Braucht eine Einrichtung der Pflege oder Sozialen Arbeit eine Beauftragte für das Qualitätsmanagement? Und wenn ja: Besetzen Sie die Rolle aus dem eigenen Haus, teilen Sie sie oder holen Sie jemanden von außen? Zwei Anlässe machen die Frage aktuell: Seit dem 1. Juli 2026 gelten die Qualitätsvereinbarungen für die ambulante Pflege; seit dem 16. September 2026 liegt die Norm ISO 9001 in neuer Ausgabe vor.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Pflegerecht verlangt Qualitätsmanagement und legt die Verantwortung dafür auf die Leitungsebene. Die Einsetzung einer Qualitätsbeauftragten nennen die Vereinbarungen nur als mögliche Maßnahme.
- Die Qualitätsmanagementnorm bindet nur Träger, die zertifiziert sind oder sie vertraglich vereinbart haben. Nach dem Stand von 2015 verlangt sie die Zuweisung von Rollen, aber keinen Beauftragten der obersten Leitung mehr.
- Ob die Rolle intern, geteilt oder extern besetzt wird, hängt von Zeit, Fachkenntnis, Unabhängigkeit, Vertretung, Datenschutz und Kosten ab. Die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei der Leitung.
- Empfehlenswert ist eine schriftliche Bestellung mit Aufgaben, Befugnissen, Berichtsweg, Zeitumfang und Vertretung. Bei einer externen Besetzung kommen Verschwiegenheit und Datenschutz hinzu.
- Eine Frist nennen die Vereinbarungen nicht. Wer zertifiziert ist, kann die Klärung mit der Umstellung auf die neue Normausgabe verbinden. Dafür gelten drei Jahre.
QM-Beauftragte: die Person, der die Leitung schriftlich Aufgaben im Qualitätsmanagementsystem zuweist, etwa Systempflege, interne Audits und Berichte an die Leitung. Die Verantwortung für das Qualitätsmanagement bleibt bei der Leitungsebene. In den Vereinbarungen zur Pflegequalität heißt die Rolle Qualitätsbeauftragte.
Verlangt das Pflegerecht eine Stelle für die Qualitätsbeauftragte?
Eine Stelle schreiben die Vereinbarungen zur Pflegequalität nicht vor. Sie verlangen aber Qualitätsmanagement, Verantwortung der Leitungsebene und wirksame Maßnahmen. Das ergibt sich aus dem Gesetz und aus den Vereinbarungen für fünf Pflegebereiche: vollstationäre Pflege, Tagespflege, Kurzzeitpflege, ambulante Pflegedienste und ambulante Betreuungsdienste.
Ausgangspunkt ist das Gesetz. Es macht den Träger einer Pflegeeinrichtung für die Qualität seiner Leistungen verantwortlich und verpflichtet ihn zu einem Qualitätsmanagement (§ 112 SGB XI).
Was dieses Qualitätsmanagement enthalten muss, legen bundesweite Vereinbarungen fest, die Maßstäbe und Grundsätze (MuG). Vertragspartner sind der Spitzenverband Bund der Pflegekassen sowie Vertreter der Sozialhilfe, der Kommunen und der Anbieter. Für zugelassene Pflegeeinrichtungen sind sie unmittelbar verbindlich (§ 113 Abs. 1 SGB XI).
Die Vereinbarungen für alle fünf Bereiche enthalten dieselben Kernaussagen. Die Ziffern in Klammern folgen der vollstationären und der ambulanten Fassung:
- Verantwortung: Sie liegt auf der Leitungsebene der Einrichtung (Ziffer 1.3).
- Ressourcen: Der Träger stellt die personellen und sächlichen Ressourcen für das Qualitätsmanagement bereit (Ziffer 1.3).
- Maßnahmen: Der Träger legt Maßnahmen zur Sicherung der Qualität fest, führt sie durch und überprüft ihre Wirkung (Ziffer 5, bei ambulanten Betreuungsdiensten Ziffer 4).
- Nachweis: Er dokumentiert die Maßnahmen und weist sie den Landesverbänden der Pflegekassen auf Anforderung nach (Ziffer 5, bei ambulanten Betreuungsdiensten Ziffer 4).
Wo kommt die Qualitätsbeauftragte vor? Ihre Einsetzung steht in einer Liste möglicher Maßnahmen, neben Qualitätszirkeln und internen Audits. Weil die Liste mit „können sein“ beginnt, schreibt sie keine dieser Maßnahmen vor. Die ambulante Fassung tritt nach ihrem Text zum 1. Juli 2026 in Kraft (Teil 1a für Pflegedienste, Teil 1b für Betreuungsdienste).
Daraus ergibt sich: Verlangt sind Maßnahmen, die wirken und sich nachweisen lassen, nicht die Stelle. Wer keine Qualitätsbeauftragte einsetzt, braucht andere Maßnahmen und muss deren Wirkung nachweisen. Diesen Schluss ziehe ich aus dem Wortlaut. Ausdrücklich vorgegeben ist er nicht.
Beispiel
Angenommen, ein Pflegedienst setzt keine Qualitätsbeauftragte ein. Dann sollte er nachvollziehbar beschreiben, wer Verfahren pflegt, interne Audits plant und der Leitung berichtet.
Was gilt für die Bezahlung der Rolle und in anderen Feldern?
Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen nennt das Gesetz die Qualitätsbeauftragte ausdrücklich beim Personal. Danach müssen die Rahmenverträge auf Landesebene „insbesondere“ besondere Personalbedarfe regeln, beispielsweise für die Pflegedienstleitung, für Qualitätsbeauftragte oder für die Praxisanleitung. Diese Bedarfe „können“ zusätzlich zur personellen Ausstattung nach den Anhaltswerten vereinbart werden (§ 113c Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 SGB XI).
Die Vorschrift ist ein Regelungsauftrag an die Vertragsparteien und eine Kann-Regelung. Einen Anspruch der einzelnen Einrichtung begründet sie nicht. Ob eine Refinanzierung vorgesehen ist und wie viel sie ausmacht, steht im Landesrahmenvertrag und ergibt sich in der Pflegesatzverhandlung. Wie die Personalbemessung im Ganzen funktioniert, beschreibt der Beitrag Personalbemessung nach § 113c SGB XI.
Für ambulante Dienste und andere Felder bleibt offen, wie die Zeit für die Rolle finanziert wird. Sehen Sie dazu in Ihrer eigenen Vergütungs- oder Leistungsvereinbarung nach.
Auch in anderen Feldern regeln die Vorschriften Qualitätsanforderungen, ohne eine Person dafür zu nennen. Die Tabelle stellt sie neben die Pflege.
| Regelwerk | Fundstelle | Verlangt wird | Beauftragter genannt? |
|---|---|---|---|
| Pflege | § 112 SGB XI, MuG Ziffer 1.3 und 5 | Qualitätsmanagement, Verantwortung der Leitungsebene, wirksame Maßnahmen | Nur als mögliche Maßnahme |
| Eingliederungshilfe | § 125 Abs. 1 und 2 SGB IX | Leistungsvereinbarung mit Qualität einschließlich Wirksamkeit, personeller Ausstattung und Qualifikation des Personals | Nein |
| Kinder- und Jugendhilfe | § 45 Abs. 3 Nr. 1 SGB VIII | Konzeption mit Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung | Nein |
| Bildungsträger nach AZAV | § 178 Nr. 4 SGB III, § 2 Abs. 4 AZAV | System zur Sicherung der Qualität mit dokumentierter Organisation | Nein |
Stand der Vorschriften und der Vereinbarungen: 4. November 2026. Landesrecht, Landesrahmenverträge und Verbandssysteme können weitere Regelungen enthalten.
Was verlangt die Norm ISO 9001 zu Rollen?
Zuerst zur Verbindlichkeit: Die Norm ist kein Gesetz. Sie bindet einen Träger nur, wenn er sich zertifizieren lässt oder sie vertraglich als Maßstab vereinbart. Sonst ist es seine freie Entscheidung, ob er sie anwendet.
Die Fassung 2015 regelt Rollen in Abschnitt 5.3. Danach weist die oberste Leitung Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zu, macht sie bekannt und sorgt dafür, dass sie verstanden werden. Außerdem weist sie Verantwortung für fünf Themen zu: Übereinstimmung des Systems mit der Norm, Ergebnisse der Prozesse, Berichte an die oberste Leitung, Kundenorientierung und Unversehrtheit des Systems bei Änderungen. Eine bestimmte Person oder einen Titel nennt die Norm nicht. Der Normtext ist kostenpflichtig und wird hier sinngemäß wiedergegeben.
Die Fassung 2008 verlangte noch einen Beauftragten der obersten Leitung. Die Fassung 2015 kennt ihn nicht mehr. Trotzdem greift der Satz „Die Norm schafft den Beauftragten ab“ zu kurz. Entfallen ist die vorgeschriebene Person. Geblieben ist die Zuweisung von Verantwortung und Befugnis.
Was ändert die neue Ausgabe? Die Ausgabe 2026 ersetzt die Fassung 2015. Nach Angabe von DIN Media, dem Verlag des Deutschen Instituts für Normung, ist sie seit dem 16. September 2026 veröffentlicht. Laut ihrem Vorwort sind Qualitätskultur und ethisches Verhalten jetzt Teil der Anforderungen, vor allem bei Führung, Bewusstsein und Prozessumfeld.
Die Umstellungsvorgabe der Global ACI, eines Zusammenschlusses von Akkreditierungsstellen, führt Abschnitt 5.3 nicht unter den Änderungen auf. Ihre Liste ist aber ausdrücklich nicht abschließend. Was ich hier zu Abschnitt 5.3 schreibe, gilt deshalb für den Stand von 2015. Die deutsche Fassung DIN EN ISO 9001:2026-11 ist bei DIN Media seit Oktober 2026 bestellbar.
Mit Zertifizierungsziel ist die Norm der Maßstab im Audit. Dazu gehören die Rollenzuweisung, die Managementbewertung (die Bewertung des Systems durch die Leitung) und interne Audits, die objektiv und unparteilich angelegt sind. Für zertifizierte Träger läuft eine Übergangsdauer von drei Jahren. Sie endet am 30. September 2029. Wie die Umstellung abläuft, beschreibt der Fahrplan zur Umstellung.
Ohne Zertifizierungsziel bindet die Norm nicht. Maßstab sind dann die Pflichten aus den Vereinbarungen und Leistungsverträgen, die Ressourcen des Trägers und das eigene Qualitätsverständnis. Die Norm kann trotzdem als Orientierung dienen. Was beide Wege unterscheidet, beschreibt der Beitrag QM mit oder ohne Zertifikat.
Was bleibt bei der Leitung und was lässt sich zuweisen?
Eine Beauftragte unterstützt die Leitung, ersetzt sie aber nicht. Im Pflegerecht liegt die Verantwortung für das Qualitätsmanagement auf der Leitungsebene (Ziffer 1.3 der MuG).
In der Norm weist die oberste Leitung die Rollen zu und bewertet das System selbst (Abschnitt 9.3, Stand 2015). Daraus lässt sich ableiten, was bei der Leitung bleibt und was sich zuweisen lässt.
Bei der Leitung bleiben:
- die Verantwortung für das Qualitätsmanagement und die Bereitstellung der Ressourcen
- die Zuweisung von Rollen, Befugnissen und Berichtswegen
- die Bewertung des Systems; die Beauftragte bereitet sie vor
Zuweisen lassen sich:
- die Pflege des Systems und die Lenkung der Dokumente
- die Planung und Durchführung interner Audits
- Berichte an die Leitung über Leistung und Verbesserungsmöglichkeiten
- die Vorbereitung der Managementbewertung
- die Koordination der Mitwirkung an externen Audits und Prüfungen
Die Aufteilung zwischen Leitung und Beauftragter ist meine Ableitung aus Ziffer 1.3 der Vereinbarungen zur Pflegequalität und den Abschnitten 5.3, 9.2.2 und 9.3 der Norm, Stand 2015.
Abgrenzung zur verantwortlichen Pflegefachkraft
Die verantwortliche Pflegefachkraft ist eine andere Rolle. Ein Pflegedienst arbeitet unter ihrer ständigen Verantwortung. Das Gesetz nennt sie verantwortliche Pflegefachperson (§ 71 Abs. 1 und 3 SGB XI).
Nach der Vereinbarung für ambulante Pflegedienste muss sie in dieser Funktion sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein und bei Ausfall vertreten werden (Teil 1a, Ziffern 2.3.1 und 2.3.2.5). Als externe Dienstleistung lässt sich diese Rolle nach dem Wortlaut also nicht besetzen.
Darf dieselbe Person Pflegedienstleitung und Qualitätsbeauftragte sein? Die Vereinbarungen zur Pflegequalität enthalten dazu keine Regel. Prüfen Sie diese Frage deshalb am Landesrahmenvertrag.
Unabhängigkeit bei internen Audits
Wer Verfahren aufbaut und pflegt, prüft sich selbst, wenn er diese Verfahren auditiert. Die Norm verlangt, Auditorinnen so auszuwählen, dass das Audit objektiv und unparteilich ist (Abschnitt 9.2.2, Stand 2015). Das gilt für interne und externe Beauftragte gleichermaßen. Wie Sie ein Audit aufbauen, beschreibt der Leitfaden zum internen Audit.
Intern, geteilt oder extern: Nach welchen Kriterien wählen Sie?
Wer soll die Rolle übernehmen? Drei Besetzungen sind möglich. Bei der internen übernimmt eine Beschäftigte die Rolle. Bei der geteilten teilen sich eine interne Person und eine externe Stelle die Aufgaben. Bei der externen übernimmt eine externe Person oder Stelle die Rolle als Dienstleistung.
| Kriterium | Intern | Geteilt | Extern |
|---|---|---|---|
| Zeit im Tagesgeschäft | Die Rolle konkurriert mit der Stammtätigkeit, die Freistellung ist festzulegen. | Der interne Anteil bleibt klein, Zeitfenster für den externen Anteil sind zu planen. | Aufwandstage sind zu vereinbaren, die Erreichbarkeit zwischen den Terminen ist zu regeln. |
| Normkenntnis | Sie ist durch Fortbildung aufzubauen, das braucht Zeit und Kosten. | Normkenntnis kann bei der externen Stelle liegen, die Kenntnis der Abläufe intern. | Normkenntnis ist ein Auswahlkriterium, die Kenntnis der Einrichtung entsteht erst mit der Zeit. |
| Nähe zum Team | Kurze Wege, aber Kolleginnen bewerten Kolleginnen. | Die interne Person hält den Kontakt, die externe Stelle bleibt punktuell. | Größere Distanz, die Einbindung braucht feste Termine. |
| Unabhängigkeit bei Audits | Eigene Verfahren nicht selbst auditieren, Audits an andere Personen oder Standorte geben. | Aufbau und Audit lassen sich zwischen intern und extern trennen. | Wer aufbaut und danach auditiert, prüft sich selbst, auch als Externe. |
| Vertretung | Bei Ausfall braucht es eine benannte Vertretung mit Zugriff auf die Unterlagen. | Zwei Personen können sich vertreten, wenn das Wissen dokumentiert ist. | Die Vertretung der Externen ist vertraglich zu regeln. |
| Datenschutz und Schweigepflicht | Aktenzugang und Geheimhaltung sind auch für Beschäftigte zu regeln. | Für den externen Anteil gelten die Prüfpunkte für Externe, für den internen die für Beschäftigte. | Verschwiegenheit und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung sind vor dem Zugang zu klären. |
| Kostenlogik | Stellenanteil mal Vollkosten, mit Arbeitgeberanteilen, Vertretung und Fortbildung. | Beide Formeln mit ihren Anteilen, dazu der Abstimmungsaufwand. | Aufwandstage mal Tagessatz, plus Reise und Terminaufwand der Leitung. |
Jede Besetzung hat Grenzen:
- Intern: Zeit und Normkenntnis müssen im Haus vorhanden sein oder aufgebaut werden. Wer die Verfahren pflegt, kann sie nicht unparteilich auditieren. Fällt die Person aus, fehlt ohne Vertretung das Wissen.
- Geteilt: Die Aufteilung braucht klare Schnittstellen und einen gemeinsamen Berichtsweg. Das Wissen liegt an zwei Orten und muss dokumentiert sein. Der Abstimmungsaufwand kommt zu den Kosten beider Seiten hinzu.
- Extern: Bei Prüfungen ist zu klären, wer anwesend ist und Auskunft gibt. Das Wissen muss im Haus bleiben. Unterlagen und Zugänge gehören dem Träger. Wer als Externe das System aufbaut und danach auditiert, prüft sich selbst.
Welche Besetzung Sie auch wählen: Die Verantwortung bleibt auf der Leitungsebene (Ziffer 1.3 der MuG). Wie Sie die Vertretung absichern, zeigt der Beitrag QM allein tragen: Vertretung und Fristen.
Wie sieht die Bestellung aus und was ist bei Externen zu prüfen?
Ist die Besetzung entschieden, folgt die Bestellung. Sie macht die Rolle im Haus sichtbar. Auch die Norm verlangt, dass Rollen zugewiesen, bekannt gemacht und verstanden werden (Abschnitt 5.3, Stand 2015). In die schriftliche Bestellung gehören acht Punkte:
Benennen Sie Person und Funktion
Nennen Sie Name und Funktion, bei einer externen Stelle auch die Ansprechperson.
Beschreiben Sie die Aufgaben
Halten Sie fest, welche Aufgaben gemeint sind, etwa Systempflege, interne Audits und Berichte.
Legen Sie die Befugnisse fest
Bestimmen Sie, was die Beauftragte einsehen, anfordern und anordnen darf.
Bestimmen Sie den Berichtsweg
Legen Sie fest, an wen die Beauftragte berichtet, in welcher Form und in welchem Turnus.
Setzen Sie den Zeitumfang fest
Nennen Sie Stundenumfang oder Freistellung, bei einer externen Stelle die vereinbarten Aufwandstage.
Benennen Sie die Vertretung
Regeln Sie, wer bei Ausfall übernimmt, bei einer externen Stelle auch deren Vertretung.
Regeln Sie Akteneinsicht und Geheimhaltung
Entscheiden Sie, ob die Beauftragte Klientenakten einsehen darf, und halten Sie Zugang und Geheimhaltung fest.
Bestimmen Sie Dauer und Überprüfung
Bestimmen Sie, wie lange die Bestellung gilt und wann die Leitung sie überprüft, und machen Sie sie im Haus bekannt.
Was bei einer externen Besetzung zusätzlich zu prüfen ist
Eine Externe kann Einblick in Geheimnisse und personenbezogene Daten erhalten. Deshalb müssen Sie Schweigepflicht und Datenschutz klären.
Für die Schweigepflicht ist der Wortlaut des Strafgesetzbuchs maßgeblich (§ 203 StGB). Vier Aussagen daraus sind wichtig:
- Strafbar ist, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart. Das betrifft Geheimnisse, die ihm als Angehörigem eines Heilberufs mit staatlich geregelter Ausbildung anvertraut oder bekannt geworden sind. Dasselbe gilt für staatlich anerkannte Sozialarbeiter und Sozialpädagogen (Abs. 1 Nr. 1 und 6).
- Diese Personen dürfen Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken. Das gilt, soweit es erforderlich ist, um die Tätigkeit dieser mitwirkenden Personen in Anspruch zu nehmen (Abs. 3 Satz 2).
- Strafbar macht sich auch, wer als eine der genannten Personen nicht dafür gesorgt hat, dass eine sonstige mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Das setzt voraus, dass diese mitwirkende Person unbefugt ein Geheimnis offenbart. Ausgenommen sind mitwirkende Personen, die selbst zu den genannten Berufsgruppen gehören (Abs. 4 Satz 2 Nr. 1).
- Dasselbe gilt für eine mitwirkende Person, die eine weitere Person hinzuzieht und nicht dafür sorgt, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet wird (Abs. 4 Satz 2 Nr. 2).
Daraus folgt nicht, dass jede Externe verpflichtet werden muss. Die Vorschrift setzt zweierlei voraus: Geheimnisträger und eine mitwirkende Person, die ein Geheimnis unbefugt offenbart. Werden einer Externen Geheimnisse zugänglich, lässt sich mit einer schriftlichen Verpflichtung nachweisen, dass für ihre Geheimhaltung gesorgt ist. Bei öffentlichen oder kirchlichen Trägern können weitere Geheimhaltungsregeln gelten.
Eine weitere Möglichkeit ist, die Arbeit so zu gestalten, dass die Externe wenig Daten braucht (Datenminimierung). Sie arbeitet dann mit Vorlagen, Kennzahlen und anonymisierten Auszügen. Pseudonymisierte Angaben bleiben für den Träger, der sie zuordnen kann, Informationen über eine identifizierbare Person (Erwägungsgrund 26 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Ob sie es auch für die Externe sind, hängt von den Umständen ab. Entscheidend ist, ob die Pseudonymisierung sie tatsächlich daran hindert, die Person zu identifizieren (Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 4. September 2025, C-413/23 P). Ein sicherer Ersatz für anonymisierte Auszüge sind pseudonymisierte Angaben deshalb nicht.
Verarbeitet die Externe im Auftrag des Trägers personenbezogene Daten, ist sie Auftragsverarbeiterin. Dann braucht es einen schriftlichen Vertrag, der auch elektronisch geschlossen werden kann. Er regelt Gegenstand, Dauer, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Schutzmaßnahmen, Unterstützung, Löschung und Nachweisrechte (Art. 28 Abs. 3 und 9 DSGVO).
Prüfen Sie außerdem, zu welchen Räumen, Konten und Systemen die Externe Zugang erhält und wer sie vertritt. Dazu kommen Laufzeit und Kündigung sowie die Übergabe am Vertragsende.
Arbeitsrecht: Prüfpunkte statt Rechtsberatung
Bei einer internen Besetzung berührt die Bestellung das Arbeitsverhältnis. Prüfen Sie deshalb Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Vergütung und die Beteiligung der Interessenvertretung.
Nach dem Betriebsverfassungsgesetz muss der Arbeitgeber den Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung unterrichten und seine Zustimmung einholen. Das gilt in Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern (§ 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG).
Als Versetzung gilt die Zuweisung eines anderen Arbeitsbereichs. Sie muss voraussichtlich länger als einen Monat dauern oder die Umstände der Arbeit erheblich ändern (§ 95 Abs. 3 Satz 1 BetrVG). Ob eine Bestellung darunter fällt, ist im Einzelfall zu klären.
Für Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht (§ 118 Abs. 2 BetrVG). Bei kirchlichen Trägern kommt deshalb das Mitarbeitervertretungsrecht in Betracht. Klären Sie diese Punkte arbeitsrechtlich, denn dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Was in die Bestellung gehört, intern und extern
Die Bestellung ist kein Vertrag, sondern eine schriftliche Organisationsentscheidung der Leitung. Sie ersetzt weder die Stellenbeschreibung noch den Arbeitsvertrag einer internen Beauftragten. Diese arbeitsrechtlichen Fragen klärt der Träger selbst. Bei einer externen Besetzung braucht es zusätzlich einen Dienstleistungsvertrag. Verarbeitet die Externe dabei im Auftrag des Trägers personenbezogene Daten, kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung hinzu (Art. 28 DSGVO).
| Punkt | Worum es geht | Bei interner Besetzung | Bei externer Besetzung |
|---|---|---|---|
| Rolle und Person | Wer die Rolle übernimmt | Name und Funktion der Beschäftigten | Externe Stelle und Ansprechperson |
| Aufgaben | Etwa Systempflege, interne Audits, Berichte an die Leitung | Audits eigener Verfahren an andere Personen geben | Aufbau und Audit trennen, auch bei Externen |
| Befugnisse | Was die Beauftragte einsehen, anfordern und anordnen darf | Im Haus bekannt machen | Im Haus bekannt machen, dazu Zugang zu Räumen, Konten und Systemen festlegen |
| Berichtsweg zur Leitung | An wen, in welcher Form, in welchem Turnus | Kurze Wege, Form und Turnus trotzdem festlegen | Feste Termine, dazu klären, wer bei Prüfungen anwesend ist und Auskunft gibt |
| Zeitumfang | Wie viel Zeit die Rolle bekommt | Stundenumfang oder Freistellung von der Stammtätigkeit | Vereinbarte Aufwandstage, Erreichbarkeit zwischen den Terminen |
| Vertretung | Wer bei Ausfall übernimmt | Benannte Vertretung mit Zugriff auf die Unterlagen | Vertretung der Externen, vertraglich geregelt |
| Zugang zu Unterlagen | Einsicht in Klientenakten und Geheimhaltung | Aktenzugang und Geheimhaltung auch für Beschäftigte regeln | Verschwiegenheit und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung vor dem Zugang klären, Datenminimierung prüfen |
| Überprüfung | Wann die Leitung die Bestellung überprüft | Termin in der Bestellung festlegen | Termin festlegen, dazu Laufzeit, Kündigung und Übergabe am Vertragsende |
Bei geteilter Besetzung gilt für den internen Anteil die Spalte zur internen, für den externen Anteil die Spalte zur externen Besetzung. Dann ordnet die Bestellung jede Aufgabe einer Seite zu und legt einen gemeinsamen Berichtsweg fest.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Klären Sie zuerst, wer die Aufgaben im Qualitätsmanagement heute trägt, und halten Sie es schriftlich fest. Prüfen Sie dann, ob Verantwortung, Ressourcen und Maßnahmen so beschrieben sind, dass die Leitung sie nachweisen kann.
Streben Sie ein Zertifikat an, legen Sie die Rollenzuweisung neben Abschnitt 5.3 der Norm. Bei der Umstellung prüfen Sie den Wortlaut der Ausgabe 2026 im Original. Planen Sie interne Audits so, dass Aufbau und Prüfung getrennt sind.
Ohne Zertifizierungsziel gleichen Sie die Rolle mit Ihren Vereinbarungen und Leistungsverträgen ab. Maßstab sind dort Verantwortung, Ressourcen, dokumentierte Maßnahmen und der Nachweis gegenüber dem Kostenträger.
Kommt eine externe Besetzung in Betracht, klären Sie Verschwiegenheit und Datenschutz, bevor Sie den Vertrag schließen. Entscheiden Sie auch, welche Daten die Externe erhält. Bestellen Sie die Rolle danach schriftlich. Welche Punkte hineingehören, zeigt die Tabelle zur Bestellung.
Als externer Qualitätsmanagementbeauftragter übernehme ich die Rolle auf Grundlage einer schriftlichen Bestellung. Diese Besetzung ist eine von drei Möglichkeiten, neben der internen und der geteilten. Die Leistung beschreibt die Seite Externer Qualitätsmanagementbeauftragter.
Häufige Fragen
Muss ein Pflegedienst eine QM-Beauftragte haben?
Vorgeschrieben ist sie nicht: Die Vereinbarungen für die ambulante Pflege nennen die Einsetzung einer Qualitätsbeauftragten nur als mögliche Maßnahme (Teil 1a Ziffer 5, Teil 1b Ziffer 4). Verlangt sind Qualitätsmanagement, Verantwortung der Leitungsebene und Ressourcen (Ziffer 1.3).
Wer bezahlt die Qualitätsbeauftragte im Pflegeheim?
Für vollstationäre Einrichtungen müssen die Landesrahmenverträge besondere Personalbedarfe regeln, beispielsweise für Qualitätsbeauftragte. Diese Bedarfe können zusätzlich vereinbart werden (§ 113c Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 SGB XI). Ob und wie viel refinanziert wird, steht im Landesrahmenvertrag und ergibt sich in der Pflegesatzverhandlung.
Schreibt die ISO 9001 einen QM-Beauftragten vor?
Nach dem Stand der Fassung 2015 nicht: Abschnitt 5.3 verlangt, dass die oberste Leitung Rollen zuweist, nennt aber keinen Titel. Die Fassung 2008 kannte noch den Beauftragten der obersten Leitung. Verbindlich ist die Norm nur bei Zertifizierung oder wenn ein Vertrag auf sie Bezug nimmt.
Darf die Pflegedienstleitung zugleich QM-Beauftragte sein?
In den Vereinbarungen zur Pflegequalität steht dazu keine Regel. Prüfen Sie deshalb den Landesrahmenvertrag. Beachten Sie außerdem die Zeit, die beide Rollen brauchen, und die Unparteilichkeit bei internen Audits (Abschnitt 9.2.2, Stand 2015).
Muss ich eine externe QM-Beauftragte zur Verschwiegenheit verpflichten?
Nicht pauschal. Strafbar macht sich ein Geheimnisträger, wenn eine sonstige mitwirkende Person ein Geheimnis unbefugt offenbart und er nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Erhält die Externe keine Geheimnisse, stellt sich die Frage nicht in dieser Form.
Muss der Betriebsrat der Bestellung einer QM-Beauftragten zustimmen?
Das hängt vom Einzelfall ab. In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber den Betriebsrat bei Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung beteiligen (§ 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Ob eine Bestellung darunter fällt, ist arbeitsrechtlich zu klären.
Zum Weiterlesen
- QM allein tragen: Vertretung und Fristen unter zehn BeschäftigtenWenn die Rolle an einer Person hängt: Wie eine benannte Vertretung mit Zugriff auf die Unterlagen den Ausfall abdeckt.
- Leistung: System-CheckWelche Rollen, Zuständigkeiten und Nachweise im eigenen Träger tatsächlich anfallen, lässt sich vorab in einem System-Check klären.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 71, § 112, § 113, § 113c SGB XI (Sozialgesetzbuch Elftes Buch, Soziale Pflegeversicherung).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 125 SGB IX (Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen), § 45 SGB VIII (Kinder- und Jugendhilfe), § 178 SGB III (Arbeitsförderung), § 2 AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 203 StGB (Strafgesetzbuch, Verletzung von Privatgeheimnissen), § 95, § 99, § 118 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz).
- Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO), Amtsblatt L 119 vom 4.5.2016, Artikel 4 Nummer 8, Artikel 28 und Erwägungsgrund 26, abgerufen am 29.09.2026.
- Gerichtshof der Europäischen Union, abgerufen am 29.09.2026: Pressemitteilung Nr. 107/25 vom 4. September 2025 zum Urteil in der Rechtssache C-413/23 P (EDSB/SRB) zu pseudonymisierten Daten. Das Urteil betrifft die Verordnung (EU) 2018/1725. Nach Einschätzung der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen vom 5. September 2025 ist es dem Sinn nach auch auf die DSGVO anwendbar.
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege, gs-qsa-pflege.de, abgerufen am 29.09.2026: Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI in der vollstationären Pflege vom 23.11.2018, zuletzt geändert am 05.04.2023 (PDF).
- Medizinischer Dienst Bund, abgerufen am 29.09.2026: Qualitätsprüfungen, Rechtliche Grundlagen, ambulante Pflegedienste. Die Seite führt die Maßstäbe und Grundsätze und die Qualitätsdarstellungsvereinbarung für die ambulante Pflege als gültig ab 1. Juli 2026.
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege, gs-qsa-pflege.de, abgerufen am 29.09.2026: Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI in der ambulanten Pflege, Teil 1a und 1b, Bekanntmachung vom 28. April 2025, Inkrafttreten 1. Juli 2026 (PDF).
- Geschäftsstelle Qualitätsausschuss Pflege, gs-qsa-pflege.de, abgerufen am 29.09.2026: Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI in der teilstationären Pflege (Tagespflege) vom 18.02.2020, zuletzt geändert am 13.12.2023, und in der Kurzzeitpflege vom 08.09.2020, zuletzt geändert am 05.04.2023 (PDF).
- International Organization for Standardization (2026): ISO 9001:2026, Quality management systems, Requirements, sixth edition, 2026-09. Vorschau von iTeh Standards mit Vorwort, Inhaltsverzeichnis und Begriffen, abgerufen am 25.09.2026, dazu der Musterauszug als PDF, abgerufen am 29.09.2026.
- Global Accreditation Cooperation Incorporated (2026): Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.1, Ausgabe 04.09.2026, abgerufen am 04.11.2026 (PDF).
- DIN Media (2026): Revision der ISO 9001, Veröffentlichung der internationalen Fassung und Bestellbarkeit der deutschen Fassung, abgerufen am 03.11.2026.
- International Organization for Standardization (2015): ISO 9001:2015, Abschnitte 5.3, 9.2.2 und 9.3, kostenpflichtig. Erläuterungen zu den Abschnitten, abgerufen am 29.09.2026: isologic.co.uk und certbetter.com (Abschnitt 5.3 und Wegfall des Beauftragten der obersten Leitung gegenüber der Fassung 2008), auditortrainingonline.com (Abschnitt 9.2.2), davidbarker.consulting (Abschnitt 9.3).
Stand aller Angaben: 4. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
