Seit Juli 2026 gelten für ambulante Pflegedienste neue Maßstäbe und neue Prüfrichtlinien. Wer deshalb sein QM-Handbuch überarbeitet oder neu aufbaut, will wissen, woran es sich ausrichten soll und was davon vorgeschrieben ist. Der Beitrag geht beides durch, für ambulante Dienste und für vollstationäre Einrichtungen getrennt.
Das Wichtigste in Kürze
- Zugelassene Pflegeeinrichtungen müssen ein Qualitätsmanagement führen. Ein Handbuch als Dokument schreibt weder das Gesetz noch die dazu vereinbarten Maßstäbe und Grundsätze vor.
- Die Maßstäbe und Grundsätze verlangen, dass die wesentlichen Verfahren beschrieben und dokumentiert sind. Die beteiligten Mitarbeitenden müssen sie kennen. Im Alltag müssen sie umgesetzt werden.
- Der Medizinische Dienst prüft die Versorgung einzelner Personen und einrichtungsbezogene Aspekte wie das Qualitätsmanagement. Dabei nutzt er auch das Gespräch mit den Mitarbeitenden, das grundsätzlich so viel zählt wie die schriftliche Dokumentation.
- Ein Handbuch kann bei der Prüfung helfen, wenn jeder Prüfaspekt ein beschriebenes Verfahren und einen Nachweis hat. Der Aufbau unterscheidet sich zwischen ambulanten Diensten und vollstationären Einrichtungen, weil ihre Regelwerke getrennt sind.
- In den nächsten Wochen ordnen Sie Ihre vorhandenen Verfahren den Prüfaspekten zu und streichen, was im Alltag nicht gilt. Mit Zertifizierungsziel nehmen Sie die Nachweise in Ihr Handbuch nach ISO 9001 auf. Ohne Zertifizierungsziel halten Sie das Handbuch schlank.
QM-Handbuch: das Handbuch zum Qualitätsmanagement (QM). Es beschreibt, wie eine Einrichtung ihre Qualität steuert: wer wofür zuständig ist, wie die Kernprozesse ablaufen und wie Vorgaben aktuell gehalten werden. In der Pflege ist es eine mögliche Form, das vorgeschriebene Qualitätsmanagement zu beschreiben.
Maßstäbe und Grundsätze (MuG): die Vereinbarung auf Bundesebene, die Anforderungen an Qualität und einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der Pflege festlegt. Für zugelassene Pflegeeinrichtungen gilt sie unmittelbar (§ 113 Abs. 1 SGB XI).
Braucht ein Pflegedienst oder eine Pflegeeinrichtung ein QM-Handbuch?
Das Gesetz verpflichtet zugelassene Pflegeeinrichtungen, ein Qualitätsmanagement zu führen. Es muss den Vereinbarungen entsprechen, die dafür auf Bundesebene getroffen werden (§ 112 Abs. 2 und § 113 SGB XI). Von einem Handbuch steht dort nichts.
Ich habe die Volltexte am 29. September 2026 nach dem Wort „Handbuch“ durchsucht. In den beiden Paragrafen kommt es nicht vor. Es fehlt auch in beiden Vereinbarungen der Maßstäbe und Grundsätze (MuG) und in den Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR) für vollstationäre Pflege. Nur die QPR für ambulante Dienste enthalten es einmal: als „Gerätehandbuch“ zu Medizinprodukten.
Verbindlich ist also das Qualitätsmanagement, nicht seine Form. Was es enthalten muss, bestimmen die MuG. Die Tabelle stellt die drei Grundlagen nebeneinander: was sie verlangen und für wen sie gelten.
| Grundlage | Qualitätsmanagement | Handbuch | Gilt für |
|---|---|---|---|
| § 112 Abs. 2 SGB XI | Pflicht, nach Maßgabe der MuG | Wort kommt nicht vor | Zugelassene Pflegeeinrichtungen |
| MuG, ambulant und vollstationär, Nr. 1.3 | Verfahren beschrieben, dokumentiert, bekannt, umgesetzt | Wort kommt nicht vor | Zugelassene Pflegeeinrichtungen |
| ISO 9001:2015, Abschnitt 7.5 | Dokumentiertes System, Umfang bestimmt die Organisation | Nach der Auslegungshilfe nicht verlangt | Träger mit freiwilligem Zertifikat |
Stand: 29. September 2026. Zur ISO 9001:2026 trifft der Beitrag keine Aussage.
Was sagt die ISO 9001 zum Handbuch?
Die ISO 9001 ist freiwillig. Eine Zertifizierung verlangen weder die MuG noch ihre gesetzlichen Grundlagen (§ 112 und § 113 SGB XI). Wer zertifiziert ist oder es werden will, erfüllt die Anforderungen der Norm zusätzlich zu den MuG.
Auch die ISO 9001:2015 verlangt kein Handbuch. Das zuständige ISO-Komitee hat dazu eine Auslegungshilfe zur dokumentierten Information herausgegeben. Sie stellt klar: Verlangt ist ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem, kein System aus Dokumenten. Ein Qualitätshandbuch nennt sie nur als mögliches Beispiel. Ausdrücklich dokumentiert sein müssen dagegen unter anderem Anwendungsbereich, Qualitätspolitik und Qualitätsziele.
Eine Einschränkung gilt: Die Auslegungshilfe bezieht sich auf die Fassung 2015. Seit dem 16. September 2026 ist die ISO 9001:2026 veröffentlicht (DIN Media, 2026; ISO, 2026). Ob die neue Fassung Abschnitt 7.5 ändert, bleibt in diesem Beitrag offen. Wie Sie auf sie umstellen, beschreibt der Beitrag zum Fahrplan für die ISO 9001:2026.
Für Träger mit und ohne Zertifizierungsziel gilt derselbe Kern. Mit Zertifizierungsziel richten Sie Ihr Handbuch an der Norm aus und nehmen die Pflegenachweise aus den Tabellen weiter unten auf. Ohne Zertifizierungsziel richten Sie ein schlankes Handbuch an den MuG aus. Ebenso möglich ist eine QM-Software. Warum ein Handbuch allein keine Qualität erzeugt, beschreibt der Beitrag zur Qualitätskultur.
Was verlangen die Maßstäbe und Grundsätze zum Qualitätsmanagement?
Die Vertragsparteien auf Bundesebene vereinbaren die MuG. Zu ihnen gehören die Vereinigungen der Träger der Pflegeeinrichtungen (§ 113 Abs. 1 SGB XI). Für ambulante Dienste gilt seit Juli 2026 die neue Fassung, Teil 1a. Die vollstationäre Fassung stammt vom 23. November 2018 und wurde zuletzt am 5. April 2023 geändert. In beiden Fassungen regelt Nummer 1.3 das interne Qualitätsmanagement.
Im Kern verlangen beide Fassungen dasselbe. Der Träger richtet das Qualitätsmanagement darauf aus, die Qualität stetig zu sichern und weiterzuentwickeln. Verantwortlichkeiten, Abläufe, Methoden und Verfahren müssen beschrieben und nachvollziehbar sein. Die Verantwortung liegt bei der Leitungsebene. Die betroffenen Mitarbeitenden sind einzubeziehen. Die wesentlichen Maßnahmen und Verfahren sind zu dokumentieren. Sie müssen den beteiligten Mitarbeitenden bekannt sein und umgesetzt werden.
Unterschiede gibt es bei Hygiene, Beschwerden und Indikatoren. Ambulante Dienste erstellen zusätzlich einen Hygieneplan und halten eine schriftliche Regelung zum Umgang mit Beschwerden vor. Vollstationäre Einrichtungen stellen dagegen sicher, dass das indikatorengestützte Verfahren qualitätsgesichert eingeführt und umgesetzt wird.
An einzelnen Stellen nennen die MuG außerdem ein bestimmtes Dokument oder Konzept ausdrücklich. Die Tabelle zeigt, wo das in beiden Fassungen der Fall ist.
| Dokument | Ambulant | Vollstationär |
|---|---|---|
| Pflegekonzept | Nr. 3.1.1 | Nr. 3.1.1 |
| Schriftlicher Fortbildungsplan | Nr. 2.5 | Nr. 2.4.2 |
| Krisenkonzept und Pandemieplan | Nr. 6 | Nr. 7 |
| Hygieneplan | Nr. 1.3, regelmäßig aktualisiert | Nicht genannt; Hygienestandards zählen zur Ergebnisqualität (Nr. 4) |
| Umgang mit Beschwerden | Nr. 1.3, schriftliche Regelung oder Beschwerdemanagement | Nr. 1.3, Bearbeitung sicherstellen |
| Erstbesuch und Einzug | Nr. 3.1.2, Erstbesuch mit dem Ziel eines Pflegevertrags | Nr. 3.1.2, Konzeption für Einzug und Eingewöhnung |
| Konzept zur Sterbebegleitung | Nicht genannt | Nr. 3.3.2, Angebote auf Basis eines Konzepts |
| Schriftliche Außendarstellung | Nr. 2.2 | Nr. 2.2 |
| Nachweis der Qualitätssicherungsmaßnahmen | Nr. 5, auf Anforderung der Landesverbände der Pflegekassen | Nr. 5, ebenso |
Nummern nach den Fassungen, die im Abschnitt genannt sind. Stand: 29. September 2026.
Wo die MuG ein Dokument oder Konzept ausdrücklich nennen, muss es vorliegen. Das Handbuch muss es nicht enthalten, kann aber darauf verweisen.
Für Qualitätssicherungsmaßnahmen gilt eine eigene Regel (Nr. 5). Die Einrichtung dokumentiert, welche Maßnahmen sie durchführt und an welchen sie sich beteiligt. Auf Anforderung der Landesverbände der Pflegekassen weist sie das nach. Als mögliche Maßnahmen nennen die MuG unter anderem Qualitätszirkel, interne und externe Audits und die Entwicklung von Verfahrensregeln.
An einer Stelle verknüpft die vollstationäre Fassung das Qualitätsmanagement mit der Dokumentation. Grundsätzlich richtet sich die Pflege nach der Maßnahmenplanung. Abweichungen stehen im Bericht. Ist dieses Vorgehen im Qualitätsmanagement konzeptionell geregelt und den Mitarbeitenden nachweislich bekannt, sind Einzelleistungsnachweise „in der Regel“ nicht erforderlich (Nr. 3.1.3). Stets erforderlich bleiben sie für Dekubitusprophylaxe, weitere individuell festgelegte Risikomaßnahmen und ärztlich angeordnete Behandlungspflege.
Die ambulante Fassung kennt diese Regel nicht. Für die Abrechnung verlangt sie Leistungs- und Durchführungsnachweise für alle erbrachten Maßnahmen (Nr. 3.1.3.3).
Was will der Medizinische Dienst sehen?
Der Medizinische Dienst prüft im Auftrag der Landesverbände der Pflegekassen (§ 114 Abs. 1 SGB XI). Wie er dabei vorgeht, regeln die QPR. Für ambulante Dienste und für vollstationäre Einrichtungen gelten getrennte Richtlinien. Ambulante Betreuungsdienste (Teil 1b) und die Tagespflege haben eigene Richtlinien und sind hier nicht Thema.
Ambulante Pflegedienste
Seit Juli 2026 gilt die ambulante Richtlinie (QPR Teil 1a). Sie beschreibt einen beratungsorientierten Prüfansatz. Er zeigt sich im Fachgespräch mit den Mitarbeitenden und im Abschlussgespräch. Zugleich soll die Bedeutung von „gegenstandsunabhängigen Konzept- und Dokumentationsprüfungen“ sinken (Nr. 4 Abs. 1). Sinngemäß heißt das: Ein Konzept zählt weniger, wenn es vom geprüften Fall losgelöst bleibt.
Woher das Prüfteam seine Informationen nimmt, regelt die Richtlinie ebenfalls. Sie nennt unter anderem das Fachgespräch, die Pflegedokumentation und gesonderte Dokumentationen, die der Dienst für sein Qualitätsmanagement erstellt hat (Nr. 9). Ein Handbuch kann darunter fallen. Die Richtlinie nennt es aber nicht. Eine feste Reihenfolge oder eine unterschiedliche Wertigkeit der Quellen gibt es nicht. Das fachlich schlüssige Gespräch zählt grundsätzlich so viel wie die schriftliche Dokumentation.
Die Einrichtung als Ganzes beurteilt das Prüfteam mit dem Prüfbogen B. Im Qualitätsbereich 5 geht es dort um das interne Qualitätsmanagement (5.1), die Hygiene (5.2) und die verantwortliche Pflegefachperson (5.3). Beim Qualitätsmanagement fragt das Prüfteam, ob der Dienst Maßnahmen durchführt und evaluiert, um Defizite zu erkennen und zu beheben. Außerdem fragt es, ob die Mitarbeitenden einbezogen sind. Als Methoden nennt die Richtlinie Fallbesprechungen, Pflegevisiten, Qualitätszirkel und interne Audits. Bei der Hygiene fragt das Prüfteam nach Verfahrensanweisungen und danach, ob die Mitarbeitenden sie kennen und anwenden.
Die Qualitätsbereiche 1 bis 4 beurteilt das Prüfteam dagegen an der Versorgung einzelner Personen (Prüfbogen A). Inhalt und Umfang der Prüfung können die Landesverbände der Pflegekassen nicht verändern (Nr. 6 Abs. 1). Die Prüfaspekte sind also bundeseinheitlich. Ein Handbuch kann sich deshalb an ihnen ausrichten.
Vollstationäre Einrichtungen
Die vollstationäre Richtlinie vom 17. Dezember 2018 ist seit dem 1. November 2019 in Kraft. Auch sie lässt dem Prüfteam mehrere Quellen offen (Abschnitt 11). Es kann auf das Fachgespräch, die Pflegedokumentation und gesonderte Dokumentationen zum Qualitätsmanagement zurückgreifen. Ebenso kann es einrichtungsinterne Konzepte oder Verfahrensanweisungen heranziehen. Eine einseitig auf die Dokumentation ausgerichtete Prüfung ist zu vermeiden.
Auf Einrichtungsebene bewertet der Prüfbogen B hier zwei Qualitätsbereiche. Der Qualitätsbereich 5 beruht auf Feststellungen, die das Prüfteam bei der personenbezogenen Prüfung schon getroffen hat. Der Qualitätsbereich 6 fragt nach der verantwortlichen Pflegefachkraft (6.1) und nach einem schriftlichen Konzept zur Begleitung Sterbender (6.2). Außerdem fragt er nach einem systematischen Qualitätsmanagement, das Kennzahlen nach definierten Verfahren auswertet (6.3).
Was schriftlich vorliegen muss
Beide Richtlinien verlangen die individuelle Maßnahmenplanung in jedem Fall schriftlich. Die vollstationäre Richtlinie verlangt das auch für die individuelle Tagesstrukturierung. Fehlt die Maßnahmenplanung ganz, werten beide das als Defizit und nicht als Auffälligkeit (ambulant Nr. 9 Abs. 4, vollstationär Abschnitt 11 Abs. 4). Die vollstationäre Richtlinie wertet auch eine lückenhafte Planung und eine fehlende Tagesstrukturierung als Defizit.
Gefragt ist kein Handbuch, sondern ein Verfahren, das beschrieben, den Mitarbeitenden bekannt und im Alltag angewandt ist.
Diesen Satz leite ich aus den genannten Stellen ab. Wörtlich steht er in keinem Regelwerk. Einzelne Unterlagen fragen die QPR dagegen ausdrücklich ab: ambulant Verfahrensanweisungen zur Hygiene, vollstationär ein schriftliches Konzept zur Begleitung Sterbender. Mehr zum Fachgespräch und zur neuen ambulanten Richtlinie steht in eigenen Beiträgen: Fachgespräch in der QPR und neue QPR ab Juli 2026.
Wie kann ein Handbuch aufgebaut sein, damit die Prüfaspekte auffindbar sind?
Ein Handbuch macht Prüfaspekte auffindbar, wenn jedem Aspekt ein Kapitel entspricht. Jedes Kapitel beantwortet drei Fragen: Welches Verfahren gilt? Wie erfahren die Mitarbeitenden davon? Wer verantwortet es?
Meine branchenneutrale Gliederung mit acht Punkten steht auf der Leistungsseite zum QM-Handbuch. Die Tabellen unten wiederholen sie nicht, sondern zeigen, wo die pflegespezifischen Nachweise stehen.
Die Zuordnung habe ich aus den genannten Fundstellen abgeleitet. Ein Regelwerk gibt sie nicht vor. Die Spalte „Bezug“ nennt jeweils die Nummer der MuG und den Qualitätsaspekt der QPR. Die Qualitätsbereiche 1 bis 4 der QPR betreffen die Versorgung einzelner Personen. Für sie zeigt das Handbuch nur, wer verantwortlich ist und wie der Ablauf organisiert ist. Die fachliche Ausführung und die Pflegedokumentation im Einzelfall bleiben bei der Pflegedienstleitung.
Ambulanter Pflegedienst
| Kapitel | Inhalt | Bezug | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Unser Pflegedienst und seine Leistungen | Auftrag, Leistungen, Organigramm, Erreichbarkeit, Pflegekonzept | MuG 1.1, 2.1, 2.2, 3.1.1 | Pflegekonzept, schriftliche Außendarstellung, Dienstplan mit Bereitschaftsdiensten |
| Leitung, Verantwortung und Vertretung | Aufgaben der Leitungsebene und der verantwortlichen Pflegefachkraft, Vertretung, Ressourcen | MuG 1.3, 2.3.1; QPR 5.3 | Vertretungsregelung, Stundenumfang der verantwortlichen Pflegefachkraft |
| Aufnahme, Pflegeprozess und Pflegedokumentation | Erstbesuch, Informationssammlung, Maßnahmenplanung, Durchführung, Evaluation, Dokumentationssystem | MuG 3.1.2 bis 3.1.4; QPR 1.1, Qualitätsbereich 2 | Beschriebener Ablauf; die Pflegedokumentation im Einzelfall bleibt in der Akte |
| Leistungsnachweise und Abrechnung | Nachweis erbrachter Leistungen, Pflegeverträge, Vergütungsvereinbarungen | MuG 3.1.3.3, 3.1.4.1; QPR Nr. 10 | Leistungs- und Durchführungsnachweise, Vergütungsvereinbarungen bereithalten |
| Risiken, Angehörige und Schutz vor Gewalt | Risikoeinschätzung, Anzeichen einer Destabilisierung, Zusammenarbeit mit An- und Zugehörigen, Anzeichen von Gewalt, Vernachlässigung oder Unterversorgung | MuG 3.1.3.1; QPR 1.2, 1.3, 4.1, 4.2 | Beschriebene Verfahren mit Nachweis der Bekanntmachung |
| Zusammenarbeit mit Ärzten, Therapeuten und anderen Diensten | Abstimmung mit beteiligten Leistungserbringern, Verantwortung bei Leistungen Dritter | MuG 2.6, 3.4 | Beschriebenes Verfahren, Einwilligung der versorgten Person zur Abstimmung |
| Personal, Einsatzplanung und Fortbildung | Qualifikation, Einarbeitung, Einsatzplanung, Dienst- und Fallbesprechungen, Fortbildung | MuG 2.3, 2.4, 2.5, 3.2; QPR 5.3 | Schriftlicher Fortbildungsplan, Einarbeitungskonzepte, Qualifikationsnachweise |
| Hygiene | Hygieneplan, Verfahrensanweisungen zur Basishygiene und zu individuellen Maßnahmen, Überprüfung | MuG 1.3; QPR 5.2 | Hygieneplan, regelmäßig aktualisiert, mit Nachweis der Überprüfung |
| Beschwerden und Rückmeldungen | Aufnahme, Bearbeitung und Lösung von Beschwerden, Erwartungen der versorgten Personen | MuG 1.3 | Schriftliche Regelung zum Umgang mit Beschwerden oder Beschwerdemanagement |
| Krisen und Notfälle | Krisenkonzept mit Zuständigen und Vertretung, Kommunikation, Bevorratung, Pandemieplan | MuG 6 | Krisenkonzept, Pandemieplan, Information der Mitarbeitenden |
| Überprüfung und Verbesserung | Ziele, Fallbesprechungen, Pflegevisiten, interne Audits, Kennzahlen, Evaluation von Maßnahmen | MuG 1.3, 5; QPR 5.1 | Dokumentation der Qualitätssicherungsmaßnahmen, etwa Auditberichte |
Bezug: MuG Teil 1a (seit Juli 2026), QPR Teil 1a mit Qualitätsaspekten und Nummern der Richtlinie. Eigene Zuordnung, Stand: 29. September 2026.
Erbringt der Dienst ärztlich verordnete Leistungen, kommen weitere Kapitel hinzu. Sie beziehen sich auf die Qualitätsaspekte QPR 3.1 für häusliche Krankenpflege, 3.2 für außerklinische Intensivpflege und 3.3 für psychiatrische häusliche Krankenpflege. Die Richtlinie gilt für diese Leistungen sinngemäß (Nr. 2 Abs. 2). Wo diese Kapitel im Inhaltsverzeichnis stehen, zeigt der Abschnitt zum Inhaltsverzeichnis.
Vollstationäre Einrichtung
| Kapitel | Inhalt | Bezug | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Unsere Einrichtung und ihre Leistungen | Auftrag, Leistungen, Organigramm, Pflegekonzept, Konzeption zu Unterkunft und Verpflegung | MuG 1.1, 2.1, 2.2, 3.1.1, 3.2 | Pflegekonzept, Konzeption, schriftliche Außendarstellung mit Pflegesätzen und Entgelten |
| Leitung, Verantwortung und Vertretung | Aufgaben der Leitungsebene und der verantwortlichen Pflegefachkraft, Vertretung, Ressourcen | MuG 1.3, 2.3.1; QPR 6.1 | Aufgabenbeschreibung, Vertretungsregelung |
| Einzug und Eingewöhnung | Vorbereitung des Einzugs, Hilfen für die Eingewöhnung, Überleitung bei Krankenhausaufenthalten | MuG 3.1.2; QPR 4.1, 4.2 | Konzeption mit systematischen Hilfen, nachweislich umgesetzt |
| Pflegeprozess und Pflegedokumentation | Informationssammlung, Maßnahmenplanung, Durchführung, Evaluation, Dokumentationssystem, Einzelleistungsnachweise | MuG 3.1.3; QPR Abschnitt 11 Abs. 4, Qualitätsbereiche 1 bis 3 | Regelung zu Einzelleistungsnachweisen mit Nachweis der Bekanntmachung; Maßnahmenplanung in der Akte |
| Risiken, Schutz und Persönlichkeitsrechte | Risikoerfassung, herausfordernd erlebtes Verhalten, freiheitsentziehende Maßnahmen, Schutz der Persönlichkeitsrechte | QPR 4.3, 4.4, 5.1, 5.5 | Beschriebene Verfahren mit Nachweis der Bekanntmachung |
| Betreuung, Alltag und Angehörige | Betreuungsangebote, Tagesstrukturierung, biografieorientierte Unterstützung, Kontakt zu An- und Zugehörigen, Vernetzung im Quartier | MuG 3.3, 3.4, 3.7; QPR 3.1 bis 3.3, 5.2 | Konzeptionelle Planung der Gruppenangebote, planmäßige Einzelangebote |
| Begleitung Sterbender | Angebote zur Sterbebegleitung, Wünsche und Vorsorgeunterlagen, Zusammenarbeit mit Palliativdiensten und Hospizinitiativen | MuG 3.3.2; QPR 6.2 | Schriftliches Konzept, benannte Ansprechpartner externer Einrichtungen |
| Hygiene, Hilfsmittel, Unterkunft und Verpflegung | Hygieneanforderungen, Hilfsmittelversorgung, Verpflegung, Hausreinigung, Wäschepflege | MuG 3.2, 4; QPR 5.3, 5.4 | Speise- und Reinigungspläne |
| Personal, Dienstplanung und Fortbildung | Qualifikation, Einarbeitung, Pflegeteams, Dienstplanung, Koordination der Bereiche, Fortbildung | MuG 2.3, 2.4, 3.1.4, 3.5, 3.6; QPR 6.1 | Schriftlicher Fortbildungsplan, Einarbeitungskonzepte |
| Beschwerden und Rückmeldungen | Aufnahme, Bearbeitung und Lösung von Beschwerden, Erwartungen und Bewertungen der pflegebedürftigen Menschen | MuG 1.3 | Beschriebenes Verfahren mit Nachweis der Bekanntmachung |
| Krisen und Notfälle | Krisenkonzept mit Zuständigen und Vertretung, Kommunikation, Bevorratung, Pandemieplan | MuG 7 | Krisenkonzept, Pandemieplan, Information der Mitarbeitenden |
| Überprüfung, Kennzahlen und Verbesserung | Ziele, indikatorengestütztes Verfahren, Auswertung von Qualitätskennzahlen, interne Audits, Maßnahmen bei Qualitätsdefiziten | MuG 1.3, 4, 5; § 113 Abs. 1a SGB XI; QPR 6.3 | Dokumentation der Qualitätssicherungsmaßnahmen, definierte Verfahren zur Auswertung von Kennzahlen |
Bezug: MuG vollstationär (zuletzt geändert am 5. April 2023), QPR vollstationär mit Qualitätsaspekten und Abschnitten der Richtlinie. Eigene Zuordnung, Stand: 29. September 2026.
Für den Qualitätsbereich 5 der vollstationären QPR braucht es kein eigenes Kapitel, weil die Zeilen zu Risiken, Betreuung und Hygiene seine Aspekte abdecken.
Beim Ausarbeiten einzelner Kapitel helfen die Beiträge zum Beschwerdemanagement und zum Prozessmanagement im Sozialwesen.
Was gehört nicht ins Handbuch?
Ein Handbuch bleibt nutzbar, wenn es beschreibt, was im Alltag gilt. Drei Dinge gehören deshalb an andere Stellen.
Pflege- und Expertenstandards im Wortlaut
Die pflegefachliche Verantwortung liegt bei der verantwortlichen Pflegefachkraft. Eine gesetzliche Pflicht, Expertenstandards als Dokument vorzuhalten, ergibt sich aus den geprüften Fundstellen nicht. Die frühere Vorschrift zu Expertenstandards ist seit dem 1. Juli 2023 aufgehoben (§ 113a SGB XI). Seitdem nennt auch die Vorschrift zur Qualitätsverantwortung die Expertenstandards nicht mehr (§ 112 Abs. 2 SGB XI). Beide Änderungen stammen aus dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG). Die Regelung zum Qualitätsausschuss enthält den Begriff nicht (§ 113b SGB XI). Den fachlichen Maßstab setzt der allgemein anerkannte Stand medizinisch-pflegerischer Erkenntnisse (§ 11 Abs. 1 SGB XI).
Die vollstationäre QPR von 2018 führt Expertenstandards noch als Basis der Prüfungen auf (Abschnitt 7 Abs. 3). Sie verweist dabei auf die inzwischen aufgehobene Vorschrift (§ 113a SGB XI). Die ambulante QPR nennt Expertenstandards und Leitlinien beispielhaft als aktuellen Stand des Wissens (Nr. 6 Abs. 4). Im Fachgespräch beurteilt das Prüfteam, ob und wie der Dienst sie als Instrumente anwendet. Ins Handbuch gehört deshalb nicht ihr Wortlaut, sondern eine Übersicht: welche Standards und Leitlinien Sie nutzen und wer sie aktuell hält.
Die Pflegedokumentation im Einzelfall
Die Pflegedokumentation gehört in die Akte der versorgten Person. Das Handbuch beschreibt nur das System: welches Dokumentationssystem gilt, wer es führt und wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden.
Abläufe, Formulare und Abschriften, die nicht mehr gelten
Die MuG verlangen, dass Verfahren beschrieben und umgesetzt sind (Nr. 1.3). Beschreibt das Handbuch etwas anderes als den Alltag, widerspricht es dieser Anforderung. Ändert sich ein Ablauf, ändern Sie deshalb auch das Kapitel. Für Regelwerke gilt Ähnliches: Wörtliche Abschriften veralten mit der nächsten Änderung. Ein Verweis mit Fassung und Stand ist verlässlicher.
Wie sieht das Inhaltsverzeichnis für Ihr Handbuch aus?
Das Inhaltsverzeichnis ergibt sich aus der Tabelle zu Ihrem Angebot. Aus der Spalte „Kapitel“ übernehmen Sie die Kapitel in ihrer Reihenfolge. Die Spalte „Bezug“ liefert zu jedem Kapitel eine Bezugszeile. Die Kapitel füllen Sie dann mit Ihren eigenen Verfahren.
Erbringt ein ambulanter Dienst ärztlich verordnete Leistungen, folgt auf das Kapitel „Aufnahme, Pflegeprozess und Pflegedokumentation“ je Leistung ein eigenes Kapitel. Erbringt er nur Leistungen nach dem SGB XI, entfallen diese Kapitel.
| Zusätzliches Kapitel | Bezug |
|---|---|
| Häusliche Krankenpflege (ärztlich verordnete Leistungen) | MuG 3.1.3.3; QPR 3.1, Nr. 10 |
| Außerklinische Intensivpflege | QPR 3.2, 5.3, Nr. 10 |
| Psychiatrische häusliche Krankenpflege | QPR 3.3, 5.3, Nr. 6.3 |
Bezug: MuG Teil 1a (seit Juli 2026), QPR Teil 1a mit Qualitätsaspekten und Nummern der Richtlinie. Eigene Zuordnung, Stand: 29. September 2026. Maßgeblich bleiben die Regelwerke selbst.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Die acht Schritte gelten für ambulante Dienste und vollstationäre Einrichtungen, mit und ohne Zertifizierungsziel.
Klären Sie, welche Regelwerke für Ihr Angebot gelten
Für ambulante Dienste gelten die MuG Teil 1a. Geprüft wird nach der QPR Teil 1a. Für vollstationäre Einrichtungen gelten die MuG vollstationär. Geprüft wird dort nach der QPR vollstationär. Notieren Sie die Fassung mit Datum.
Prüfen Sie die Dokumente, die die MuG ausdrücklich nennen
Liegt jedes Dokument aus der Tabelle vor? Ist es aktuell? Wissen die Mitarbeitenden, wo es liegt?
Ordnen Sie Ihre vorhandenen Verfahren den Prüfaspekten zu
Nutzen Sie dafür die Tabelle zu Ihrem Angebot. Vermerken Sie, wo ein Verfahren fehlt.
Streichen Sie, was im Alltag nicht gilt
Entfernen Sie Abläufe, Formulare und Verweise, die niemand nutzt. Schreiben Sie um, was sich geändert hat.
Machen Sie die Verfahren bekannt und halten Sie das fest
Die MuG verlangen, dass die beteiligten Mitarbeitenden die wesentlichen Verfahren kennen. Ein dokumentierter Punkt in der Einarbeitung oder ein Unterweisungsnachweis macht das belegbar.
Legen Sie fest, wer das Handbuch pflegt
Nennen Sie eine verantwortliche Person und terminieren Sie die erste Überprüfung.
Prüfen Sie die Verfahren im Alltag
Als Methoden nennt die ambulante QPR interne Audits, Pflegevisiten und Fallbesprechungen. Wie ein Audit wirkt, beschreibt der Beitrag zum internen Audit.
Gleichen Sie das Handbuch mit Ihrem Zertifizierungsziel ab
Mit Zertifizierungsziel nehmen Sie die Pflegenachweise in Ihr Handbuch nach ISO 9001 auf und stimmen den Umfang mit der Zertifizierungsstelle ab. Ohne Zertifizierungsziel halten Sie das Handbuch schlank.
Stand 29. September 2026: Für ambulante Dienste gelten MuG und QPR Teil 1a (jeweils seit Juli 2026). Für vollstationäre Einrichtungen gelten die MuG vollstationär (zuletzt geändert am 5. April 2023) und die QPR vollstationär (seit 1. November 2019). Außerdem ist am 29. September 2026 die Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund zu Prüfrhythmus und unangemeldeten Prüfungen in Kraft getreten. Das Bundesgesundheitsministerium hat sie am 25. September 2026 genehmigt. Sie ist nicht Gegenstand dieses Beitrags. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Wer sein Handbuch nicht selbst aufbauen oder pflegen will: Ich übernehme als externer Qualitätsmanagementbeauftragter den Aufbau und die Pflege des QM-Systems und das interne Audit. Die pflegefachlichen Standards und die pflegefachliche Verantwortung bleiben bei der Pflegedienstleitung. Was ein Handbuch enthält und wie es entsteht, steht auf der Seite zum QM-Handbuch.
Häufige Fragen
Braucht ein Pflegedienst ein QM-Handbuch?
Ein Handbuch als Dokument schreibt das Gesetz nicht vor. Zugelassene Pflegeeinrichtungen müssen aber ein Qualitätsmanagement nach den Maßstäben und Grundsätzen führen (§ 112 Abs. 2 SGB XI). Für das Qualitätsmanagement als Ganzes schreiben die Regelwerke keine bestimmte Dokumentform vor.
Was verlangen die Maßstäbe und Grundsätze zum internen Qualitätsmanagement?
Verantwortlichkeiten, Abläufe, Methoden und Verfahren müssen beschrieben und nachvollziehbar sein. Die wesentlichen Maßnahmen und Verfahren sind zu dokumentieren, den beteiligten Mitarbeitenden bekannt zu machen und umzusetzen (Nr. 1.3 der ambulanten und der vollstationären Fassung). Ambulante Dienste brauchen zusätzlich einen Hygieneplan und eine schriftliche Regelung zum Umgang mit Beschwerden oder ein Beschwerdemanagement.
Was prüft der Medizinische Dienst beim Qualitätsmanagement eines ambulanten Pflegedienstes?
Auf Einrichtungsebene beurteilt er das interne Qualitätsmanagement mit der Behebung von Qualitätsdefiziten, die Hygiene und die verantwortliche Pflegefachperson (Prüfbogen B, Nr. 5.1 bis 5.3). Informationsquellen sind unter anderem das Fachgespräch, die Pflegedokumentation und gesonderte Dokumentationen zum Qualitätsmanagement, ohne feste Reihenfolge (Nr. 9). Die Richtlinie nennt dabei kein Handbuch.
Gilt für vollstationäre Pflegeeinrichtungen etwas anderes?
Die Anforderungen an das interne Qualitätsmanagement stimmen im Kern überein. Zusätzlich muss die Einrichtung das indikatorengestützte Verfahren qualitätsgesichert einführen und umsetzen (MuG Nr. 1.3). Als mögliche Informationsgrundlage nennt die Prüfrichtlinie einrichtungsinterne Konzepte oder Verfahrensanweisungen, aber kein Handbuch (Abschnitt 11).
Verlangt die ISO 9001 ein Qualitätshandbuch?
Nach der Auslegungshilfe des zuständigen ISO-Komitees zur Fassung 2015 nicht: Verlangt ist ein dokumentiertes System, kein System aus Dokumenten. Das Qualitätshandbuch führt sie nur als mögliches Beispiel auf. Zur ISO 9001:2026 trifft dieser Beitrag keine Aussage.
Sind Expertenstandards Pflicht im QM-Handbuch?
Das Gesetz schreibt sie nicht als Dokument vor: § 113a SGB XI ist weggefallen und § 113b nennt den Begriff nicht. Der fachliche Maßstab ist der allgemein anerkannte Stand medizinisch-pflegerischer Erkenntnisse (§ 11 Abs. 1 SGB XI). Nach der ambulanten Prüfrichtlinie beurteilt das Prüfteam im Fachgespräch, ob und wie der Dienst Expertenstandards und Leitlinien als Instrumente anwendet.
Zum Weiterlesen
- Neue QPR ab Juli 2026: Was ambulante Pflegedienste jetzt wissen und tun müssenFür ambulante Pflegedienste: was die Prüfrichtlinie seit Juli 2026 ändert und wie sich Leitung und Team darauf einstellen.
- Leistung: QM-HandbuchFür Einrichtungen, die ein Handbuch neu aufbauen oder verschlanken wollen: Prozesslandkarte, Kernprozesse und Zuständigkeiten in einer schlanken Gliederung.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 11, § 112, § 113, § 113a, § 113b, § 114 SGB XI (Sozialgesetzbuch Elftes Buch, Soziale Pflegeversicherung). Die unmittelbare Verbindlichkeit der MuG steht in § 113 Abs. 1 im letzten Satz (Satz 11); die Präambeln der MuG zählen Satz 10 (ambulant) und Satz 9 (vollstationär).
- Bundesgesetzblatt (2023): Gesetz zur Unterstützung und Entlastung in der Pflege (Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz, PUEG) vom 19.06.2023, BGBl. 2023 I Nr. 155, Art. 1 Nr. 36 Buchst. a (§ 112 Abs. 2 SGB XI) und Nr. 38 (Aufhebung von § 113a SGB XI), Inkrafttreten nach Art. 10 Abs. 1 am 01.07.2023, abgerufen am 30.09.2026. recht.bund.de
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege (2025): Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität und Qualitätssicherung sowie für die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements nach § 113 SGB XI in der ambulanten Pflege, Bekanntmachung vom 28. April 2025, Teil 1a und Teil 1b, Inkrafttreten laut Teil 1a Nr. 7 am 1. Juli 2026, abgerufen am 29.09.2026. gs-qsa-pflege.de (PDF)
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege (2025): Änderungen der Maßstäbe und Grundsätze in der ambulanten Pflege mit Inkrafttreten zum 01.07.2026, Meldung vom 07.11.2025 (Beschluss vom 28.04.2025), abgerufen am 30.09.2026. gs-qsa-pflege.de
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege: Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität, die Qualitätssicherung und -darstellung sowie für die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements nach § 113 SGB XI in der vollstationären Pflege vom 23.11.2018, zuletzt geändert am 05.04.2023, abgerufen am 29.09.2026. gs-qsa-pflege.de (PDF)
- Medizinischer Dienst Bund (2026): Qualitätsprüfungs-Richtlinien ambulante Pflege Teil 1a, Ambulante Pflegedienste, Fassung Juli 2026, erlassen am 19.05.2025, vom Bundesministerium für Gesundheit am 07.08.2025 genehmigt, abgerufen am 29.09.2026. md-bund.de (PDF)
- GKV-Spitzenverband (2018), veröffentlicht vom Medizinischen Dienst Bund: Richtlinien für die Qualitätsprüfung in Pflegeeinrichtungen nach § 114 SGB XI, Vollstationäre Pflege (QPR vollstationär), vom 17.12.2018, in Kraft seit 01.11.2019, Nachdruck Juli 2022, abgerufen am 29.09.2026. md-bund.de (PDF)
- Medizinischer Dienst Bund: Qualitätsprüfungs-Richtlinien, Übersicht der Richtlinien mit Gültigkeitsangaben (ambulant Teil 1a und 1b, vollstationär, Tagespflege), abgerufen am 29.09.2026. md-bund.de
- Medizinischer Dienst Bund (2026): Richtlinien zur Verlängerung des Prüfrhythmus und zur Veranlassung unangemeldeter Prüfungen (PruP-RiLi), erlassen am 26.08.2026, genehmigt am 25.09.2026, in Kraft seit 29.09.2026, abgerufen am 29.09.2026. md-bund.de (PDF)
- ISO/TC 176/SC 2 (2015): Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015, Dokument N1286, International Organization for Standardization, frei zugänglich, abgerufen am 29.09.2026. iso.org (PDF)
- DIN Media (2026): Revision der ISO 9001, Veröffentlichung 2026 (ISO 9001:2026-09 am 16.09.2026 veröffentlicht, DIN EN ISO 9001:2026-11 vorbestellbar), abgerufen am 29.09.2026. dinmedia.de
- International Organization for Standardization (2026): Pressemitteilung zur Veröffentlichung der ISO 9001:2026 vom 16.09.2026, abgerufen am 29.09.2026. iso.org
Stand aller Angaben: 29. September 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
