Stichprobe statt Vollprüfung: Wenn ein Standort alle gefährdet

Wer nur die Größenordnung der eigenen Stichprobe ermitteln will, springt direkt zum Stichprobenrechner.

Muss ein Zertifizierer bei einem Träger mit vielen Standorten wirklich jeden einzelnen Standort besuchen? Die verbreitete Annahme lautet ja, aus Vorsicht, und ist bei größeren Verbünden meistens falsch. Das Stichprobenverfahren, das die Definition oben beschreibt, ist keine Kulanz des Zertifizierers, sondern seit Jahren ein festgelegtes, verbindlich geregeltes Verfahren für sogenannte Multi-Site-Organisationen. Wer die Regel kennt, kann den nächsten Audittermin realistischer planen, statt sich auf eine Vollprüfung vorzubereiten, die möglicherweise gar nicht stattfindet.

Das Verfahren stammt ursprünglich von einem internationalen Zusammenschluss der Akkreditierungsstellen, dem International Accreditation Forum, kurz IAF, das die Regel zuletzt 2023 als sogenanntes Mandatory Document 1 (IAF MD 1) veröffentlichte. Zum 1. Januar 2026 hat das IAF seinen eigenständigen Betrieb eingestellt und ist gemeinsam mit der International Laboratory Accreditation Cooperation (ILAC) in einer neu gegründeten Organisation aufgegangen, der Global Accreditation Cooperation Incorporated, kurz Global ACI. Die Regel selbst wurde dabei nicht neu geschrieben: Global ACI hat den Text nur unter der neuen Bezeichnung Global ACI-TECH-3-001 herausgegeben, ausdrücklich ohne inhaltliche Änderung gegenüber der IAF-Fassung von 2023 (Global ACI, Ausgabedatum 10. Juli 2026, Anwendung ab 28. August 2026). Wer noch von IAF MD 1 spricht, meint also dasselbe Regelwerk unter neuem Namen.

Für Träger heißt das: Die Zahl der Standorte allein entscheidet nicht darüber, ob eine Stichprobe möglich ist. Das gilt unabhängig davon, ob Sie mit wenigen angegliederten Wohngruppen oder mit vierzig ambulanten Diensten unter einem Zertifikat auftreten. Entscheidend ist stattdessen, ob die Standorte vergleichbare Prozesse ausführen und ob eine zentrale Funktion mit tatsächlicher Durchgriffsbefugnis existiert. Vergleichbare Prozesse heißt dabei nicht identisch bis ins Detail, sondern dass an jedem Standort im Kern dieselben Abläufe nach denselben Vorgaben laufen, etwa dieselbe Aufnahme- oder Dokumentationslogik.

Fehlt eines von beidem, gilt Abschnitt 6.2 des Dokuments: Dann werden alle Standorte im Erst- und im Rezertifizierungsaudit geprüft, und in der Überwachung mindestens 30 Prozent pro Kalenderjahr, aufgerundet. Welche vier Voraussetzungen dafür im Einzelnen erfüllt sein müssen, zeigt der nächste Abschnitt.

Wie viele Träger für diese Regeln in Frage kommen, zeigen drei Zahlen. Das Statistische Bundesamt zählte zum 1. Dezember 2025 (Berichtsjahr 2024) 3.558 rechtliche Einheiten mit 250 und mehr Beschäftigten im Bereich Gesundheits- und Sozialwesen, also potenzielle Kandidaten für ein Managementsystem mit mehreren Standorten. Die Wissenschaftlichen Dienste des Deutschen Bundestages beziffern allein die anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen auf rund 800, mit zusammen mehr als 3.000 Betriebsstätten (Stand 1. Juli 2024, nach dem Werkstättenverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit). Auch in der stationären Pflege konzentriert sich der Markt: Die 30 größten Betreiber vereinten 2024 nach einer Auswertung von pflegemarkt.com 23,2 Prozent des vollstationären Marktes, mit teils mehreren hundert Einrichtungen je Betreiber. Ob und wie viele dieser Häuser jeweils unter einem gemeinsamen Zertifikat geführt werden, ist damit nicht gesagt, aber die Größenordnung, für die diese Regel überhaupt relevant wird, ist es.

Global ACI-TECH-3-001 formuliert die Eignung einer Multi-Site-Organisation für die Stichprobe in Abschnitt 5 als Kette von Bedingungen. Fehlt auch nur eine davon, greift wieder die Vollprüfung aus dem vorigen Abschnitt, unabhängig davon, wie gut die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Praxis lassen sich daraus vier tragende Voraussetzungen zusammenfassen.

Diese vier Punkte sind kein Verwaltungsformalismus. Auf ihnen beruht die Entscheidung des Zertifizierers, ob eine Stichprobe statt einer Vollprüfung überhaupt infrage kommt, und zwar bei jedem Audit neu, nicht nur beim ersten Mal.

Der Teil der Regelung, der in der Praxis am meisten überrascht, betrifft nicht die Prüfung selbst, sondern das, was nach einem Fund passiert. Stellt der Zertifizierer eine Abweichung, also einen festgestellten Verstoß gegen eine Anforderung des Managementsystems, an einem einzelnen Standort fest, oder findet die Organisation sie selbst im eigenen internen Audit, verlangt das Dokument eine Untersuchung: Könnte dieselbe Abweichung auch an nicht besuchten Standorten vorliegen? Deutet sie auf einen systemischen Mangel hin, ist die Korrekturmaßnahme sowohl bei der zentralen Funktion als auch an den betroffenen Standorten durchzuführen. Nur wenn der Träger dem Zertifizierer nachvollziehbar begründen kann, warum die Abweichung auf diesen einen Standort beschränkt bleibt, darf auch die Korrektur so beschränkt bleiben (Abschnitt 7.7).

Zusätzlich erhöht der Zertifizierer nach einem solchen Fund die Stichprobenhäufigkeit oder -größe, bis er wieder Vertrauen in die Systemkontrolle hat (Abschnitt 7.7.2). Wie schnell eine solche Prüfung standortübergreifend gelingt, hängt davon ab, ob im Haus vorher klar ist, wer für die zentrale Prüfung zuständig ist und wer sie vor Ort umsetzt.

Die Regelung trennt zwei Ebenen, die im Alltag oft verschwimmen, gerade weil eine Person häufig in beiden Rollen zugleich unterwegs ist. Die zentrale Funktion ist meist die Geschäftsführung, das Qualitätsmanagement auf Verbundebene oder eine vergleichbar befugte Stelle. Ihr obliegt die Verantwortung für Systemdokumentation und Systemänderungen, die Managementbewertung, den Umgang mit Beschwerden und die Bewertung von Korrekturmaßnahmen (Abschnitt 5.6). Dazu gehören auch die Planung und Auswertung des internen Auditprogramms sowie die Kenntnis der einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für alle Standorte.

Der einzelnen Standortleitung bleibt die operative Umsetzung. Sie hält die Prozesse im Alltag ein, wirkt an internen und externen Audits mit und meldet Vorkommnisse und Beschwerden vollständig nach oben. Zudem setzt sie Korrekturmaßnahmen vor Ort tatsächlich um, nicht nur auf dem Papier. Beide Rollen brauchen einander: Ohne die zentrale Funktion fehlt der Überblick über alle Standorte, ohne die Standortleitung bleibt jede zentrale Vorgabe Theorie.

Wo diese Trennung nicht schriftlich feststeht, entscheidet im Ernstfall niemand verbindlich, wer bei einer Abweichung an einem entfernten Standort tätig wird. Genau diese Lücke zeigt sich zuerst im Audit.

Wie groß die Stichprobe für Ihren eigenen Träger ungefähr ausfällt, lässt sich mit zwei Angaben grob abschätzen. Der folgende Rechner bildet dafür die Formel aus Abschnitt 6.1.3.3 des Dokuments nach, weiter nichts. Er arbeitet nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert. Wie Ihr Zertifizierer die Stichprobe für Ihren Träger konkret zieht und welche der in Abschnitt 6.1.2.4 genannten Kriterien er dabei zusätzlich gewichtet, legt dessen eigenes dokumentiertes Verfahren fest.

Die folgenden acht Schritte liegen bei der Leitungsebene, nicht bei der einzelnen Qualitätsbeauftragten vor Ort. Sie entscheiden, ob die Stichprobenregel für Ihren Träger überhaupt zur Anwendung kommt, und schaffen die Grundlage, auf der der Rechner oben überhaupt eine belastbare Größenordnung liefert.

Die acht Schritte bauen aufeinander auf, lassen sich aber parallel zum laufenden Betrieb umsetzen.

Nicht die Zahl der Standorte allein entscheidet über das Prüfverfahren, sondern ob die Voraussetzungen für eine Stichprobe erfüllt sind. Die folgende Tabelle stellt die drei tatsächlich im Dokument angelegten Konstellationen gegenüber.

Wer nicht sicher ist, in welche Spalte der eigene Träger fällt, klärt das am besten direkt mit dem Zertifizierer, bevor der nächste Auditzyklus beginnt. Die mittlere Spalte ist für die meisten Verbünde in der Sozialen Arbeit und Pflege die relevante, sofern die vier Voraussetzungen von weiter oben erfüllt sind.

Wer als Träger mit vielen Standorten unter einem Zertifikat steht, klärt zuerst zwei Dinge: Ist die zentrale Funktion tatsächlich mit Entscheidungsbefugnis ausgestattet, und deckt das interne Auditprogramm wirklich jeden Standort ab? Beides lässt sich in wenigen Wochen prüfen, ohne den laufenden Betrieb zu stören, am einfachsten anhand der acht Schritte von weiter oben. Wie ein solches Auditprogramm über mehrere Jahre systematisch aufgebaut und gepflegt wird, beschreibe ich in einem eigenen Beitrag zur Mehrjahresplanung des internen Auditprogramms. Einen allgemeinen Einstieg gibt der Leitfaden zum internen Audit.

Für Träger, die zugleich auf die neue Norm umstellen, kommt eine feste Frist hinzu. Seit dem 16. September 2026 gilt das verbindliche Transitionsdokument, ausgegeben am 4. September 2026: Die Übergangsfrist von ISO 9001:2015 auf ISO 9001:2026 beträgt drei Jahre ab dem Monatsende der Veröffentlichung und endet am 30. September 2029 (Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30). Wie die Umstellung selbst abläuft, beschreibt der Fahrplan zur Umstellung auf die ISO 9001:2026.

Quellen

Stand aller Angaben: 19. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.