Ein QM-System, das die Leitung beschlossen und der Beauftragte geschrieben hat, ist am Tag der Freigabe noch nicht eingeführt. Eingeführt ist es, wenn die Fachkräfte nach den beschriebenen Abläufen arbeiten, weil sie sie kennen und für richtig halten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Einführung oder Umbau so planen, dass das Team sie mitträgt: als geplante Änderung nach der Norm, mit den Beteiligungsrechten, die das Gesetz vorschreibt, und mit einer Beteiligung der Fachkräfte, die darüber hinausgeht.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein QM-System einzuführen oder umzubauen ist eine geplante Änderung, und die Anforderungen der Norm dazu sind auch ohne Zertifikat ein brauchbarer Maßstab.
- Besteht ein Betriebsrat, ist er rechtzeitig zu unterrichten und die Planung mit ihm zu beraten, bei einzelnen Regeln hat er mitzubestimmen. In kirchlichen Einrichtungen gilt das kirchliche Mitarbeitervertretungsrecht.
- Beginnen Sie mit einem Pilotbereich: Dort beschreiben die Fachkräfte ihre Abläufe selbst, der gemessene Aufwand trägt die Planung für die übrigen Bereiche.
- Einwände aus dem Team sind Informationen über Lücken im Plan und bekommen eine schriftliche Antwort und eine Entscheidung.
- Planen Sie die Zeit von den freigestellten Stunden her, nicht von einem Wunschtermin. Danach beginnt die Arbeit an der Qualitätskultur.
Geplante Änderung: Eine Änderung am Qualitätsmanagementsystem gilt als geplant, wenn vor dem Start feststeht, welchen Zweck sie hat und welche Folgen sie haben kann, wie das System währenddessen weiter funktioniert, welche Mittel und Zuständigkeiten sie braucht, wie sie kommuniziert wird und woran ihre Wirkung später gemessen wird (ISO 9001:2026, Abschnitt 6.3). Die Einführung eines QM-Systems ist selbst eine solche Änderung.
Beteiligung: Beteiligung heißt hier, dass die Fachkräfte die Abläufe, nach denen sie arbeiten sollen, selbst mitbeschreiben, prüfen und freigeben. Sie ist etwas anderes als die Mitbestimmung des Betriebsrats oder der Mitarbeitervertretung, die gesetzlich geregelt ist und daneben bestehen bleibt.
Was verlangt eine geplante Änderung, mit und ohne Zertifikat?
Wer ein QM-System einführt oder umbaut, ändert das System selbst. Die ISO 9001 behandelt das als eigenen Planungsfall: Änderungen am Qualitätsmanagementsystem müssen geplant durchgeführt werden (Abschnitt 6.3). Vier Punkte sind dabei schon nach der Fassung 2015 festzulegen: der Zweck der Änderung und ihre möglichen Folgen, die Integrität des Systems während des Umbaus, die verfügbaren Ressourcen sowie Verantwortlichkeiten und Befugnisse.
Die Fassung 2026, veröffentlicht am 16. September 2026, ergänzt drei Punkte. Festzulegen ist zusätzlich, wie die Wirksamkeit der Änderung überwacht und bewertet wird, wie die Änderung kommuniziert wird und wie ihre Ergebnisse überprüft werden (Änderungsübersicht der Global ACI, 2026). Damit steht in der Norm, was bei der Einführung eines QM-Systems die eigentliche Arbeit ist: nicht das Schreiben der Dokumente, sondern die Frage, ob das Team nach ihnen arbeitet und woran die Leitung das erkennt.
Für Träger ohne Zertifizierungsziel ist Abschnitt 6.3 keine Pflicht, aber ein brauchbarer Prüfrahmen. Wer die sieben Punkte vor dem Start schriftlich beantwortet, hat einen Einführungsplan, der auch ohne Auditor trägt. Wer zertifiziert ist oder es werden will, wird im Audit nach genau diesen Punkten gefragt, weil die Einführung selbst eine Änderung ist, die die Norm geplant sehen will. Ob ein Zertifikat für Ihren Träger der richtige Weg ist, behandelt der Beitrag QM mit oder ohne Zertifikat.
Ergänzend verlangt die Norm von der obersten Leitung, die Beschäftigten einzubinden, anzuleiten und zu unterstützen, damit sie zur Wirksamkeit des Systems beitragen, und seit 2026 ausdrücklich, eine Qualitätskultur und ethisches Verhalten zu fördern (Abschnitt 5.1.1). Beteiligung ist damit keine Frage des Führungsstils, sondern eine Anforderung an die Leitung. Wie sie organisiert wird, legt die Norm nicht fest, das ist Ihre Entscheidung.
Wann müssen Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung beteiligt werden?
Bevor Sie das Team beteiligen, klären Sie, ob ein Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung besteht. Ein Betriebsrat kann gewählt werden, wenn ein Betrieb regelmäßig mindestens fünf wahlberechtigte Beschäftigte hat, von denen drei wählbar sind (§ 1 BetrVG). Ohne Betriebsrat gibt es keine Mitbestimmung, die Beteiligung der Fachkräfte bleibt trotzdem sinnvoll.
Die Grundpflicht ist die Unterrichtung: Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, auch beim Einsatz Künstlicher Intelligenz, ist mit ihm so rechtzeitig zu beraten, dass seine Vorschläge und Bedenken noch berücksichtigt werden (§ 90 BetrVG): vor der Entscheidung, nicht nach der Freigabe der Dokumente.
Bei einzelnen Inhalten hat der Betriebsrat mitzubestimmen, etwa bei der Ordnung des Betriebs, bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung, beim Gesundheitsschutz und beim betrieblichen Vorschlagswesen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1, 6, 7 und 12 BetrVG). Eine QM-Software mit Auswertungen je Beschäftigten kann deshalb mitbestimmungspflichtig sein, ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG).
Bei Betriebsänderungen gilt: In Unternehmen mit mehr als zwanzig wahlberechtigten Beschäftigten ist der Betriebsrat zu beteiligen, wenn eine Änderung wesentliche Nachteile für die Belegschaft haben kann, etwa eine grundlegende Änderung der Betriebsorganisation (§ 111 Satz 1 und Satz 3 Nr. 4 und 5 BetrVG). Wird die Einführung mit Umorganisation oder Personalabbau verknüpft, gehört die Frage zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
In kirchlichen Einrichtungen gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht (§ 118 Abs. 2 BetrVG). An seine Stelle tritt das kirchliche Mitarbeitervertretungsrecht: in der evangelischen Kirche und der Diakonie das Mitarbeitendenvertretungsgesetz der EKD, in katholischen Bistümern und der Caritas die Mitarbeitervertretungsordnung nach der Rahmen-MAVO. Welche Tatbestände greifen, prüfen Sie an der für Ihren Träger geltenden Ordnung.
Welche vier Phasen hat die Einführung?
Aus der Änderungsplanung und den Beteiligungsrechten ergibt sich eine Reihenfolge in vier Phasen: klären, erproben, ausweiten, verankern. Die Tabelle zeigt je Phase das Ziel, die Beteiligten, das Ergebnis und die Fragen, die das Team dort stellen kann.
| Phase | Ziel | Beteiligte | Ergebnis | Fragen aus dem Team |
|---|---|---|---|---|
| 1 Klären | Zweck, Umfang, Zertifizierungsziel, Zuständigkeiten und freigestellte Stunden festlegen. Pilotbereich bestimmen. | Geschäftsführung, Einrichtungsleitung, Qualitätsmanagementbeauftragter, Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung (Unterrichtung). | Schriftlicher Auftrag mit Zweck, Umfang, Pilotbereich, Zeitrahmen und Kriterien für den Abschluss. | Warum jetzt?Was bedeutet das für meine Arbeit?Wer hat das entschieden? |
| 2 Erproben | In einem Bereich die Kernabläufe beschreiben, Vorlagen erproben und den Zeitaufwand messen. | Team des Pilotbereichs, Bereichsleitung, Qualitätsmanagementbeauftragter als Moderation. | Erprobte Prozessbeschreibungen und Vorlagen, Einwandliste mit Antworten, gemessener Aufwand je Prozess. | Wer schreibt das auf?Was passiert mit dem, was wir schon haben?Wie viel Zeit kostet das neben der Arbeit? |
| 3 Ausweiten | Ergebnisse des Pilotbereichs auf die übrigen Bereiche übertragen und anpassen, Schulung und Kommunikation organisieren. | Alle Teams und Bereichsleitungen, Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung bei mitbestimmungspflichtigen Regeln. | System in allen Bereichen eingeführt, Schulungsnachweise, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, wo nötig. | Gilt das bei uns genauso wie im Pilotbereich?Wer hilft, wenn etwas nicht passt?Was ist mit unseren Ausnahmen? |
| 4 Verankern | Wirksamkeit der Änderung prüfen, Rückmeldungen einarbeiten, über Zertifizierungsaudit oder interne Fortführung entscheiden. | Leitung, Qualitätsmanagementbeauftragter, interne Auditoren, Teams. | Bericht des internen Audits, Managementbewertung, angepasste Dokumente, Entscheidung über den nächsten Schritt. | Bleibt das jetzt so?Wer schaut, ob es funktioniert?Was ist aus unseren Rückmeldungen geworden? |
Einführung in vier Phasen. Die Fragen sind Beispiele dafür, was ein Team in der jeweiligen Phase wissen will. Sie sind keine Aussage darüber, wie oft sie gestellt werden. Stand: 25. September 2026.
Der Kern dieser Reihenfolge ist der Pilotbereich: Ein Bereich beschreibt und erprobt die Abläufe zuerst, statt alle gleichzeitig umzustellen. Das hat drei Gründe: Der Aufwand wird messbar, weil die im Pilotbereich gebrauchten Stunden je Kernprozess jede Schätzung für die übrigen Bereiche ersetzen; Vorlagen und Formulare werden an echter Arbeit geprüft, bevor sie überall gelten; und im Pilotbereich entsteht ein Team, das den übrigen Bereichen berichten kann, was die Umstellung bedeutet.
Für die Wahl des Pilotbereichs gelten drei Kriterien: Die Bereichsleitung will die Rolle, die Abläufe sind überschaubar und die Ergebnisse lassen sich übertragen. Ein Bereich mit ungelösten Personalkonflikten oder laufender Umstrukturierung ist als Pilot ungeeignet, weil sich dort nicht trennen lässt, welche Schwierigkeit vom QM-System kommt.
Die Reihenfolge folgt einer Einsicht, die älter ist als jede QM-Norm. Kurt Lewin beschrieb Veränderung 1947 als drei Schritte: Auftauen, Bewegen, Einfrieren (Lewin, 1947). Übertragen auf die Einführung heißt das: Erst muss der Grund für die Änderung verstanden sein, dann wird gearbeitet, dann muss das Neue gesichert werden, sonst kehrt das Team zu den alten Abläufen zurück. Die vierte Phase, das Verankern, entscheidet deshalb, ob die Einführung hält.
Wie beschreiben Fachkräfte ihre Abläufe selbst?
Wer beschreibt die Abläufe? Die Antwort bestimmt, ob das System später benutzt wird. Beschreibt der Qualitätsmanagementbeauftragte allein, zeigen die Dokumente den Ablauf so, wie er gedacht ist, nicht wie er läuft. Beschreiben die Fachkräfte, die ihn täglich ausführen, enthält die Beschreibung die Abweichungen und Übergaben, die im Alltag entscheiden. Der Beauftragte, intern oder extern, moderiert, prüft gegen die Norm und hält die Form einheitlich.
Was eine Beschreibung mindestens enthält, gibt die Norm vor: Eingaben und Ergebnisse, Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse, Steuerungskriterien, Ressourcen sowie Verantwortlichkeiten (Abschnitt 4.4). In der Sprache eines Teams: Was löst den Ablauf aus, welche Schritte folgen und woran erkennen wir, dass er gelungen ist. Wie daraus eine Prozesslandkarte und eine gesteuerte Prozessordnung entstehen, beschreibt der Beitrag Prozessmanagement im Sozialwesen.
Den Umfang der Dokumentation bestimmt die Organisation selbst: Die Norm verlangt nur die dokumentierte Information, die sie ausdrücklich fordert oder die für die Wirksamkeit des Systems notwendig ist (Abschnitt 7.5.1). Eine Beschreibung, die eine Seite füllt und benutzt wird, erfüllt die Anforderung besser als ein zehnseitiges Dokument, das niemand aufschlägt.
Beispiel
Angenommen, in einer Wohngruppe der Eingliederungshilfe soll die Aufnahme neuer Bewohnerinnen und Bewohner beschrieben werden. Die Fachkräfte tragen in einer Teamsitzung die Schritte zusammen, wie sie tatsächlich ablaufen, einschließlich der Frage, was bei fehlender Kostenzusage geschieht. Der Beauftragte bringt die Schritte in die Vorlage, prüft sie gegen die Norm und die Leistungsvereinbarung und legt die Beschreibung dem Team zur Freigabe vor. Das Team hat sie geschrieben, der Beauftragte hat sie geformt.
Nutzen Teams für Entwürfe KI-Werkzeuge, etwa um Stichpunkte aus einer Sitzung in einen Fließtext zu bringen, braucht der Träger vorher Regeln: welche Daten eingegeben werden dürfen, wer den Entwurf prüft und wie der Einsatz dokumentiert wird. Welche Festlegungen dazu ins QM-Handbuch gehören, beschreibt der Beitrag KI im Sozialwesen: was ins QM-Handbuch gehört.
Wie werden Einwände zu Information und wie wird kommuniziert?
Ein Einwand aus dem Team zeigt eine Lücke im Ablauf, eine fehlende Ressource oder eine unverarbeitete Erfahrung aus einem früheren Anlauf. Wer Einwände als Widerstand behandelt, verliert diese Information. Wer sie als Information behandelt, bekommt die Korrekturen, die das System vor der Ausweitung braucht.
Drei Arten lassen sich unterscheiden und jede braucht eine andere Antwort. Der sachliche Einwand („So läuft das bei uns nicht, weil …“) ist eine Korrektur am Ablauf. Der Ressourceneinwand („Dafür haben wir keine Zeit“) ist eine Frage an die Leitung und gehört in die Zeitplanung. Der Vertrauenseinwand („Das haben wir schon einmal versucht“) fragt nach dem Unterschied zu früher und lässt sich nur mit einer Zusage beantworten, die die Leitung hält.
Beispiel
Angenommen, ein ambulanter Pflegedienst führt eine Verfahrensanweisung zur Tourenübergabe ein und eine Pflegefachkraft wendet ein, für die Übergabe fehle Zeit zwischen zwei Touren. Das ist ein Ressourceneinwand. Die Antwort ist keine Erklärung, sondern eine Entscheidung der Pflegedienstleitung: Zeit in der Tourenplanung, ein kürzeres Format oder ein anderer Übergabepunkt. Die Entscheidung steht in der Einwandliste, die Fachkraft erfährt sie.
Damit Einwände Information bleiben, brauchen sie ein Verfahren: Jeder Einwand wird schriftlich festgehalten, bekommt eine Antwort und eine Entscheidung; das Team erfährt beides. Diese Liste ist zugleich ein Nachweis für die Änderungsplanung (Abschnitt 6.3) und der erste Test der Qualitätskultur, die nach der Einführung bleiben soll: Rückmeldungen mit sichtbaren Folgen sind einer der Hebel, die der Beitrag Qualitätskultur statt QM-Handbuch beschreibt.
Die Kommunikation der Einführung gehört zur selben Aufgabe. Die Norm verlangt festzulegen, worüber, wann, mit wem, wie und durch wen kommuniziert wird (Abschnitt 7.4), seit 2026 auch, wie eine Änderung kommuniziert wird (Abschnitt 6.3). Für die Einführung heißt das ein festes Format: ein wiederkehrender Tagesordnungspunkt in der Teambesprechung und eine Stelle, an der Fragen und Einwände ankommen. Beschäftigte müssen wissen, was Qualitätspolitik und Qualitätsziele für sie bedeuten (Abschnitt 7.3).
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Drei Dinge lassen sich vor jeder weiteren Planung erledigen. Schreiben Sie den Auftrag: Zweck, Umfang, Zertifizierungsziel, Leitung der Einführung, freigestellte Stunden. Welche Grundsätze ein QM-System tragen sollte, beschreibt der Beitrag Sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements. Klären Sie, ob ein Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung besteht, und setzen Sie die Unterrichtung als ersten Termin. Fragen Sie die Bereichsleitungen, welcher Bereich den Pilot übernehmen will. Wer diese drei Punkte geklärt hat, kann die Einführung planen, ohne das Team vor vollendete Tatsachen zu stellen.
Stand 25. September 2026: Die ISO 9001:2026 ist seit dem 16. September 2026 veröffentlicht, die Fundstellen zum Betriebsverfassungsgesetz beziehen sich auf die am 25. September 2026 geltende Fassung. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Als externer Qualitätsmanagementbeauftragter kann ich die Einführung oder den Umbau begleiten: den Auftrag formulieren, das Pilotteam moderieren und die Einwandliste sowie die Nachweise zur Änderungsplanung führen. Dafür bringe ich neben der QM-Systematik eine Fortbildung im Change Management (IHK) mit. Das QM-Handbuch, das dabei entsteht, baue ich so auf, dass das Team es im Alltag aufschlägt, und als externer QMB übernehme ich danach die laufende Steuerung.
Häufige Fragen
Muss der Betriebsrat bei der Einführung eines QM-Systems beteiligt werden?
Ja, wenn ein Betriebsrat besteht. Er ist rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG), die Planung von Arbeitsabläufen ist mit ihm zu beraten (§ 90 BetrVG). Bei einzelnen Inhalten, etwa Software zur Leistungsüberwachung, hat er mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 BetrVG).
Gilt das Betriebsverfassungsgesetz auch für Diakonie und Caritas?
Nein. Für Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen gilt es unabhängig von der Rechtsform nicht (§ 118 Abs. 2 BetrVG). Stattdessen gelten das Mitarbeitendenvertretungsgesetz der EKD oder die Mitarbeitervertretungsordnung des jeweiligen Bistums.
Was verlangt die ISO 9001:2026 bei der Planung von Änderungen?
Änderungen am QM-System müssen geplant durchgeführt werden (Abschnitt 6.3): Zweck und mögliche Folgen, Integrität des Systems, Ressourcen und Verantwortlichkeiten sowie seit der Fassung 2026 die Überwachung der Wirksamkeit, die Kommunikation und die Überprüfung der Ergebnisse.
Wie lange dauert es, ein QM-System einzuführen?
Dafür gibt es keinen allgemeingültigen Wert. Die Dauer hängt von der Zahl der Kernprozesse, den tatsächlich freigestellten Stunden je Woche und der Zahl der Bereiche ab. Messen Sie den Aufwand im Pilotbereich und rechnen Sie damit für die übrigen Bereiche hoch.
Wer sollte die Prozessbeschreibungen schreiben: der QMB oder das Team?
Die Fachkräfte, die den Ablauf ausführen, beschreiben ihn. Der Qualitätsmanagementbeauftragte moderiert, prüft gegen die Norm und hält die Form einheitlich. So enthält die Beschreibung die Abweichungen und Übergaben, die im Alltag entscheiden.
Brauche ich für die Einführung ein Zertifizierungsziel?
Nein. Die Änderungsplanung nach Abschnitt 6.3 ist auch ohne Zertifikat ein brauchbarer Rahmen. Wer zertifizieren will, plant zusätzlich rückwärts vom Audit und muss vor dem Zertifizierungsaudit ein internes Audit und eine Managementbewertung durchgeführt haben (Abschnitte 9.2 und 9.3).
Zum Weiterlesen
- Qualitätskultur statt QM-Handbuch: Warum Dokumente allein keine Qualität erzeugenWoran eine gelebte Qualitätskultur zu erkennen ist und wie die Leitung sie fördert.
- Leistung: QM-HandbuchDas Handbuch entsteht dort gemeinsam mit den Fachkräften, die die Abläufe verantworten.
Quellen
- ISO 9001:2026, Quality management systems, Requirements, International Organization for Standardization, veröffentlicht am 16. September 2026, Abschnitte 4.4, 5.1.1, 6.3, 7.3, 7.4, 7.5.1, 9.2 und 9.3 (Normtext kostenpflichtig; die Änderungen gegenüber der Fassung 2015 sind an der Änderungsübersicht der Global ACI geprüft). iso.org, Abruf 25. September 2026.
- Global Accreditation Cooperation Incorporated (2026): Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.0, Ausgabe 4. September 2026, Abschnitt 3.1 (Änderungen an den Abschnitten 5.1.1, 6.3 und 7.3) und Tabelle der Übergangsfristen (Erstzertifizierungen bis 31. März 2028, Umstellung bis 30. September 2029). sys.global-aci.org (PDF), Abruf 25. September 2026.
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de: § 1 (Errichtung von Betriebsräten), § 80 Abs. 2 (Unterrichtung), § 87 Abs. 1 Nr. 1, 6, 7, 12 und Abs. 2 (Mitbestimmung in sozialen Angelegenheiten), § 90 (Unterrichtungs- und Beratungsrechte), § 111 (Betriebsänderungen), § 118 Abs. 2 (Religionsgemeinschaften). Abruf 25. September 2026.
- Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der Evangelischen Kirche in Deutschland (MVG-EKD), Neufassung vom 20. Januar 2024, § 1 Abs. 1 (Geltungsbereich) und § 40 (Fälle der Mitbestimmung in organisatorischen und sozialen Angelegenheiten), Kirchenrecht EKD. kirchenrecht-ekd.de, Abruf 25. September 2026.
- Rahmenordnung für eine Mitarbeitervertretungsordnung (Rahmen-MAVO), Fassung des Beschlusses der Vollversammlung des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 19. Juni 2017, hg. vom Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz (Die deutschen Bischöfe, Nr. 95B), Bonn 2019, § 1 (Geltungsbereich); die verbindliche Fassung erlässt der jeweilige Diözesanbischof. dbk.de (PDF), Abruf 25. September 2026.
- Lewin, Kurt (1947): Frontiers in Group Dynamics: Concept, Method and Reality in Social Science; Social Equilibria and Social Change. Human Relations, Jahrgang 1, Heft 1, S. 5 bis 41, The Tavistock Institute / SAGE. doi.org/10.1177/001872674700100103, Abruf 25. September 2026.
Stand aller Angaben: 25. September 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
