatz 1a Arbeitsschutzgesetz, ab 2026) liegt die rechnerische Wartezeit bis zur nächsten Besichtigung bei rund 20 Jahren. Das ändert nichts an den oben ausgewiesenen Kosten, die unabhängig von jeder Kontrolle anfallen.
Der Rechner liefert einen Rechenwert zur Einordnung, kein rechtsverbindliches Ergebnis, und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Acht Schritte: so wird aus einer Befragung eine wirksame Beurteilung
Die folgenden Schritte folgen dem Kreislauf aus dem zweiten Abschnitt: von der Erhebung über die Maßnahme bis zur erneuten Prüfung. Sie liegen bei der Leitung, nicht bei der ausführenden Fachkraft allein. Was Sie einfordern, beauftragen und freigeben, entscheidet, ob aus einer Befragung eine wirksame Beurteilung wird.
Fordern Sie einen schriftlichen Verantwortlichkeitsplan ein
Bevor die erste Befragung beginnt, legen Sie schriftlich fest, wer die Beurteilung leitet, wer über Maßnahmen entscheidet und wer die Wirkung später prüft. Das kann dieselbe Person sein, die auch das Qualitätsmanagement verantwortet, muss es aber nicht. Ohne benannte Verantwortung verläuft sich die Beurteilung nach der ersten Runde, weil niemand sich zuständig fühlt, wenn Rückfragen kommen.
Beauftragen Sie ein validiertes Erhebungsverfahren
Lassen Sie sich begründen, warum ein bestimmtes Verfahren gewählt wird, etwa das Betriebsbarometer der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) für Einrichtungen mit mehr als 50 Beschäftigten oder ein anderes, an den GDA-Empfehlungen orientiertes Instrument. Eine improvisierte Umfrage ohne fachliche Grundlage genügt nicht.
Verlangen Sie eine arbeitsplatzbezogene Auswertung
Ein Gesamtdurchschnitt über die ganze Einrichtung verdeckt Belastungsspitzen einzelner Bereiche, Schichten oder Standorte, weil sich hohe und niedrige Werte gegenseitig aufheben. Bestehen Sie darauf, dass die Auswertung nach Arbeitsbereichen aufgeschlüsselt vorgelegt wird, damit sichtbar bleibt, wo die Belastung tatsächlich hoch ist.
Geben Sie Maßnahmen nur mit Termin, Verantwortlichem und Budget frei
Ein Protokoll mit guten Vorsätzen ist kein Maßnahmenplan. Freigeben lassen sich nur Maßnahmen, die einen Termin, eine verantwortliche Person und, wo nötig, ein Budget tragen, sonst bleibt es bei der Absicht.
Lassen Sie sich die Umsetzung zu festen Terminen nachweisen
Fragen Sie zu den vereinbarten Terminen aktiv nach dem Stand, statt auf einen Bericht zu warten, der von selbst kommt. Beschlossene Maßnahmen, die niemand nachhält, gehen im laufenden Betrieb unter, gerade wenn Personalmangel oder akute Fälle Vorrang bekommen.
Lassen Sie die Wirksamkeit erneut prüfen
Nach angemessener Frist wird die Beurteilung wiederholt und das Ergebnis mit den Ausgangswerten verglichen. Erst dieser Vergleich zeigt, ob eine Maßnahme tatsächlich gewirkt hat oder nur beschlossen wurde. Eine feste Frist schreibt das Gesetz dafür nicht vor, angemessen ist die Frist, die zur Art der Maßnahme und zur Veränderungsgeschwindigkeit im eigenen Betrieb passt.
Nehmen Sie die Ergebnisse in Ihre Managementbewertung auf
Sie als Geschäftsführung oder Vorstand kennen die Zahlen zu Belastung, Maßnahmen und Krankenstand, bevor sich eine Entwicklung verfestigt, nicht erst danach. So lässt sich gegensteuern, während eine Maßnahme noch wirken kann, statt erst auf einen bereits gestiegenen Krankenstand zu reagieren. Ist Ihre Einrichtung nach ISO 9001 zertifiziert, gehört dieser Punkt in die reguläre Managementbewertung.
Lassen Sie die Dokumentation vollständig aufbewahren
Beurteilung, Maßnahmenplan, Umsetzungsnachweise und Prüfprotokoll gehören zusammen abgelegt. Im internen Audit oder im Fall einer behördlichen Anordnung ist das die Unterlage, die zählt.
Wer ist in der eigenen Organisation zuständig?
Die Gefährdungsbeurteilung ist und bleibt Aufgabe des Arbeitsschutzes, nicht des Qualitätsmanagements. Ob sie über die einzelne Erhebung hinaus wirkt, hängt aber davon ab, ob die Leitungsebene die folgenden Phasen mitverfolgt, statt sie allein der Fachstelle zu überlassen. Die folgende Tabelle ordnet jeder Phase zu, wer sie originär verantwortet, und zeigt, welcher Fehler entsteht, wenn eine Phase für sich allein steht.
| Phase | Originär zuständig | Typischer Fehler, wenn die Phase isoliert bleibt |
|---|---|---|
| Erhebung | Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt | Erhebung erfolgt einmalig, ohne festen Wiederholungstermin |
| Maßnahmenableitung | Arbeitsschutzausschuss, Leitung vor Ort | Maßnahmen stehen im Protokoll, aber ohne Termin oder verantwortliche Person |
| Maßnahmenverfolgung | Leitung vor Ort | Niemand prüft zu einem festen Termin, ob die Maßnahme tatsächlich umgesetzt wurde |
| Wirksamkeitsprüfung | Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt | Wirkung wird angenommen, nicht mit Daten aus der Wiederholung belegt |
| Managementbewertung | Geschäftsführung, Vorstand | Ergebnisse erreichen die Leitungsebene gar nicht oder erst, wenn der Krankenstand schon spürbar gestiegen ist |
Rollenbezeichnungen variieren je nach Träger und Betriebsgröße. Maßgeblich ist die tatsächliche Funktion, nicht der Titel.
Angenommen, die Fachkraft für Arbeitssicherheit führt die Erhebung durch und hält die Ergebnisse in einem Protokoll fest, das im Arbeitsschutzausschuss vorgestellt wird. Alle nicken zustimmend, aber niemand legt schriftlich fest, wer welche Maßnahme bis wann umsetzt. Ohne diese Festlegung bleibt es bei der Erhebung, und beim nächsten Krankenstandsbericht taucht dieselbe Belastung unverändert wieder auf, obwohl formal eine Beurteilung stattgefunden hat.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Fangen Sie nicht bei einer neuen Erhebung an. Prüfen Sie zuerst, ob es für Ihre letzte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ein Protokoll mit Maßnahmen, Terminen und einer Wirksamkeitsprüfung gibt, oder ob nur ein Befragungsergebnis im Ordner liegt. Fehlt der Kreislauf, ist genau das der erste Punkt, den Sie schriftlich einfordern, mit Datum und verantwortlicher Person. Setzen Sie danach einen Termin für die Managementbewertung, in der Belastung, Maßnahmen und Krankenstand gemeinsam auf den Tisch kommen, statt in getrennten Ordnern zu verbleiben. So wird aus drei Einzelthemen eine Steuerungsfrage, über die die Leitungsebene tatsächlich entscheidet.
Belastung, Maßnahmen und Krankenstand gehören auf denselben Tisch
Ich verfolge bei der Begleitung als externer Qualitätsmanagementbeauftragter genau diese Anbindung: dass die Gefährdungsbeurteilung nicht neben dem Qualitätsmanagement herläuft, sondern mit Maßnahmenverfolgung und Managementbewertung verzahnt ist. Wo mir das im internen Audit auffällt, benenne ich es als offene Lücke, nicht als erledigten Punkt.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Ja. Paragraf 5 Arbeitsschutzgesetz gilt für jeden Arbeitgeber unabhängig von Betriebsgröße, Rechtsform oder Branche. Eine Ausnahme für kleine Vereine oder Träger ohne eigene Arbeitsschutzorganisation sieht das Gesetz nicht vor.
Die fehlende Beurteilung selbst ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Bußgeldbewehrt ist erst der Verstoß gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung, mit bis zu 30.000 Euro für Arbeitgeber oder verantwortliche Personen (Paragraf 25 Arbeitsschutzgesetz). Bis eine solche Anordnung ergeht, muss die Behörde die Lücke zunächst feststellen.
Ab dem Kalenderjahr 2026 müssen die Länder mindestens 5 Prozent der Betriebe im Jahr besichtigen (Paragraf 21 Absatz 1a Arbeitsschutzgesetz). Rechnerisch, bei gleichmäßiger Verteilung, träfe das einen Betrieb im Schnitt einmal in 20 Jahren. Wie eine einzelne Behörde ihre Kontrollen tatsächlich priorisiert, kann davon abweichen.
Allein nicht. Eine Befragung ist ein mögliches Erhebungsinstrument, aber die Gefährdungsbeurteilung verlangt darüber hinaus eine arbeitsplatzbezogene Auswertung, davon abgeleitete Maßnahmen, deren Verfolgung und eine spätere Wirksamkeitsprüfung. Ein Fragebogenergebnis ohne diese weiteren Schritte belegt keine abgeschlossene Beurteilung.
Für Einrichtungen des Gesundheitsdienstes und der Wohlfahrtspflege mit mehr als 50 Beschäftigten bietet die BGW das Betriebsbarometer als modular aufgebautes Befragungsinstrument an. Für kleinere Träger oder als Ergänzung nennt die seit 2014 fortgeschriebene GDA-Empfehlung zur Berücksichtigung psychischer Belastung in der Gefährdungsbeurteilung weitere geprüfte Verfahren der Unfallversicherungsträger.
Meist, weil die Beurteilung bei der Erhebung endet. Nach der GDA-Befragung 2023/24 berücksichtigen zwar rund zwei Drittel der Betriebe mit Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung, doch ob daraus wirksame Maßnahmen mit Terminen, Verfolgung und erneuter Prüfung werden, ist eine zweite, unabhängige Frage. Eine Erhebung ohne diesen Kreislauf verändert am Arbeitsplatz nichts.
Quellen
Stand aller Angaben: 19. September 2026.
