Ein Qualitätsmanagement kann auf dem Papier vollständig sein, obwohl im Team niemand seine Abläufe kennt. Umgekehrt kann ein Team gut arbeiten, ohne dass ein Nachweis dafür vorliegt. Wer neu in der Leitung ist, klärt deshalb zuerst, wo welcher Fall vorliegt.
Das Wichtigste in Kürze
- Wer eine Geschäftsführung, eine Einrichtungs- oder eine Bereichsleitung übernimmt, übernimmt ein Qualitätsmanagement mit laufenden Terminen, mit oder ohne Zertifikat.
- Bevor Sie etwas daran ändern, schätzen Sie es in drei Schritten ein: Unterlagen sichten, mit dem Team und der oder dem Qualitätsmanagementbeauftragten sprechen, die Fristen der nächsten zwölf Monate sammeln.
- Eine Ampel mit zehn Prüffeldern ordnet das Ergebnis. Rote Felder bearbeiten Sie sofort, gelbe Felder gehen Sie danach in einem geplanten Umbau an.
- Bis die Einschätzung vorliegt, ändern Sie am System nur, was eine Frist oder eine Pflicht verlangt.
- Ob Sie den Leitungswechsel Ihrer Zertifizierungsstelle oder einer Behörde melden müssen, regeln Ihr Zertifizierungsvertrag und das Recht, das für Ihre Einrichtung gilt.
Einschätzung des Qualitätsmanagements: eine zeitlich begrenzte Prüfung des übernommenen Qualitätsmanagements durch eine neue Leitung. Sie stellt fest, was geregelt, gelebt und nachweisbar ist und welche Fristen in den nächsten zwölf Monaten anstehen, ohne schon etwas zu verändern.
Zertifizierungsstelle: die unabhängige Stelle, die ein Qualitätsmanagement nach einer Norm wie der ISO 9001 auditiert, das Zertifikat ausstellt und das System danach in Überwachungsaudits weiter prüft. Vor Ablauf des Zertifikats folgt das Rezertifizierungsaudit.
Warum schätzen Sie als neue Leitung zuerst ein, bevor Sie etwas ändern?
Die Einschätzung ist für Leitungen gedacht, die neu eine Geschäftsführung, Einrichtungs- oder Bereichsleitung übernehmen. Ob die Einrichtung nach ISO 9001 zertifiziert ist, das Qualitätssystem ihres Verbands nutzt oder ohne Zertifikat arbeitet, ändert an den Schritten nichts. Es ändert, welche Termine anstehen.
Diese Termine laufen weiter, auch wenn die Leitung wechselt. Ein Überwachungsaudit, eine Prüfung durch einen Kostenträger oder die nächste Managementbewertung stehen an, gleich ob noch jemand weiß, wie sie bisher vorbereitet wurden. Deshalb fragt die Einschätzung zuerst nach dem, was fällig ist. Was künftig anders laufen soll, folgt danach.
War die Übergabe geregelt, liegen manche Antworten schon vor. Wie eine solche Übergabe aussieht, beschreibt der Beitrag zur Wissenssicherung beim Leitungswechsel. Die Einschätzung setzt dort an, wo die bisherige Leitung nicht mehr greifbar ist oder die Übergabe Lücken hatte.
Die 90 Tage im Titel sind keine Frist aus Gesetz, Norm oder Vertrag. Ich empfehle sie als Rahmen: Er lässt Zeit für die wichtigen Unterlagen und die Gespräche, bevor Sie größere Entscheidungen treffen.
Welche Unterlagen sichten Sie im ersten Schritt?
Im ersten Schritt genügen bei jeder Unterlage zunächst drei Angaben: von wann sie ist, wer sie verantwortet und was darin offen ist. Ich empfehle, mit den Berichten und der Maßnahmenliste zu beginnen, weil sie zeigen, wo Fristen laufen. Die Liste folgt dieser Reihenfolge:
- Letzter externer Auditbericht und letzte Prüfberichte von Kostenträger, Aufsichtsbehörde oder Medizinischem Dienst.
- Internes Auditprogramm, der Plan, nach dem die Einrichtung sich selbst prüft, mit den Berichten des letzten Jahres.
- Protokoll der letzten Managementbewertung und Liste der offenen Maßnahmen.
- Zertifikat, Zertifizierungsvertrag und Bedingungen der Zertifizierungsstelle, falls die Einrichtung zertifiziert ist.
- Gewaltschutzkonzept mit dem Datum der letzten Überprüfung, Beschwerdeverfahren mit der letzten Auswertung.
- Organigramm, Benennungen, Vertretungsregeln und Liste der gültigen Dokumente.
Die offenen Maßnahmen sehen Sie genauer an. Offene Maßnahmen folgen etwa aus Abweichungen. Eine Abweichung ist ein Punkt, an dem eine Anforderung nicht erfüllt ist; die Norm nennt sie Nichtkonformität. Zu jeder Nichtkonformität verlangt eine Zertifizierungsstelle in ihren Bedingungen eine Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen mit Maßnahmenplan (TÜV NORD CERT, Allgemeine Bedingungen, Abschnitt 1.2). Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen sind spätestens sechs Wochen nach dem letzten Audittag einzureichen. Fällt eine solche Frist in Ihre ersten Wochen, gehört sie sofort in den Kalender.
Das Protokoll der letzten Managementbewertung, in der die oberste Leitung ihr Qualitätsmanagement bewertet, zeigt die Entscheidungen der bisherigen Leitung. Was die Norm für diese Bewertung verlangt, beschreibt der Beitrag zur Managementbewertung als Führungsinstrument.
Vorgaben und Nachweise heißen in der Norm dokumentierte Information (Abschnitt 7.5, sinngemäß). Für die Einschätzung zählt, ob jede Vorgabe Datum und Freigabe trägt und nur eine Fassung im Umlauf ist.
Was fragen Sie im zweiten Schritt das Team und die QM-Beauftragte?
Im zweiten Schritt prüfen Sie, ob die Unterlagen den Alltag beschreiben. Dafür sprechen Sie mit der oder dem Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) und mit zwei bis vier Mitarbeitenden, die zentrale Abläufe tragen, etwa Aufnahme, Dokumentation oder Dienstplanung. Sagen Sie zu Beginn, dass es um den Stand des Systems geht und nicht um einzelne Personen.
Fragen Sie nach dem letzten tatsächlichen Vorgang statt nach der Regel. Die Frage, wie eine Beschwerde läuft, kann zur Beschreibung im Handbuch führen. Die Frage, wann die letzte Beschwerde kam und was daraus wurde, zeigt, ob das Verfahren gelebt wird. Gab es keine, fragen Sie, wie eine eingehen würde und wo sie landet.
Fragen an die QMB
- Welche Termine mit Zertifizierungsstelle, Kostenträgern oder Aufsicht stehen an und welche Unterlagen gehören dazu?
- Welche Maßnahmen sind offen, woher stammen sie und wer führt sie?
- Wo weicht der Alltag von einer Vorgabe ab?
- Was hat die bisherige Leitung zugesagt, das noch nicht umgesetzt ist?
- Wer ist gegenüber der Zertifizierungsstelle als Kontaktperson für Audits benannt?
Fragen an Mitarbeitende
- Wann kam die letzte Beschwerde und was ist daraus geworden?
- Wen sprechen Sie an, wenn Sie Gewalt beobachten oder vermuten?
- Wo finden Sie die gültige Fassung einer Vorgabe, etwa zur Aufnahme?
- Wer übernimmt Ihre Aufgaben, wenn Sie ausfallen?
Die Frage nach der Kontaktperson hat einen vertraglichen Hintergrund. Eine Zertifizierungsstelle verlangt in ihren Bedingungen, dass die Einrichtung eine Kontaktperson für die Abwicklung von Audits benennt (TÜV NORD CERT, Allgemeine Bedingungen, Abschnitt 1.2). Verlangt Ihr Zertifizierungsvertrag eine solche Person und ist sie ausgeschieden, benennen Sie früh eine neue.
Fehlt die QMB, sprechen Sie mit den Personen, die das Qualitätsmanagement zuletzt mitgetragen haben. Was bei einem längeren Ausfall oder Weggang gilt, behandelt der Beitrag zur QM-Beauftragten, die ausfällt oder geht.
Welche Fristen stehen in den nächsten zwölf Monaten an?
Im dritten Schritt sammeln Sie alle Termine der nächsten zwölf Monate in einer Liste: mit Datum, zuständiger Person und den Unterlagen, die vorher vorliegen müssen. Steht ein Termin nicht fest, notieren Sie, wer ihn setzt.
Bei zertifizierten Einrichtungen setzt die Zertifizierungsstelle den Takt. Die Abstände stehen in den Bedingungen der Stelle und im Zertifizierungsvertrag. Die Norm verlangt ein internes Auditprogramm und die Managementbewertung (Abschnitte 9.2.2 und 9.3, sinngemäß); den Jahresabstand nennen die Bedingungen einer Zertifizierungsstelle. Die Spalte „Fundstelle“ in der folgenden Tabelle zeigt, woher jeder Termin stammt. Die Regeln der Zertifizierungsstellen sind Beispiele, maßgeblich ist Ihr eigener Vertrag.
Unabhängig von einem Zertifikat können auch Kostenträger und Aufsicht Prüfungen ansetzen. In der Eingliederungshilfe kann der Kostenträger, nach dem Gesetz der Träger der Eingliederungshilfe, bei tatsächlichen Anhaltspunkten für eine Pflichtverletzung auch unangekündigt prüfen (§ 128 SGB IX). Einen festen Termin, auf den Sie sich einstellen können, nennt das Gesetz für diese Prüfung nicht; Landesrecht darf vom Erfordernis der Anhaltspunkte abweichen. Auf Verlangen legen Sie dem Kostenträger die erforderlichen Unterlagen vor. Die Unterlagen sollten deshalb von Anfang an auffindbar sein.
| Termin | Wer ihn setzt, in welchem Abstand | Fundstelle |
|---|---|---|
| Überwachungsaudit | Zertifizierungsstelle; mindestens einmal je Kalenderjahr, das erste spätestens zwölf Monate nach der Zertifizierungsentscheidung | TÜV NORD CERT, Verfahrensbeschreibung |
| Unterlagen zum Audit | Zertifizierungsstelle; Dokumente mindestens vier Wochen vor dem Audit vor Ort, zum Überwachungsaudit auch Nachweise zu Managementbewertung und internen Audits | TÜV NORD CERT, Bedingungen 1.2 |
| Rezertifizierungsaudit | Zertifizierungsstelle; vor Ablauf des Zertifikats, das höchstens drei Jahre gilt | DQS; TÜV NORD CERT |
| Umstellung auf ISO 9001:2026 | Zertifizierungsstelle; in einem Überwachungs-, Rezertifizierungs- oder Sonderaudit bis spätestens 30. September 2029 | Global ACI, Übergangsregel; Fahrplan zur Umstellung |
| Managementbewertung | oberste Leitung; jährlich nach den Bedingungen einer Zertifizierungsstelle | ISO 9001:2026, 9.3 (sinngemäß); TÜV NORD CERT |
| Internes Audit | eigenes Auditprogramm; Bewertung des Programms mindestens einmal jährlich nach den Bedingungen einer Zertifizierungsstelle | ISO 9001:2026, 9.2.2 (sinngemäß); TÜV NORD CERT |
| Prüfung in der Pflege | Landesverbände der Pflegekassen; Regelprüfung durch den Medizinischen Dienst oder andere bestellte Prüfer im Abstand von höchstens einem Jahr, Richtlinien zur Verlängerung beachten (Prüfrhythmus in der Pflege) | § 114 Abs. 2 SGB XI |
| Prüfung in der Eingliederungshilfe | Kostenträger (Träger der Eingliederungshilfe); bei tatsächlichen Anhaltspunkten, auch unangekündigt; Landesrecht kann abweichen | § 128 SGB IX |
| Überprüfung des Gewaltschutzkonzepts | die Einrichtung im Konzept; BAGüS-Empfehlung für die Eingliederungshilfe: Rhythmus und Anlässe der erneuten Risikoanalyse festlegen, etwa einmal jährlich | BAGüS, Orientierungshilfe 4.5.1; für die Jugendhilfe § 45 Abs. 2 SGB VIII |
| Mitteilung bei Leitungswechsel | Zertifizierungsvertrag; in der Kinder- und Jugendhilfe mit Betriebserlaubnis meldet der Träger den Wechsel der Einrichtungsleitung unverzüglich | TÜV NORD CERT, Bedingungen 1.2; § 47 SGB VIII |
Auswahl von Beispielen, keine vollständige Liste. Datum, Zuständige und Unterlagen tragen Sie für Ihre Einrichtung selbst ein. BAGüS ist die Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Träger der Sozialhilfe, ihre Orientierungshilfe eine Empfehlung. Global ACI ist ein internationaler Zusammenschluss von Akkreditierungsstellen, also der Stellen, die Zertifizierungsstellen anerkennen. DQS und TÜV NORD CERT sind Zertifizierungsstellen. Stand: 4. November 2026.
Die Zeile „Mitteilung bei Leitungswechsel“ betrifft den Wechsel selbst. Ob Ihre Zertifizierungsstelle ihn erfahren muss, regelt Ihr Vertrag. Bei einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe mit Betriebserlaubnis meldet der Träger Änderungen bei Name und beruflicher Ausbildung der Einrichtungsleitung unverzüglich der zuständigen Behörde (§ 47 SGB VIII). In anderen Arbeitsfeldern prüfen Sie das Heimrecht Ihres Landes und Ihre Verträge.
Beispiel
Sie übernehmen die Leitung Anfang November, das nächste Überwachungsaudit ist für Mitte Januar vereinbart. Verlangt Ihre Zertifizierungsstelle die Unterlagen vier Wochen vorher, müssen sie Mitte Dezember vorliegen. Für die Einschätzung bleiben dann gut sechs Wochen. Die Prüffelder, die das Audit berührt, kommen zuerst an die Reihe, die übrigen nach dem Audit.
Wie ordnet eine Ampel das Ergebnis?
Nach den drei Schritten ordnet eine Ampel die Notizen zu Unterlagen, Gesprächen und Fristen nach Dringlichkeit. Damit die Bewertung nachvollziehbar bleibt, hat jede Stufe ein festes Kriterium.
| Stufe | Kriterium |
|---|---|
| Rot | Pflicht aus Gesetz, Vertrag oder Norm nicht erfüllt oder ohne Nachweis; Handlungsbedarf vor der nächsten Prüfung. |
| Gelb | Geregelt, aber nicht aktuell, nicht bekannt oder nicht gelebt. |
| Grün | Geregelt, gelebt und nachweisbar. |
Die folgende Tabelle ist ein Muster mit zehn Prüffeldern zur Selbsteinschätzung. Sie nennt je Feld, was Sie ansehen und woran Sie Gelb oder Rot erkennen. Notieren Sie die Stufe als Wort mit einem Satz zum Befund, damit die Bewertung auch ohne Farbe lesbar bleibt.
| Prüffeld | Was Sie ansehen | Hinweis auf Gelb | Hinweis auf Rot |
|---|---|---|---|
| Fristenliste | Termine für zwölf Monate mit Datum und Zuständigen | lückenhaft oder ohne Zuständige | Audit oder Prüfung steht an, verlangte Unterlagen fehlen |
| Letzte Audit- und Prüfberichte | externer Auditbericht, Prüfberichte, interne Auditberichte | Feststellungen im Team unbekannt | Bericht nicht auffindbar oder darin gesetzte Frist verstrichen |
| Offene Maßnahmen | Maßnahmenliste mit Herkunft, Frist, Stand und der Prüfung, ob die Maßnahme gewirkt hat | Stand veraltet, Wirkung nicht geprüft | Frist einer Maßnahme zu einer Abweichung aus dem letzten Audit überfällig |
| Managementbewertung | letztes Protokoll mit Entscheidungen | ohne Entscheidungen oder ohne Stand früherer Maßnahmen | keine Bewertung in dem Zeitraum, den der Vertrag verlangt |
| Gewaltschutzkonzept und Überprüfung | Konzept, letzte Überprüfung, benannte Zuständige | Überprüfung nicht festgelegt oder Zuständige ausgeschieden | kein zugeschnittenes Konzept, wo das Recht eines verlangt |
| Beschwerden | Verfahren, Eingänge und Auswertung der letzten zwölf Monate | beschrieben, aber nicht ausgewertet | keine Beschwerdemöglichkeit, wo das Recht eine verlangt |
| Verantwortlichkeiten und Vertretung | Organigramm, Benennungen, Kontaktperson für Audits, Vertretungen | Vertretung ungeklärt | Kontaktperson ausgeschieden, wo der Vertrag eine verlangt |
| Dokumentenstand | Liste der gültigen Dokumente mit Fassung, Datum und Freigabe | Prüfdatum überschritten oder mehrere Fassungen im Umlauf | verlangte Vorgabe fehlt oder ist nicht auffindbar |
| Datenschutz (eigene Zuständigkeit) | Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten, letzter Bericht | Ansprechperson im Team unbekannt | Benennung fehlt, wo das Recht sie verlangt, oder Person nicht erreichbar |
| Zertifizierungsstelle und Behörden informiert | Zertifizierungsvertrag, Betriebserlaubnis, Verträge mit Kostenträgern | Meldepflicht ungeprüft | Meldepflicht besteht, Meldung fehlt |
Muster zur Selbsteinschätzung, auf die eigene Einrichtung anzupassen. Ob ein Feld Rot ist, hängt davon ab, welche Pflicht für Ihre Einrichtung gilt. Stand: 4. November 2026.
Beispiel
Das Beschwerdeverfahren ist beschrieben, die Auswertung der letzten zwölf Monate fehlt. Dann lautet der Eintrag: Gelb, Verfahren beschrieben, letzte Auswertung nicht auffindbar.
Beim Gewaltschutz und bei Beschwerden hängt Rot vom Arbeitsfeld ab. In der Eingliederungshilfe gehört ein auf Einrichtung oder Dienst zugeschnittenes Gewaltschutzkonzept zu den Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt (§ 37a SGB IX).
In der Kinder- und Jugendhilfe setzt die Betriebserlaubnis voraus, dass das Wohl der Kinder und Jugendlichen gewährleistet ist. Das ist in der Regel anzunehmen, wenn unter anderem ein Gewaltschutzkonzept entwickelt, angewendet und überprüft wird und Beschwerde möglich ist (§ 45 Abs. 2 SGB VIII). Wie sich die Überprüfung anlegen lässt, beschreibt der Beitrag zur Wirksamkeitsprüfung des Gewaltschutzkonzepts.
Das Prüffeld Datenschutz steht im Muster, damit es nicht untergeht. Die Leitung klärt hier nur, ob eine Person benannt ist, wer sie ist und wann der nächste Bericht kommt. Die inhaltliche Bewertung liegt bei der oder dem Datenschutzbeauftragten: Ist eine Person benannt, überwacht sie die Einhaltung des Datenschutzrechts und berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene (Art. 38 und 39 DSGVO). Kirchliche Träger können eigene Datenschutzregeln anwenden.
Aus den Stufen folgt die Reihenfolge der Arbeit: Rote Felder bearbeiten Sie sofort, gelbe gehen Sie danach in einem geplanten Umbau an, grüne lassen Sie, wie sie sind.
Was ändern Sie erst nach der Einschätzung?
Bis die Einschätzung vorliegt, ändern Sie am System nur, was eine Frist oder eine Pflicht verlangt. Das ist meine Empfehlung, keine Regel aus Norm oder Gesetz. Sie hat einen Grund: Eine Wirkung lässt sich nur gegen einen bekannten Ausgangsstand bewerten. Den liefert erst die Einschätzung.
Vier Dinge warten deshalb bis nach der Einschätzung:
- Das Handbuch neu gliedern oder kürzen. Wie ein Team danach entscheidet, was bleibt, beschreibt der Beitrag QM-Handbuch verschlanken.
- Zuständigkeiten auflösen, bevor eine neue Benennung steht, etwa für Audits, Gewaltschutz oder Beschwerden.
- Interne Audits streichen. Eine Zertifizierungsstelle verlangt zu Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits die Auditjahresplanung und Nachweise für durchgeführte interne Audits.
- Eine neue Software oder Ablage einführen. Beides verändert, wo Nachweise liegen, während Sie noch klären, welche es gibt.
Zu diesem Vorgehen passt die ISO 9001:2026, erschienen am 16. September 2026. Bei der Planung von Änderungen nennt sie neu, wie deren Wirksamkeit überwacht und bewertet wird (Abschnitt 6.3, sinngemäß). Für zertifizierte Einrichtungen gilt das mit der Umstellung auf diese Fassung.
Wer vor der Einschätzung umbaut, kann später schwer zeigen, was der Umbau verbessert hat.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Die Einschätzung läuft mit und ohne Zertifikat gleich ab. Liegt ein Audit oder eine Prüfung innerhalb der 90 Tage, ziehen Sie die Prüffelder vor, die dieser Termin berührt.
Sichern Sie in der ersten Woche die feststehenden Termine
Tragen Sie Audit- und Prüftermine, Einreichfristen und Fristen offener Maßnahmen in den Kalender ein. Fehlt der nächste Audittermin, fragen Sie die Zertifizierungsstelle.
Klären Sie die Meldungen
Prüfen Sie im Zertifizierungsvertrag, ob der Leitungswechsel mitzuteilen ist. Wechselt die Leitung einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe mit Betriebserlaubnis, meldet der Träger die geänderten Angaben unverzüglich der zuständigen Behörde. Bei einem Wechsel in Geschäftsführung oder Bereichsleitung prüfen Sie, ob Erlaubnisbescheid und Verträge eine Mitteilung verlangen.
Sichten Sie bis zum Ende des ersten Monats die Unterlagen
Notieren Sie je Unterlage Datum, Verantwortliche und offene Punkte. Beginnen Sie mit den Berichten und der Maßnahmenliste.
Führen Sie im zweiten Monat die Gespräche
Sprechen Sie mit der QMB und mit zwei bis vier Mitarbeitenden. Fragen Sie nach dem letzten tatsächlichen Vorgang.
Vervollständigen Sie die Fristenliste
Ergänzen Sie zu jedem Termin Zuständige und Unterlagen. Legen Sie fest, wer die Liste künftig fortschreibt.
Bewerten Sie im dritten Monat jedes Prüffeld
Vergeben Sie je Feld eine Stufe mit einem Satz zum Befund. Rote Felder bearbeiten Sie sofort.
Entscheiden Sie danach über Änderungen
Nehmen Sie das Ergebnis in Ihre erste Managementbewertung auf. Planen Sie dort die gelben Felder mit Zuständigen, Fristen und einer Prüfung der Wirkung.
Stand: 4. November 2026. Der Beitrag gibt SGB VIII, SGB IX, SGB XI und DSGVO in der geltenden Fassung wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind Ihre Verträge und das Recht Ihres Landes.
Zu meinem Angebot gehört der System-Check, eine Bestandsaufnahme des Qualitätsmanagements. Ich sichte die vorhandenen Unterlagen, spreche mit der Leitung und mit Mitarbeitenden, die zentrale Abläufe verantworten, und fasse das Ergebnis in einem Managementbericht mit Ampelbewertung zusammen. Die Ampel dort hat dieselben drei Stufen wie das Muster oben.
Der System-Check kostet 2.500 € als einmaliger Festpreis für eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten, bis 4.500 € bei bis zu vier Standorten. Beide Beträge sind Endbeträge, derzeit fällt keine Umsatzsteuer an (§ 19 UStG). Möchten Sie die Einschätzung gemeinsam angehen, klären wir im kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch, was Sie vorhaben und ob dafür ein System-Check nötig ist.
Häufige Fragen
Was sollte eine neue Einrichtungsleitung im Qualitätsmanagement zuerst tun?
Sie schätzt das übernommene System zuerst ein und ändert es erst danach. Dazu sichtet sie die Unterlagen, spricht mit dem Team und der oder dem Qualitätsmanagementbeauftragten und sammelt die Fristen der nächsten zwölf Monate. Bis die Einschätzung vorliegt, ändert sie am System nur, was eine Frist oder eine Pflicht verlangt.
Muss ein Leitungswechsel der Zertifizierungsstelle gemeldet werden?
Eine Zertifizierungsstelle verlangt in ihren Bedingungen, wichtige Änderungen unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Dazu zählt sie Änderungen beim Schlüsselpersonal in leitender Stellung (TÜV NORD CERT, Allgemeine Bedingungen, Abschnitt 1.2). Ob der Wechsel Ihrer Leitung darunter fällt, regelt Ihr eigener Zertifizierungsvertrag.
Muss der Wechsel der Einrichtungsleitung dem Landesjugendamt gemeldet werden?
Der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe meldet Änderungen bei Name und beruflicher Ausbildung der Leitung unverzüglich der zuständigen Behörde (§ 47 Abs. 1 SGB VIII). Welche Behörde in Ihrem Land zuständig ist, kann Landesrecht bestimmen (§ 85 SGB VIII). Für andere Arbeitsfelder prüfen Sie das Heimrecht Ihres Landes und Ihre Verträge mit den Kostenträgern.
Bis wann muss ein Zertifikat nach ISO 9001:2015 umgestellt sein?
Zertifikate nach der Fassung 2015, die eine akkreditierte Zertifizierungsstelle ausgestellt hat, gelten spätestens bis zum 30. September 2029 (Global ACI, Übergangsregel TECH-3-TR). Die Umstellung kann in einem Überwachungsaudit, im Rezertifizierungsaudit oder in einem Sonderaudit stattfinden. Ob Ihre Stelle akkreditiert ist und wann sie umstellt, sagt sie Ihnen.
Was gehört in eine Fristenliste für das Qualitätsmanagement?
Sie enthält alle Termine der nächsten zwölf Monate mit Datum, zuständiger Person und den Unterlagen, die vorher vorliegen müssen. Dazu zählen Audits und Prüfungen, die Managementbewertung, interne Audits, die Überprüfung des Gewaltschutzkonzepts und die Fristen offener Maßnahmen. Steht ein Termin nicht fest, steht in der Liste, wer ihn setzt.
Welche Unterlagen verlangt die Zertifizierungsstelle vor dem Überwachungsaudit?
Eine Zertifizierungsstelle verlangt in ihren Bedingungen die erforderlichen Dokumente mindestens vier Wochen vor dem Audit vor Ort. Zu den Nachweisen zum Überwachungsaudit zählen die Übersicht über die Dokumentation, das Ergebnis der Managementbewertung und die Auditjahresplanung mit Nachweisen für interne Audits (TÜV NORD CERT, Allgemeine Bedingungen, Abschnitt 1.2). Welche Liste für Sie gilt, steht in Ihrem Zertifizierungsvertrag.
Zum Weiterlesen
- Wissen, das bleibt: Kompetenz, Einarbeitung und Übergabe, wenn Leitung oder QMB wechselnWie eine geregelte Übergabe den Wechsel absichert, bevor eine Stelle neu besetzt wird.
- Die Managementbewertung als Führungsinstrument: welche Eingaben die Norm verlangt und woran Auditoren erkennen, ob sie ernst gemeint warFür die erste Managementbewertung nach der Einschätzung.
- QM-Beauftragte fällt aus oder geht: die ersten zwei Wochen und drei Wege bis zum AuditFür den Fall, dass neben der Leitung auch die QMB fehlt.
- QM-Handbuch verschlanken: erst die Pflichtprüfung, dann entscheidet das Team mit vier FragenFür die Zeit nach der Einschätzung, wenn das Handbuch kürzer werden soll.
- Leistung: System-CheckBestandsaufnahme des Qualitätsmanagements mit Managementbericht und Ampelbewertung, auch ohne eingeführtes QM-System.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: Sozialgesetzbuch Achtes Buch (SGB VIII), Kinder- und Jugendhilfe, § 45 Abs. 2, § 47 Abs. 1 und § 85, Fassung am Abruftag: § 45, § 47 und § 85 auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX), § 37a Abs. 1 (Gewaltschutz) und § 128 (Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung), Fassung am Abruftag: § 37a und § 128 auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: Sozialgesetzbuch Elftes Buch (SGB XI), § 114 Abs. 2 (Qualitätsprüfungen), Fassung am Abruftag: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 04.11.2026.
- Europäisches Parlament und Rat: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Amtsblatt L 119 vom 4.5.2016, Art. 38, 39 und 91, deutsche Fassung des Amts für Veröffentlichungen: publications.europa.eu, abgerufen am 14.10.2026.
- ISO: ISO launches update to world's most widely used quality management standard for a new era of business, Pressemitteilung vom 16.09.2026: iso.org, abgerufen am 14.10.2026.
- ISO: ISO 9001:2026, Edition 6, Produktseite mit der Antwort, dass zertifizierte Organisationen innerhalb ihres Zertifizierungszyklus umstellen und ihre Zertifizierungsstelle dazu fragen: iso.org, abgerufen am 14.10.2026.
- ISO: ISO 9001:2026, Edition 6, Leseprobe mit Inhaltsverzeichnis und Vorwort; Aussagen zu Abschnitten der Norm im Beitrag sinngemäß: standards.iteh.ai (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- Global ACI (Global Accreditation Cooperation Incorporated): Transition Requirements for ISO 9001:2026, TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.1, Ausgabe 04.09.2026, Abschnitte 3.1, 4 und 5.2: global-aci.org (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- TÜV NORD CERT: Allgemeine Bedingungen zur Zertifizierung von Managementsystemen, Rev. 10/03.26, Abschnitte 1.2 und 2: tuev-nord.de (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- TÜV NORD CERT: Beschreibung des Zertifizierungsverfahrens ISO 9001 u. a., Abschnitte 2 und 3, Stand der PDF-Datei 20.01.2026: tuev-nord.de (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- DQS: ISO 9001 Certification, Abschnitt Recertification und Fragen: dqsglobal.com, abgerufen am 14.10.2026.
- BAGüS (Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Träger der Sozialhilfe): Orientierungshilfe zum Gewaltschutz in der Eingliederungshilfe nach § 37a SGB IX, Stand Juli 2023, Kapitel 4.5.1: lbbp.nrw.de (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität): 5 Tipps zur Managementbewertung nach ISO 9001:2015, ohne Datum, zur Verantwortung der obersten Leitung für die Bewertung: dgq.de, abgerufen am 14.10.2026.
Stand: 4. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
