Wer eine Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe betreiben will, braucht dafür die Betriebserlaubnis der zuständigen Behörde. Am 12. August 2026 hat die Bundesregierung einen Gesetzentwurf beschlossen, der auch diese Erlaubnis berührt. Dieser Beitrag trennt, was heute im Gesetz steht, was nur Merkblätter der Landesjugendämter verlangen und was am Entwurf offen ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Gesetz nennt für den Antrag nur zwei Unterlagen: die Konzeption und den Nachweis, dass Ausbildungsnachweise und Führungszeugnisse des Personals vorgelegt und geprüft werden. Weitere Unterlagen wie Liquiditäts- oder Raumnachweise stehen in Merkblättern einzelner Landesjugendämter.
- Ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht. Die Konzeption muss Auskunft geben, wie die Einrichtung Qualität entwickelt und sichert.
- Der Regierungsentwurf würde zwei Voraussetzungen ergänzen. Träger müssten die Gewähr für eine den Zielen des Grundgesetzes förderliche Arbeit bieten. Die Anforderungen an das Personal würden sich auch nach dessen Funktionen richten.
- Beschlossen ist das nicht. Der Bundesrat hat am 25. September 2026 Stellung genommen, aber nicht zu diesen beiden Punkten. Der Bundestag hat noch nicht entschieden.
- Ordnen Sie in den nächsten Wochen Konzeption, Personalübersicht, Führungszeugnis-Wiedervorlage und Meldeweg. Das nützt mit und ohne Zertifizierungsziel und unabhängig vom Ausgang des Verfahrens.
Betriebserlaubnis: die Erlaubnis der zuständigen Behörde, die ein Träger für den Betrieb einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe braucht. Sie ist zu erteilen, wenn das Wohl der Kinder und Jugendlichen in der Einrichtung gewährleistet ist (§ 45 Abs. 1 und 2 Satz 1 SGB VIII).
Für welche Einrichtungen braucht ein Träger die Betriebserlaubnis?
Erlaubnispflichtig ist der Betrieb einer Einrichtung. Was als Einrichtung gilt, bestimmt das Gesetz: eine auf gewisse Dauer angelegte förmliche Verbindung ortsgebundener räumlicher, personeller und sachlicher Mittel. Sie dient dazu, Kinder und Jugendliche außerhalb ihrer Familie zu betreuen oder unterzubringen, ganztägig oder über einen Teil des Tages. Auch Beaufsichtigung, Erziehung, Bildung und Ausbildung gehören zu diesem Zweck (§ 45a Satz 1 SGB VIII).
Von der Erlaubnispflicht ausgenommen sind Jugendfreizeiteinrichtungen, Jugendbildungseinrichtungen, Jugendherbergen und Schullandheime sowie Schülerheime unter landesgesetzlicher Schulaufsicht. Ausgenommen sind außerdem Einrichtungen mit Aufgaben außerhalb der Jugendhilfe, wenn für sie eine entsprechende gesetzliche Aufsicht besteht. Ebenfalls ausgenommen sind Einrichtungen, die im Hotel- und Gaststättengewerbe Kinder oder Jugendliche aufnehmen (§ 45 Abs. 1 Satz 2 SGB VIII).
Umgekehrt gelten die Vorschriften für Einrichtungen entsprechend auch für sonstige Wohnformen, in denen Kinder oder Jugendliche betreut werden oder Unterkunft erhalten. Familienähnliche Betreuungsformen zählen dagegen nur dann als Einrichtung, wenn sie fachlich und organisatorisch in eine erlaubnispflichtige Einrichtung eingebunden sind. Das Landesrecht kann darüber hinausgehen (§§ 45 bis 48 und § 48a sowie § 45a Sätze 2 bis 4 SGB VIII).
Auch Kindertageseinrichtungen brauchen eine Betriebserlaubnis (§ 45 SGB VIII). Das Gesetz bezeichnet sie ausdrücklich als Einrichtungen (§ 22 Abs. 1 Satz 1 SGB VIII). Ihre Personalvorgaben und die Einzelheiten des Verfahrens regelt allerdings das Landesrecht (§§ 26 und 49 SGB VIII).
Was verlangt das Gesetz für die Erteilung der Erlaubnis?
Die Behörde muss die Erlaubnis erteilen, wenn das Wohl der Kinder und Jugendlichen in der Einrichtung gewährleistet ist. Wann das der Fall ist, beschreibt das Gesetz mit vier Voraussetzungen. Liegen sie vor, ist das Wohl „in der Regel anzunehmen“ (§ 45 Abs. 2 SGB VIII).
- Zuverlässigkeit: Der Träger besitzt die für den Betrieb erforderliche Zuverlässigkeit (Nummer 1).
- Voraussetzungen der Einrichtung: Die Einrichtung erfüllt die räumlichen, fachlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen, die ihrem Zweck und ihrer Konzeption entsprechen. Der Träger gewährleistet sie (Nummer 2).
- Lebensumfeld: Die gesellschaftliche und sprachliche Integration und ein gesundheitsförderliches Lebensumfeld werden unterstützt. Vorsorge und medizinische Betreuung werden nicht erschwert (Nummer 3).
- Schutz und Beteiligung: Gewährleistet ist, dass ein Konzept zum Schutz vor Gewalt entwickelt, angewandt und überprüft wird. Ebenso gewährleistet sind geeignete Verfahren der Selbstvertretung, Beteiligung und Beschwerde (Nummer 4).
Für die Zuverlässigkeit nennt das Gesetz Beispiele, in denen sie fehlt. Sie fehlt „insbesondere“, wenn ein Träger nachhaltig gegen Mitwirkungs- und Meldepflichten verstoßen hat. Dasselbe gilt, wenn er Personen entgegen einem behördlichen Beschäftigungsverbot beschäftigt oder wiederholt gegen Auflagen verstoßen hat (§ 45 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII). Die Meldepflichten behandelt der Beitrag zur Meldepflicht nach § 47 SGB VIII. Das Schutzkonzept steht im Mittelpunkt des Beitrags zur Wirksamkeitsprüfung des Gewaltschutzkonzepts.
Die vier Nummern beschreiben Regelfälle. Wie ein Träger sie im Antrag belegt, regelt das Gesetz dagegen nur zum Teil.
Was ist mit dem Antrag vorzulegen und was ist Praxis der Länder?
Damit die Behörde die Voraussetzungen prüfen kann, muss der Träger mit dem Antrag zwei Dinge vorlegen (§ 45 Abs. 3 SGB VIII). Das erste ist die Konzeption der Einrichtung. Sie muss auch Auskunft geben, mit welchen Maßnahmen die Einrichtung ihre Qualität entwickelt und sichert und wie sie Bücher und Akten ordnungsgemäß führt. Das zweite ist der Nachweis, dass die Vorlage und Prüfung von Ausbildungsnachweisen für die jeweilige Aufgabe und von Führungszeugnissen sichergestellt sind. Führungszeugnisse muss der Träger außerdem in regelmäßigen Abständen erneut anfordern und prüfen.
Weitere Unterlagen nennt die Vorschrift nicht (§ 45 Abs. 3). Auf Verlangen der Behörde muss der Träger aber die ordnungsgemäße Buchführung nachweisen (§ 47 Abs. 2 Satz 2 SGB VIII). Das kann etwa die Bestätigung eines unabhängigen Steuer-, Wirtschafts- oder Buchprüfers leisten. Was die Landesjugendämter darüber hinaus erwarten, steht in ihren eigenen Merkblättern. Zwei davon dienen hier als Beispiel. Sie stehen nicht für andere Länder.
In Baden-Württemberg ist das Landesjugendamt beim Kommunalverband für Jugend und Soziales angesiedelt. Sein Grundlagenpapier (Stand Juli 2021) nennt Trägerunterlagen, Grundrisspläne und Stellungnahmen des Baurechts- und des Gesundheitsamts. Für die Wirtschaftlichkeit verlangt es einen Liquiditätsnachweis: Der Träger muss belegen können, den Betrieb mindestens drei Monate ohne laufende Einnahmen sicherzustellen. Betreibt er schon mehrere Angebote, kann das Landesjugendamt auf diesen Nachweis verzichten.
Das Papier stützt seine Liste weiterer Unterlagen auf die Vorschrift über die Antragsunterlagen (§ 45 Abs. 3). Von dieser Liste steht im Gesetzestext aber nur die Konzeption.
Auch das Merkblatt aus Rheinland-Pfalz nennt einen Liquiditätsnachweis über drei Monate. Es stammt vom Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung (Stand August 2026). Darüber hinaus verlangt es Nachweise zu Qualifikation und Berufserfahrung der Leitung, Unterlagen zur baulichen Nutzung und eine Berechnung des Mindestpersonalbedarfs. Diesen Bedarf schreibt die Betriebserlaubnis nach dem Merkblatt fest.
Beide Papiere legen nahe, schon vor dem Antrag Kontakt aufzunehmen. Baden-Württemberg verweist dafür auf die regional zuständige Fachberatung. Rheinland-Pfalz bittet darum, sich vor Anmietung oder Kauf einer Immobilie und vor größeren Umbauten zu melden.
| Voraussetzung | Fundstelle | Gesetz oder Landespraxis | Beispiel für einen Beleg |
|---|---|---|---|
| Konzeption mit Auskunft zu Qualität sowie Buch- und Aktenführung | § 45 Abs. 3 Nr. 1 | Gesetz | Beispiel: Konzeption mit eigenem Abschnitt zur Qualitätsentwicklung. |
| Nachweis zu Ausbildungsnachweisen und Führungszeugnissen | § 45 Abs. 3 Nr. 2 | Gesetz | Beispiel: Versicherung des Trägers gegenüber der Behörde (Baden-Württemberg) oder Personalmeldebogen mit Angabe zum Führungszeugnis (Rheinland-Pfalz). |
| Schutzkonzept mit Beteiligung und Beschwerde | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 | Gesetz, Form der Vorlage offen | Beispiel: Schutzkonzept als Teil der Konzeption (beide Merkblätter). |
| Namen und Ausbildung von Leitung und Betreuungskräften | § 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 | Gesetz, Meldung bei Betriebsaufnahme und Änderung | Beispiel: Personalmeldebogen (Rheinland-Pfalz). |
| Angaben zum Träger | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 | Landespraxis | Beispiel: Handels- oder Vereinsregisterauszug, Satzung, Gesellschaftervertrag (beide Merkblätter). |
| Räumliche Voraussetzungen | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 und Abs. 5 | Landespraxis | Beispiel: Grundrisse und Stellungnahmen von Bau- und Gesundheitsamt (Baden-Württemberg), je nach Vorhaben Bauantrag oder Nutzungsänderung, Brandschutzfreigabe ab vier Plätzen (Rheinland-Pfalz). |
| Wirtschaftliche Voraussetzungen | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 | Landespraxis | Beispiel: Liquiditätsnachweis für drei Monate, etwa Kreditrahmen, Patronatserklärung oder Bürgschaft (Rheinland-Pfalz). |
| Menge des Personals | § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 | Landespraxis | Beispiel: Berechnung des Mindestpersonalbedarfs (Rheinland-Pfalz). |
Die Belege stammen aus dem Grundlagenpapier des Landesjugendamts Baden-Württemberg (Stand Juli 2021) und dem Merkblatt des Landesamts für Soziales, Jugend und Versorgung Rheinland-Pfalz (Stand August 2026). Sie sind Beispiele, keine Bundesvorgaben. Stand: 29. September 2026.
Wie ist das Fachkräftegebot geregelt und wer bestimmt, wer Fachkraft ist?
Im Erlaubnisverfahren prüft die Behörde die personellen Voraussetzungen. Sie müssen dem Zweck und der Konzeption der Einrichtung entsprechen. Der Träger muss sie gewährleisten (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB VIII).
Mit der Erteilung enden die Pflichten beim Personal nicht. Nimmt die Einrichtung den Betrieb auf, meldet der Träger der Behörde unverzüglich Namen und berufliche Ausbildung von Leitung und Betreuungskräften. Auch Änderungen muss er unverzüglich melden (§ 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 SGB VIII). Unterlagen zu den personellen Voraussetzungen muss er mindestens fünf Jahre aufbewahren (§ 47 Abs. 2).
Das ausdrückliche Fachkräftegebot steht an anderer Stelle (§ 72 Abs. 1 SGB VIII). Sein Wortlaut richtet sich an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe bei Jugendämtern und Landesjugendämtern. Gemeint sind die Behörden als Arbeitgeber, nicht die freien Träger.
Ähnlich ist die Regel zu vorbestraften Personen gebaut. Die öffentlichen Träger sollen mit freien Trägern vereinbaren, dass diese keine einschlägig vorbestraften Personen hauptamtlich beschäftigen (§ 72a Abs. 2 SGB VIII). Bei Einrichtungen freier Träger kommt der Nachweis zu den Führungszeugnissen im Antrag hinzu.
Wie wirkt das Fachkräftegebot dann für freie Träger? Die Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter leitet die Wirkung mittelbar her. Ihre Empfehlung von 2014, ergänzt 2017, verweist dafür auf die Förderung. Danach sollen die Jugendämter freie Träger fördern, wenn diese die fachlichen Voraussetzungen erfüllen (§ 74 Abs. 1 SGB VIII). Die Empfehlung zitiert die Vorschrift zur Betriebserlaubnis noch nach der früheren Zählung (§ 45).
Die Orientierungshilfe der Bundesarbeitsgemeinschaft von 2025 stützt sich für die Betriebserlaubnis dagegen auf die personellen Voraussetzungen (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2). Sie hält fest, dass der Fachkraftbegriff des Fachkräftegebots (§ 72) nicht ausschließt, auch anderswo Tätigkeiten Fachkräften vorzubehalten. Als geltende Auslegung beschreibt sie außerdem die Je-desto-Formel: Mit dem Anspruch der Aufgabe wachsen die personellen Anforderungen.
Wer als Fachkraft gilt, bestimmen die Länder. Nach der Orientierungshilfe hat jedes Bundesland Vorgaben oder Empfehlungen, welche Berufsabschlüsse zugelassen sind. Daneben kann die Behörde Personen im Einzelfall auf Antrag zulassen.
Baden-Württemberg regelt das seit dem 1. Januar 2026 in seinem Kinder- und Jugendhilfegesetz mit einem Fachkräftekatalog des Landesjugendamts (dort § 34). Das Grundlagenpapier von 2021 zitiert noch das frühere Landesgesetz. Rheinland-Pfalz nutzt eine Vereinbarung von Land, Verbänden und Kommunen (Fassung vom 1. Oktober 2025). Die Aufgaben sind damit verteilt: Der Träger prüft die Ausbildungsnachweise, während das Land festlegt, welche Abschlüsse genügen.
Was ändert der Regierungsentwurf bei Personal und Grundgesetz-Gewähr?
Stand: 29. September 2026. Der Regierungsentwurf trägt den Titel „Erstes Kinder- und Jugendhilfestrukturreform-Gesetz“, kurz 1. KJHSRG (Bundesrat, Drucksache 441/26). Das Bundeskabinett hat ihn am 12. August 2026 beschlossen. Am 25. September 2026 hat der Bundesrat dazu Stellung genommen. Für den Bundestag verzeichnet dessen Dokumentations- und Informationssystem (DIP) bisher keinen Verfahrensschritt.
Nach der Eingangsformel ist der Entwurf zustimmungsbedürftig. Dort beschließt der Bundestag das Gesetz „mit Zustimmung des Bundesrates“. Der Bundesrat müsste dem Gesetz also zustimmen. Die Änderungen in Artikel 1 träten am Tag nach der Verkündung in Kraft. Artikel 2 träte erst am 1. Januar 2028 in Kraft (Artikel 9). Den Verlauf im Bundesrat ordnet der Beitrag zur Stellungnahme des Bundesrates ein.
Für die Betriebserlaubnis selbst ist Artikel 1 Nr. 9 einschlägig: Er ändert zwei ihrer Voraussetzungen. Nach der neuen Nummer 1 müsste der Träger neben der Zuverlässigkeit „die Gewähr für eine den Zielen des Grundgesetzes förderliche Arbeit“ bieten. Die Begründung, mit der die Bundesregierung den Entwurf erläutert, nennt das „Verfassungsgewähr“. Das Wort steht nur dort. Nach der Begründung bietet die Gewähr nur, wer positiv im Sinne der obersten Grundsätze der freiheitlich demokratischen Grundordnung wirkt (Drucksache 441/26, S. 35 f.).
Dieselbe Formel steht schon heute im Gesetz, allerdings an anderer Stelle. Dort ist sie Voraussetzung für die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe und für die Förderung (§ 75 Abs. 1 Nr. 4 und § 74 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB VIII). Neu wäre sie als Voraussetzung der Betriebserlaubnis. Damit beträfe sie auch Träger ohne Anerkennung, etwa weil sie nicht gemeinnützig sind.
Die zweite Änderung steht in der neuen Nummer 2 und betrifft das Personal. Die personellen Voraussetzungen sollen sich auch nach den Funktionen richten, die das Personal in der Einrichtung wahrnimmt. Die Begründung versteht das als Klarstellung: Die Behörde legt die Mindestkriterien flexibel fest. Je anspruchsvoller die Aufgaben, desto höher seien die Anforderungen an die Qualifikation und umgekehrt (S. 36).
Beispiel
Angenommen, eine Wohngruppe beschäftigt Personal im Gruppendienst, in der Nachtbereitschaft und in der Hauswirtschaft. Liest man Entwurf und Begründung zusammen, wären die Mindestkriterien dann für jede dieser Funktionen festzulegen. Ob die Behörde dafür eine eigene Aufstellung verlangt, regelt der Entwurf nicht.
Die Je-desto-Formel steht dabei nur in der Begründung, nicht im Gesetzestext. Die Begründung stützt sie auf eine Entscheidung des Bayerischen Verwaltungsgerichtshofs vom 2. Februar 2017 (12 CE 17.71). Der Deutsche Verein für öffentliche und private Fürsorge wertet die Ergänzung als Klarstellung der gängigen Rechtsauffassung (Stellungnahme DV 19/26, Punkt 2.14). Das ist seine Wertung, kein Rechtsstand.
Denselben Gedanken überträgt Artikel 1 Nr. 11 auf die Leistungsvereinbarung mit dem Jugendamt als Kostenträger. In ihr ist die Qualifikation des Personals ein Leistungsmerkmal (§ 78c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB VIII). Künftig soll sie sich nach der Zweckbestimmung der Einrichtung und den dort wahrzunehmenden Funktionen richten. Nach der Begründung sind diese Funktions-, Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche in der Leistungsvereinbarung darzustellen und die einzusetzenden Professionen daraus abzuleiten. Das betrifft nur Träger, die solche Vereinbarungen geschlossen haben (§§ 78a ff. SGB VIII).
Artikel 1 Nr. 12 Buchstabe a ändert schließlich eine Vorschrift zur Personalausstattung (§ 79 Abs. 3 Satz 1 SGB VIII). Sie betrifft nur die Jugendämter und Landesjugendämter, nicht die Einrichtungen freier Träger.
| Vorschrift | Heute | Entwurf | Stand |
|---|---|---|---|
| § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 (Zuverlässigkeit) | Der Träger besitzt die erforderliche Zuverlässigkeit. | Zusätzlich die Gewähr für eine den Zielen des Grundgesetzes förderliche Arbeit (Art. 1 Nr. 9). | Entwurf. Im Bundesrat nicht aufgegriffen, Bundestag offen. |
| § 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 (personelle Voraussetzungen) | Sie entsprechen Zweck und Konzeption der Einrichtung. | Sie richten sich auch nach den Funktionen des Personals (Art. 1 Nr. 9). | Entwurf. Im Bundesrat nicht aufgegriffen, Bundestag offen. |
| § 78c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 (Leistungsvereinbarung) | Leistungsmerkmal ist die Qualifikation des Personals. | Die Qualifikation richtet sich nach Zweckbestimmung und Funktionen (Art. 1 Nr. 11). | Entwurf. Nur für Vereinbarungen nach § 78a ff. |
| § 79 Abs. 3 Satz 1 (Ausstattung der Behörden) | Die Zahl der Fachkräfte entspricht dem Bedarf. | Die Zahl entspricht Aufgabenbereichen und Funktionen (Art. 1 Nr. 12 a). | Entwurf. Nur für Jugendämter und Landesjugendämter. |
Stand: 29. September 2026. Quellen: Bundesrat, Drucksache 441/26 mit Begründung sowie Drucksache 441/26 (Beschluss). „Entwurf“ heißt: nicht beschlossen.
Der Entwurf enthält außerdem formale Unschärfen. So zitiert Nr. 9 „Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 und 2“. Im geltenden Text stehen diese Nummern aber in Satz 2 (Satz 1 ist der Kindeswohl-Satz). In Nr. 11 trägt die ersetzte Nummer die Ziffer „1.“ statt „4.“. Im Wortlaut von Nr. 9 steht „Funktonen“. Gemeint sind erkennbar Satz 2, die bisherige Nummer 4 und „Funktionen“.
Offen ist Folgendes:
- Der Entwurf enthält keine Übergangsregel für bestehende Betriebserlaubnisse. Ob und wie die Behörden sie neu prüfen würden, sagt er nicht.
- Der Entwurf regelt nicht, wie die Behörde die Gewähr prüft und was ein Träger dafür vorlegen müsste.
- Die Stellungnahme des Bundesrates und die Empfehlungen seiner Ausschüsse enthalten keine Nummer zu Artikel 1 Nr. 9 und 11. Das Schweigen ist keine Zustimmung.
- Einen Termin im Bundestag nennen weder der Beratungsvorgang des Bundesrates noch das DIP (Abruf 29. September 2026).
- Der Deutsche Verein schreibt in Punkt 2.14, Einrichtungen unter gesetzlicher Aufsicht sollten künftig von der Erlaubnispflicht ausgenommen werden. Im Gesetzestext des Entwurfs ändert aber nur Artikel 1 Nr. 9 die Vorschrift zur Betriebserlaubnis (§ 45), nämlich deren Absatz 2 zu den Voraussetzungen. Die Ausnahme selbst steht schon heute im Gesetz (§ 45 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 SGB VIII).
Was können Träger unabhängig vom Ausgang schon ordnen?
Ob und wie der Entwurf Gesetz wird, ist offen. Unabhängig davon kann ein Träger schon jetzt die Belege ordnen, die heute im Erlaubnisverfahren und bei den Meldepflichten gefragt sind.
Mit Zertifizierungsziel
Ein Zertifikat gehört nicht zu den gesetzlichen Antragsunterlagen. Ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) nach der Norm ISO 9001 kann aber die Verfahren beschreiben, zu denen die Konzeption ohnehin Auskunft geben muss. Ob eine Behörde ein Zertifikat oder einen Auditbericht als Beleg anerkennt, regelt das Gesetz nicht. Auch in den beiden Merkblättern und in der Orientierungshilfe der Bundesarbeitsgemeinschaft kommt ein Zertifikat als Beleg nicht vor.
Ohne Zertifizierungsziel
Das Gesetz verlangt Auskunft über Maßnahmen, keine Zertifizierung. Diese Maßnahmen beschreibt auch ein eigenes QM-System: wer welche Qualität prüft, in welchem Abstand und mit welchem Nachweis. Beide Wege führen also zum selben Beleg, einer Konzeption mit einem Qualitätsteil.
Ändert ein Träger die Konzeption, etwa um diesen Teil zu ergänzen, muss er das der Behörde unverzüglich melden (§ 47 Abs. 1 Satz 2 SGB VIII). Ob auch eine rein redaktionelle Änderung darunter fällt, klärt die zuständige Behörde.
Checkliste: Belegmappe zur Betriebserlaubnis
Die Liste trennt, was das Bundesgesetz nennt, was Landesmerkblätter als Beispiele verlangen und was mit dem Entwurf zusammenhängt. Sie erfindet keine Bundesvorgaben.
Im Bundesgesetz genannt
- Konzeption mit Auskunft zu Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung (§ 45 Abs. 3 Nr. 1)
- Konzeption mit Auskunft zur Buch- und Aktenführung (§ 45 Abs. 3 Nr. 1)
- Verfahren zur Vorlage und Prüfung aufgabenspezifischer Ausbildungsnachweise (§ 45 Abs. 3 Nr. 2)
- Verfahren zur Vorlage, Prüfung und regelmäßigen Wiedervorlage von Führungszeugnissen (§ 45 Abs. 3 Nr. 2)
- Schutzkonzept mit Beteiligung und Beschwerde, samt Überprüfung (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4)
- Personalübersicht mit Namen und beruflicher Ausbildung von Leitung und Betreuungskräften, Änderungen unverzüglich gemeldet (§ 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2)
- Meldeweg für Ereignisse, die das Wohl beeinträchtigen können (§ 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2). Zuständigkeit und Vertretung legt der Träger selbst fest.
- Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens fünf Jahre, auch zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen und zur Belegung (§ 47 Abs. 2)
Nach dem Merkblatt der Behörde zu klären, nur Beispiele
- Merkblatt, Antragsformular und Beratungsangebot der zuständigen Behörde eingeholt
- Nachweis der Rechtsform und der Vertretungsberechtigten bereitgelegt (Registerauszug, Satzung oder Gesellschaftervertrag)
- Liquiditätsnachweis vorbereitet, falls die Behörde ihn verlangt
- Raum- und Bauunterlagen samt Stellungnahmen der Fachbehörden geklärt, falls verlangt
- Berechnung des Mindestpersonalbedarfs erstellt, falls verlangt
Vorsorge im Blick auf den Entwurf, keine Pflicht
- Personal nach Funktionen beschrieben: je Funktion Aufgabe, erforderliche Qualifikation und Nachweis
- Bei einer Leistungsvereinbarung nach den §§ 78a ff.: Funktions-, Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche der Einrichtung beschrieben
- Leitbild und Satzung des Trägers auf aktuellem Stand. Was für die Gewähr vorzulegen wäre, regelt der Entwurf nicht.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Fordern Sie Merkblatt und Beratung bei der zuständigen Behörde an
Klären Sie vor dem Antrag, welche Unterlagen die Behörde für Ihre Einrichtungsart erwartet. Beide zitierten Merkblätter legen den Kontakt nahe.
Ergänzen Sie die Konzeption um einen Qualitätsteil
Beschreiben Sie darin, wie Ihre Einrichtung Qualität entwickelt und sichert und wie sie die Buch- und Aktenführung regelt.
Beschreiben Sie das Personal nach Funktionen
Halten Sie je Funktion Aufgabe, erforderliche Qualifikation und Nachweis fest. Die Übersicht dient auch der Meldung von Leitung und Betreuungskräften.
Legen Sie das Verfahren für Ausbildungsnachweise und Führungszeugnisse schriftlich fest
Bestimmen Sie, wer die Nachweise wann anfordert, wer sie prüft und wer die Wiedervorlage steuert. Fristen und Datenschutz behandelt der Beitrag zur Wiedervorlage von Führungszeugnissen.
Prüfen Sie den Meldeweg
Klären Sie, wer welches Ereignis meldet und wer bei Abwesenheit vertritt. Die Anlässe beschreibt der Beitrag zur Meldepflicht nach § 47 SGB VIII.
Sichern Sie die Aufbewahrung
Legen Sie fest, welche Unterlagen mindestens fünf Jahre aufzubewahren sind. Verknüpfen Sie sie mit einer Fristenordnung, wie sie der Beitrag zur Fristenordnung für Klientenakten beschreibt.
Beobachten Sie das Gesetzgebungsverfahren
Den aktuellen Stand zeigen der Beratungsvorgang des Bundesrates und das DIP des Bundestages. Bis zum Inkrafttreten gilt der heutige Gesetzestext.
Stand 29. September 2026: Maßgeblich ist das geltende Recht in seiner heutigen Fassung (§§ 45 ff. SGB VIII). Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Mein Angebot betrifft den Qualitätsmanagement-Teil dieser Arbeit. Ein System-Check zeigt, welche Unterlagen, Zuständigkeiten und Abläufe vorhanden sind und was fehlt. Ein QM-Handbuch legt Zuständigkeiten, Kernprozesse und Dokumentenlenkung fest, also wer Dokumente freigibt und aktuell hält. Dazu kommen die Prüfung von Schutzkonzepten und das interne Audit. Rechtsberatung, die pädagogische Konzeption, die Gründungsfinanzierung, das Baurecht und die Verhandlung mit dem Landesjugendamt liegen nicht bei mir, sondern bei Fachberatung und Rechtsanwaltschaft.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen muss ich für die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII einreichen?
Das Gesetz nennt zwei: die Konzeption der Einrichtung und den Nachweis, dass Ausbildungsnachweise und Führungszeugnisse des Personals vorgelegt und geprüft werden (§ 45 Abs. 3 SGB VIII). Weitere Unterlagen wie Liquiditätsnachweis, Raumunterlagen oder Trägerunterlagen nennen Merkblätter der Landesjugendämter. Fragen Sie deshalb bei der zuständigen Behörde nach dem Merkblatt für Ihre Einrichtungsart.
Braucht ein Träger für die Betriebserlaubnis ein Zertifikat oder ein Qualitätsmanagementsystem?
Ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht. Die Konzeption muss Auskunft über Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung geben (§ 45 Abs. 3 Nr. 1 SGB VIII). Ob eine Behörde ein vorhandenes Zertifikat als Beleg anerkennt, regelt das Gesetz nicht.
Gilt das Fachkräftegebot des § 72 SGB VIII für freie Träger?
Dem Wortlaut nach nicht: Das Gebot richtet sich an die öffentlichen Träger bei Jugendämtern und Landesjugendämtern (§ 72 Abs. 1 SGB VIII). Im Erlaubnisverfahren muss aber der Träger geeignetes Personal gewährleisten, das zu Zweck und Konzeption der Einrichtung passt (§ 45 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB VIII). Wer als Fachkraft gilt, bestimmen die Länder.
Was würde der Regierungsentwurf zur Betriebserlaubnis ändern?
Nach Artikel 1 Nr. 9 müsste ein Träger zusätzlich die Gewähr für eine den Zielen des Grundgesetzes förderliche Arbeit bieten. Die personellen Voraussetzungen würden sich auch nach den Funktionen des Personals richten. Beschlossen ist der Entwurf nicht (Stand 29. September 2026).
Steht die Gewähr für eine den Zielen des Grundgesetzes förderliche Arbeit schon im SGB VIII?
Ja, aber nicht als Voraussetzung der Betriebserlaubnis. Die Formel ist dort Voraussetzung für die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe (§ 75 Abs. 1 Nr. 4) und für die Förderung (§ 74 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5). Als Voraussetzung der Betriebserlaubnis wäre sie neu.
Gilt der Regierungsentwurf schon für bestehende Betriebserlaubnisse?
Der Entwurf ist nicht beschlossen und gilt deshalb nicht. Eine Übergangsregel für bestehende Erlaubnisse enthält er nicht. Ob und wie Behörden bestehende Erlaubnisse neu prüfen würden, sagt er nicht.
Zum Weiterlesen
- Unverzüglich melden: Was § 47 SGB VIII von der Leitung verlangtDer Beitrag zur Meldepflicht nach § 47 SGB VIII zeigt, welches Ereignis wann der Behörde zu melden ist.
- Leistung: System-CheckEin System-Check zeigt, welche Unterlagen, Zuständigkeiten und Abläufe für eine Belegmappe zur Betriebserlaubnis schon vorhanden sind und was fehlt.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 22, § 26, § 45, § 45a, § 47, § 48a, § 49,§ 72, § 72a, § 74, § 75, § 78a, § 78b, § 78c und § 79 SGB VIII (Sozialgesetzbuch Achtes Buch, Kinder- und Jugendhilfe).
- Bundesrat, Drucksache 441/26 vom 14.08.2026: Entwurf eines Ersten Gesetzes zur Strukturreform der Kinder- und Jugendhilfe (Erstes Kinder- und Jugendhilfestrukturreform-Gesetz, 1. KJHSRG), Gesetzentwurf der Bundesregierung mit Begründung, abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesrat, Drucksache 441/26 (Beschluss) vom 25.09.2026: Stellungnahme des Bundesrates, abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesrat, Drucksache 441/1/26 vom 14.09.2026: Empfehlungen der Ausschüsse, abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesrat, Beratungsvorgang 441/26: Entwurf eines Ersten Gesetzes zur Strukturreform der Kinder- und Jugendhilfe (1. KJHSRG), abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesregierung, Meldung vom 12.08.2026: Kinder- und Jugendhilfe strukturell reformieren, abgerufen am 29.09.2026.
- Deutscher Bundestag, Dokumentations- und Informationssystem DIP, Vorgang 338346: Erstes Gesetz zur Strukturreform der Kinder- und Jugendhilfe (1. KJHSRG), abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter, 2025: Orientierungshilfe: Betreuungskräfte in erlaubnispflichtigen (teil-)stationären Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, abgerufen am 29.09.2026.
- Bundesarbeitsgemeinschaft Landesjugendämter, 2014, ergänzt 2017: Das Fachkräftegebot in erlaubnispflichtigen teilstationären und stationären Einrichtungen, abgerufen am 29.09.2026.
- Deutscher Verein für öffentliche und private Fürsorge e. V., Stellungnahme DV 19/26 vom 15.09.2026: Stellungnahme zum Entwurf eines Ersten Gesetzes zur Strukturreform der Kinder- und Jugendhilfe, abgerufen am 29.09.2026.
- Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg, Landesjugendamt, Juli 2021: Voraussetzungen zur Erteilung einer Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII, Grundlagenpapier, abgerufen am 29.09.2026.
- Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung Rheinland-Pfalz, Landesjugendamt, Stand August 2026: Voraussetzungen für die Gründung einer Einrichtung der Jugendhilfe in Rheinland-Pfalz, Merkblatt, abgerufen am 29.09.2026.
- Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung Rheinland-Pfalz, Landesjugendamt, Fassung vom 01.10.2025: Vereinbarung über die Voraussetzungen der Eignung von pädagogischem Personal nach § 45 Abs. 2 SGB VIII, abgerufen am 29.09.2026.
- Land Baden-Württemberg, landesrecht-bw.de, Kinder- und Jugendhilfegesetz für Baden-Württemberg vom 21.10.2025 (GBl. 2025 Nr. 100), gültig ab 01.01.2026: § 34 Fachkräfte und anderes Personal in der Kinder- und Jugendhilfe, abgerufen am 29.09.2026.
Stand aller Angaben: 29. September 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
