Aufbewahren oder löschen: eine Fristenordnung für Klientenakten

Die Verwechslung wirkt auf den ersten Blick harmlos. Beide Fristarten arbeiten mit Zeiträumen von Jahren, und beide können mit demselben Ereignis zu laufen beginnen, etwa dem Ende einer Behandlung. Rechtlich haben sie aber nichts gemeinsam. Eine Aufbewahrungsfrist ist eine Pflicht gegenüber der Aufsicht, dem Vertragspartner oder der Finanzverwaltung. Eine Verjährungsfrist betrifft dagegen ausschließlich, ob ein bestimmter Anspruch noch vor Gericht durchgesetzt werden kann.

Für die Praxis heißt das: Eine Akte darf verjährungsfest und trotzdem noch aufbewahrungspflichtig sein, so wie im Beispiel oben. Sie darf ebenso umgekehrt aufbewahrungspflichtig sein, obwohl der zugehörige Anspruch längst verjährt ist. Die Frage „Ist der Anspruch verjährt?" beantwortet deshalb nie die Frage „Darf ich die Akte löschen?". Das beantwortet nur die tatsächlich einschlägige Aufbewahrungsfrist, und die steht in einer anderen Norm.

Aus dieser Verwechslung entstehen in der Praxis zwei entgegengesetzte Fehler. Wer annimmt, mit der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ende auch die Aufbewahrungspflicht, irrt. Er löscht Behandlungsdokumentation dann regelmäßig zu früh und unterschreitet damit die zehnjährige Frist aus § 630f Abs. 3 BGB. Wer umgekehrt annimmt, wegen der dreißigjährigen Verjährungshöchstfrist für Personenschäden müsse grundsätzlich alles über Jahrzehnte aufbewahrt werden, speichert personenbezogene Daten ohne fortbestehenden Zweck und verstößt damit gegen die Speicherbegrenzung. Beides vermeidet nur eine schriftliche Fristenordnung, die jedem Aktentyp seine tatsächlich einschlägige Frist zuordnet, nicht die kürzeste oder die längste im Haus verfügbare Zahl.

Diese Widersprüche entstehen nicht durch schlechte Gesetzgebung. Sie entstehen, weil unterschiedliche Rechtsgebiete unterschiedliche Interessen schützen. Das Sozialrecht sichert die Aufsicht über den Betrieb einer Einrichtung, das Bürgerliche Gesetzbuch sichert die Beweisführung bei einer tatsächlichen Behandlung, und das Handels- und Steuerrecht sichert die Nachprüfbarkeit von Geldflüssen. Keine dieser Normen kennt die jeweils andere, und keine ist für die individuelle Klientenakte als Ganzes zuständig.

Das betrifft praktisch jeden Träger in der Sozialen Arbeit und der Pflege, denn die Zahl der betroffenen Einrichtungen ist groß, und mit ihr die Zahl der Aktentypen, für die eine Fristenordnung gebraucht wird. Zum Stichtag 15.12.2023 zählte das Statistische Bundesamt 16.505 Pflegeheime und 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste. Zum 1.3.2025 kamen bundesweit 61.031 Kindertageseinrichtungen hinzu, und zum 15.12.2024 zählte die amtliche Statistik außerdem rund 13.000 weitere betriebserlaubnispflichtige Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe außerhalb der Kitas, etwa Heime und betreute Wohnformen. In der professionellen Suchthilfe beteiligten sich im Datenjahr 2023 zusätzlich 897 ambulante und 156 stationäre Einrichtungen an der Deutschen Suchthilfestatistik.

Diese Zahlen stammen aus unterschiedlichen Erhebungen mit unterschiedlicher Zähleinheit, Einrichtung, Dienst oder Träger. Sie lassen sich deshalb nicht addieren, ohne Träger doppelt zu zählen, die in mehreren Feldern zugleich aktiv sind. Für die eigene Fristenordnung zählt ohnehin nur die eigene Einrichtung, nicht die bundesweite Summe, die diese Zahlen nahelegen.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Frist für welchen Aktentyp tatsächlich gilt und wo das Bundesrecht schlicht keine Frist vorgibt. Rechtsgrundlage sind neben dem Sozialgesetzbuch vor allem das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), das allgemeine Steuerverfahrensrecht. Wer die passende Zeile einmal gefunden hat, muss sie nur noch in die eigene Fristenordnung übernehmen.

Bundesrecht, Stand 19. September 2026. Landesrecht, Landesrahmenverträge und Vereinbarungen mit dem Kostenträger können weitergehende oder abweichende Vorgaben enthalten.

§ 47 SGB VIII, eine Vorschrift des Achten Buches Sozialgesetzbuch zur Kinder- und Jugendhilfe, wird in der Praxis häufig falsch gelesen. Absatz 2 verpflichtet Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe zu einer mindestens fünfjährigen Aufbewahrung ihrer einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen. Gemeint sind Unterlagen über Betrieb, Ausstattung, räumliche, wirtschaftliche und personelle Voraussetzungen sowie die Belegung der Einrichtung. Die Vorschrift betrifft also die Einrichtung als Institution, nicht die individuelle Fallakte eines Kindes oder Jugendlichen. Für diese individuelle Akte gibt es keine vergleichbare bundeseinheitliche Regelfrist.

Maßgeblich sind stattdessen das Landesrecht und die konkreten Vorgaben des zuständigen Jugendamts oder Kostenträgers, häufig geregelt in Vereinbarungen nach § 78b SGB VIII. Diese fallen von Land zu Land unterschiedlich aus. Wer die Frist für die individuelle Fallakte in der eigenen Fristenordnung sucht, findet sie deshalb nicht im Bundesgesetz, sondern in diesen Vereinbarungen oder im direkten Nachfragen beim zuständigen Amt.

Derselbe Unterschied gilt sinngemäß für individuelle Betreuungsakten der Eingliederungshilfe (geregelt im Neunten Buch Sozialgesetzbuch, SGB IX) und der Suchthilfe. Er greift dort nur, wenn keine tatsächliche Behandlung im Sinn des § 630a BGB vorliegt. Ein Behandlungsvertrag setzt voraus, dass sich jemand zur medizinischen Behandlung eines Patienten verpflichtet, etwa in der ambulanten Psychotherapie oder in einer ärztlich verantworteten Suchtrehabilitation. Die meisten Betreuungs-, Wohn- und Fachleistungsverträge in der Eingliederungshilfe sind das nicht, auch wenn sie Klientenakten mit sensiblen Daten führen.

Wo tatsächlich behandelt wird, gilt deshalb die zehnjährige Frist aus § 630f Abs. 3 BGB. Wo begleitet, betreut oder gefördert wird, gilt sie dagegen nicht. Der Begriff Klientenakte deckt in der Praxis beides ab, ohne dass daraus dieselbe Frist folgt.

Auch die individuelle Bewohnerakte in der Pflege hat keine bundeseinheitliche Frist. Sie ergibt sich aus dem Heim- beziehungsweise Wohn- und Teilhabegesetz des jeweiligen Bundeslandes, und die Länder setzen dabei unterschiedliche Werte an. Der Fristenrechner in diesem Beitrag enthält diesen Aktentyp deshalb bewusst nicht: Eine bundesweit einheitliche Zahl gibt es dafür nicht, und eine erfundene Zahl wäre schlechter als gar keine. Schlagen Sie stattdessen im Heimgesetz Ihres Bundeslandes nach, welche Frist für die Pflegedokumentation gilt, und tragen Sie diese Frist mit ihrer genauen Fundstelle von Hand in Ihre eigene Fristenordnung ein.

Bei Führungszeugnisdaten liegt der Fall anders. Hier gibt es eine klare, bundeseinheitliche und sehr kurze Frist mit eigenen Fallstricken in der praktischen Umsetzung, etwa beim genauen Beginn der Frist, die in der Jugendhilfe sechs und in der Eingliederungshilfe drei Monate beträgt. Einzelheiten und die üblichen Fehler bei der Umsetzung beschreibt ein eigener Beitrag: Führungszeugnisse in der Jugend- und Eingliederungshilfe.

Für die beiden Aktentypen ohne feste Bundesfrist aus dem letzten Abschnitt lässt sich nichts berechnen, dafür bleibt nur der Blick ins Landesrecht. Für drei andere Aktentypen mit klarer bundesrechtlicher Grundlage lässt sich der Aufbewahrungskorridor dagegen konkret berechnen: der frühestmögliche und der spätere, risikoorientierte Termin. Der folgende Rechner liefert dafür Rechenwerte zur Orientierung und arbeitet nur in Ihrem Browser. Nichts wird übertragen oder gespeichert.

Der Rechner unten führt genau diese Rechnung für Ihren eigenen Fall durch, mit dem tatsächlichen Datum statt mit dem Beispieljahr.

Die Rechenwerte aus dem vorigen Abschnitt sind dabei nur ein Baustein. So kommt eine schriftliche Fristenordnung in acht Schritten aus der Leitungsrunde tatsächlich ins QM-System.

Ich würde mit der Tabelle in Abschnitt drei anfangen und für jeden Aktentyp Ihres Hauses die Zeile suchen, die tatsächlich passt, nicht die, die am längsten klingt. Fehlt eine Zeile, etwa weil Sie einen Aktentyp führen, der hier nicht auftaucht, ist das der erste Punkt für die nächste Leitungsrunde. Danach folgen die acht Schritte aus Abschnitt sieben, und am Ende steht ein Dokument, das bei einer Prüfung sofort vorgelegt werden kann, statt erst zusammengesucht werden zu müssen.

Bleibt eine Zeile auch nach Rücksprache mit dem Jugendamt, dem Kostenträger oder der Heimaufsicht unklar, dokumentieren Sie diese Unsicherheit schriftlich, statt sie stillschweigend im Zweifel für die längste verfügbare Frist zu entscheiden. Eine begründete Zwischenlösung lässt sich später korrigieren, sobald die zuständige Stelle geantwortet hat. Für ein bloßes Bauchgefühl gilt das nicht.

Quellen

Stand aller Angaben: 19. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.