Die ISO 9001 verlangt interne Audits, nennt aber keine Person oder Stelle, die sie durchführen muss. Trägt in einem Haus eine Person das gesamte Qualitätsmanagement, ist offen, wer das Audit übernehmen kann, ohne die eigene Arbeit zu prüfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Wer das Qualitätsmanagement selbst pflegt und es dann auditiert, prüft die eigene Arbeit. Die Norm nennt dafür ein Ziel und kein Verbot: Der Auditprozess muss objektiv und unparteiisch sein.
- Drei Wege führen zu einer unabhängigen Auditorin: eine Kollegin aus einem anderen Bereich, ein Tausch mit einem benachbarten Träger oder eine externe Auditorin.
- Planen Sie vom Termin des externen Audits rückwärts und beginnen Sie zwölf Wochen vorher. Das Audit selbst liegt sechs Wochen vor dem Termin, danach folgen Bericht und Bewertung durch die Leitung.
- Diese Abstände sind ein Richtwert, keine Vorgabe der Norm. Ohne Zertifikat zählen Sie von Ihrem Stichtag oder von der Bewertung durch die Leitung zurück.
- Sieht eine Person von außen Akten mit Gesundheitsdaten ein, klären Sie vorher Datenschutz und Verschwiegenheit.
Internes Audit: eine systematische, unabhängige und dokumentierte Prüfung, mit der eine Organisation anhand objektiver Nachweise feststellt, ob ihre Abläufe die festgelegten Anforderungen erfüllen (nach der Audit-Definition der ISO, sinngemäß). Es bleibt ein internes Audit, auch wenn eine externe Auditorin es im Auftrag der Leitung durchführt.
Unabhängigkeit: Eine Auditorin ist unabhängig, wenn sie frei von Voreingenommenheit und Interessenkonflikten ist und, soweit möglich, nicht in der geprüften Funktion arbeitet. So beschreibt die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ), ein Fachverband für Qualitätsmanagement, das Auditprinzip der Unabhängigkeit aus dem Leitfaden ISO 19011 für Audits von Managementsystemen (Ausgabe 2018). Die Ausgabe 2026 ist im Mai 2026 erschienen. Die deutsche Fassung DIN EN ISO 19011:2026-09 folgte im September 2026.
Darf die QM-Beauftragte das eigene System auditieren?
Die Norm beantwortet das nicht mit Ja oder Nein, sie setzt ein Ziel. Wer Auditorinnen und Auditoren auswählt und Audits durchführt, muss sicherstellen, dass der Auditprozess objektiv und unparteiisch ist (ISO 9001:2015, Abschnitt 9.2.2 c, sinngemäß).
Dieses Ziel ist schwer zu erreichen, wenn eine Person ihre eigene Arbeit prüft. Wer die Verfahrensanweisungen geschrieben und die Maßnahmenliste geführt hat, bewertet im Audit die eigenen Festlegungen. Was beim Schreiben übersehen wurde, kann beim Prüfen ein zweites Mal übersehen werden.
Nach Darstellung der DGQ soll die Auditorin nicht direkt zum auditierten Bereich gehören. Bei Audits nach ISO 9001 sollen sich außerdem Führungskraft und direkt unterstellte Mitarbeitende nicht gegenseitig auditieren. Beides sind Empfehlungen des Fachverbands, keine Anforderungen der Norm.
Für die Auswahl stelle ich zwei Fragen: Hat die Person, die auditieren soll, den Ablauf selbst geschrieben oder eingeführt? Verantwortet sie den Bereich? Lautet beide Male die Antwort nein, kann sie diesen Bereich mit Distanz prüfen. Hat sie das gesamte System aufgebaut und pflegt es, lautet die Antwort für jeden Bereich ja. Dann braucht das Audit eine zweite Person.
Unabhängig ist ein internes Audit dort, wo niemand die eigene Arbeit bewertet und kein Interessenkonflikt besteht.
Wer darf ein internes Audit durchführen?
Drei Wege führen zu einer unabhängigen Auditorin. Die Norm schreibt keinen davon vor, jeder muss aber dasselbe Ziel erreichen.
Weg 1: eine Kollegin aus einem anderen Bereich
Im eigenen Haus auditiert eine Mitarbeiterin, die nicht zum geprüften Bereich gehört, etwa die Leitung der Tagesstätte die Wohngruppe. Die DGQ beschreibt es als bewährt, zu zweit zu auditieren, weil sich zwei Personen beim Fragen, beim Protokollieren und in der Objektivität ergänzen. Sie empfiehlt dafür eine fundierte Ausbildung.
Die Grenze dieses Weges ist die Nähe zum geprüften Team. Wer am nächsten Tag wieder mit dem geprüften Team zusammenarbeitet, kann unter anderen Bedingungen nachfragen als jemand von außen.
Weg 2: ein Audit-Tausch mit einem benachbarten Träger
Zwei Träger stellen sich gegenseitig eine geschulte Auditorin zur Verfügung. Die DGQ beschreibt diesen Auditortausch als ausprobierten Weg und sieht ihn zurückhaltend. Die tauschende Auditorin muss sich erst in ein fremdes Haus einarbeiten. An sie richten sich dieselben Erwartungen wie an eine professionelle Auditorin. Datenschutz und Geheimhaltung müssen zudem klar geregelt sein.
Die Auditorin kann Akten, Dienstpläne oder Beschwerden eines anderen Hauses sehen. Vereinbaren Sie deshalb Verschwiegenheit, Umgang mit Daten und Gegenseitigkeit schriftlich, bevor der erste Termin steht. Prüfen Sie außerdem, ob beide Häuser um dieselben Klientinnen und Klienten, Aufträge oder Fachkräfte konkurrieren. Das kann ein Interessenkonflikt sein.
Weg 3: eine externe Auditorin im Auftrag der Leitung
Stehen im Haus nicht ausreichend qualifizierte Auditorinnen und Auditoren zur Verfügung, können nach Darstellung der DGQ externe Fachleute das interne Audit übernehmen. Ihr Audit bleibt ein internes Audit und ersetzt kein Zertifizierungsaudit. Vor der Beauftragung prüft die Leitung vier Punkte:
- Ausbildung: Die DGQ empfiehlt eine fundierte Auditorenausbildung.
- Arbeitsfeld: Nach der DGQ müssen externe Auditoren mehr Fach- und Branchenexpertise mitbringen als interne. Fragen Sie, ob sie Ihr Arbeitsfeld und den Maßstab des Audits kennen.
- Unabhängigkeit: Die Auditorin hat das geprüfte System weder aufgebaut noch pflegt sie es. Es bestehen keine Interessenkonflikte.
- Absprachen: Verschwiegenheit und Datenschutz sind vor dem Audittag geregelt, ein Muster des Berichts liegt vor.
| Weg | Unabhängigkeit vom geprüften Bereich | Was vorher zu regeln ist | Aufwand für das Haus |
|---|---|---|---|
| Kollegin aus einem anderen Bereich | gegeben, wenn sie nicht zum Bereich gehört; bei Audits nach ISO 9001 laut DGQ auch keine Vorgesetzte oder Unterstellte | Schulung, Freistellung, Auditplan | Arbeitszeit für Vorbereitung, Audittag und Bericht; Lücke im eigenen Dienst |
| Audit-Tausch mit einem benachbarten Träger | gegeben, wenn kein Interessenkonflikt besteht | Verschwiegenheit, Datenschutz und Gegenseitigkeit, schriftlich | Einarbeitung im fremden Haus; ein zweites Audit als Gegenleistung |
| Externe Auditorin | gegeben, wenn sie am System nicht mitgearbeitet hat und kein Interessenkonflikt besteht | Auftrag, Verschwiegenheit, Datenschutz | Honorar; Einarbeitung in Haus und Arbeitsfeld; Gespräche und Unterlagen am Audittag |
Nach ISO 9001, ISO 19011 und DGQ, sinngemäß. Stand: 14. Oktober 2026.
Die Wege lassen sich mischen: Eine Kollegin auditiert die Wohngruppen, die Abläufe der QM-Beauftragten prüft eine Person von außen.
Wie sieht der Rückwärtsplan ab dem Audittermin aus?
Die Norm verlangt interne Audits in geplanten Abständen, nicht zu einem festen Zeitpunkt vor dem externen Audit (ISO 9001:2015, Abschnitt 9.2.1). Den Zeitplan setzt deshalb das Haus selbst, vom Termin aus rückwärts.
Die Reihenfolge Audit, Bericht, Bewertung folgt der Norm: Auditergebnisse gehen an die zuständige Leitung, Korrekturmaßnahmen werden umgesetzt und die Ergebnisse sind eine Eingabe der Managementbewertung (Abschnitte 9.2.2 und 9.3.2). Darin prüft die oberste Leitung, ob das Qualitätsmanagement noch passt und wirkt. Sie entscheidet über Verbesserungen, Änderungen und Ressourcen. Die Wochenabstände im Plan sind dagegen eigene Richtwerte.
| Woche vor dem Termin | Was ansteht | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Woche 12 | Offene Abweichungen aus dem letzten externen und internen Audit sichten | QM-Beauftragte mit der Leitung | Liste mit Stand, Frist und Verantwortlichen |
| Woche 10 | Auditorin festlegen; Maßstab, Umfang und Bereiche bestimmen | Leitung | Auditplan und fester Audittag |
| Woche 8 | Team informieren, Gespräche in den Dienstplan legen, Verschwiegenheit und Datenschutz regeln | Einrichtungsleitung | Gesprächszeiten, Absprache zur Verschwiegenheit |
| Woche 6 | Audittag im laufenden Betrieb | Auditorin und Team | Notizen, Abschlussgespräch |
| Woche 3 | Bericht mit Bewertung der Abweichungen und Maßnahmenplan | Auditorin | Bericht und Maßnahmenplan |
| Woche 2 | Managementbewertung mit den Auditergebnissen | oberste Leitung | Protokoll mit Entscheidungen und Maßnahmen |
| Woche 0 | Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit; ohne Zertifikat Ihr Stichtag | Zertifizierungsstelle oder Ihr Haus | Ziel: Maßnahmen beschlossen, ihr Stand belegt |
Muster. Die Wochenabstände sind ein eigener Richtwert, keine Vorgabe der Norm und keine Zusage einer Zertifizierungsstelle. Stand: 14. Oktober 2026.
Ohne Zertifikat ist Woche 0 Ihr eigener Stichtag oder die Managementbewertung selbst. Im zweiten Fall entfällt die Zeile Woche 2.
Woche 12 beginnt mit den offenen Abweichungen, also nicht erfüllten Anforderungen, aus dem letzten externen und internen Audit. Sie sind der Ausgangspunkt des Audits, denn das Auditprogramm berücksichtigt die Ergebnisse früherer Audits (Abschnitt 9.2.2 a).
In Woche 10 stehen Auditorin und Auditplan fest. Der Auditplan beschreibt den Ablauf dieses einen Audits: den Maßstab, an dem geprüft wird (die Auditkriterien), dazu Umfang, Bereiche, Gesprächspartner und Zeiten. Die Norm verlangt, Kriterien und Umfang für jedes Audit festzulegen (Abschnitt 9.2.2 b). Maßstab kann ISO 9001 sein, das Qualitätssystem eines Verbands, die Leistungsvereinbarung oder das eigene Handbuch.
Zwischen Audittag und Bericht liegen drei Wochen, zwischen Bericht und Managementbewertung eine. So liest die Leitung den Bericht vor der Bewertung. Beim externen Audit sollen die Maßnahmen beschlossen sein. Der Beitrag zur Managementbewertung als Führungsinstrument empfiehlt je mindestens vier Wochen zwischen Auswertung, Bewertung und externem Audit. Dafür reichen zwölf Wochen nicht; wer mehr Vorlauf hat, beginnt früher. Verlangt die Zertifizierungsstelle Unterlagen schon vier Wochen vor dem Audit, wie es die Bedingungen einer Stelle vorsehen (Beispiel im Beitrag zu den ersten 90 Tagen einer neuen Leitung), rückt der ganze Plan entsprechend nach vorn.
Beispiel
Das Überwachungsaudit liegt nur noch acht Wochen entfernt. Dann fallen die Schritte der Wochen 12 bis 8 in die ersten beiden Wochen. Der Audittag bleibt in Woche 6. Das setzt voraus, dass eine Auditorin für diesen Tag zur Verfügung steht.
Bleiben weniger als acht Wochen, legen Sie zuerst Auditorin und Audittag fest. Bericht und Bewertung folgen dann mit kürzerem Abstand. Beschränken Sie den Umfang auf bedeutsame Prozesse, wie es auch das Auditprogramm vorsieht (Abschnitt 9.2.2 a).
Der Plan lässt sich jedes Jahr wiederholen. Ein Zertifikat gilt drei Jahre, Überwachungsaudits finden mindestens einmal im Kalenderjahr statt, außer im Jahr der Rezertifizierung (ISO/IEC 17021-1, Abschnitt 9, sinngemäß). Ein Programm für eine bestimmte Branche kann einen anderen Zyklus festlegen.
Steht die Umstellung auf die ISO 9001:2026 an, klären Sie mit der Zertifizierungsstelle, nach welcher Fassung sie auditiert. Danach richtet sich Ihr Maßstab (Fahrplan zur Umstellung auf die ISO 9001:2026).
Wie kann ein Audittag in einer besonderen Wohnform aussehen?
Der folgende Plan ist ein Muster für einen Audittag in einer besonderen Wohnform der Eingliederungshilfe. Dort wohnen Menschen mit Behinderungen in einem persönlichen Wohnraum und nutzen Gemeinschaftsräume. Beides wird ihnen für Leistungen der Eingliederungshilfe überlassen (§ 42a Abs. 2 SGB XII, auf den § 113 Abs. 5 SGB IX verweist). Zeiten, Gesprächspartner und Fragen passen Sie an Ihr Haus an.
| Zeit | Baustein | Leitfragen (Muster) |
|---|---|---|
| 8.30 bis 9.00 Uhr | Eröffnung mit der Einrichtungsleitung | Ablauf, Gesprächszeiten und Einsicht in Akten abstimmen |
| 9.00 bis 10.00 Uhr | Gespräch mit der Einrichtungsleitung | „Welchen Personenkreis, welche Ziele und welche personelle Ausstattung nennt Ihre Leistungsvereinbarung?“ |
| 10.00 bis 10.45 Uhr | Gespräch mit einer Fachkraft im Dienst | „Wo steht, was bei einem Notfall in der Nacht zu tun ist?“ „Was hat Ihnen in der Einarbeitung gefehlt?“ |
| 10.45 bis 12.00 Uhr | Aktenstichprobe, drei Akten | Vom Gesamtplan bis zur Tagesdokumentation, siehe Prüfpunkte unten |
| 12.30 bis 13.15 Uhr | Gespräch mit der Bezugsbetreuung zu einer gesichteten Akte | „An welchem Ziel arbeiten Sie gerade?“ „Wo halten Sie fest, was sich verändert?“ |
| 13.15 bis 14.00 Uhr | Gespräch mit einer Fachkraft zum Gewaltschutzkonzept (§ 37a SGB IX) | „Was tun Sie, wenn Sie eine Grenzverletzung zwischen zwei Bewohnerinnen oder Bewohnern beobachten?“ „An wen melden Sie das?“ |
| 14.00 bis 14.30 Uhr | Beschwerdeweg, mit einer Fachkraft oder nach Absprache mit Bewohnerinnen und Bewohnern | „Wem sagen Sie, wenn Sie mit etwas unzufrieden sind?“ „Was passiert dann?“ |
| 14.30 bis 16.00 Uhr | Auswertung, danach Abschlussgespräch mit der Leitung | Befunde den Bereichen des Auditplans zuordnen; erste Einschätzung, Termin für den Bericht |
Muster mit Pause von 12.00 bis 12.30 Uhr. Gespräche mit Mitarbeitenden dauern je Person etwa 30 bis 60 Minuten. Gespräche mit Bewohnerinnen und Bewohnern sind nur nach geklärtem Einverständnis vorgesehen; Fragen der Einwilligungsfähigkeit klärt das Haus.
In anderen Arbeitsfeldern ändern sich die Akten der Stichprobe und der Maßstab. In einem kleinen Team fallen Gesprächsblöcke weg, die Eröffnung und die Aktenstichprobe bleiben.
Eine Aktenstichprobe prüft wenige ausgewählte Akten vollständig, vom Gesamtplan bis zum Eintrag des Tages. Den Gesamtplan stellt nicht das Haus auf, sondern der Träger der Eingliederungshilfe als Kostenträger. Der Gesamtplan dient der Steuerung, Wirkungskontrolle und Dokumentation des Teilhabeprozesses (§ 121 SGB IX). Die Stichprobe beginnt mit dem Gesamtplan oder einem Auszug, soweit das Haus ihn in der Akte hat.
Muster: Prüfpunkte der Aktenstichprobe
- Der Gesamtplan oder ein Auszug steht mit Datum in der Akte; fehlt er, ist vermerkt, ob das Haus ihn angefordert hat. Ist er älter als zwei Jahre ohne erkennbare Überprüfung, fragen Sie beim Kostenträger nach; vorgesehen ist die Überprüfung spätestens nach zwei Jahren (§ 121 Abs. 2 SGB IX).
- Die Ziele des Gesamtplans finden sich in der Planung des Hauses wieder, ob sie dort Förderplan, Hilfeplan oder anders heißt.
- Die Planung des Hauses nennt, wer was bis wann tut.
- Die Tagesdokumentation, also die laufenden Einträge im Alltag, enthält in den letzten vier Wochen Einträge zu diesen Zielen.
- Ist der im Gesamtplan genannte Überprüfungszeitpunkt verstrichen, liegt eine Auswertung der Ziele vor.
- Art und Umfang der dokumentierten Unterstützung passen zu dem, was die Leistungsvereinbarung beschreibt (§ 125 SGB IX).
Datenschutz und Schweigepflicht bei der Aktenstichprobe
In den Akten können Gesundheitsdaten stehen. Sie sind als besondere Kategorie geschützt und nur im notwendigen Maß zu verarbeiten (Art. 9 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO). Kirchliche Träger haben eigenes Datenschutzrecht (KDG, DSG-EKD), das Gesundheitsdaten ebenso schützt. Das Muster sieht vor, dass die Auditorin nur die Akten und Seiten einsieht, die das Audit braucht, keine Kopien mitnimmt und die Akten im Bericht ohne Namen nennt.
Staatlich anerkannte Fachkräfte der Sozialen Arbeit und Angehörige von Heilberufen mit staatlich geregelter Ausbildung zählen unter anderem zu den Berufsgeheimnisträgern mit Schweigepflicht (§ 203 Abs. 1 StGB). Beziehen sie eine Person ein, die an ihrer Arbeit mitwirkt, müssen sie dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet ist. Ob eine Auditorin im Einzelfall als mitwirkende Person gilt und ob die Einsicht erforderlich ist, beantwortet dieser Beitrag nicht. Das klären Sie vor dem Audittag mit der Stelle, die bei Ihnen den Datenschutz verantwortet, oder mit einer Anwältin.
Was gilt ohne Zertifikat und für Bildungsträger nach AZAV?
Ohne Zertifikat fehlt der feste Termin von außen. Erbringer von Leistungen zur Teilhabe (§ 37 Abs. 2 SGB IX) und zugelassene Pflegeeinrichtungen (§ 112 Abs. 2 SGB XI) müssen ein Qualitätsmanagement betreiben, in anderen Feldern gelten eigene Vorschriften. Keine der beiden Vorschriften schreibt selbst ein internes Audit vor; die Maßstäbe und Grundsätze für die vollstationäre Pflege nennen es als mögliche Maßnahme, ohne es zu verlangen.
Ein Anlass von außen kann trotzdem kommen. Bei tatsächlichen Anhaltspunkten für Pflichtverletzungen prüft der Träger der Eingliederungshilfe als Kostenträger Wirtschaftlichkeit und Qualität, auch unangekündigt (Prüfung nach § 128 SGB IX). Landesrecht kann auf die Anhaltspunkte als Voraussetzung verzichten. In der Pflege kann der Medizinische Dienst im Auftrag der Pflegekassen prüfen (Prüfrhythmus in der Pflege) oder die Heimaufsicht eine Begehung ansetzen. Weil der Termin einer solchen Prüfung nicht in Ihrer Hand liegt, setzen Sie einen eigenen Stichtag als Woche 0.
Bildungsträger, die Maßnahmen der Arbeitsförderung anbieten, brauchen eine Zulassung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV). Für die Trägerzulassung erhält die fachkundige Stelle, die Träger und Maßnahmen zulässt, grundsätzlich eine Dokumentation, die auch eigene Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens umfasst (§ 2 Abs. 4 AZAV). Den Begriff internes Audit verwendet die Verordnung dort nicht. Die fachkundige Stelle überprüft die wirksame Anwendung des Qualitätsmanagementsystems des Trägers in jährlichen Abständen (§ 181 Abs. 5 Satz 2 in Verbindung mit § 177 Abs. 3 Satz 3 SGB III). Der Termin dieser Überprüfung kann Woche 0 sein. Was bei einer Prüfung durch die Agentur für Arbeit ansteht, zeigt der Beitrag zur Qualitätsprüfung nach § 183 SGB III.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Mit und ohne Zertifikat zählen Sie vom Termin aus zurück; die sieben Schritte folgen dem Plan.
Tragen Sie den Termin ein und zählen Sie zurück
Notieren Sie den Termin des externen Audits oder Ihren Stichtag. Tragen Sie die Wochen 12, 10, 8, 6, 3 und 2 in den Kalender der Leitung ein.
Sichten Sie die offenen Abweichungen
Listen Sie offene Punkte aus dem letzten externen und internen Audit mit Verantwortlichen, Frist und Stand auf.
Entscheiden Sie, wer auditiert
Beantworten Sie die beiden Fragen für jeden Bereich und wählen Sie danach einen der drei Wege.
Legen Sie den Auditplan fest
Bestimmen Sie Maßstab, Bereiche, Gesprächspartner und Zeiten.
Klären Sie Verschwiegenheit und Datenschutz
Besprechen Sie mit der Stelle, die bei Ihnen den Datenschutz verantwortet, ob und wie eine Person von außen Akten sehen darf. Halten Sie die Verschwiegenheit schriftlich fest.
Informieren Sie das Team
Sagen Sie den Mitarbeitenden, dass Abläufe geprüft werden und keine Personen. Planen Sie die Gespräche in den Dienstplan ein.
Setzen Sie die Managementbewertung hinter den Bericht
Legen Sie die Bewertung eine Woche hinter den Bericht und halten Sie Maßnahmen mit Frist und Verantwortlichen im Protokoll fest. Tragen Sie das nächste interne Audit gleich ins Auditprogramm ein.
Stand 14. Oktober 2026: Der Beitrag gibt die Normen sinngemäß wieder und nennt die Abschnitte der ISO 9001:2015. Die Fassung 2026 ist seit dem 16. September 2026 veröffentlicht und ändert unter anderem Abschnitt 9.3.2. Der Beitrag beschreibt die genannten Gesetze zu diesem Stand und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Trägt eine Person das Qualitätsmanagement und kann niemand sonst unabhängig auditieren, übernehme ich das interne Audit als externer Auditor, mit und ohne Zertifikat (Leistung Internes Audit). Dazu gehören Auditplan und Checklisten nach Ihrem Maßstab, ein Audittag im laufenden Betrieb und der Bericht mit Maßnahmenplan innerhalb von drei Wochen nach dem Audittag. Für eine Einrichtung an einem Standort kostet das ab 1.500 €, mit Vorbereitung der Managementbewertung ab 2.250 €; alle Preise sind Endbeträge, derzeit fällt keine Umsatzsteuer an. Richtwerte für mehrere Standorte und den Aufbau des Berichts zeigt die Leistungsseite.
Die beiden Fragen aus diesem Beitrag gelten auch für mich: Ein System, das ich selbst geschrieben habe oder laufend pflege, sollte eine andere Person auditieren. Das Audit können Sie einmal im Jahr einzeln beauftragen. Als QM-Beauftragter und interner Auditor bin ich nach DIN EN ISO/IEC 17024 personenzertifiziert (EQML, 2024).
Häufige Fragen
Darf die QM-Beauftragte das interne Audit selbst durchführen?
Die Norm nennt ein Ziel und kein Verbot: Auswahl der Auditoren und Durchführung müssen Objektivität und Unparteilichkeit sicherstellen (ISO 9001:2015, Abschnitt 9.2.2 c, sinngemäß). Wer ein System geschrieben, eingeführt oder zu verantworten hat, prüft damit die eigene Arbeit; diese Bereiche auditiert besser jemand anderes. Trägt eine Person das gesamte System, braucht das Audit deshalb eine zweite Person.
Kann ein externer Auditor das interne Audit übernehmen?
Ja, nach Darstellung der Deutschen Gesellschaft für Qualität können externe Fachleute interne Audits übernehmen, wenn im Haus nicht ausreichend qualifizierte Auditorinnen und Auditoren zur Verfügung stehen. Das Audit bleibt ein internes Audit im Auftrag der Leitung und ersetzt kein Zertifizierungsaudit. Die externe Auditorin sollte das geprüfte System weder aufgebaut haben noch pflegen.
Wie lange vor dem Überwachungsaudit sollte das interne Audit stattfinden?
Eine Frist nennt die Norm nicht, sie verlangt interne Audits in geplanten Abständen (ISO 9001:2015, Abschnitt 9.2.1, sinngemäß). Als eigenen Richtwert setze ich den Audittag sechs Wochen vor den Termin, den Bericht drei Wochen und die Managementbewertung zwei Wochen davor. Wer mehr Zeit für Maßnahmen braucht, beginnt früher; ohne Zertifikat zählen Sie von Ihrem Stichtag oder von der Managementbewertung zurück.
Was kostet ein internes Audit durch einen externen Auditor?
Bei mir kostet das interne Audit ab 1.500 € für eine Einrichtung an einem Standort und einen Audittag vor Ort, mit Vorbereitung der Managementbewertung ab 2.250 €. Auditplan, Bericht, Maßnahmenplan und Reisekosten im Umkreis von 100 km um Chemnitz sind enthalten; für größere Entfernungen steht die Regel im Abschnitt „Für alle Preise gilt“ unter Modelle und Preise. Im Haus kommen die Gespräche am Audittag hinzu, je Person etwa 30 bis 60 Minuten.
Was ist zu klären, bevor ein externer Auditor Klientenakten einsieht?
Ob und unter welchen Voraussetzungen eine externe Auditorin Akten mit Gesundheitsdaten einsehen darf, hängt vom Einzelfall ab und beantwortet dieser Beitrag nicht. Klären Sie es vor dem Audittag mit der Stelle, die bei Ihnen den Datenschutz verantwortet, und bei Berufsgeheimnisträgern mit einer Anwältin. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 Abs. 1 DSGVO; für kirchliche Träger gilt eigenes Datenschutzrecht); eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist eine mögliche Vorkehrung (§ 203 StGB).
Braucht ein Träger ohne Zertifikat ein internes Audit?
Die Vorschriften zu Teilhabe und zugelassener Pflege verlangen ein Qualitätsmanagement, nennen ein internes Audit aber nicht als Pflicht (§ 37 Abs. 2 SGB IX, § 112 Abs. 2 SGB XI). Ein internes Audit ist ein Weg, das eigene System vor der Managementbewertung oder einer Prüfung des Kostenträgers von außen anzusehen. Für Bildungsträger, die eine Zulassung nach der AZAV brauchen, enthält die Trägerzulassung grundsätzlich eine Dokumentation eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens (§ 2 Abs. 4 AZAV).
Zum Weiterlesen
- Internes Audit im Sozialwesen: Von der Pflichtübung zum echten SteuerungsinstrumentWie ein internes Audit abläuft und was nach dem Bericht mit den Maßnahmen geschieht.
- Vom Einzelaudit zum Auditprogramm: Wie eine Mehrjahresplanung entstehtWie aus dem jährlichen Audit ein Programm über mehrere Jahre und Standorte wird.
- Die Managementbewertung als Führungsinstrument: welche Eingaben die Norm verlangt und woran Auditoren erkennen, ob sie ernst gemeint warWelche Eingaben die Bewertung braucht und wie die Leitung daraus Entscheidungen ableitet.
- QM-Beauftragte fällt aus oder geht: die ersten zwei Wochen und drei Wege bis zum AuditWie das System weiterläuft, wenn die verantwortliche Person ausfällt, und welche drei Wege es bis zum Audit gibt.
- Leistung: Internes AuditAuditplan nach Ihrem Maßstab, ein Audittag vor Ort, Bericht mit Maßnahmenplan.
Quellen
- DGQ Deutsche Gesellschaft für Qualität: Kompetenzanforderungen an Auditoren, Abschnitte „Von den Aufgaben zu den Kompetenzen“, „Auditieren können als Schlüsselkompetenz“ und „Stichwort: Unparteilichkeit“ (2018, geändert 2026): dgq.de, abgerufen am 14.10.2026.
- DGQ Deutsche Gesellschaft für Qualität: Internes Audit, die wichtigsten Prinzipien, Abschnitt „Audit mit sieben Prinzipien“ (2019, geändert 2026): dgq.de, abgerufen am 14.10.2026.
- DGQ Deutsche Gesellschaft für Qualität: 5 Tipps zur Managementbewertung nach ISO 9001:2015, Kapitel 9.3.2 (2018, geändert 2026): dgq.de; Themenseite Audit (2025, geändert 2026): dgq.de, beide abgerufen am 14.10.2026.
- DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitte 9.2 und 9.3: Der Normtext ist kostenpflichtig und urheberrechtlich geschützt, der Beitrag gibt ihn sinngemäß wieder. Der Wortlaut von 9.2.2 c folgt der DGQ (Quelle 1), die Abschnitte 9.2.1, 9.2.2 a und b folgen einem Leitfaden zur ISO 9001:2015 (Normkapitel 9, Paraphrase ohne Normtext, Herausgeber im Dokument nicht ausgewiesen, 2016), abgerufen am 14.10.2026.
- DIN Media: DIN EN ISO 19011:2026-09, Leitlinien zur Auditierung von Managementsystemen, Produktseite mit dem Ausgabedatum: dinmedia.de, abgerufen am 14.10.2026.
- ISO 19011:2026, Guidelines for auditing management systems, Titelblatt mit dem Ausgabedatum (Fourth edition 2026-05), gelesen in der Vorschau der SIST EN ISO 19011:2026 bei iTeh Standards: standards.iteh.ai (PDF), abgerufen am 03.11.2026.
- International Accreditation Service: ISO/IEC 17021-1:2015, Section 9: Process Requirements, Zusammenfassung (2021): iasonline.org (PDF); TÜV NORD CERT: Description of the certification process, Abschnitt 2 (2025): tuev-nord.de (PDF), beide abgerufen am 14.10.2026.
- Global Accreditation Cooperation Incorporated (Global ACI): Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.1, Ausgabe 04.09.2026, Abschnitt 3.1 mit den Änderungen, darunter Abschnitt 9.3.2: sys.global-aci.org (PDF); DIN Media: Revision der ISO 9001, Veröffentlichung am 16.09.2026: dinmedia.de, beide abgerufen am 14.10.2026.
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de: § 37 SGB IX, § 37a SGB IX, § 113 SGB IX, § 121 SGB IX, § 125 SGB IX, § 128 SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch), § 42a SGB XII (Sozialgesetzbuch Zwölftes Buch), § 112 SGB XI (Sozialgesetzbuch Elftes Buch), abgerufen am 14.10.2026.
- Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI für die Qualität, die Qualitätssicherung und -darstellung sowie die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements in der vollstationären Pflege, Vereinbarung vom 23.11.2018, zuletzt geändert am 05.04.2023, Ziffer 5 (GKV-Spitzenverband und weitere Vertragspartner): aok.de (PDF), abgerufen am 15.10.2026.
- Strafgesetzbuch (StGB), § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen, Absätze 1, 3 und 4: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.10.2026.
- Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit Erwägungsgründen, 2. Auflage, Artikel 5 und 9 (2021): datenschutz-berlin.de (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- Kirchliches Datenschutzrecht: Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), Fassung vom 20.11.2017, geändert am 24.11.2025, §§ 4 und 11: bistum-trier.de (PDF); Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD), Bekanntmachung vom 15.01.2025, §§ 4 und 13: kirchenrecht-ekd.de (PDF), beide abgerufen am 15.10.2026.
- Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), § 2 Absatz 4: gesetze-im-internet.de; Beirat nach § 182 SGB III: Empfehlungen, Stand 17.06.2026, Seiten 7 und 23: arbeitsagentur.de (PDF), beide abgerufen am 14.10.2026.
- Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III), § 177 Absatz 3 und § 181 Absatz 5: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 03.11.2026.
Stand aller Angaben: 14. Oktober 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
