Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine überarbeitete Verwaltungsvorschrift der Bundesagentur für Arbeit zur Qualitätsprüfung von Weiterbildungsmaßnahmen. Sie konkretisiert § 183 SGB III: die Vorschrift, nach der die Agentur für Arbeit die Durchführung einer zugelassenen Maßnahme prüfen und ihren Erfolg beobachten darf. Für Geschäftsführung und Qualitätsmanagement von Bildungsträgern mit AZAV-Zulassung entscheidet das mit, wie gut sich eine Prüfung vorbereiten lässt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Agentur für Arbeit darf zugelassene Weiterbildungsmaßnahmen während der Geschäfts- oder Unterrichtszeit prüfen und dafür Auskünfte sowie Unterlagen verlangen.
- Stellt sie einen Mangel fest, fordert sie den Träger schriftlich zur Beseitigung auf und setzt dafür eine Frist, die nach der Fachlichen Weisung in der Regel mindestens zwei Wochen beträgt.
- Bleibt der Mangel bestehen oder ist er schwerwiegend, kann die Agentur den Bildungsgutschein für den Träger ausschließen und die Förderentscheidung aufheben.
- Jede gewonnene Erkenntnis geht unabhängig vom Ergebnis an die fachkundige Stelle und die Deutsche Akkreditierungsstelle.
- Prüfen Sie jetzt, ob Nachweise zu Maßnahmeinhalt, Personal, Anwesenheit, Räumen, Beschwerden, Erfolg und gemeldeten Änderungen vollständig und griffbereit sind.
Qualitätsprüfung nach § 183 SGB III: das Recht der Agentur für Arbeit, die Durchführung einer nach AZAV zugelassenen Weiterbildungsmaßnahme zu prüfen und ihren Erfolg zu beobachten. Dazu zählen Auskunftsverlangen, Einsicht in Unterlagen und das Betreten der Geschäfts- und Unterrichtsräume während der Geschäfts- oder Unterrichtszeit (§ 183 Abs. 1 und 2 SGB III).
Sie ist von der Zulassung zu unterscheiden: Die Agentur für Arbeit prüft die laufende Maßnahme, die fachkundige Stelle prüft bei der Zulassung und danach, ob deren Voraussetzungen fortbestehen.
Was darf die Agentur für Arbeit nach § 183 SGB III prüfen?
Grundlage ist § 176 Abs. 2 SGB III in Verbindung mit § 183 SGB III. Danach darf die Agentur für Arbeit die Durchführung einer nach AZAV zugelassenen Weiterbildungsmaßnahme prüfen und ihren Erfolg beobachten (§ 183 Abs. 1 Satz 1 SGB III). Das unterscheidet die Prüfung von der Zulassung selbst. Die fachkundige Stelle (FKS), eine von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditierte Zertifizierungsstelle, entscheidet über die Zulassung von Träger und Maßnahme. Die Agentur für Arbeit prüft danach, ob die zugelassene Maßnahme auch so läuft, wie sie zugelassen wurde.
Zwei Befugnisse stehen der Agentur dafür zur Verfügung. Sie kann von Träger und Teilnehmenden Auskunft über den Verlauf der Maßnahme und den Eingliederungserfolg verlangen (§ 183 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 SGB III). Sie kann außerdem die Einhaltung der Zulassungsvoraussetzungen prüfen, indem sie Einsicht in alle die Maßnahme betreffenden Unterlagen des Trägers nimmt (Nr. 2). Nach der Fachlichen Weisung zu § 183 SGB III, gültig seit dem 1. Januar 2026, obliegt diese Prüfung der Durchführungsqualität den Agenturen für Arbeit. Sie können sie anlassbezogen sowie risikoorientiert bei Maßnahmen mit von der Bundesagentur geförderten Teilnehmenden durchführen. Ergänzend erhebt ein eigener Prüfdienst der Bundesagentur stichprobenartig vertiefte Qualitätserkenntnisse zu bereits geprüften Maßnahmen.
Für die Leitung eines Bildungsträgers heißt das: Zugelassen ist ein Konzept, geprüft wird die tatsächliche Umsetzung. Weicht der Alltag vom eingereichten Maßnahmekonzept ab, ist das nach der Fachlichen Weisung der erste Anknüpfungspunkt für einen Mangel.
Wie läuft eine Qualitätsprüfung vor Ort ab?
Neben dem Auskunftsrecht gibt § 183 Abs. 2 SGB III der Agentur für Arbeit ein eigenes Zutrittsrecht. Sie darf Grundstücke, Geschäfts- und Unterrichtsräume des Trägers während der Geschäfts- oder Unterrichtszeit betreten, um die Maßnahme vor Ort zu prüfen. Führt ein Dritter die Maßnahme durch, etwa ein Kooperationspartner, gilt dasselbe Recht auch für dessen Räume (§ 183 Abs. 2 Satz 2 SGB III). Das Gesetz nennt keine Ankündigungsfrist.
Stellt die Agentur bei der Prüfung Anhaltspunkte für Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften fest, unterrichtet sie die zuständige Kontrollbehörde für den Datenschutz (§ 183 Abs. 2 Satz 3 SGB III). Diese Meldung läuft neben der eigentlichen Qualitätsprüfung. Sie ersetzt weder diese noch eine Prüfung durch die Kontrollbehörde für den Datenschutz.
Die Bewertung der Durchführungsqualität erfolgt laut Fachlicher Weisung insbesondere durch Abgleich mit den Inhalten des eingereichten Maßnahmekonzeptes. Ist die Maßnahmedurchführung mangelbehaftet, sind Belege oder Nachweise dafür zu sichern und zu dokumentieren. Infrage kommen etwa Kopien von Unterlagen, eine Fotodokumentation oder schriftlich bestätigte Aussagen von Mitarbeitenden des Bildungsträgers oder von Teilnehmenden. Ohne solche Belege kommen weder die Rechtsfolgen nach § 183 Abs. 3 Satz 2 SGB III noch ein formelles Beschwerdeverfahren bei der FKS oder der DAkkS zur Anwendung. Für den Träger folgt daraus ein Gegengewicht: Auch die eigene, saubere Dokumentation der Maßnahme ist ein Beleg, den die Prüfung berücksichtigen muss.
Was gilt als Mangel und welche Frist setzt die Agentur?
Nicht jede Abweichung vom Konzept ist bereits ein Mangel im rechtlichen Sinn. Die Fachliche Weisung zu § 183 SGB III definiert ihn so: Ein Mangel liegt vor, wenn die Leistung nicht oder nicht wie vom Träger angegeben erbracht wird. Das gilt, sofern dies die Qualität, den Erfolg oder die Verwertbarkeit der vermittelten Qualifikation nicht nur geringfügig mindert oder ganz aufhebt. Entscheidend ist damit die Wirkung auf Qualität und Verwertbarkeit, nicht jede kleinere, folgenlose Abweichung.
Stellt die Agentur einen Mangel fest, muss sie ihn zunächst konkret benennen und den Träger schriftlich zur Abhilfe auffordern. Dabei setzt sie eine Frist zur Mängelbeseitigung und informiert über die möglichen Rechtsfolgen nach § 183 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 SGB III. Wie lang diese Frist ausfällt, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Sie soll möglichst kurz sein, muss dem Träger aber tatsächlich Zeit lassen, die Mängel zu beheben. Nach der Fachlichen Weisung gelten dabei mindestens zwei Wochen in der Regel als angemessen.
Kommt der Träger der Aufforderung nach, ist der Vorgang für die Agentur abgeschlossen. Kommt er ihr nicht nach, gibt es im Gutscheinverfahren keine Möglichkeit, vertragliche Konsequenzen wirken zu lassen: Ein Bildungsgutschein ist kein Vertrag, den die Agentur kündigen könnte. Die Bundesagentur prüft in diesen Fällen die Möglichkeiten nach § 183 Abs. 3 Satz 2 SGB III, etwa den Ausschluss vom Bildungsgutschein und die Aufhebung der Förderentscheidung. Sie kann sich auch mit einer formellen Beschwerde an die fachkundige Stelle wenden. Eine vorherige Fristsetzung entfällt, wenn die Mängelbeseitigung unmöglich ist oder der Träger sich selbst zur Behebung außerstande sieht.
Welche Folgen drohen bei einem nicht behobenen Mangel?
§ 183 Abs. 3 Satz 2 SGB III nennt vier Voraussetzungen, unter denen die Agentur für Arbeit reagieren darf. Der Träger kommt der Aufforderung zur Mängelbeseitigung nicht nach. Die Agentur stellt einen schwerwiegenden und kurzfristig nicht behebbaren Mangel fest. Die verlangten Auskünfte bleiben aus, kommen zu spät oder sind unvollständig. Oder der Träger duldet die Prüfung oder das Betreten der Räume nicht. Liegt eine dieser Voraussetzungen vor, kann die Agentur die Geltung des Bildungsgutscheins oder des Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheins für den Träger ausschließen und die Entscheidung über die Förderung aufheben.
Ein Automatismus ist das nicht. Die Fachliche Weisung verlangt, dass die zuständige Agentur zwischen der Schwere des Mangels und den Folgen der Aufhebung für den Träger abwägt und ihre Entscheidung im Einzelfall begründet. Über den Ausschluss entscheidet die betroffene Agentur für den jeweiligen Fall. Sie dokumentiert die Entscheidung im internen System und begründet sie anhand der Prüfung nach § 183 SGB III. Betrifft der Ausschluss ein bundesweites Angebot ohne örtlich beschränkte Präsenzmaßnahme, unterrichtet die entscheidende Agentur die übrigen Agenturen über den Sachverhalt. So können diese vor der Einlösung von Gutscheinen in eigener Verantwortung entscheiden.
Neben dem Ausschluss für die Zukunft kann die Agentur auch bereits laufende Förderungen einzelner Teilnehmender aufheben, gestützt auf die allgemeine Aufhebungsvorschrift des Sozialrechts (§ 48 SGB X). Vor einer solchen Aufhebung sind die betroffenen Teilnehmenden anzuhören (§ 24 SGB X), danach ergeht ein schriftlicher Aufhebungsbescheid mit Wirkung für die Zukunft (§ 37 SGB X). Ab dem Zeitpunkt der Aufhebung übernimmt die Agentur keine weiteren Maßnahmekosten mehr. Für den Träger heißt das: Ein rechtzeitig behobener Mangel löst diese Folgen nicht aus. Ein unbehobener oder wiederholter Mangel kann laufende Zahlungen beenden.
Welche Rolle spielen die fachkundige Stelle und die DAkkS?
§ 183 Abs. 4 SGB III verpflichtet die Agentur für Arbeit, ihre Erkenntnisse aus der Qualitätsprüfung der fachkundigen Stelle und der Akkreditierungsstelle mitzuteilen. Die Fachliche Weisung stellt seit dem 1. Januar 2026 klar, dass diese Meldung immer erfolgt, unabhängig davon, ob die Prüfung einen wesentlichen Mangel ergeben hat. Zuständig ist jeweils die FKS, die die betroffene Maßnahme ursprünglich zugelassen hat. Sie erhält dabei auch den bisherigen Schriftverkehr zur Mängelbeseitigung.
Bei festgestellten Mängeln bleibt es nicht immer bei dieser Mitteilung. Schafft der Träger die verlangte Abhilfe nicht oder verweigert er sie, richtet die Agentur eine formelle Beschwerde an die fachkundige Stelle, mit allen Erkenntnissen, Unterlagen und der Dokumentation der Mängelbeseitigung. Die FKS ist dann nicht frei in ihrer Entscheidung: Liegen die gesetzlichen Zulassungsvoraussetzungen nicht mehr vor, ist sie verpflichtet, die Zulassung zu entziehen (§ 181 Abs. 7 SGB III). Diese Pflicht trifft die fachkundige Stelle, nicht die Agentur für Arbeit. Die Agentur liefert nur den Anstoß.
Bleibt die fachkundige Stelle trotz einer Beschwerde untätig, endet das Verfahren nicht dort. Die DAkkS, die Zertifizierungsstellen für den Bereich der Arbeitsförderung akkreditiert und ihre Kompetenz überwacht, kann dann selbst mit einer Beschwerde über die fachkundige Stelle befasst werden. Für Bildungsträger folgt daraus ein praktischer Punkt: Wer eine Mängelrüge der Agentur ernst nimmt und den Schriftverkehr dazu sorgfältig führt, hat einen Vorteil. Dieselben Nachweise sind dann auch griffbereit, wenn später ein Verfahren bei der FKS oder der DAkkS folgt. Welche eigene Begründungspflicht die fachkundige Stelle dabei seit diesem Jahr gegenüber der DAkkS trifft, beschreibt ein eigener Beitrag zur neuen Begründungspflicht.
| Merkmal | Agentur für Arbeit | Fachkundige Stelle (FKS) | Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 183 SGB III | §§ 178, 181 SGB III | § 177 SGB III, AZAV |
| Prüfgegenstand | Durchführung der laufenden Maßnahme | Fortbestehen der Zulassungsvoraussetzungen | Kompetenz und Unabhängigkeit der FKS |
| Befugnis | Betreten von Grundstücken, Geschäfts- und Unterrichtsräumen (§ 183 Abs. 2) | Entzug der Zulassung bei fehlenden Voraussetzungen (§ 181 Abs. 7) | Entzug der Akkreditierung der FKS |
| Folge bei Mangel | Fristsetzung, Ausschluss Bildungsgutschein, Aufhebung Förderentscheidung (§ 183 Abs. 3) | Formelle Beschwerde der Agentur, Entzug der Zulassung | Eskalationsverfahren bei Pflichtverletzung der FKS |
Rechtsstand 26. September 2026. Zuständig ist jeweils die fachkundige Stelle, die die betroffene Maßnahme zugelassen hat.
Wie hängt die Prüfung mit der Zulassung nach AZAV zusammen?
Die Qualitätsprüfung nach § 183 SGB III setzt eine bestehende Zulassung voraus. Diese Zulassung regelt die AZAV, die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Sie konkretisiert, was § 178 SGB III für die Trägerzulassung und § 179 in Verbindung mit § 180 SGB III für die Maßnahmezulassung fordern. Für Bildungsträger sind vor allem die Anforderungen an Träger und Maßnahme wichtig, weil sie genau die Punkte betreffen, die später geprüft werden.
§ 2 AZAV verlangt vom Träger unter anderem ein System zur Sicherung der Qualität. Dazu zählt eine Dokumentation zu Leitbild, Unternehmensführung, Qualifizierungskonzepten und zum Beschwerdemanagement. Genau dieses System ist der Maßstab, an dem eine Qualitätsprüfung später den Umgang mit Beschwerden misst. § 179 Abs. 1 Nr. 2 SGB III verlangt für die Maßnahme selbst angemessene Teilnahmebedingungen sowie eine ausreichende räumliche, personelle und technische Ausstattung. Bei der Prüfung der Kostenangemessenheit legt § 3 Abs. 3 AZAV für Gruppenmaßnahmen eine Gruppengröße von zwölf Teilnehmenden als Kalkulationsgrundlage zugrunde. Wird die Maßnahme ganz oder teilweise online durchgeführt, gelten dafür zusätzliche Anforderungen, die ein eigener Beitrag zu digitalen Maßnahmen nach AZAV beschreibt.
Eine Pflicht gerät leicht aus dem Blick: die Anzeige wesentlicher Änderungen. Ändert sich etwas an Standorten, Fachbereichen oder der Durchführung der Maßnahme, muss der Träger das der fachkundigen Stelle mitteilen (§ 5 Abs. 5 AZAV in Verbindung mit § 181 Abs. 5 Satz 2 und § 177 Abs. 4 SGB III). Diese Anzeige ist keine Formalie neben der Zulassung, sie ist Teil davon. Prüft die Agentur für Arbeit später eine Maßnahme, lässt sich die Frage, ob wesentliche Änderungen gemeldet wurden, am schnellsten anhand der eigenen Unterlagen klären, wenn diese fortlaufend geführt sind. Die AZAV-Zulassung selbst ist Pflicht, ein zusätzliches Zertifikat wie ISO 9001 bleibt freiwillig. Was für welchen Träger sinnvoll ist, ordnet ein eigener Beitrag zu QM mit oder ohne Zertifikat ein.
Wie stellen Bildungsträger die Prüfbereitschaft her?
Die Fachliche Weisung macht deutlich, worauf eine Prüfung abzielt: auf den Abgleich zwischen dem, was zugelassen wurde, und dem, was tatsächlich stattfindet. Für Geschäftsführung und Qualitätsmanagement folgt daraus eine Prioritätenliste. Die folgenden acht Schritte ordnen sie danach, was zuerst geklärt sein muss.
Zulassungsbescheid und Maßnahmekonzept griffbereit halten
Legen Sie beide Unterlagen so ab, dass sie sich jederzeit mit dem tatsächlichen Ablauf der Maßnahme abgleichen lassen.
Anwesenheit tagesaktuell dokumentieren
Führen Sie Anwesenheitslisten laufend, statt nachträglich zu rekonstruieren, was eine Prüfung zuerst verlangt.
Qualifikationsnachweise vollständig ablegen
Halten Sie Nachweise, Lebensläufe und den aktuellen Einsatzplan von Leitung, Lehr- und Fachkräften an einer Stelle bereit.
Beschwerden nach dem eigenen Verfahren protokollieren
Dokumentieren Sie jede Beschwerde nach dem Verfahren Ihres Qualitätsmanagementsystems, auch wenn sie sich schnell klärt.
Erfolgsbeobachtung auswerten
Werten Sie Verbleibsstatistiken und Rückmeldungen von Teilnehmenden und Betrieben aus und halten Sie die Auswertung fest.
Änderungen unverzüglich anzeigen
Melden Sie Änderungen an Standort, Fachbereich oder Durchführung der fachkundigen Stelle, sobald sie feststehen.
Auf Auskunftsverlangen vollständig antworten
Beantworten Sie ein Auskunftsverlangen fristgerecht und vollständig, auch wenn die Prüfung unangekündigt kommt.
Fristen zur Mängelbeseitigung einhalten
Nehmen Sie eine Aufforderung zur Mängelbeseitigung ernst und halten Sie die gesetzte Frist ein, bevor die Agentur weitere Schritte prüft.
Werkzeug: Prüfbereitschafts-Check für Maßnahmen
Das Werkzeug bildet die sieben Prüfbereiche ab, die dieser Beitrag nennt. Tragen Sie zu jedem Bereich Ja oder Nein ein und notieren Sie, worauf sich die Antwort stützt. Maßgeblich bleiben in jedem Einzelfall der eigene Zulassungsbescheid und die Fachliche Weisung zu § 183 SGB III.
Wer die Prüfbereitschaft regelmäßig selbst kontrolliert, kann dafür auch auf ein internes Audit zurückgreifen. Dieses Werkzeug hier läuft vollständig im Browser, ohne Server und ohne Speicherung. Schließen Sie die Seite, gehen die Eingaben verloren. Drucken oder kopieren Sie den Vermerk deshalb, bevor Sie die Seite verlassen.
Beantworten Sie mindestens einen Prüfbereich, dann erscheint hier eine Auswertung und ein Vermerk mit heutigem Datum.
| Prüfbereich | Nachweis laut Hinweis | Antwort | Eigener Vermerk |
|---|
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Beginnen Sie mit den Unterlagen, die bei einer Prüfung als Erstes gebraucht werden: Zulassungsbescheid, Maßnahmekonzept und Anwesenheitslisten. Klären Sie danach, wer im Haus für die Antwort auf ein Auskunftsverlangen zuständig ist, damit die Frist aus einer Aufforderung zur Mängelbeseitigung nicht ungenutzt verstreicht. Prüfen Sie zuletzt, ob alle wesentlichen Änderungen der vergangenen Monate der fachkundigen Stelle bereits angezeigt wurden.
Wer diese drei Punkte klärt, ist auf eine Qualitätsprüfung vorbereitet, unabhängig davon, ob sie angekündigt wird oder nicht.
Häufige Fragen
Darf die Agentur für Arbeit eine Maßnahme unangekündigt prüfen?
§ 183 SGB III nennt keine Ankündigungsfrist. Die Agentur für Arbeit darf Grundstücke, Geschäfts- und Unterrichtsräume des Trägers während der Geschäfts- oder Unterrichtszeit betreten, um die Maßnahme zu prüfen (§ 183 Abs. 2 SGB III).
Was gilt als Mangel im Sinne von § 183 SGB III?
Nach der Fachlichen Weisung zu § 183 SGB III liegt ein Mangel vor, wenn der Träger die Leistung nicht oder nicht wie angegeben erbringt. Das gilt, sofern dies die Qualität, den Erfolg oder die Verwertbarkeit der vermittelten Qualifikation nicht nur geringfügig mindert oder ganz aufhebt.
Wie lange hat ein Bildungsträger Zeit, einen Mangel zu beheben?
Das Gesetz nennt keine feste Frist, die Agentur setzt sie nach den Umständen des Einzelfalls. Nach der Fachlichen Weisung gelten dabei mindestens zwei Wochen in der Regel als angemessen.
Kann die Agentur für Arbeit den Bildungsgutschein für einen Träger ausschließen?
Ja. Kommt der Träger einer Aufforderung zur Mängelbeseitigung nicht nach oder liegt ein schwerwiegender, kurzfristig nicht behebbarer Mangel vor, kann die Agentur die Geltung des Bildungsgutscheins ausschließen und die Förderentscheidung aufheben (§ 183 Abs. 3 SGB III).
Muss die fachkundige Stelle über jede Prüfung informiert werden?
Ja. Nach § 183 Abs. 4 SGB III und der seit 1. Januar 2026 geltenden Fachlichen Weisung teilt die Agentur ihre Erkenntnisse der fachkundigen Stelle und der Deutschen Akkreditierungsstelle immer mit, unabhängig davon, ob ein wesentlicher Mangel festgestellt wurde.
Was passiert, wenn die fachkundige Stelle auf eine Beschwerde der Agentur nicht reagiert?
Dann kann die Agentur für Arbeit im Eskalationsverfahren eine Beschwerde über die fachkundige Stelle an die Deutsche Akkreditierungsstelle richten, die die fachkundige Stelle akkreditiert hat und ihre Kompetenz überwacht.
Zum Weiterlesen
- Neue B-DKS seit Juli 2026: Wann Bildungsträger begründen müssenWann Bildungsträger eine Überschreitung der neuen Bundes-Durchschnittskostensätze begründen müssen und wann die Bundesagentur zustimmen muss.
- Leistung: Zertifizierung vorbereitenBegleitung bei der Zertifizierung nach ISO 9001 und AZAV, für Bildungsträger mit und ohne zusätzliches Zertifikat.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 26.09.2026: § 81, § 176, § 177, § 178, § 179, § 180, § 181, § 182 und § 183 SGB III.
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 26.09.2026: § 2, § 3 und § 5 AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 26.09.2026: § 24, § 37 und § 48 SGB X (Zehntes Buch Sozialgesetzbuch, Verwaltungsverfahren).
- Bundesagentur für Arbeit: Fachliche Weisungen (FW) Förderung der beruflichen Weiterbildung, §§ 81, 82, 83 bis 87a, 111a, 131a SGB III, Zulassung von Trägern und Maßnahmen §§ 177 Abs. 5, 180, 183 SGB III, Stand 01.01.2026, abgerufen am 26.09.2026.
- Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS): Akkreditierungen im Bereich AZAV, abgerufen am 26.09.2026.
Stand aller Angaben: 26. September 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
