Sachsen ohne Fachkraftquote: den Personalbedarf selbst begründen

Wer nur den Namen der Reform kennt, liest sie leicht falsch: als Lockerung, die weniger Personal erlaubt. Das Gegenteil ist richtig, denn an die Stelle der festen Zahl tritt eine strengere Pflicht: Die Einrichtung muss den eigenen Personalbedarf jetzt selbst herleiten und im Prüfungsfall belegen.

Wer wenig Zeit hat, springt direkt zu den sechs Schritten für die Leitungsebene.

Betroffen sind alle stationären Pflegeeinrichtungen in Sachsen und jede anbieterverantwortete Wohngemeinschaft, unabhängig davon, ob sie schon lange bestehen oder erst neu gegründet werden. Der Sächsische Landtag hat das neue Heimrecht am 20. März 2024 beschlossen. In Kraft ist es seit dem 13. April 2024, einen Tag nach der amtlichen Verkündung. An diesem Tag hat das SächsWTG das bisherige SächsBeWoG vollständig abgelöst.

Verschwunden ist damit eine Zahl, an der sich Personaleinsatzplanung und Prüfung bisher gleichermaßen orientierten. Verschwunden ist nicht die Pflicht, ausreichend und fachlich geeignetes Personal einzusetzen: § 15 Absatz 3 SächsWTG verlangt weiterhin, dass Anzahl und Eignung der Beschäftigten zur jeweiligen Tätigkeit passen. Was fehlt, ist damit nur die feste Rechengröße, nicht die Sicherstellungspflicht selbst.

Zwei Regelwerke tragen die Reform, und sie regeln unterschiedliche Ebenen. Das SächsWTG legt fest, was von einer Einrichtung oder Wohngemeinschaft grundsätzlich verlangt wird. Die Sächsische Wohnteilhabeverordnung (SächsWTVO), in Kraft seit dem 11. Januar 2025, konkretisiert das im Detail: Qualifikation der Fachkräfte, Fort- und Weiterbildung, Personaleinsatz und bauliche Anforderungen. Für die Praxis heißt das: Details zur Fortbildung oder zur Personaleinsatzplanung stehen meist in der Verordnung, nicht im Gesetzestext selbst. Das Gesetz bleibt der Rahmen, die Verordnung liefert die Details dazu.

Beide Regelwerke gelten für stationäre Pflegeeinrichtungen und für anbieterverantwortete Wohngemeinschaften mit drei bis zwölf Bewohnerinnen und Bewohnern (§ 3 SächsWTG). Ein klassischer ambulanter Pflegedienst, der einzelne Menschen in deren eigener Wohnung versorgt, fällt nicht darunter. Ebenfalls ausgenommen sind reine Angebote der Tages- und Nachtpflege (§ 2 Absatz 2 Satz 3 SächsWTG). Manche Träger führen mehrere Angebotsformen unter einem Dach, etwa eine stationäre Einrichtung mit angeschlossenem ambulantem Dienst. Dann sollten sie für jede Betriebsform einzeln klären, welche Vorschrift des SächsWTG greift, statt eine einheitliche Regelung für den ganzen Standort anzunehmen.

Geprüft wird zentral, nicht je Landkreis. Zuständig ist landesweit der Kommunale Sozialverband Sachsen (KSV Sachsen), unabhängig davon, in welchem Landkreis oder welcher kreisfreien Stadt eine Einrichtung liegt (§ 31 Absatz 1 SächsWTG). Die Fachaufsicht über den KSV Sachsen selbst, nicht über die einzelne Einrichtung, führt das Staatsministerium für Soziales, Gesundheit und Gesellschaftlichen Zusammenhalt, dem er nach § 31 Absatz 3 SächsWTG alle zwei Jahre über seine Arbeit berichtet. Für die einzelne Einrichtung bedeutet die zentrale Zuständigkeit vor allem eines: Es gibt keine unterschiedliche Prüfpraxis je nach Landkreis, an der sich eine eigene Auslegung orientieren ließe. Was der KSV Sachsen an einem Standort verlangt, gilt grundsätzlich genauso an jedem anderen, unabhängig davon, wie groß oder klein die jeweilige Einrichtung ist.

Die Antwort hängt davon ab, welche Leistungen die Einrichtung erbringt. Wer Leistungen nach § 43 SGB XI erbringt, also vollstationäre Pflege über die Pflegeversicherung, erfüllt die Anforderung unter einer Bedingung. Anzahl und Qualifikation des Personals müssen der in der Pflegesatzvereinbarung vereinbarten Ausstattung entsprechen (§ 15 Absatz 4 SächsWTG).

Diese vereinbarte Ausstattung folgt wiederum aus einem bundeseinheitlichen Verfahren, dem Personalbemessungsverfahren PeBeM. Für jeden Pflegegrad legt der Bund Personalanhaltswerte je Vollzeitstelle fest, getrennt nach Fachkraft-, Assistenz- und Hilfskraftpersonal. Die konkrete Zahl für eine Einrichtung ergibt sich damit aus deren tatsächlicher Bewohnerstruktur, ausgehandelt mit den Pflegekassen, nicht aus einer landeseinheitlichen Quote und nicht aus diesem Beitrag. Der Unterschied zur alten Fachkraftquote liegt vor allem in der Reihenfolge: Früher stand die Zahl im Gesetz, und die Einrichtung musste sie erfüllen. Heute steht die Zahl in einer individuellen Vereinbarung, die erst aus der tatsächlichen Bewohnerstruktur abgeleitet und mit den Pflegekassen ausgehandelt werden muss, bevor sie gilt.

Für Einrichtungen ohne solche SGB-XI-Leistungen gilt ein allgemeinerer Maßstab (§ 15 Absatz 5 SächsWTG). Betreuende, pflegerische und assistierende Tätigkeiten dürfen dann nur von Fachkräften oder unter deren angemessener Beteiligung ausgeführt werden, soweit der Rahmenvertrag nichts anderes vorsieht.

In der Praxis entsteht zwischen der vereinbarten und der tatsächlich besetzten Stelle häufig eine Lücke, etwa durch Krankheitsausfälle oder eine offene Stelle, die sich nicht sofort neu besetzen lässt. Solche Lücken sollten Sie erklären und möglichst durch ein Ausfallkonzept auffangen, damit die Angemessenheit der Personalausstattung im Prüfungsfall nachvollziehbar bleibt.

Eigens geregelt bleibt die Nachtwache, und zwar bewusst getrennt von der allgemeinen Personalbemessung. In Einrichtungen mit pflegebedürftigen Bewohnerinnen und Bewohnern muss als aktive Nachtwache mindestens eine Fachkraft ständig anwesend sein (§ 15 Absatz 6 Satz 4 SächsWTG). Besteht die Einrichtung aus mehreren abgeschlossenen Gebäuden, gilt das für jedes Gebäude einzeln, weil sich in der Nacht keine zusätzliche Fachkraft kurzfristig aus einem anderen Gebäude holen lässt.

Das alles muss dokumentiert werden, nicht nur eingehalten. § 9 SächsWTG verlangt Aufzeichnungen zu Name, Qualifikation, Arbeitszeit und Dienstplänen der Beschäftigten sowie zu Pflegegrad und Betreuungsbedarf der Bewohnerinnen und Bewohner. Wer diese beiden Datensätze nicht laufend führt, kann die Angemessenheit der eigenen Personalausstattung im Prüfungsfall nicht belegen, unabhängig davon, wie gut sie tatsächlich ist. Deshalb lohnt sich der Abgleich mit den laufenden Dienstplänen, bevor eine Liste eigens für den Prüftermin zusammengestellt wird.

Für anbieterverantwortete Wohngemeinschaften gelten zwei unterschiedliche Regeln für zwei unterschiedliche Personengruppen, und wer das übersieht, begründet am falschen Paragrafen. Maßgeblich ist dabei nicht die Bezeichnung der Wohnform, sondern wer dort tatsächlich lebt: Für Menschen mit Behinderungen verlangt § 19 Absatz 4 Nummer 2 SächsWTG, dass der Leistungsanbieter bei Bedarf eine Rufbereitschaft außerhalb der Betreuungszeiten sicherstellt.

Für pflegebedürftige Volljährige gilt eine andere Regel. Grundsätzlich muss die ständige Anwesenheit einer geeigneten Person gewährleistet sein (§ 21 Absatz 1 SächsWTG). Nur wenn der konkrete Pflege- und Betreuungsbedarf diese ständige Anwesenheit nicht erfordert, genügt die Erreichbarkeit einer Fachkraft in angemessener Zeit. Diese Einschätzung trifft die Einrichtung selbst, nicht der KSV Sachsen im Vorhinein.

Was das im Alltag heißt, konkretisiert die Verordnung: In Zeiten ohne anwesende Fachkraft muss eine Rufbereitschaft sichergestellt sein (§ 30 Absatz 2 SächsWTVO). Rufbereitschaft ist damit kein genereller Ersatz für Personal, sondern eine Ausnahme für einzelne Zeiten, die durch eine begründete, nachvollziehbare Einschätzung der Bewohnerstruktur getragen wird. Diese Einschätzung muss dokumentiert werden, nicht nur die Entscheidung selbst.

Für die Personaleinsatzplanung folgt daraus eine zusätzliche Prüfung: Es reicht nicht, die Wohngemeinschaft insgesamt zu betrachten. Die Einschätzung muss für die dort tatsächlich lebenden Menschen aktuell sein und sich ändern, sobald sich deren Pflege- oder Betreuungsbedarf ändert.

Landesheimrecht und Bundesrecht regeln unterschiedliche Dinge, geraten in der Praxis aber leicht durcheinander. Beide Ebenen verfolgen einen anderen Zweck: Das Ordnungsrecht des Landes soll Gefahren für Bewohnerinnen und Bewohner abwehren, das Bundesrecht regelt, wofür die Pflegeversicherung zahlt. Wer beides vermischt, argumentiert bei einer Prüfung an der falschen Stelle. Die folgende Übersicht trennt deshalb, was in Sachsen über die Heimaufsicht gilt, von dem, was bundesweit über die Pflegeversicherung läuft.

Eine bloße Personalunterdeckung ist für sich noch keine Ordnungswidrigkeit. Bußgeldbewehrt nach § 33 Absatz 1 Nummer 6 SächsWTG ist erst die Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung, die der KSV Sachsen nach vorheriger Beratung nach § 25 SächsWTG erlassen hat.

Für die Leitungsebene folgt daraus eine einfache Faustregel. Wer die Höhe der Personalausstattung begründen will, verweist auf das Bundesrecht und die Pflegesatzvereinbarung. Wer dagegen die Frage der Aufsicht, der Nachtwache oder der Wohngemeinschaft beantwortet, verweist auf das SächsWTG. Beides in einem Schreiben zu vermischen, schwächt die Begründung eher, als sie zu stärken.

Aus alledem lassen sich sechs Schritte für die Praxis ableiten. Sie bauen aufeinander auf: Erst die schriftliche Begründung, dann der Abgleich mit der tatsächlichen Besetzung, dann die Absicherung der Randzeiten und der Nachweise. Keiner der sechs Schritte ersetzt eine Rechtsberatung im Einzelfall, aber jeder lässt sich unabhängig von der Betriebsgröße umsetzen, von der Einzeleinrichtung bis zum Trägerverbund mit mehreren Standorten.

Eine Zahl kann Ihnen an dieser Stelle niemand seriös vorgeben, weder ein Gesetzestext noch ein Werkzeug im Internet, denn die richtige Zahl hängt von der konkreten Bewohnerstruktur Ihrer Einrichtung ab. Was sich vorstrukturieren lässt, ist der Aufbau der schriftlichen Begründung selbst. Der folgende Generator setzt aus Ihren Angaben zu Einrichtungstyp, Bewohnerstruktur und Nachtorganisation ein Gerüst zusammen, das Sie um die tatsächlichen Zahlen, Namen und Qualifikationen ergänzen. Er ersetzt weder die Pflegesatzvereinbarung noch die fachliche Konzeption, sondern ordnet beide in einen zusammenhängenden Text ein, der sich bei einer Prüfung sofort vorlegen lässt.

Am wichtigsten ist der Blick in den eigenen Ordner, und zwar für jeden Standort einzeln, nicht nur stichprobenartig für einen. Steht dort noch die alte Fachkraftquote als Zielgröße, oder liegt bereits eine Herleitung aus der Bewohnerstruktur vor? Wer das jetzt nachträgt, hat es bei der nächsten Prüfung durch den KSV Sachsen bereits vorliegen, statt es unter Zeitdruck nachzuliefern. Eine einmal erstellte Begründung ist zudem kein Dokument fürs Archiv: Ändert sich die Bewohnerstruktur wesentlich, sollte auch die Begründung erneut geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Wie ein internes Audit dafür aufgebaut wird, beschreibt der Leitfaden zum internen Audit im Sozialwesen. Wer für dieselbe Einrichtung auch das Gewaltschutzkonzept auf dem aktuellen Stand halten will, findet dazu einen eigenen Beitrag zum Gewaltschutzkonzept. Einen Ländervergleich des Heimrechts über Sachsen hinaus bietet der Beitrag Heimrecht in sechs Ländern.

Quellen

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.