Personalbemessung nach § 113c SGB XI: Was am 31. Dezember 2026 endet und was Pflegeeinrichtungen jetzt vereinbaren

Am 31. Dezember 2026 endet eine Übergangsregel, die vollstationären Pflegeeinrichtungen seit 2023 erlaubt, den über die Mindestausstattung hinausgehenden Anteil an Hilfskräften mit Ausbildung auch mit geringer qualifiziertem Personal zu besetzen, das Fachkräfte entlastet. Wer die Pflegesatzverhandlung für 2027 jetzt vorbereitet, muss wissen, welches Personal danach nicht mehr auf diese Weise vereinbart werden darf und was stattdessen gilt.

Personalbemessung nach § 113c SGB XI: die gesetzlichen Höchstwerte für das Verhältnis von Pflege- und Betreuungspersonal zur Zahl der Pflegebedürftigen in einer vollstationären Pflegeeinrichtung, gestaffelt nach drei Qualifikationsniveaus und fünf Pflegegraden. Die Werte gelten als Obergrenze für die Pflegesatzverhandlung, nicht als für jede Einrichtung feste Mindestvorgabe.

Warum die Frist zum 31. Dezember 2026 jetzt in die Pflegesatzverhandlung gehört

Pflegesatzverhandlungen für 2027 stehen in den kommenden Monaten an. Grundlage dafür ist die Personalausstattung, die eine Einrichtung tatsächlich vorhält und mit den Pflegekassen vereinbart. Genau an dieser Stelle wirkt sich die auslaufende Frist aus: Ab dem 1. Januar 2027 darf ein Teil des Personals, das bisher zur Entlastung von Fachkräften zählte, nicht mehr auf diese Weise angerechnet werden.

Betroffen sind Einrichtungen, die die Übergangsregel des § 113c Absatz 3 SGB XI tatsächlich nutzen. Das betrifft vollstationäre Pflegeeinrichtungen, also Pflegeheime mit Dauer- oder Kurzzeitpflege, nicht ambulante Dienste oder Tagespflegen. Wer diesen Personalanteil in der laufenden Pflegesatzvereinbarung bereits als Teil des Nummer-2-Anteils eingerechnet hat, muss ihn für 2027 neu verhandeln: als zusätzliche, gesondert zu vereinbarende Position neben den regulären Stellen nach Absatz 1 Nummer 2.

Was die Übergangsregel im Einzelnen erlaubt und was ab 2027 gilt, erklären die folgenden Abschnitte. Zuerst geht es um die eigentlichen Personalanhaltswerte nach Absatz 1 und die Ausnahmen nach Absatz 2.

Wie viel Personal schreibt Absatz 1 vor und wann darf eine Einrichtung mehr vereinbaren?

§ 113c Absatz 1 SGB XI legt fest, wie viel Personal eine Pflegesatzvereinbarung höchstens ausweisen darf. Er unterscheidet drei Qualifikationsniveaus und fünf Pflegegrade. Pflegegrad 1 steht dabei für eine geringe, Pflegegrad 5 für eine schwerste Beeinträchtigung der Selbstständigkeit.

Die drei Niveaus sind: Hilfskräfte ohne einschlägige Ausbildung, Hilfskräfte oder Assistenzkräfte mit einer landesrechtlich geregelten Ausbildung von mindestens einem Jahr und Fachkräfte. Für jedes Niveau nennt das Gesetz einen Anhaltswert je Pflegebedürftigen, angegeben als Vollzeitäquivalent, kurz VZÄ, die rechnerische Größe einer vollen Personalstelle.

Bei den Fachkräften steigt der Anhaltswert von 0,0770 VZÄ je Pflegebedürftigem bei Pflegegrad 1 auf 0,3842 bei Pflegegrad 5. Bei der Hilfskraft ohne Ausbildung steigt er von 0,0872 auf 0,1758. Bei der Hilfskraft mit mindestens einjähriger Ausbildung liegt er bei Pflegegrad 1 bei 0,0564 und bei Pflegegrad 5 bei 0,1102. Den höchsten Wert erreicht diese Gruppe schon bei Pflegegrad 4, mit 0,1413. Die vollständige Tabelle mit allen fünf Pflegegraden steht im Gesetzestext zu Absatz 1, verlinkt in der Quellenliste am Ende des Beitrags.

Wichtig für die Verhandlung: Das Gesetz spricht von einer Ausstattung, die „höchstens“ vereinbart werden darf. Absatz 1 legt damit eine Obergrenze fest, keinen Mindestanspruch für jede einzelne Einrichtung. Die tatsächliche Mindestausstattung ergibt sich erst aus den Landesrahmenverträgen nach § 75 SGB XI, dazu mehr in Abschnitt vier.

Wann darf eine Einrichtung mehr Personal vereinbaren?

Absatz 2 nennt drei Ausnahmen, unter denen eine Einrichtung mehr Personal vereinbaren darf, als die Anhaltswerte vorsehen. Die erste ist Bestandsschutz: Wer schon vor der Reform von 2023 eine höhere Personalausstattung hatte und diese weiter vorhält, behält sie (§ 113c Absatz 2 in Verbindung mit § 84 Absatz 5 Satz 2 Nummer 2 SGB XI). Die zweite betrifft den Landesrahmenvertrag: Sah der am 30. Juni 2023 geltende Rahmen­vertrag eine höhere Fachkraftausstattung vor, gilt diese weiter.

Die dritte Ausnahme lässt sachliche Gründe zu: Personal in Personalpools oder vergleichbaren Ausfallkonzepten, Personal für ein Modellvorhaben nach § 8 Absatz 3b SGB XI und, seit einer Änderung zum 1. Januar 2026, Pflegefachpersonen mit einer Erlaubnis nach § 1 Satz 2 Pflegeberufegesetz, die überwiegend unmittelbar bei den Bewohnerinnen und Bewohnern arbeiten. Diese Gruppe der Pflegefachpersonen kam erst durch das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege vom 22. Dezember 2025 hinzu. Es schafft zusätzlichen Spielraum für examinierte Pflegefachpersonen mit erweiterten Aufgaben, unabhängig von der befristeten Übergangsregel in Absatz 3.

Was ändert sich am 31. Dezember 2026 durch die Übergangsregel in Absatz 3?

Absatz 3 regelt zwei getrennte Ausnahmen für Personal, das über die nach Absatz 5 mindestens zu vereinbarende Ausstattung hinausgeht. Für die Pflegesatzverhandlung 2027 zählt vor allem die erste: Bis zum 31. Dezember 2026 kann eine Einrichtung den über die Mindestausstattung hinausgehenden Anteil an Hilfskräften mit Ausbildung nach Absatz 1 Nummer 2 auch mit Personal besetzen, das nur eine mindestens einjährige medizinische, soziale oder hauswirtschaftliche Qualifikation hat, sofern es entsprechend seiner Qualifikation administrative oder pflegerische Aufgaben zur Entlastung der Fachkräfte übernimmt.

Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Möglichkeit. Die Stellenanteile, die bis dahin mit diesem geringer qualifizierten Personal besetzt waren, lassen sich nur noch zusätzlich zu den regulär verhandelten Stellen nach Absatz 1 Nummer 2 vereinbaren. Der Unterschied wirkt sich unmittelbar auf die Verhandlung aus: Bisher zählten diese Stellenanteile zum über die Mindestausstattung hinausgehenden Nummer-2-Anteil selbst; ab 2027 kommen sie nur noch als gesonderte, zusätzliche Position hinzu.

Die zweite Ausnahme in Absatz 3 betrifft Personal in berufsbegleitender Ausbildung. Es lässt sich schon während der Ausbildung anrechnen, je nach Ausbildungsziel auf die Hilfskraft-mit-Ausbildung-Werte nach Absatz 1 Nummer 2 oder auf die Fachkraft-Werte nach Nummer 3. Für Beschäftigte, die bereits mindestens fünf Jahre mit mindestens halber Stelle in der Pflege gearbeitet haben, gilt eine Sonderregel, allerdings nur für die Ausbildung zur Hilfskraft mit Ausbildung nach Absatz 1 Nummer 2: Beginnt diese Ausbildung spätestens am 30. Dezember 2028, gilt ihre bisherige Erfahrung als gleichwertig zur formalen Ausbildung. Diese zweite Ausnahme ist von der Frist zum 31. Dezember 2026 zu unterscheiden. Sie ist ein eigener Prüfpunkt, den ein Einzelfall-Check mit der zuständigen Pflegekasse klären sollte.

Was sich zum Stichtag ändert, fasst die folgende Übersicht zusammen. Stand: 26. September 2026.

Welche Rolle spielen die Landesrahmenverträge nach § 75 SGB XI?

Die Anhaltswerte aus Absatz 1 werden erst über die Rahmenverträge nach § 75 Absatz 1 SGB XI verbindlich. Diese Verträge schließen die Landesverbände der Pflegekassen mit den Vereinigungen der Träger auf Landesebene. Nach § 113c Absatz 5 SGB XI müssen sie seit dem 1. Juli 2023 unter Berücksichtigung der Anhaltswerte aus Absatz 1 eine Mindestausstattung festschreiben, die sich aus den zum 30. Juni 2023 geltenden Rahmenverträgen in Verbindung mit landesrechtlichen Vorgaben ergibt.

Die Rahmenverträge regeln mehr als die reinen Pflege- und Betreuungskräfte. Sie legen auch zusätzlichen Personalbedarf fest, etwa für Pflege­dienst­leitung oder Qualitätsbeauftragte, und benennen weitere erforderliche Berufsgruppen wie Hauswirtschaft, Ergotherapie, Logopädie, Physiotherapie oder Heilerziehungspflege. Kommt zwischen den Pflegekassen und den Trägervereinigungen keine gemeinsame Empfehlung zu diesen Inhalten zustande, entscheidet nach Absatz 4 ein Schiedsgremium aus drei unparteiischen Personen. Es muss die Empfehlung binnen zwei Monaten festlegen.

Für die eigene Verhandlung heißt das: Der geltende Landesrahmenvertrag bestimmt die tatsächliche Mindestpersonalausstattung der Einrichtung. Die bundesweiten Anhaltswerte aus Absatz 1 setzen dafür nur die Obergrenze und den fachlichen Maßstab. Wie unterschiedlich Länder das Thema Personalbedarf in der Pflege sonst noch regeln, zeigt der Beitrag zur Fachkraftquote in Sachsen.

Was bedeuten Pflegefachassistenzgesetz und Pflegeneuordnungsgesetz für die Personalplanung?

Zwei weitere Gesetzesvorhaben wirken auf dieselbe Personalplanung, in unterschiedlichem Verfahrensstand. Das Gesetz über die Einführung einer bundeseinheitlichen Pflegefachassistenzausbildung ist bereits verkündet (Gesetz vom 28. Oktober 2025, BGBl. 2025 I Nr. 259, ausgegeben am 31. Oktober 2025). Es schafft ein neues, bundesweit einheitliches Berufsbild der Pflegefachassistenz und ersetzt schrittweise die bisherigen, in den Ländern unterschiedlich geregelten Helfer- und Assistenzausbildungen, auf die sich Absatz 1 Nummer 2 SGB XI bezieht. Die neue Ausbildung beginnt zum 1. Januar 2027, mit Übergangsregelungen für bereits laufende landesrechtliche Ausbildungen.

Für Einrichtungen bedeutet das: Personal, das künftig neu für Stellen nach Absatz 1 Nummer 2 eingestellt wird, durchläuft absehbar die neue bundeseinheitliche Ausbildung statt einer der bisherigen Landesregelungen. Wie hoch der Anteil ist, der eine Pflegeausbildung tatsächlich abschließt, ordnet der Beitrag zur Abbruchquote in der Pflegeausbildung ein.

Anders steht es um das geplante Pflegeneuordnungsgesetz. Dazu liegt ein Referentenentwurf vor, den das Bundesministerium für Gesundheit im Juni 2026 veröffentlicht hat. Einen Kabinettsbeschluss gab es bis zum 26. September 2026 noch nicht. Der Bundesverband Pflegemanagement kritisiert in seiner Stellungnahme, der Entwurf verschiebe die verbindliche Einführung des wissenschaftlich fundierten Personalbemessungsverfahrens erneut in eine reine Prüf- und Berichtssystematik, und fordert stattdessen eine verbindliche Einführung bis spätestens 31. Dezember 2027. Ob und in welcher Form das Gesetz kommt, ist offen. Für die Pflegesatzverhandlung 2027 gilt deshalb der Rechtsstand aus diesem Beitrag, nicht ein möglicher künftiger Beschluss.

Checkliste für die Pflegesatzverhandlung im vierten Quartal 2026

Die folgende Checkliste bündelt die Punkte, die vor der Pflegesatzverhandlung für 2027 geklärt sein sollten. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall, sie ordnet die Prüfschritte.

1. Stellenbesetzung nach Qualifikationsniveau auswerten

   Erfassen Sie, wie viele Vollzeitäquivalente aktuell als Hilfskraft ohne Ausbildung, als Hilfskraft mit mindestens einjähriger Ausbildung und als Fachkraft nach Absatz 1 SGB XI eingesetzt sind.

2. Übergangspersonal nach Absatz 3 Nummer 1 identifizieren

   Klären Sie, welche Stellenanteile mit Personal besetzt sind, das mindestens einjährig medizinisch, sozial oder hauswirtschaftlich qualifiziert ist und zur Entlastung von Fachkräften auf den über die Mindestausstattung hinausgehenden Anteil nach Absatz 1 Nummer 2 angerechnet wird.

3. Wegfall zum 31. Dezember 2026 beziffern

   Rechnen Sie durch, wie sich der verhandelte Anteil nach Absatz 1 Nummer 2 verändert, wenn dieser Personalanteil ab 2027 nur noch zusätzlich vereinbart werden kann.

4. Sonderregel für erfahrenes Personal prüfen

   Prüfen Sie für einzelne Beschäftigte, ob die Voraussetzungen der Sonderregel vorliegen: mindestens fünf Jahre Tätigkeit mit mindestens halber Stelle in der Pflege und ein Ausbildungsbeginn spätestens am 30. Dezember 2028.

5. Ausnahmen nach Absatz 2 dokumentieren

   Stellen Sie Nachweise für Bestandsschutz, Personalpools, Modellvorhaben oder Pflegefachpersonen mit erweiterter Erlaubnis zusammen, sofern Ihre Einrichtung eine dieser Ausnahmen nutzt.

6. Landesrahmenvertrag heranziehen

   Gleichen Sie das Ergebnis mit dem für Ihr Bundesland geltenden Rahmen­vertrag nach § 75 Absatz 1 SGB XI ab. Er bestimmt die tatsächliche Mindestausstattung.

7. Ausbildungsbedarf für die Pflegefachassistenz einplanen

   Prüfen Sie, ob und wann Sie Personal in die neue, bundeseinheitliche Pflegefachassistenz-Ausbildung übernehmen, die zum 1. Januar 2027 beginnt.

8. Ergebnis in Verhandlung und Qualitäts­management einbringen

   Bringen Sie die aktualisierte Personalplanung in die Pflegesatzverhandlung ein und hinterlegen Sie sie im Qualitäts­management­system, damit sie bei der nächsten Prüfung nachvollziehbar ist.

Was in den nächsten Wochen zu tun ist

Drei Schritte tragen die kommenden Wochen. Werten Sie die eigene Stellenbesetzung nach Qualifikationsniveau aus und stellen Sie fest, wie viel Personal die auslaufende Übergangsregel aktuell trägt. Klären Sie für dieses Personal, ob die Sonderregel für erfahrene Beschäftigte greift oder ob die Stelle ab 2027 anders finanziert werden muss. Gleichen Sie das Ergebnis mit dem geltenden Landesrahmenvertrag ab und bringen Sie es in die Pflegesatzverhandlung für 2027 ein.

Als externer Qualitäts­management­beauftragter unterstütze ich Pflegeeinrichtungen dabei, Personalplanung und Nachweisführung so aufzustellen, dass sie im Qualitäts­management­system dokumentiert und für Prüfungen nachvollziehbar sind. Die pflegefachliche Bewertung des Personalbedarfs und die Pflegesatzverhandlung selbst führt die Einrichtung, mit der zuständigen Pflege­dienst­leitung und der Geschäfts­führung. Mein Beitrag liegt im Aufbau und in der Pflege des Qualitäts­management­systems, das diese Entscheidungen abbildet und für Audits bereithält.

Häufige Fragen

Zum Weiterlesen

• Personalmangel als Kürzungsrisiko: § 115 SGB XI und § 129 SGB IXWer die vereinbarte Personalausstattung unterschreitet, riskiert zusätzlich eine Vergütungskürzung nach § 115 SGB XI, wie dieser Beitrag zeigt.
• Leistung: Laufende Begleitung als externer QMBDie Dokumentation der Personalplanung im Qualitäts­management­system lässt sich an einen externen Qualitäts­management­beauftragten abgeben.

Quellen

1. § 113c SGB XI, Personalbemessung in vollstationären Pflegeeinrichtungen, in der seit 1. Januar 2026 geltenden Fassung (geändert durch das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 371). gesetze-im-internet.de
2. § 75 SGB XI, Rahmenverträge, Verträge und Qualitäts­sicherung. gesetze-im-internet.de
3. Bundesministerium für Gesundheit: Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege, in Kraft seit 1. Januar 2026. bundesgesundheitsministerium.de
4. Bundesministerium für Gesundheit: Bundestag verabschiedet Gesetz zur Einführung eines neuen Berufsbildes Pflegefachassistenz, Pressemitteilung vom 9. Oktober 2025 (Gesetz vom 28. Oktober 2025, BGBl. 2025 I Nr. 259, ausgegeben am 31. Oktober 2025). bundesgesundheitsministerium.de
5. Bundesministerium für Gesundheit: Referentenentwurf eines Gesetzes zur Neuordnung der Pflegeversicherung (Pflegeneuordnungsgesetz, PNOG), Stand Juni 2026. bundesgesundheitsministerium.de (PDF)
6. Bundesverband Pflegemanagement: Stellungnahme zum Referentenentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG). bv-pflegemanagement.de
7. GKV-Spitzenverband: Gemeinsame Empfehlungen nach § 113c Absatz 4 SGB XI, Stand 22. Februar 2023 (vor der Neufassung von Absatz 3 zum 1. Januar 2026). gkv-spitzenverband.de (PDF)
8. Bundesgesetzblatt: Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 371, Änderung des § 113c SGB XI in Artikel 1 Nummer 63 (Regelungstext, abgerufen 26. September 2026). recht.bund.de
9. Bundesgesetzblatt: Gesetz über die Einführung einer bundeseinheitlichen Pflegefachassistenzausbildung und zur Änderung weiterer Gesetze vom 28. Oktober 2025, BGBl. 2025 I Nr. 259, ausgegeben 31. Oktober 2025. recht.bund.de

Stand aller Angaben: 26. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich