Die Zahl 20 zählt zweimal: Zählweisen für Träger mit 10 bis 49 Beschäftigten

Zwei Vorschriften nennen für denselben Betrieb dieselbe Zahl, ohne dasselbe zu meinen. Wer beim Arbeitsschutz die Beschäftigten zählt, kommt oft auf ein anderes Ergebnis als wer für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen zählt, auch wenn beide bei der Zahl 20 ansetzen. Träger mit 10 bis 49 Beschäftigten sollten deshalb genau prüfen, welche Zählweise für welche Pflicht gilt.

Am deutlichsten zeigt sich das Problem in der ambulanten Pflege, weil dort besonders viele Menschen in Teilzeit arbeiten. Zum Stichtag 15. Dezember 2023 waren in den 15.549 ambulanten Pflegediensten in Deutschland 446.425 Personen beschäftigt (Statistisches Bundesamt, Pflegestatistik 2023). Davon arbeiteten 126.251 in Vollzeit, der große Rest, rechnerisch 71,7 Prozent, in Teilzeit. Rechnerisch entfallen damit auf jeden Dienst knapp 29 Beschäftigte nach Kopf. Durch den hohen Teilzeitanteil liegt die gewichtete Zahl oft niedriger, und genau in diesem Bereich wird die Schwelle von 20 für beide Vorschriften real. Bei einem so hohen Teilzeitanteil reicht schon eine Verschiebung im Dienstplan, damit ein Dienst bei der einen Zählweise unter 20 und bei der anderen über 20 liegt, oder umgekehrt. Die neuen Qualitätsprüfungsrichtlinien für die ambulante Pflege beschreibe ich in einem eigenen Beitrag.

Das Problem reicht aber über die Pflege hinaus. Nach dem Unternehmensregister des Statistischen Bundesamts gab es 2024 bundesweit 54.275 rechtliche Einheiten mit 10 bis unter 50 Beschäftigten im selben Wirtschaftsabschnitt, der Kategorie, mit der die amtliche Statistik Branchen zusammenfasst (Stand 1. Dezember 2025). Dazu zählt die Statistik neben der Pflege auch die Eingliederungshilfe, Kinder- und Jugendhilfe, Suchthilfe sowie Arzt- und Therapiepraxen. Wer die Beschäftigtenzahl nur einmal ermittelt, wählt entweder die falsche Form der Arbeitsschutzbetreuung oder übersieht die Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen. Beides fällt am Ende der Leitung zur Last, nicht der Person, die gezählt hat, weil die Verantwortung für die Einstufung bei der Leitung liegt und nicht bei der Fachkraft, die die Zahlen zusammenträgt. Eine Neueinstellung oder eine veränderte Stundenverteilung kann die Einstufung noch im selben Jahr kippen, denn beide Zählweisen beziehen sich auf einen Jahresdurchschnitt und nicht auf einen einmalig festgestellten Stand. Deshalb sind Zählstichtag und Zuständigkeit eine Leitungsentscheidung und keine reine Verwaltungsaufgabe.

Die DGUV Vorschrift 2 regelt die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung der Beschäftigten. Sie beruht auf einem gemeinsamen Mustertext, den jeder Unfallversicherungsträger in eigener Fassung und zu eigenem Zeitpunkt in Kraft setzt. Für Mitgliedsbetriebe der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW), zuständig für Pflegedienste und die meisten anderen sozialen Träger, gilt die überarbeitete Fassung seit dem 1. Juni 2026. Die Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation (VBG) hatte ihre eigene Fassung schon zum 1. Dezember 2025 in Kraft gesetzt. Der Unterschied liegt nicht an widersprüchlichen Regeln, sondern daran, dass jeder Unfallversicherungsträger sein eigenes Datum festlegt.

Nach § 2 Absatz 2 und 3 der Vorschrift richtet sich der Umfang der Betreuung nach der Beschäftigtenzahl. Bei bis zu 20 Beschäftigten reicht die vereinfachte Betreuung nach Anlage 1, die sich am tatsächlichen Anlass orientiert. Bei mehr als 20 Beschäftigten gilt dagegen Anlage 2 mit festen jährlichen Einsatzzeiten der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes und der Fachkraft für Arbeitssicherheit, unabhängig davon, ob im Einzelfall ein konkreter Anlass besteht. Vorher lag diese Grenze bei 10 Beschäftigten, sodass mehr Träger als bisher unter die einfachere Regel fallen. Wie genau gezählt wird, regelt § 2 Absatz 5: Teilzeitbeschäftigte gehen nicht als volle Köpfe, sondern gewichtet ein, mit dem Faktor 0,5 bis 20 Wochenstunden, 0,75 über 20 bis 30 Stunden und 1,0 darüber, jeweils als Jahresdurchschnitt über das Kalenderjahr.

Für die Beschäftigungspflicht schwerbehinderter Menschen zählt eine andere Einheit als bei der DGUV Vorschrift 2: nicht Köpfe, sondern Arbeitsplätze. Nach § 154 Absatz 1 SGB IX müssen private und öffentliche Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen auf wenigstens 5 Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Ein Pflichtplatz ist dabei eine der Stellen, auf denen diese Quote erfüllt werden muss. Für kleinere Träger gilt statt der 5-Prozent-Rechnung eine feste Mindestzahl: Bei weniger als 40 Arbeitsplätzen reicht im Jahresdurchschnitt ein besetzter Pflichtplatz, bei weniger als 60 reichen zwei. Wer die Quote nicht erfüllt, zahlt für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine Ausgleichsabgabe, deren Höhe gestaffelt ist: Sie steigt, je weiter ein Träger unter der Pflichtquote liegt (§ 160 SGB IX).

Was als Arbeitsplatz zählt, regelt § 156 SGB IX. Gezählt wird jede Stelle, auf der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter oder Auszubildende beschäftigt werden, unabhängig vom Stundenumfang. Eine Ausnahme gilt für Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden: Sie zählen nicht als Arbeitsplatz. Ebenfalls ausgenommen sind unter anderem auf höchstens acht Wochen befristete Stellen, Stellen zu Heilungs- oder Erziehungszwecken und ruhende Beschäftigungsverhältnisse bei Vertretung. Anders als bei der DGUV Vorschrift 2 gibt es hier keine anteilige Gewichtung nach Stunden: Eine Stelle zählt entweder ganz oder gar nicht.

Die Zahl 20 ist nicht die einzige Schwelle in diesem Umfeld, und sie wird leicht mit einer deutlich niedrigeren verwechselt. Nach § 177 SGB IX wird eine Schwerbehindertenvertretung gewählt, sobald ein Betrieb mindestens 5 schwerbehinderte Menschen nicht nur vorübergehend beschäftigt, unabhängig davon, wie viele Arbeitsplätze der Betrieb insgesamt hat.

Ähnlich niedrig liegt die Schwelle zum Betriebsrat. Nach § 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) werden in Betrieben mit in der Regel mindestens 5 ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, von denen 3 wählbar sind, Betriebsräte gewählt. Für kirchliche Träger gilt eine eigene Ausnahme: Nach § 118 Absatz 2 BetrVG gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht für Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen, unabhängig von der Rechtsform. Das gilt also auch dann, wenn ein kirchlicher Träger als gemeinnützige GmbH firmiert. Kirchliche Träger sollten diese Ausnahme rechtlich klären lassen, bevor sie eine Wahl vorbereiten oder gerade deshalb unterlassen, denn die Abgrenzung zwischen karitativer und sonstiger Tätigkeit ist im Einzelfall nicht immer eindeutig.

Nach oben liegt die nächste Schwelle bei 50 Beschäftigten: Ab dann verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle für Hinweise auf Rechtsverstöße, wie der Beitrag Meldestelle teilen zeigt. Wer die in diesem Beitrag beschriebenen Schwellen im Blick behält, sieht auch diese nächste Stufe rechtzeitig kommen.

Die folgende Übersicht stellt die Zählweisen nebeneinander, die für einen Träger mit 10 bis 49 Beschäftigten in der Praxis zusammentreffen. Sie fasst zusammen, was die vorigen Abschnitte einzeln erklärt haben: welche Einheit jede Vorschrift zählt, wo ihre Schwelle liegt und was beim Erreichen dieser Schwelle folgt.

Landesrecht und das Recht kirchlicher Träger können abweichende Regelungen enthalten.

Der Rechner berechnet aus denselben Angaben drei Zahlen auf einmal: die gewichtete Zahl nach der DGUV Vorschrift 2, die Arbeitsplätze nach § 154 SGB IX und die Kopfzahl nach § 38 BDSG. Tragen Sie dafür einen Stichtag und die Zahl Ihrer Beschäftigten je Wochenstunden-Gruppe ein, so wie Sie sie im zweiten Schritt der acht Schritte weiter unten ohnehin erfassen. Der Rechner schlägt daraus die passende Zeile für Ihr Rechtskataster vor und arbeitet dabei nur in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen oder gespeichert.

Die folgenden acht Schritte führen von der Datenerfassung bis zum dokumentierten Ergebnis. Wer sie einmal in dieser Reihenfolge durchgeht, kann sie im nächsten Jahr mit demselben Ablauf wiederholen.

Wer jetzt beginnt, würde in der kommenden Woche zuerst den Zählstichtag für das laufende Jahr festlegen und im Team klären, wer die Wochenstunden je Stelle zusammenträgt. In den folgenden zwei bis drei Wochen lässt sich daraus mit dem Schwellenrechner eine erste Einschätzung für alle drei Zählweisen gewinnen, noch ohne Anspruch auf letzte Genauigkeit.

Bis zum Monatsende gehören die drei Ergebnisse als eigene Zeilen in das Rechtskataster, nicht als gemeinsame Schätzung. Bei erreichter Schwelle folgen die jeweils nächsten Schritte: das Gespräch mit der Berufsgenossenschaft, die Prüfung der Beschäftigungspflicht oder die Vorbereitung einer Wahl. Wer die Zahlen dieses Jahr einmal sauber und getrennt dokumentiert, muss diese Arbeit im nächsten Jahr nur noch wiederholen, nicht neu erfinden.

Quellen

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.