Mit Zertifikat oder ohne: welcher QM-Weg zu welchem Träger passt

Nicht jede Einrichtung im Sozialwesen braucht ein Zertifikat, aber jede kommt um ein funktionierendes Qualitäts­management nicht herum. Die Frage ist deshalb nicht, ob Sie Qualität nachweisen müssen, sondern auf welchem Weg das zu Ihrem Träger passt. Dieser Beitrag ordnet fünf Wege ein: die gesetzliche Pflicht ohnehin, das förderrechtlich nötige Zertifikat, die Systeme der Wohlfahrtsverbände, die freiwillige Selbstbewertung nach EFQM und das tragfähige interne System ohne Zertifikat.

Qualitäts­management (QM): die Gesamtheit der Regeln, mit denen ein Träger festlegt, wie er die Qualität seiner Arbeit plant, sichert und weiterentwickelt. Ein internes QM braucht kein Zertifikat, es kann aber die Grundlage für eine spätere Zertifizierung sein.

Was verlangt das Recht ohnehin, mit oder ohne Zertifikat?

Jedes der drei großen Sozialgesetzbücher verlangt von Trägern ein eigenes Qualitäts­management, unabhängig davon, ob ein Zertifikat dahintersteht. Das gilt für Pflege, Kinder- und Jugendhilfe und Eingliederungs­hilfe gleichermaßen, auch wenn die einzelnen Vorschriften unterschiedlich ansetzen.

In der Pflege müssen zugelassene Einrichtungen Maßnahmen der Qualitäts­sicherung sowie ein einrichtungsinternes Qualitäts­management durchführen (§ 112 Abs. 2 SGB XI). Was dieses Qualitäts­management inhaltlich umfassen muss, vereinbaren die Spitzenverbände der Pflegekassen mit den Trägerverbänden in eigenen Maßstäben und Grundsätzen (§ 113 SGB XI). Ob das System trägt, prüft der Medizinische Dienst im Auftrag der Landesverbände der Pflegekassen mindestens einmal jährlich in einer Regelprüfung (§ 114 SGB XI). Ein Zertifikat verlangt keine dieser Vorschriften.

In der Kinder- und Jugendhilfe trifft die Pflicht zunächst das Jugendamt als Träger der öffentlichen Jugendhilfe: Es muss eigene Grundsätze und Maßstäbe zur Qualitätsbewertung entwickeln und regelmäßig überprüfen, für Leistungen, Kindeswohl­gefährdung und Zusammenarbeit gleichermaßen (§ 79a SGB VIII). Für freie Träger wirkt das mittelbar über die Vereinbarungen nach § 78b SGB VIII: Ohne eine Qualitäts­entwicklungsvereinbarung mit dem Jugendamt, die eigene Grundsätze und Maßstäbe für die Qualität der Leistung festlegt, muss das Jugendamt das Entgelt nur übernehmen, wenn dies im Einzelfall geboten ist (§ 78b Abs. 3 SGB VIII).

In der Eingliederungs­hilfe legt die Leistungs­vereinbarung mit dem Kosten­träger, dem Träger der Eingliederungs­hilfe, Inhalt, Umfang und Qualität einschließlich der Wirksamkeit der Leistungen fest (§ 125 SGB IX). Bestehen tatsächliche Anhaltspunkte für eine Pflichtverletzung, darf der Kosten­träger die Einrichtung prüfen, auch unangekündigt (§ 128 SGB IX). Auch hier verlangt das Gesetz Qualität und deren Nachweis, aber kein bestimmtes Zertifikat.

Diese drei Vorschriften zeigen den gemeinsamen Kern: Das Recht verlangt überall ein funktionierendes System, das Qualität plant, sichert und weiterentwickelt. Ein Zertifikat schreibt davon nach heutigem Stand keine der drei Vorschriften vor.

Wann ist ein Zertifikat nötig oder bringt etwas?

Anders sieht es aus, sobald ein Träger Maßnahmen der Arbeitsförderung durchführt, etwa eine berufliche Weiterbildung, die die Agentur für Arbeit fördert. Wer solche Maßnahmen selbst durchführt oder durchführen lässt, braucht dafür die Zulassung durch eine fachkundige Stelle (§ 176 Abs. 1 SGB III). Die Verordnung dazu heißt AZAV, die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Sie verlangt von der Trägerzulassung an ein eigenes Qualitäts­sicherungssystem, das die Qualität der Leistungen gewährleistet und fortlaufend verbessert (§ 2 Abs. 4 AZAV), darunter ein Leitbild, ein Qualifizierungskonzept für Leitung und Fachkräfte, Kennzahlen zur Zielerreichung und ein Beschwerdemanagement. Ohne diese Zulassung darf ein Bildungsträger keine geförderte Maßnahme anbieten. Insofern ist das der einzige Weg in diesem Beitrag, der ein Zertifikat im engeren Sinn tatsächlich zur Pflicht macht. Wie sich der Ablauf der Zulassung 2026 bei digitalen Maßnahmen verändert, zeigt ein eigener Beitrag zu digitalen AZAV-Maßnahmen.

Bei ISO 9001 liegt der Fall anders. Die Norm ist für Träger der Sozialen Arbeit und Pflege freiwillig, kein Bundesgesetz schreibt sie vor. Das gilt auch nach der punktuell überarbeiteten Fassung ISO 9001:2026, die am 16. September 2026 erschienen ist und Qualitätskultur sowie die Anbindung der Qualitätspolitik an die eigene Strategie stärker in den Vordergrund rückt. Was sich für Träger der Sozialen Arbeit dadurch ändert, erklärt ein eigener Beitrag zur ISO-9001:2026-Revision. Den Fahrplan für die Umstellung zeigt ein zweiter Beitrag.

Freiwillig heißt aber nicht folgenlos: Verlangt ein Auftraggeber, ein Kosten­träger oder eine Ausschreibung ein anerkanntes Nachweisverfahren als Eignungskriterium, kann das eine ISO-9001-Zertifizierung sein. Dann wird aus der freiwilligen Norm faktisch eine Voraussetzung für den einzelnen Auftrag, ohne dass ein Gesetz das verlangt. Prüfen Sie deshalb vor einer Zertifizierung, ob eine konkrete Anfrage dahintersteht oder ob die Entscheidung offen ist. Wie die Vorbereitung auf eine ISO- oder AZAV-Zertifizierung abläuft, zeigt die Leistungsseite zur Zertifizierung.

Welches Qualitätssystem nutzt welcher Wohlfahrts­verband?

Fünf der großen Wohlfahrtsverbände führen ein eigenes Qualitätssystem, das ihre Mitgliedseinrichtungen nutzen können. Keines davon ist nach den hier geprüften Quellen für alle Mitgliedseinrichtungen bundesweit ausdrücklich verpflichtend vorgeschrieben, bei Caritas, AWO und dem Paritätischen bleibt die genaue Bindungswirkung nach den öffentlich zugänglichen Papieren offen. Die folgende Tabelle ordnet die fünf Systeme mit Stand und Quelle je Zeile ein.

Kernaussage: Kein Verbandssystem ist nach den geprüften Quellen für alle Mitgliedseinrichtungen bundesweit verpflichtend vorgeschrieben. Bei Caritas, AWO und dem Paritätischen richtet sich die Bindung nach der jeweiligen Satzung. Stand 25. September 2026.

Nutzen Sie das System Ihres Verbands bereits und deckt es die ISO-Anforderungen mit ab, brauchen Sie daneben keine zweite freie Zertifizierung. Ein Träger, der mehrere Standorte über verschiedene Verbände oder ganz ohne Verband führt, sollte diese Bindung an einer Stelle bündeln, statt sie Standort für Standort neu zu klären. Wie sich das in einem Trägerverbund zentral bündeln lässt, zeigt ein eigener Beitrag.

Was leistet das EFQM-Modell ohne Zertifizierungsdruck?

Neben Gesetz und Verbandssystemen gibt es einen dritten Maßstab, der ganz ohne Zertifizierungspflicht auskommt: das EFQM-Modell. EFQM steht für European Foundation for Quality Management, die Stiftung, die das Modell entwickelt und pflegt. Die aktuelle Fassung, das EFQM-Modell 2025, gliedert sich in sieben Kriterien und drei Kategorien: Ausrichtung mit Zweck, Vision und Strategie sowie Organisationskultur und Führung, Realisierung mit Interessengruppen, Nutzen und Leistungsfähigkeit und Ergebnisse mit Wahrnehmungen der Interessengruppen sowie strategie- und leistungsbezogenen Ergebnissen. Die drei Kategorien sind unterschiedlich gewichtet. Ausrichtung zählt bis zu 200 von insgesamt 1000 Punkten. Realisierung und Ergebnisse zählen je bis zu 400 Punkte.

Bewertet wird nach der sogenannten RADAR-Logik, einem Prüfschema aus Ergebnissen, Vorgehen, Umsetzung, Bewertung und Verbesserung: Für jeden Bereich prüft die Selbstbewertung, ob ein Vorgehen existiert, ob es umgesetzt ist und ob es aus den Ergebnissen heraus bewertet und verbessert wird. Anders als ISO 9001 endet EFQM nicht zwingend mit einem Zertifikat. Ein Träger kann das Modell allein zur Selbstbewertung nutzen, ohne dass jemand von außen das Ergebnis prüft.

Wer eine externe Bestätigung will, kann eine der EFQM-Anerkennungsstufen durchlaufen, von der Einstiegsstufe Committed to Excellence mit einem Vor-Ort-Besuch bis zu Recognised by EFQM mit mehreren Sternestufen ab 300 von 1000 möglichen Punkten. Die Deutsche Gesellschaft für Qualität ist die deutsche Partnerorganisation und bietet solche Assessments an. In den Rechtsquellen zu Pflege, Kinder- und Jugendhilfe und Eingliederungs­hilfe taucht EFQM als Nachweis gegenüber einem Kosten­träger nicht auf, ebenso wenig wie ISO 9001. Für Träger ohne Zertifizierungsziel liegt der Nutzen woanders: Die sieben Kriterien geben einen Reifegrad-Maßstab vor, an dem sich Führung, Prozesse und Ergebnisse ohne externen Druck einordnen lassen.

Woran erkennt man ein System ohne Zertifikat, das trägt?

Ein Zertifikat ist ein Nachweis nach außen, kein Beweis, dass ein System im Alltag funktioniert. Ebenso wenig beweist das Fehlen eines Zertifikats, dass ein System nicht trägt. Fünf Merkmale lassen sich unabhängig von einem Zertifikat prüfen.

• Nachweise, die einer Prüfung standhalten: nicht nur ein Handbuch im Regal, sondern Unterlagen, die das Landesjugendamt, die Heim­aufsicht, der Medizinische Dienst oder der Kosten­träger im Ernstfall anfordern kann.
• Eine Management­bewertung: Die Leitung wertet Ziele, Kennzahlen und Beschwerden mindestens einmal im Jahr aus und leitet daraus Entscheidungen ab.
• Ein interner Blick von außen: Ein internes Audit prüft Prozesse gegen den eigenen Anspruch, unabhängig davon, ob eine Zertifizierungs­stelle das verlangt.
• Wenige, klar definierte Kennzahlen: etwa Belegung, Fachkraftquote und Zielerreichung aus der Hilfe- oder Gesamtplanung.
• Die RADAR-Fragen des EFQM-Modells als Reifegrad-Maßstab: Existiert für die Kernprozesse ein Vorgehen, wird es umgesetzt, wird es bewertet und verbessert.

Wie sich der Blick von außen aus dem dritten Merkmal praktisch organisieren lässt, beschreibt ein eigener Leitfaden zum internen Audit. Ob hinter diesen fünf Merkmalen eine gelebte Qualitätskultur steht oder nur ein Dokument, ordnet ein weiterer Beitrag ein. Wie diese fünf Merkmale für den eigenen Träger zusammenkommen, zeigt der Wegweiser im nächsten Abschnitt.

Wegweiser: welcher QM-Weg passt zu Ihrem Träger?

Die vorherigen Abschnitte zeigen fünf Wege: die gesetzliche Pflicht ohnehin, die AZAV-Zulassung, ein Verbandssystem, eine freiwillige Zertifizierung oder EFQM-Selbstbewertung und ein internes System ohne Zertifikat. Welcher Weg zu Ihrem Träger passt, hängt von wenigen Fragen ab. Der folgende Wegweiser beantwortet sie: Er nennt einen Weg, eine Begründung in einem Satz, drei nächste Schritte und passende Verweise. Er speichert und überträgt keine Angaben, alles bleibt in Ihrem Browser.

Was ist in den nächsten Wochen zu tun?

Klären Sie zuerst, ob Ihr Träger Maßnahmen der Arbeitsförderung durchführt. Ist das der Fall, ist die AZAV-Zulassung keine Option, sondern eine Voraussetzung, die Sie unabhängig von allen anderen Wegen klären müssen. Prüfen Sie danach, ob ein Kosten­träger, ein Auftraggeber oder Ihr Verband ein Zertifikat ausdrücklich verlangt, und dokumentieren Sie diese Anfrage schriftlich, statt sich auf die Erinnerung zu verlassen.

Nutzen Sie bereits ein Verbandssystem, klären Sie mit Ihrem Verband, wie weit es die ISO-Anforderungen tatsächlich abdeckt, bevor Sie über eine zusätzliche freie Zertifizierung nachdenken. Ohne Verbandsbindung und ohne Zertifizierungspflicht bleibt die Entscheidung offen: Ein System-Check ordnet ein, wo Ihr Träger aktuell steht, und liefert einen Maßstab, an dem sich weitere Schritte ausrichten lassen.

Wer die eigene Qualitäts­entwicklung ohne Zertifikat, aber mit einem externen Blick absichern will, kann ein internes Audit beauftragen oder die laufende Begleitung durch einen externen Qualitäts­management­beauftragten prüfen. Beide Wege sind unabhängig davon nutzbar, ob am Ende ein Zertifikat steht oder nicht.

Als externer Qualitäts­management­beauftragter ordne ich diesen Weg gemeinsam mit der Leitung ein: gesetzliche Pflicht, Verbandssystem, Zertifizierung oder internes System ohne Zertifikat, je nachdem, was zum Träger passt.

Häufige Fragen

Zum Weiterlesen

• Internes Audit im Sozialwesen: Von der Pflichtübung zum echten SteuerungsinstrumentWie sich der Blick von außen für ein System ohne Zertifikat organisieren lässt, zeigt der Leitfaden zum internen Audit.
• Leistung: Zertifizierung vorbereitenWie die Vorbereitung auf eine ISO- oder AZAV-Zertifizierung abläuft, zeigt die Leistungsseite zur Zertifizierung.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.09.2026: § 112 SGB XI, § 113 SGB XI, § 114 SGB XI.
2. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.09.2026: § 78b SGB VIII, § 79a SGB VIII.
3. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.09.2026: § 125 SGB IX, § 128 SGB IX.
4. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.09.2026: § 176 SGB III; Bundesagentur für Arbeit / gesetze-im-internet.de: § 2 AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung).
5. Diakonie Deutschland: Das Diakonie-Siegel, abgerufen am 25.09.2026.
6. Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW): QM-Politik des Deutschen Caritasverbandes, 03.12.2014, abgerufen am 25.09.2026; proCum Cert: DiCV QuM, abgerufen am 25.09.2026.
7. TÜV NORD: AWO Tandem, Zertifizierung, abgerufen am 25.09.2026.
8. Der Paritätische Gesamtverband: Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys, abgerufen am 25.09.2026; BAGFW: Qualitäts­sicherungsmaßnahmen des Paritätischen Wohlfahrts­verbandes, 02.12.2014.
9. BAGFW / DRK-Präsidium: Anforderungen an das Qualitäts­management im DRK, 11.03.2004, abgerufen am 25.09.2026.
10. Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ): Das EFQM Modell 2025 (deutsche Fassung, PDF); EFQM Modell, Business Excellence, abgerufen am 25.09.2026.
11. Haufe: Das EFQM Modell 2025 im Personalressort, Aufbau des EFQM Modells 2025, abgerufen am 25.09.2026.
12. Staatspreis Unternehmensqualität (Quality Austria, nationale EFQM-Partnerorganisation Österreichs, zum EU-weiten EFQM-Anerkennungsschema): Levels of Excellence, Punkteschwellen und Sternestufen, abgerufen am 25.09.2026.
13. DIN Media: Revision der ISO 9001, Veröffentlichung 2026, abgerufen am 25.09.2026.

Stand aller Angaben: 25. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich