Meldestelle teilen: nur zwischen 50 und 249 Beschäftigten erlaubt
Wer in seinem Betrieb einen Rechtsverstoß meldet, braucht eine feste Anlaufstelle. Ab in der Regel 50 Beschäftigten schreibt das Hinweisgeberschutzgesetz eine solche interne Meldestelle vor. Zwischen 50 und 249 Beschäftigten dürfen sich mehrere Träger sie teilen, ab 250 Beschäftigten nicht mehr.
Beschäftigungsgeber: im Sozialwesen ist das der Träger, nicht die einzelne Einrichtung. Nach § 3 Absatz 9 des Hinweisgeberschutzgesetzes, kurz HinSchG, zählt dazu jede natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts mit mindestens einer beschäftigten Person.
Interne Meldestelle: die Stelle, die Meldungen zu Rechtsverstößen entgegennimmt, prüft und der hinweisgebenden Person fristgerecht zurückmeldet. Ab in der Regel 50 Beschäftigten ist sie Pflicht (§ 12 Absatz 1 und 2 HinSchG).
Gemeinsame Meldestelle: eine von mehreren privaten Beschäftigungsgebern mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten gemeinsam betriebene Stelle (§ 14 Absatz 2 HinSchG). Die Pflicht zur Abhilfe und zur Rückmeldung bleibt dabei bei jedem einzelnen Beschäftigungsgeber.
Warum braucht diese Größenklasse eine eigene Rechnung?
817.711 Beschäftigte arbeiteten zum Stichtag 15. Dezember 2023 in den 16.505 Pflegeheimen in Deutschland, rechnerisch 49,5 Beschäftigte je Heim (Statistisches Bundesamt, Pflegestatistik 2023). Ein Träger mit nur einem einzigen Heim liegt damit rechnerisch bereits an der Schwelle, ab der eine interne Meldestelle Pflicht wird: in der Regel 50 Beschäftigte.
Auch andere Bereiche des Sozialwesens liegen häufig in dieser Größenklasse. Das Statistische Bundesamt teilt Betriebe nach ihrer Beschäftigtenzahl in Größenklassen ein. Genau in der Klasse von 50 bis 249 Beschäftigten liegen 11.765 rechtliche Einheiten im Wirtschaftsabschnitt Gesundheits- und Sozialwesen (Statistisches Bundesamt, Unternehmensregister 2024, Stand 1. Dezember 2025). Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie, Suchthilfe und Pflege treffen damit besonders oft auf eine Rechtsfrage, die ausschließlich die Leitung beantworten kann.
Wer die Organisationsform der Meldestelle wählt, entscheidet der Beschäftigungsgeber selbst, also die Geschäftsführung oder der Vorstand. Einrichtungsleitungen können vorbereiten und zuarbeiten. Entscheiden dürfen sie nicht, weil mit der Wahl auch die Verantwortung für eine unabhängig, vertraulich und fristgerecht arbeitende Stelle verbunden ist.
Bei Trägern mit mehreren Standorten kommt eine zweite Weichenstellung dazu: Gezählt wird trägerweit, nicht je Einrichtung. Wer nur den größten Standort betrachtet, unterschätzt die eigene Größenklasse leicht und übersieht damit möglicherweise eine bereits bestehende Pflicht.
Angenommen, ein Träger betreibt drei Wohngruppen mit je 20 Beschäftigten: Für sich genommen bleibt jede Einrichtung unter der Schwelle von 50. In der Summe beschäftigt der Träger aber 60 Menschen und liegt damit über der Schwelle, eine interne Meldestelle wird für ihn Pflicht.
Welche Rechtsfolgen an dieser Schwelle hängen und wie die drei zulässigen Organisationsformen im Einzelnen aussehen, erklären die folgenden Abschnitte.
Was schreibt das Gesetz vor: Schwelle, Formen, Fristen?
Ab in der Regel mindestens 50 Beschäftigten muss ein Beschäftigungsgeber eine interne Meldestelle einrichten und betreiben (§ 12 Absatz 1 und 2 HinSchG).
Wie diese Stelle organisiert ist, regelt ein eigener Paragraf, § 14 HinSchG, und er kennt drei Formen. Nach Absatz 1 kann die Meldestelle eine einzelne beschäftigte Person sein, eine Arbeitseinheit im eigenen Haus oder ein beauftragter Dritter, etwa eine externe Ombudsstelle oder eine Kanzlei, die auf die Entgegennahme solcher Meldungen spezialisiert ist. Wer einen Dritten beauftragt, ist damit trotzdem nicht aus der Pflicht: Verstöße abzustellen bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers selbst.
Absatz 2 bringt die Erleichterung, um die es in diesem Beitrag geht. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Stelle für die Entgegennahme von Meldungen einrichten. Wörtlich verbleiben dabei zwei Pflichten bei jedem einzelnen Beschäftigungsgeber: Maßnahmen zu ergreifen, die einen gemeldeten Verstoß abstellen, und der hinweisgebenden Person zurückzumelden, was daraus geworden ist. Wer eine gemeinsame Stelle wählt, kauft sich damit die Entgegennahme und die Erstprüfung einer Meldung ein, nicht die Abhilfe.
Privater Beschäftigungsgeber im Sinn von § 3 Absatz 10 HinSchG ist, wer keine öffentlich-rechtliche Einrichtung ist und auch nicht im Eigentum oder unter der Kontrolle einer solchen steht. Eingetragene Vereine, gGmbH und Stiftungen fallen darunter, kommunale Eigenbetriebe in der Regel nicht.
Welche Fristen gelten, unabhängig von der Organisationsform?
Für alle drei Organisationsformen gelten dieselben Fristen (§ 17 HinSchG). Die Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen. Innerhalb von drei Monaten nach dieser Bestätigung teilt sie mit, welche Folgemaßnahmen geplant sind oder schon laufen, soweit das laufende Ermittlungen und die Rechte Betroffener nicht beeinträchtigt. Bleibt die Eingangsbestätigung aus, beginnt die Drei-Monats-Frist trotzdem: Sie läuft dann ab dem siebten Tag nach Eingang der Meldung. Bei einer gemeinsamen Stelle laufen diese Fristen über die gemeinsame Stelle, die Verantwortung für das Ergebnis bleibt aber beim einzelnen Beschäftigungsgeber.
Welche sieben Schritte führen zur passenden Meldestelle?
Die folgenden Schritte richten sich an Geschäftsführung und Vorstand. Sie führen von der Zählung der Beschäftigten bis zur vertraglich abgesicherten Organisationsform.
Beschäftigte trägerweit zählen
Zählen Sie im Jahresdurchschnitt, nicht je Einrichtung. Bei mehreren Standorten desselben Trägers zählt die Summe. Bei mehreren Gesellschaften zählt dagegen jede für sich, weil jede ein eigener Beschäftigungsgeber ist. Wie sich die Meldestelle trotzdem bündeln lässt, beschreibt der Beitrag Ein Verbund, viele Gesellschaften.
Schwelle prüfen und dokumentieren
Prüfen Sie, ob die Schwelle von in der Regel 50 Beschäftigten erreicht ist. Halten Sie das Ergebnis mit Datum fest, damit es beim nächsten internen Audit nachvollziehbar bleibt.
Organisationsform entscheiden
Entscheiden Sie zwischen einer eigenen Stelle, einer gemeinsamen Stelle mit anderen privaten Trägern und einem beauftragten Dritten. Der Entscheidungsbaum weiter unten führt durch die dafür wichtigen Fragen.
Gemeinsame Stelle vertraglich regeln
Regeln Sie bei einer gemeinsamen Stelle vorab mit den Partnerträgern, wer welche Aufgabe übernimmt, wie die Kosten verteilt werden und wer bei Ausfall vertritt. Erst danach sollte die Stelle Meldungen entgegennehmen.
Meldewege abgrenzen
Legen Sie Meldewege schriftlich fest. Grenzen Sie sie ausdrücklich von Beschwerdemanagement und Gewaltschutz-Meldewegen ab, damit alle Beteiligten wissen, an wen sie sich mit welchem Anliegen wenden. Beschäftigte, Klientinnen und Angehörige sollen aus der Verfahrensanweisung erkennen können, welcher Weg für ihr Anliegen der richtige ist.
Fristen verankern
Verankern Sie die Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung aus § 17 HinSchG in einer Verfahrensanweisung, damit sie nicht von der Erinnerung einzelner Personen abhängen.
Wachstum beobachten
Beobachten Sie die Beschäftigtenentwicklung Richtung 250. Bereiten Sie den Wechsel der Organisationsform vor, bevor die Schwelle erreicht ist, denn eine Übergangsfrist sieht das Gesetz dafür nicht vor.
Das folgende Werkzeug bildet Schritt 3 ab: Es führt über wenige Fragen zu einer der drei zulässigen Organisationsformen. Der Abstand zur Schwelle von 250 Beschäftigten lässt sich zusätzlich anzeigen, das ist eine Nebeninformation und kein Ersatz für die Fragen.
Angenommen, drei ambulante Pflegedienste mit je 70 Beschäftigten schließen sich zu einem Verbund zusammen und richten eine gemeinsame Meldestelle ein: Die Stelle nimmt für alle drei Dienste die Meldungen entgegen und prüft sie vor. Einen gemeldeten Verstoß abzustellen und der hinweisgebenden Person zurückzumelden bleibt trotzdem Aufgabe jedes einzelnen Dienstes.
Was ändert sich ab 250 Beschäftigten?
An der Grenze von 250 Beschäftigten hängen zwei unterschiedliche Konsequenzen, die leicht miteinander verwechselt werden. Die erste betrifft jeden pflichtigen Träger, unabhängig von seiner Größe: Fehlt eine vorgeschriebene interne Meldestelle, handelt der Beschäftigungsgeber ordnungswidrig, begeht also einen mit Bußgeld bewehrten Verstoß und keine Straftat (§ 40 Absatz 2 Nummer 2 HinSchG). Der Bußgeldrahmen dafür liegt bei bis zu 20.000 Euro (§ 40 Absatz 6 HinSchG). Sie wird hier genannt, weil sie beim Wechsel der Organisationsform besonders leicht übersehen wird.
Die zweite Konsequenz betrifft ausschließlich das Überschreiten der 250er-Schwelle: Erreicht oder überschreitet ein Träger 250 Beschäftigte, entfällt die Möglichkeit der gemeinsamen Stelle (§ 14 Absatz 2 HinSchG). Für diesen Übertritt sieht das Gesetz keine Übergangsfrist vor.
Eine bislang gemeinsam betriebene Stelle verliert für den wachsenden Träger in dem Moment ihre Rechtsgrundlage, in dem die Schwelle überschritten wird, nicht erst zum nächsten Geschäftsjahr.
Wer über die Schwelle wächst, etwa durch die Übernahme einer weiteren Einrichtung oder den Aufbau eines zweiten Standorts, plant die Umstellung deshalb vor dem Übertritt, nicht danach.
Angenommen, ein Träger wächst durch die Übernahme einer weiteren Einrichtung von 240 auf 260 Beschäftigte: Am Tag der Übernahme verliert die bisher gemeinsam genutzte Meldestelle für diesen Träger ihre Rechtsgrundlage. Eine Übergangsfrist für die Umstellung auf eine eigene Stelle gibt es dafür nicht.
Ist die Meldestelle dasselbe wie unser Beschwerdemanagement?
Nein, beide Wege haben unterschiedliche Adressaten. Die Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz nimmt Hinweise von Beschäftigten zu Rechtsverstößen entgegen. Das Beschwerdemanagement nimmt Rückmeldungen von Klientinnen, Bewohnern und Angehörigen zur Qualität der Leistung entgegen.
Beide Wege haben außerdem unterschiedliche Fristen und unterschiedliche gesetzliche Grundlagen. Deshalb gehören sie in der Verfahrensanweisung getrennt beschrieben, auch wenn im Alltag dieselbe Person beide Postfächer betreut. Vermischt eine Einrichtung beide Wege in einem gemeinsamen Formular, laufen für die eingehenden Meldungen leicht die falschen Fristen. Wie ein wirksames Beschwerdemanagement aufgebaut ist, beschreibe ich im Beitrag Beschwerdemanagement als Qualitätsindikator. Die Anforderungen an ein Gewaltschutzkonzept mit eigenen Meldewegen, die ebenfalls nicht mit der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vermischt werden sollten, habe ich in einem eigenen Beitrag beschrieben: Gewaltschutzkonzept.
Wie unterscheiden sich die drei Größenklassen?
Die folgende Tabelle stellt die drei Größenklassen mit ihrer jeweiligen Pflicht und den zulässigen Organisationsformen gegenüber.
| Größenklasse | Pflicht zur Meldestelle | Organisationsform nach HinSchG | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Unter 50 Beschäftigte | Keine Pflicht, § 12 Abs. 2 HinSchG. | Freiwillig möglich. | Andere melderechtliche Pflichten, etwa gegenüber der Heimaufsicht, bleiben unberührt. |
| 50 bis 249 Beschäftigte, dieser Beitrag | Pflicht nach § 12 Abs. 1 HinSchG. | Eigene Stelle, gemeinsame Stelle mit anderen privaten Trägern oder beauftragter Dritter nach § 14 HinSchG. | Abhilfe und Rückmeldung bleiben auch bei gemeinsamer Stelle beim einzelnen Beschäftigungsgeber. |
| 250 Beschäftigte oder mehr | Pflicht nach § 12 Abs. 1 HinSchG. | Eigene Stelle oder beauftragter Dritter nach § 14 Abs. 1 HinSchG. | Gemeinsame Stelle nach § 14 Abs. 2 HinSchG ist nicht mehr zulässig, die Verbandslösung entfällt ohne Übergangsfrist. |
Rechtsgrundlagen: § 12 und § 14 HinSchG. Stand aller Angaben: 19. September 2026.
Häufige Fragen
Ab in der Regel 50 Beschäftigten, trägerweit und im Jahresdurchschnitt gezählt. Das schreibt § 12 Absatz 1 und 2 HinSchG vor. Unter dieser Schwelle ist eine Meldestelle freiwillig möglich, aber nicht verpflichtend.
Ja, wenn jeder beteiligte Träger ein privater Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ist. § 14 Absatz 2 HinSchG erlaubt dann eine gemeinsame Stelle für die Entgegennahme von Meldungen. Die Pflicht zur Abhilfe und zur Rückmeldung bleibt trotzdem bei jedem einzelnen Träger.
Die Möglichkeit der gemeinsamen Stelle nach § 14 Absatz 2 HinSchG entfällt. Der Träger braucht dann eine eigene Stelle oder einen beauftragten Dritten. Eine Übergangsfrist für diesen Wechsel sieht das Gesetz nicht vor, deshalb sollte die Umstellung schon vor dem Überschreiten der Schwelle vorbereitet sein.
Nein. Die Meldestelle nimmt Hinweise von Beschäftigten zu Rechtsverstößen entgegen, das Beschwerdemanagement Rückmeldungen von Klientinnen, Bewohnern und Angehörigen zur Leistungsqualität. Beide Wege sollten in der Verfahrensanweisung getrennt beschrieben sein.
Bis zu 20.000 Euro. Das Fehlen einer vorgeschriebenen internen Meldestelle ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 40 Absatz 2 Nummer 2 HinSchG, der Bußgeldrahmen ergibt sich aus § 40 Absatz 6 HinSchG.
Trägerweit, nicht je Einrichtung. Ein Träger mit mehreren kleinen Standorten kann die Schwelle von 50 Beschäftigten in Summe erreichen, obwohl keiner der Standorte für sich genommen dort liegt.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Zwei Dinge lassen sich kurzfristig klären. Lassen Sie die aktuelle, trägerweite Beschäftigtenzahl im Jahresdurchschnitt zusammenstellen, wenn das nicht ohnehin vorliegt. Setzen Sie außerdem die Entscheidung zwischen eigener, gemeinsamer und beauftragter Stelle als Tagesordnungspunkt in die nächste Sitzung der Geschäftsführung oder des Vorstands. In die Zuständigkeit der Einrichtungsleitung gehört diese Entscheidung nicht. Vermerken Sie das Ergebnis anschließend mit Datum im Rechtskataster, damit die nächste Prüfung denselben Stand vorfindet.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Verfahren zum Stand 19. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Quellen
Stand aller Angaben: 19. September 2026.
Die Meldestelle im Qualitätsmanagement verankern
Ob die gewählte Organisationsform in der Praxis trägt, prüfe ich im internen Audit, so wie jedes andere Pflichtelement des Qualitätsmanagements. Die Entscheidung zwischen eigener, gemeinsamer und beauftragter Stelle bleibt dabei Sache der Geschäftsführung oder des Vorstands.
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