Was müssen Sie der Bundesagentur für Arbeit bis Ende 2026 vorlegen und wie viel davon steht schon in Ihren Unterlagen? Die Frage stellt sich für Werkstätten und andere Leistungsanbieter mit Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich. Der Beitrag zeigt, was das neue Handbuch enthält, wie die Bundesagentur prüft und wo Sie beginnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Bundesagentur für Arbeit hat zum 1. Januar 2026 ein neues Fachkonzept für Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich in Werkstätten und bei anderen Leistungsanbietern eingeführt.
- Jede Hauptwerkstatt ist aufgefordert, ein Qualitäts- und Leistungshandbuch zu erstellen und bis zum 31. Dezember 2026 einzureichen. Das ist der Termin für die Einreichung, nicht für die Freigabe.
- Mit der Einreichung belegen Sie, dass die Trägerzulassung für Maßnahmen der Arbeitsförderung beantragt ist. Andere Leistungsanbieter sind zum selben Termin aufgefordert. Die Dokumente der Bundesagentur sagen nicht einheitlich, ob diese Leistungsanbieter ein bestehendes Handbuch anpassen oder ein neues schreiben.
- Die Bundesagentur prüft das Handbuch in zwei Schritten. Die Prüfungen sind bis Ende 2027 abzuschließen. Nach der Freigabe löst das Handbuch bei Werkstätten das bisherige Durchführungskonzept ab.
- Wer ein Qualitätsmanagementsystem führt, zertifiziert oder nicht, hängt das vorhandene Konzept zur Qualitätssicherung an. Wer keines hat, beschreibt die Qualitätssicherung im Handbuch selbst. Gleichen Sie zuerst Ihre Unterlagen mit der Muster-Gliederung der Bundesagentur ab.
Qualitäts- und Leistungshandbuch (QLHB): das Dokument, das den kompletten Weg eines Teilnehmenden vom ersten Kontakt bis zum Übergang in Beschäftigung beschreibt. Die Einrichtung stellt darin dar, wie sie Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich nach dem Fachkonzept der Bundesagentur konkret umsetzt (Fachkonzept, Nr. 1.6.3).
Wer muss bis zum 31. Dezember 2026 was einreichen?
Die Bundesagentur für Arbeit fordert jede Hauptwerkstatt auf, ein Qualitäts- und Leistungshandbuch zu erstellen und bis zum 31. Dezember 2026 einzureichen. Grundlage ist ihre Weisung 202511002 vom 11. November 2025 (Weisung, Abschnitt 2). Diese Weisung richtet sich an die Dienststellen der Bundesagentur und gilt für den Bereich des Dritten Buches Sozialgesetzbuch. Ein Gesetz oder eine Verordnung ist sie nicht.
Das Fachkonzept nennt denselben Termin. Es ist seit dem 1. Januar 2026 die Vorgabe der Bundesagentur für Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich. Bis zum 31. Dezember 2026 reichen Sie das Handbuch beim Operativen Service Arbeitsmarktdienstleistungen ein (Fachkonzept, Nr. 1.4.1). Diese Stelle der Bundesagentur betreut Anerkennung und Zulassung und hat ihren Sitz bei der Regionaldirektion.
Für andere Leistungsanbieter ist die Lage weniger eindeutig. Sie können Menschen mit Behinderungen Leistungen im Eingangsverfahren, im Berufsbildungsbereich und im Arbeitsbereich außerhalb einer Werkstatt anbieten. Dabei können sie ihr Angebot auf einen Teil davon beschränken (§ 60 SGB IX). Die Weisung fordert sie zum selben Zeitpunkt auf, ihre bereits bestehenden Handbücher anzupassen und einzureichen. Das Fachkonzept spricht dagegen von einem neu zu erstellenden Handbuch (Nr. 1.4.2). Weil beide Dokumente hier auseinandergehen, klären Sie beim zuständigen Operativen Service, was für Ihr Angebot gilt.
Ein Handbuch gehört außerdem zu jedem Erstantrag auf Anerkennung oder Zulassung und zu weiteren Anträgen zu relevanten Änderungen (Fachkonzept, Nr. 1.6.3). Relevant sind zum Beispiel eine geänderte Durchführung des Berufsbildungsbereichs, weitere Betriebsstätten oder geänderte Kapazitäten.
Der 31. Dezember 2026 ist der Termin für die Einreichung, nicht für die Freigabe. Offen bleibt, welche Folge eine verspätete Einreichung hat. Dazu sagen weder die Weisung noch das Fachkonzept etwas, auch nicht die Fragen und Antworten der Bundesagentur zum Fachkonzept.
Was ersetzt das Handbuch und was gilt daneben?
Für Werkstätten ersetzt das Handbuch ein Dokument, das sie bereits kennen: Nach der Freigabe löst es das bisherige Durchführungskonzept ab (Weisung, Abschnitt 2). Mit diesem Wechsel will die Bundesagentur Standards setzen und Vergleichbarkeit herstellen.
Wenn Sie das Handbuch einreichen, ändert das nichts an Ihrem aktuellen Anerkennungsstatus (Fachkonzept, Nr. 1.6.3). Über die Anerkennung als Werkstatt entscheidet die Bundesagentur im Einvernehmen mit dem Träger der Eingliederungshilfe (§ 225 SGB IX).
Ebenso wenig ersetzt das Handbuch die Trägerzulassung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV). Eine fachkundige Stelle lässt Anbieter von Maßnahmen der Arbeitsförderung zu (§ 176 SGB III). Für Werkstätten und andere Leistungsanbieter ist der Fachbereich 6 maßgeblich, die Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 AZAV). Nach den Fragen und Antworten der Bundesagentur ist das Handbuch ein eigenes Dokument, unabhängig von der AZAV. Verbunden sind beide trotzdem: Mit der Einreichung belegen Sie, dass der Antrag auf Trägerzulassung gestellt ist.
Neben dem Handbuch verlangt das Fachkonzept einen Qualitätszirkel. Ihm gehören Vertreter des Leistungserbringers, der Bundesagentur und des zuständigen Trägers der Eingliederungshilfe an, jeweils in gleicher Zahl (Nr. 1.6.4). Der Qualitätszirkel hat überwiegend beratende Aufgaben und beobachtet die Förderkonzepte entlang des Handbuchs. Im Einzelfall darf er nicht tätig werden.
Daneben gilt eine Kostenregel: Personal für Erstellung und Pflege des Handbuchs refinanziert die Bundesagentur nicht. Die Erstellung gilt als einmalig, wie beim früheren Durchführungskonzept. Mehraufwand für die Umsetzung des Fachkonzepts refinanziert sie nur, wenn Sie ihn ausführlich begründen und nachweisen und die Regionaldirektion ihn genehmigt. Gegebenenfalls führen Sie dazu vorab Gespräche mit der Regionaldirektion (Fragen und Antworten).
Wie ist das Handbuch aufgebaut?
Den Aufbau gibt die Bundesagentur vor. Sie tut das in Anlage 3 zum Fachkonzept, einem Orientierungsleitfaden mit einer Muster-Gliederung und einer Liste der einzureichenden Unterlagen. Die Zählung ist leicht zu verwechseln: In der Weisung heißt Anlage 3 die Musterzielvereinbarung. Wo dieser Beitrag „Anlage 3“ schreibt, meint er immer den Orientierungsleitfaden zum Fachkonzept.
Für Form und Erstellung nennt der Leitfaden unter anderem diese fünf Vorgaben.
- In Arial 11 mit Zeilenabstand 1,5 umfasst das Handbuch höchstens 50 bis 60 Seiten zuzüglich Anlagen.
- Jede Leistung beschreiben Sie nur einmal. Als Beispiel nennt der Leitfaden die Kompetenzermittlung.
- Wo das Fachkonzept eine Leistung beschreibt, verweisen Sie auf das aktuell gültige Fachkonzept. So müssen Sie das Handbuch nicht überarbeiten, wenn die Bundesagentur das Fachkonzept aktualisiert.
- Ein bereits geprüftes Handbuch bearbeiten Sie im Änderungsmodus. Streichungen bleiben dabei erkennbar. Alle Änderungen sind farblich markiert.
- Weicht Ihr Personalschlüssel von den Mindestanforderungen des Fachkonzepts ab, begründen Sie das außerhalb des Handbuchs. Die Begründung nennt die Teilnehmendenstruktur, auch mit Zahlen.
Für den Inhalt gibt die Muster-Gliederung die Reihenfolge vor. Sie beginnt mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Danach folgen fünf Kapitel: Allgemeines, Qualitätsmanagement, übergreifende Aufgaben und Dienstleistungen, Durchführung und Strukturmerkmale.
| Kapitel | Was beschrieben wird | Zu beachten oder beizufügen |
|---|---|---|
| 1.1 bis 1.3 Allgemeines | Anbieter mit Rechtsstatus und Anbindung an die Dachorganisation, Ansprechpersonen, Leitbild und Zielsetzung | Werkstattverbund: alle Werkstätten mit Kontaktdaten aufführen |
| 1.4 Durchführungsorte | Standortprinzip, Hauptstandort mit allen Betriebsstätten, Einzugsgebiet, Einbindung in die regionale Wirtschaft | Erklärung, dass die Leistung konkret und im gesamten Jahresverlauf am Standort angeboten wird. Für andere Leistungsanbieter keine Abgrenzung des Einzugsgebiets |
| 1.5 AZAV-Zulassung | Zulassung je Durchführungsort nach § 5 Abs. 1 Nr. 6 AZAV | Nachweise, ersatzweise Nachweis der Antragstellung |
| 1.6 Maßnahmeangebot | Kapazität insgesamt und je Maßnahme, Zielgruppen, Berufsfelder, Beschäftigungszeit | Kurze Übersicht genügt |
| 2.1 Qualitätssicherung | Qualitätsmanagementsysteme, Kennzahlen, Befragungen, Dokumentation qualitätsrelevanter Daten | Vorhandenes Konzept als Anlage statt Beschreibung |
| 2.2 Fehlzeiten | Analysemethoden zur Auswertung und Bewertung von Fehlzeiten | Vorhandenes Konzept als Anlage statt Beschreibung |
| 2.3 Gewaltschutz | Erklärung, dass ein Konzept vorliegt, partizipativ erstellt wurde und angewendet wird | Gewaltschutzkonzept als Anlage |
| 2.4 Fort- und Weiterbildung | Bedarfserhebung je Profession, wiederkehrende Inhalte, individuelle Fortbildungen | Gegebenenfalls Kooperationen benennen und als Anlage beifügen |
| 3.1 bis 3.5 Fachdienste | Ärztlicher, psychologischer und begleitender Dienst, weitere Hilfen, Besprechungskonzept, Kooperationen mit Berufsschulen und Betrieben | In 3.5 keine Ausführungen zu Räumen und Personal |
| 3.6 Übergangsmanagement | Konzept und einzelne Maßnahmen für den Übergang auf den allgemeinen Arbeitsmarkt | Konzept beifügen |
| 3.7 bis 3.9 Weitere Angebote | Förderung der Kompetenzen, Elternarbeit und Betreuendenarbeit, Digitalisierung | Elternarbeit nur, wenn vorhanden |
| 3.10 Datenschutz | Information der Teilnehmenden, Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben, Löschung | Fristen, gegebenenfalls Konzept |
| 4.1 und 4.2 Durchführung | Eingangsverfahren, Berufsbildungsbereich mit Qualifizierungsstufen und Rahmenlehrplänen, Eingliederungsplanung | Zur Zusammenarbeit mit der Bundesagentur genügt eine kurze Aussage zur elektronischen Maßnahmeabwicklung |
| 4.3 bis 4.5 Weitere Inhalte | Gender Mainstreaming, Qualifizierungsbausteine nach § 69 Berufsbildungsgesetz, praxisnahe Berufsbildung | Bausteine mit zugrunde liegendem Ausbildungsrahmenplan aufzählen |
| 5.1 bis 5.4 Strukturmerkmale | Infrastruktur, Ausstattung, Personal, Kooperationen | Personalübersicht sowie Organisations- und Stellenplan als Anlage. Bei Bestandseinrichtungen keine Ausstattungsnachweise, außer bei baulichen Änderungen |
Quelle: Anlage 3 zum Fachkonzept, Muster-Gliederung. Die Inhaltsangaben sind gekürzt, maßgeblich ist der Wortlaut des Leitfadens.
Die Kapitel unterscheiden sich darin, woher ihr Inhalt kommt. Kapitel 4 beschreibt den Ablauf von Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich. Diese Beschreibung kommt aus der Bildungsarbeit der Einrichtung. Für Teile der Kapitel 1, 2 und 5 verlangt Anlage 3 dagegen Unterlagen, die dem Handbuch beiliegen. Dazu gehören Nachweise zur AZAV-Zulassung, vorhandene Konzepte sowie Personalübersicht, Organisations- und Stellenplan.
Welche Unterlagen gehören dazu?
Mit dem Handbuch reichen Sie eine Reihe weiterer Unterlagen ein, die Anlage 3 verlangt. Die Tabelle führt die Liste „Einzureichende Unterlagen“ vollständig auf.
| Unterlage | Inhalt und Hinweis |
|---|---|
| Qualitäts- und Leistungshandbuch | Höchstens 50 bis 60 Seiten zuzüglich Anlagen |
| Registerauszug | Kopie des Handels- oder Vereinsregisterauszugs |
| Personalübersicht, Organisations- und Stellenplan | Kapitel 5.3, jeweils als Anlage |
| AZAV-Zertifikat | Gültiges Zertifikat oder Antrag darauf, Kapitel 1.5 |
| Unterlagen zu Räumlichkeiten | Grundriss mit gekennzeichneten Bereichen, Raumplan mit Bezeichnung, Raumnummer und Quadratmeterangabe, Lageplan, gegebenenfalls Maschinenstellplan |
| Kooperationsverträge | Zum Beispiel mit dem psychologischen und dem ärztlichen Dienst |
| Kooperationsverträge mit Partnerfirmen | Für Betriebspraktika, einschließlich Mustervertrag |
| Nachweise mit Dritten | Nachweise oder Vereinbarungen, zum Beispiel zur Mittagsverpflegung an Nebenstellen, dazu notwendige Kooperationen zur Durchführung der Leistung |
| Muster | Teilnahmevertrag sowie Bildungsrahmenlehrplan für zwei Berufsfelder |
| Konzept zum Übergangsmanagement | Kapitel 3.6 |
| Konzepte zu Qualitätssicherung und Fehlzeiten | Soweit vorhanden, Kapitel 2.1 und 2.2 |
| Gewaltschutzkonzept | Kapitel 2.3 |
Quelle: Anlage 3 zum Fachkonzept, Liste „Einzureichende Unterlagen“. Die Liste führt Qualitätssicherung und Fehlzeitenkonzept in einer Zeile auf.
Einiges können Sie dagegen weglassen. Grund- und Behandlungspflege erwähnen Sie nur kurz mit Verweis auf die Krankenkasse, eine Beschreibung ist entbehrlich. Notfall- und ärztliche Versorgung müssen Sie nicht darstellen. Auch die Versorgung mit Hilfsmitteln und technischen Arbeitshilfen entfällt, weil sie in den Maßnahmekosten enthalten ist (Anlage 3).
Für andere Leistungsanbieter nennt die Internetseite der Bundesagentur eine weitere Unterlage: das anonymisierte Muster eines Eingliederungsplans. In Anlage 3 fehlt es. Fragen Sie deshalb beim Operativen Service nach, ob Sie es beilegen sollen.
Wie prüft die Bundesagentur?
Nach der Einreichung prüft die Bundesagentur in zwei Schritten (Weisung, Abschnitt 2). Zuerst prüft der Operative Service am Sitz der Regionaldirektion, ob das Handbuch vollständig ist. Er achtet dabei auch auf Aspekte der ursprünglichen Anerkennung, etwa Personal und AZAV. Im zweiten Schritt prüft die Regionaldirektion fachlich und inhaltlich, unter anderem, wie Sie Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich durchführen.
Der Operative Service koordiniert das Verfahren und gibt das Handbuch frei. Eingebunden ist außerdem die örtlich zuständige Agentur für Arbeit. Sie benennt Einrichtungsbetreuende als Ansprechpersonen der Leistungserbringer (Fachkonzept, Nr. 1.7.1).
Für beide Schritte nutzt die Bundesagentur einen Prüfbogen, den die Weisung als Anlage 2 führt. Die Internetseite der Bundesagentur zum Fachkonzept stellt das Konzept und seine Anlagen bereit, den Prüfbogen aber nicht (Stand 4. November 2026). Der Inhalt des Prüfbogens bleibt deshalb offen. Auch hier führt die Nummer leicht in die Irre: Anlage 2 des Fachkonzepts ist ein anderes Dokument.
| Zeitpunkt | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| 11.11.2025 | Die Weisung 202511002 gilt, das Fachkonzept wird veröffentlicht. | Weisung, Kopf und Abschnitt 2 |
| 01.01.2026 | Das Fachkonzept tritt in Kraft. Hauptwerkstätten und andere Leistungsanbieter sind aufgefordert, ihr Handbuch zu erstellen oder anzupassen. | Weisung, Abschnitt 2 |
| 31.12.2026 | Das Handbuch ist im Operativen Service einzureichen, mit Nachweis der beantragten Trägerzulassung. | Fachkonzept, Nr. 1.4.1 und 1.4.2 |
| Nach der Einreichung | Erster Prüfschritt durch den Operativen Service auf Vollständigkeit, zweiter Schritt durch die Regionaldirektion fachlich und inhaltlich. | Weisung, Abschnitt 2 |
| Mit der Freigabe | Das Handbuch löst bei Werkstätten das Durchführungskonzept ab. Der Personalschlüssel wird verbindlich festgelegt. Die Umsetzung soll abgeschlossen sein, für Rückstände liegt ein Zeitplan vor. Das Handbuch wird Vertragsgegenstand künftiger Preisverhandlungen. | Weisung, Abschnitte 2 und 3 |
| Bis 31.12.2027 | Die Prüfungen der Handbücher sind abzuschließen. | Weisung, Abschnitt 2 |
Quelle: Weisung 202511002 (Abschnitte 2 und 3) und Fachkonzept (Nr. 1.4.1 und 1.4.2).
Mit der Freigabe legt die Bundesagentur einen verbindlichen Personalschlüssel fest. Einen verbesserten Betreuungsumfang prüft die Regionaldirektion mit Blick auf Wirkung und Wirtschaftlichkeit (Weisung, Abschnitt 2). Wer vom Mindestmaß des Fachkonzepts abweichen will, braucht dafür die Zustimmung der Regionaldirektion (Fragen und Antworten).
Für die Umsetzung des Fachkonzepts nennt die Bundesagentur zwei Zeitpunkte. Wenn Sie das Handbuch abgeben, soll die Umsetzung angestoßen sein (Fragen und Antworten). Spätestens mit der Freigabe soll sie abgeschlossen sein. Für Anpassungen, die noch nicht möglich sind, legen Sie einen konkreten Zeitplan vor, etwa für die Einführung von Zertifikatslehrgängen mit Qualifizierungsbausteinen. Die Einrichtungsbetreuenden überwachen die Umsetzung.
Ein freigegebenes Handbuch hat außerdem eine wirtschaftliche Folge. Die Preise verhandeln die Regionalen Einkaufszentren der Bundesagentur. Sie machen freigegebene Handbücher zum Vertragsgegenstand künftiger Preisverhandlungen (Weisung, Abschnitt 3; Fachkonzept, Nr. 1.5.1). Schreiben Sie deshalb nur Leistungen hinein, die Ihre Einrichtung tatsächlich erbringt. Nach der Freigabe dient das Handbuch zudem als Maßstab, an dem die Einrichtungsbetreuenden die Qualitätsstandards nachhalten (Fachkonzept, Nr. 1.7.4).
Was ändert sich mit und ohne Qualitätsmanagement?
Anlage 3 fragt nicht nach einem Zertifikat für das Qualitätsmanagement. ISO 9001 kommt in Weisung, Fachkonzept, Anlage 3 und den Fragen und Antworten nicht vor. Entscheidend ist stattdessen, ob für ein Thema ein Konzept vorliegt.
Führt Ihre Einrichtung ein Qualitätsmanagementsystem, zertifiziert oder nicht, sehen Sie zuerst nach, welche Konzepte daraus vorliegen. Ein vorhandenes Konzept zur Qualitätssicherung und ein vorhandenes Fehlzeitenkonzept hängen Sie an. Eine eigene Beschreibung im Handbuch entfällt dann (Anlage 3, Kapitel 2.1 und 2.2). Prüfen Sie dabei, ob das Konzept Kennzahlen ausweist, etwa aus Teilnehmerbefragungen, Rückmeldungen aus Betrieben, Abbruch- und Verbleibanalysen oder der Auswertung von Maßnahme-Erfolgen. Ein schlankes Kennzahlenset beschreibt der Beitrag zu Kennzahlen, die etwas über Wirkung sagen.
Führt Ihre Einrichtung kein Qualitätsmanagementsystem, beschreiben Sie die Qualitätssicherung im Handbuch selbst (Kapitel 2.1). Sie legen dort Kennzahlen und Befragungsprozesse dar und beschreiben, wie Sie qualitätsrelevante Daten dokumentieren. Für Fehlzeiten benennen Sie die Analysemethoden (Kapitel 2.2). Zum Nachbarthema Wirksamkeit gibt es den Beitrag BTHG und Qualitätsmanagement in der Eingliederungshilfe.
Beispiel
Angenommen, Ihre Einrichtung führt ein Qualitätsmanagementsystem mit einem Konzept zur Qualitätssicherung, aber ohne Fehlzeitenkonzept. Dann hängen Sie das Konzept zur Qualitätssicherung an. Die Analysemethoden für Fehlzeiten beschreiben Sie in Kapitel 2.2 selbst.
Ob ein Konzept vorliegt, macht bei fünf Themen den Unterschied: Qualitätssicherung, Fehlzeiten, Gewaltschutz, Übergangsmanagement und Datenschutz.
| Kapitel | Mit vorhandenem Konzept oder System | Ohne vorhandenes Konzept |
|---|---|---|
| 2.1 Qualitätssicherung | Konzept als Anlage beifügen, die Beschreibung entfällt | Qualitätssicherung im Handbuch beschreiben, mit Kennzahlen, Befragungen und Dokumentation qualitätsrelevanter Daten |
| 2.2 Fehlzeiten | Konzept als Anlage beifügen, die Beschreibung entfällt | Analysemethoden für Auswertung und Bewertung der Fehlzeiten benennen und beschreiben |
| 2.3 Gewaltschutz | Erklärung abgeben, dass das Konzept partizipativ erstellt wurde und angewendet wird. Konzept als Anlage beifügen | Konzept vor der Einreichung partizipativ erarbeiten. Erklärung und Anlage sind auch dann verlangt |
| 3.6 Übergangsmanagement | Konzept als Anlage beifügen, einzelne Maßnahmen im Handbuch beschreiben | Konzept erstellen. Die Bundesagentur nennt Übergangsmanagement bereits als Aufgabe der Leistungserbringer |
| 3.10 Datenschutz | Information der Teilnehmenden und Löschfristen aus dem vorhandenen Konzept übernehmen | Information beschreiben, Aufbewahrung und Löschung mit Fristen darlegen |
Quelle: Anlage 3 zum Fachkonzept, Kapitel 2.1 bis 2.3, 3.6 und 3.10 sowie Fragen und Antworten der Bundesagentur.
Beim Gewaltschutz verlangt Anlage 3 in beiden Fällen dasselbe. Die Einrichtung erklärt, dass ein Konzept vorliegt, partizipativ erstellt wurde und angewendet wird. Das Konzept selbst liegt als Anlage bei.
Auch das Gesetz verpflichtet Leistungserbringer zu geeigneten Maßnahmen gegen Gewalt. Dazu gehört insbesondere ein auf die Einrichtung zugeschnittenes Konzept (§ 37a SGB IX). Sie können ein Konzept für die gesamte Einrichtung einschließlich der Tagesförderbereiche vorlegen (Fachkonzept, Nr. 3.3.10). Den Aufbau beschreibt der Beitrag zum Gewaltschutzkonzept im Sozialwesen.
Beim Datenschutz verlangt Kapitel 3.10, dass Sie die Teilnehmenden über Erhebung, Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten informieren. Außerdem beschreiben Sie, wie Sie die Daten nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren und mit welchen Fristen Sie sie löschen. Gegebenenfalls gehört ein Konzept dazu. Eine schriftliche Fristenordnung kann das tragen, wie der Beitrag Aufbewahren oder löschen zeigt.
Ein Zertifikat spielt an einer Stelle doch eine Rolle: bei der Trägerzulassung nach der AZAV. Sie setzt voraus, dass der Anbieter ein System zur Sicherung der Qualität anwendet (§ 178 SGB III). Ein solches System liegt vor, wenn zielgerichtete und systematische Verfahren die Qualität der Leistungen gewährleisten und kontinuierlich verbessern (§ 2 Abs. 4 AZAV). Was Sie für die Zulassung darlegen, können Sie als Ausgangspunkt für Kapitel 2.1 nutzen. Zu digitalen Maßnahmen gibt es den Beitrag AZAV 2026: Was bei digitalen Maßnahmen jetzt nachzuweisen ist.
Was ist noch offen?
Vier Punkte lassen sich mit den öffentlichen Unterlagen nicht beantworten (Stand 4. November 2026). Sie stehen hier, damit Sie wissen, wo eine Nachfrage nötig ist.
- Prüfbogen: Die Weisung führt ihn als Anlage 2. Die Internetseite der Bundesagentur zum Fachkonzept stellt ihn nicht bereit. Die Einreichungsmappe, das Werkzeug weiter unten in diesem Beitrag, folgt deshalb Anlage 3 und gibt den Prüfbogen nicht wieder.
- Arbeitshilfe zum Qualitätszirkel: Die Weisung kündigt an, dass die Arbeitshilfe gemeinsam mit drei Organisationen erarbeitet wird. Das sind die Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Träger der Sozialhilfe und der Eingliederungshilfe, die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Bundesarbeitsgemeinschaft Werkstätten für behinderte Menschen. Die Fragen und Antworten stellen die Arbeitshilfe für 2026 in Aussicht. Auf der Internetseite der Bundesagentur zum Fachkonzept steht die Arbeitshilfe nicht zum Download bereit.
- Folgen einer verspäteten Einreichung: Weder die Weisung noch das Fachkonzept noch die Fragen und Antworten der Bundesagentur nennen sie.
- Dauer der Prüfung: Die Weisung nennt nur den Endtermin Ende 2027, keine Dauer je Handbuch.
Als Ansprechstellen nennen die Fragen und Antworten für alle Einrichtungen den Operativen Service und den Einrichtungsbetreuenden der örtlichen Agentur.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Ab dem 4. November 2026 bleiben bis zum 31. Dezember 2026 knapp zwei Monate. Die acht Schritte gelten für Einrichtungen mit und ohne Qualitätsmanagementsystem. Unterschiede gibt es nur bei den Konzepten.
Zuständigkeit klären
Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung als Hauptwerkstatt oder als anderer Leistungsanbieter aufgefordert ist. Ermitteln Sie dann den zuständigen Operativen Service. Die Bundesagentur veröffentlicht die Kontaktdaten auf ihrer Internetseite zu anderen Leistungsanbietern.
Trägerzulassung sichern
Prüfen Sie, ob Ihre Trägerzulassung nach der AZAV gültig ist. Stellen Sie andernfalls den Antrag für den Fachbereich 6 bei einer fachkundigen Stelle. Mit der Einreichung des Handbuchs belegen Sie, dass der Antrag gestellt ist.
Unterlagen abgleichen
Gehen Sie Unterlagenliste und Muster-Gliederung durch. Markieren Sie, was vorliegt, offen ist oder nicht zutrifft. Die Einreichungsmappe unten druckt die offenen Punkte.
Vorhandene Konzepte anhängen
Prüfen Sie, ob Konzepte zu Qualitätssicherung, Fehlzeiten, Gewaltschutz und Übergangsmanagement vorliegen und aktuell sind. Vorhandene Konzepte gehören als Anlage zum Handbuch.
Kapitel verteilen
Legen Sie fest, wer welches Kapitel schreibt. Die Kapitel 3 und 4 kommen aus der Bildungsarbeit und den Fachdiensten. Benennen Sie eine Person, die das Handbuch zusammenführt.
Personalschlüssel klären
Klären Sie, ob Ihr Personalschlüssel von den Mindestanforderungen des Fachkonzepts abweicht. Begründen Sie eine Abweichung außerhalb des Handbuchs mit der Teilnehmendenstruktur, auch mit Zahlen. Die Regionaldirektion muss der Abweichung zustimmen.
Umsetzung anstoßen
Stoßen Sie die Umsetzung des Fachkonzepts an. Für Anpassungen, die noch nicht möglich sind, legen Sie einen konkreten Zeitplan fest. Sprechen Sie wegen des Qualitätszirkels den Einrichtungsbetreuenden und den zuständigen Träger der Eingliederungshilfe an.
Gegenlesen und einreichen
Lesen Sie das fertige Handbuch Kapitel für Kapitel gegen die Muster-Gliederung. Prüfen Sie Seitenzahl, Doppelungen und Verweise auf das Fachkonzept. Reichen Sie es mit allen Unterlagen beim Operativen Service ein.
Werkzeug: Einreichungsmappe QLHB
Die Einreichungsmappe fragt Ihren Stand je Unterlage und je Kapitel ab. Daraus entsteht eine druckbare Liste der offenen Punkte mit den Ziffern aus Anlage 3. Ihre Angaben verlassen den Browser nicht.
Die Mappe zeigt, was in Ihren Unterlagen fehlt. Ob ein Kapitel den Anforderungen genügt, beurteilt die Bundesagentur bei der Prüfung.
Mein Angebot betrifft die Struktur des Handbuchs, den Qualitätsmanagement-Teil in Kapitel 2 und das Gegenlesen gegen die Muster-Gliederung. Die fachliche Beschreibung von Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich, die Personalschlüssel und die Preisverhandlung bleiben bei der Einrichtung. Die zugehörigen Leistungen stehen auf den Seiten QM-Handbuch und Zertifizierung ISO 9001 und AZAV. Für das Gewaltschutzkonzept in Kapitel 2.3 gibt es die Seite Gewaltschutzkonzept.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Werkstatt das Qualitäts- und Leistungshandbuch bei der Bundesagentur einreichen?
Sie reichen es bis zum 31. Dezember 2026 beim Operativen Service Arbeitsmarktdienstleistungen am Sitz der Regionaldirektion ein (Fachkonzept Nr. 1.4.1, Weisung 202511002 Abschnitt 2). Das ist der Termin für die Einreichung, nicht für die Freigabe. Welche Folge eine verspätete Einreichung hat, nennen weder die Weisung noch das Fachkonzept noch die Fragen und Antworten der Bundesagentur.
Ersetzt das Qualitäts- und Leistungshandbuch das Durchführungskonzept der Werkstatt?
Ja, bei Werkstätten löst das Handbuch nach der Freigabe das bisherige Durchführungskonzept ab (Weisung 202511002 Abschnitt 2, Fachkonzept Nr. 1.6.3). Die Einreichung ändert nichts am aktuellen Status der Anerkennung.
Was ist der Unterschied zwischen dem QLHB und der AZAV-Zulassung?
Die Trägerzulassung nach der AZAV erteilt eine fachkundige Stelle, die von der Bundesagentur unabhängig ist. Das QLHB ist dagegen ein eigenes Dokument im Rahmen von Anerkennung und Zulassung, unabhängig von der AZAV (Fragen und Antworten, Stand 18.02.2026). Mit der Einreichung belegen Sie, dass die Zulassung für den Fachbereich 6 beantragt ist (Fachkonzept Nr. 1.4.1).
Muss ich für das Qualitätsmanagement ein Zertifikat vorlegen?
Anlage 3 zum Fachkonzept verlangt kein Zertifikat für das Qualitätsmanagement. In Kapitel 2.1 beschreiben Sie die Qualitätssicherung mit Kennzahlen oder fügen ein vorhandenes Konzept als Anlage bei. Nachweisen müssen Sie die AZAV-Zulassung oder den Antrag darauf.
Bezahlt die Bundesagentur die Erstellung des Qualitäts- und Leistungshandbuchs?
Nein. Personal für Erstellung und Pflege des Handbuchs refinanziert die Bundesagentur nicht. Die Erstellung gilt wie beim früheren Durchführungskonzept als einmalig (Fragen und Antworten, Stand 18.02.2026). Mehraufwand für die Umsetzung refinanziert sie nur, wenn Sie ihn ausführlich begründen und nachweisen und die Regionaldirektion ihn genehmigt.
Was gilt für andere Leistungsanbieter nach § 60 SGB IX?
Sie sind zum selben Termin aufgefordert. Die Weisung spricht davon, bestehende Handbücher anzupassen, das Fachkonzept dagegen von einem neu zu erstellenden Handbuch (Nr. 1.4.2). Klären Sie deshalb beim zuständigen Operativen Service, was für Ihr Angebot gilt.
Zum Weiterlesen
- BTHG und Qualitätsmanagement in der Eingliederungshilfe: Wirksamkeit nachweisen, personenzentriert steuernDas Nachbarthema zum Handbuch der Bundesagentur: Wirksamkeit nachweisen und das Qualitätsmanagement in der Eingliederungshilfe personenzentriert ausrichten.
- Leistung: QM-HandbuchWer für Kapitel 2 ein eigenes Qualitätsmanagement beschreiben muss, findet in der Leistung QM-Handbuch Aufbau und Umfang eines Handbuchs mit Prozessen und Zuständigkeiten.
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit, Zentrale KPI 2: Weisung 202511002 vom 11.11.2025, Einführung eines gemeinsamen Fachkonzeptes für das Eingangsverfahren und den Berufsbildungsbereich in einer Werkstatt für behinderte Menschen und bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 SGB IX, gültig ab 11.11.2025, unbegrenzt. arbeitsagentur.de (PDF), abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit, Zentrale KPI 2: Fachkonzept für Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich (§ 57 SGB IX), Stand November 2025, Nr. 1.4.1, 1.4.2, 1.5.1, 1.6.3, 1.6.4, 1.7.1, 1.7.4 und 3.3.10. arbeitsagentur.de (PDF), abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit, KPI 2: Fachkonzept EV/BBB, Anlage 3, Orientierungsleitfaden für die Erstellung eines Qualitäts- und Leistungshandbuchs für WfbM und anderer Leistungsanbieter nach § 60 SGB IX inklusive einer Muster-Gliederung. arbeitsagentur.de (PDF), abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit, KPI 2: Fragen und Antworten zum Fachkonzept Eingangsverfahren/Berufsbildungsbereich (EV/BBB) in WfbM und anderen Leistungsanbietern (aLa), Stand 18.02.2026 (die erste Seite trägt den Vermerk 23.02.2026), Kapitel „QLHB, Übergang und Durchführungskonzepte“, „Personalschlüssel und besondere Bedarfe“, „Unterstützung kleiner Träger“ und „Zielvereinbarungen, Qualitätszirkel, weitere Einzelfragen“. arbeitsagentur.de (PDF), abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesagentur für Arbeit: Internetseite „Informationen für spezifische Leistungsanbieter“ (Werkstätten für behinderte Menschen, andere Leistungsanbieter, Fachkonzept). arbeitsagentur.de, abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026: § 37a, § 60 und § 225 SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch, Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026: § 176 und § 178 SGB III (Sozialgesetzbuch Drittes Buch, Arbeitsförderung).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026: § 69 BBiG (Berufsbildungsgesetz, Qualifizierungsbausteine).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026: § 2 Abs. 4 und § 5 Abs. 1 Nr. 6 AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung).
Stand aller Angaben: 4. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
