QM allein tragen: Vertretung und Fristen unter zehn Beschäftigten

Wer die Absicherung direkt umsetzen will, kann zu den sechs Schritten springen.

QM aus einer Hand bezeichnet den Zustand, dass eine einzige Person, etwa die Leitung, sämtliche Aufgaben des Qualitäts­managements neben ihrer sonstigen Tätigkeit wahrnimmt, ohne dass eine zweite Person mit gleichwertigem Zugang zu Wissen und Ablage existiert. Das Risiko liegt dabei nicht in der fachlichen Qualität dieser Arbeit, sondern in der fehlenden Redundanz für den Fall von Urlaub, Krankheit oder Stellenwechsel.

Was bedeutet es, das QM allein zu tragen?

Die Zahl dahinter ist groß: 201.929 von 271.527 rechtlichen Einheiten in dem Wirtschaftsabschnitt, zu dem Pflege und Soziale Arbeit statistisch gezählt werden, kommen mit weniger als zehn Beschäftigten aus, das sind rund 74 Prozent (Statistisches Bundesamt, Unternehmensregister, Berichtsjahr 2024, Stand 1. Dezember 2025). Bei den einzelnen Standorten, den sogenannten Niederlassungen, sieht es ähnlich aus: 211.780 von 295.508, also rund 72 Prozent, aus derselben Erhebung. Was diese Unterscheidung genau bedeutet, erklärt der nächste Abschnitt. Hier zählt zunächst nur eines: Eine Einheit mit weniger als zehn Beschäftigten ist in diesem Bereich die Regel, nicht die Ausnahme. Trägt dort eine einzige Person, etwa die Leitung, das Qualitäts­management neben ihrer sonstigen Tätigkeit, entsteht die Lücke, um die es in diesem Beitrag geht.

Das zeigt sich im Alltag kaum, sondern erst im Ausfall. Solange die Leitung im Haus ist, können Qualitäts­management und Tagesgeschäft so eingespielt nebeneinander herlaufen, dass von außen kein Unterschied zu einer größeren Einrichtung erkennbar ist. Fällt die Leitung aus, gleich ob durch Urlaub, Krankschreibung oder Kündigung, verschwindet mit ihr auch das Wissen, wo welcher Nachweis liegt und wann die nächste Frist ansteht. Prüftermine, Unterweisungen, Wartungen und Datenschutzfristen laufen trotzdem weiter, nur bemerkt das zunächst niemand, bis jemand danach fragt.

Das ist kein Qualitätsproblem, sondern ein strukturelles: Die Arbeit, die in einer solchen Einrichtung geleistet wird, ist deshalb nicht schlechter als in einem Haus mit eigener QM-Stelle. Es fehlt lediglich eine zweite Person mit gleichwertigem Zugang zu Wissen und Ablage, die im Ausfall einspringen könnte. Genau diese Lücke lässt sich schließen, ohne dass daraus eine neue Stelle werden muss, wie die sechs Schritte weiter unten zeigen.

Zählt die Statistik den Träger oder den Standort?

Die beiden eingangs genannten Zahlen stammen aus derselben Erhebung, zählen aber Unterschiedliches. Der Unterschied ist mehr als eine statistische Feinheit. Die rechtliche Einheit ist näherungsweise der Träger selbst, etwa ein Verein, eine gGmbH oder eine Einzelperson als Unternehmerin. Die Niederlassung dagegen ist der einzelne Standort. Ein Träger mit mehreren Wohngruppen oder Sozialstationen zählt deshalb einmal als rechtliche Einheit und mehrfach als Niederlassung. Die beiden Zahlen lassen sich deshalb nicht addieren, sie beschreiben zwei verschiedene Blickwinkel auf denselben Bestand.

Diese Unterscheidung stammt aus dem Unternehmensregister des Statistischen Bundesamts. Die Abschnitte dagegen stammen aus der amtlichen Wirtschaftszweigklassifikation, mit der das Statistische Bundesamt jeden Betrieb nach seiner wirtschaftlichen Haupttätigkeit einem von mehreren Abschnitten zuordnet, unabhängig davon, ob er gewinnorientiert arbeitet oder nicht. Für die Prüfung selbst ist die Unterscheidung ohne Bedeutung: Heim­aufsicht und Jugendamt prüfen den einzelnen Standort, nicht die Statistik dahinter.

Beide Zahlen gelten für Abschnitt Q der amtlichen Wirtschaftszweigklassifikation, mit der das Statistische Bundesamt Wirtschaftsbereiche einteilt. Dieser Abschnitt fasst neben Pflege, Heimen und Angeboten der Sozialen Arbeit auch Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen sowie weitere Gesundheitseinrichtungen zusammen. Eine getrennte Auswertung allein für Heime und für Sozialwesen ohne Heime wäre über die Statistikdatenbank GENESIS-Online möglich, war zum Redaktionsschluss dieses Beitrags über die dort hinterlegte Statistik 52111 aber nicht öffentlich abrufbar. Die 74 und 72 Prozent gelten deshalb nur mit dieser Einschränkung: Sie beschreiben den gesamten Abschnitt Q, nicht ausschließlich Einrichtungen der Sozialen Arbeit und der Pflege im engeren Sinn.

Rechtliche Einheiten in Abschnitt Q nach Beschäftigtengrößenklassen (Statistisches Bundesamt, Unternehmensregister, Berichtsjahr 2024, Stand 1.12.2025). Die Angaben zu Verantwortung und Redundanz beschreiben mögliche Organisationsformen als fachliche Einordnung, keine amtliche Erhebung und keine Häufigkeit.

Die Einordnung in der Tabelle folgt einer Linie: Mit steigender Größe kann das Qualitäts­management von der Leitungsperson zur eigenen Stelle und schließlich zum Team wandern. Redundanz entsteht dabei nicht automatisch mit mehr Personal, sondern erst, wenn eine Organisation bewusst eine zweite Person mit Wissenszugang ausstattet. Unter zehn Beschäftigten muss diese zweite Person deshalb eigens benannt werden, weil keine Stelle sie von selbst mitbringt.

Was verlangen Heim­aufsicht, Jugendamt und Zertifizierer trotzdem?

An den Anforderungen selbst ändert die Größe nichts. Prüfende Stellen fragen bei einer Begehung nicht, wie viele Beschäftigte eine Einrichtung hat, sie fragen nach demselben Nachweis wie bei einem großen Träger: Wann fand die letzte Unterweisung statt, wo liegt das Protokoll, wer ist zuständig?

In der Pflege verpflichtet Paragraf 112 Absatz 2 SGB XI jede zugelassene Pflegeeinrichtung zu Maßnahmen der Qualitäts­sicherung und zu einem Qualitäts­management nach Maßgabe der Vereinbarungen nach Paragraf 113 SGB XI, unabhängig von der Beschäftigtenzahl. In der Kinder- und Jugendhilfe richtet sich Paragraf 79a SGB VIII zunächst an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe, also an die Jugendämter, nicht an die Einrichtungen selbst: Sie müssen Grundsätze und Maßstäbe für die Bewertung der Qualität entwickeln und anwenden. Freie Träger, also die Einrichtungen, erreicht diese Pflicht mittelbar über die Qualitäts­entwicklungsvereinbarung nach Paragraf 78b SGB VIII, eine Vereinbarung mit dem zuständigen Jugendamt, die neben Leistungs- und Entgeltvereinbarung Voraussetzung für die Übernahme des Leistungsentgelts ist.

Für andere Felder der Sozialen Arbeit, etwa Teilhabe, Wohnungslosenhilfe oder Bildungsträger nach AZAV, gilt dasselbe Prinzip über jeweils andere Normen: Die Pflicht zum Qualitäts­management hängt am Leistungsbereich, nicht an der Betriebsgröße. Wer das erst bei der Begehung merkt, hat die Vorbereitungszeit bereits verloren. Ob eine Pflicht aus einem Sozialgesetzbuch stammt oder freiwillig über eine Zertifizierung entsteht, entscheidet am Ende nur, welche Stelle prüft, nicht, ob sich die Einrichtung vorbereiten muss: Diesen Unterschied erklärt der nächste Abschnitt.

Was erlaubt die Norm und was verlangt sie trotzdem?

Wer sich freiwillig nach ISO 9001 zertifizieren lässt, bindet sich zusätzlich an die Anforderungen der Norm. Eine gesetzliche Pflicht ist das nicht, die Norm bindet nur, wer sich zertifizieren lässt. Sie nimmt auf die Größe der Organisation dabei ausdrücklich Rücksicht: Nach Abschnitt 7.5.1 der DIN EN ISO 9001:2015, der für Zertifizierungs­audits derzeit maßgeblichen Fassung, kann der Umfang dokumentierter Information von Organisation zu Organisation verschieden sein, unter anderem wegen der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten. Ein schlankes Handbuch ist für eine Kleinsteinrichtung deshalb kein Verstoß.

Abschnitt 7.1.6 verlangt zusätzlich, das Wissen der Organisation zu bestimmen, aufrechtzuerhalten und bei Bedarf verfügbar zu machen, also dafür zu sorgen, dass wichtiges Fachwissen nicht an eine einzelne Person gebunden bleibt. In einer Einrichtung mit einer einzigen Person im Qualitäts­management liegt genau hier der Kernpunkt: Wissen, das nur in einem Kopf existiert, ist im Sinne der Norm nicht aufrechterhalten. Es fehlt der zweite Zugang. Gemeint ist damit auch informelles Wissen, das über Formulare und Vorlagen hinausgeht: welche Prüferin worauf besonders achtet, wie eine frühere Nachfrage beim Audit beantwortet wurde, welche Ausnahme wofür einmal dokumentiert werden musste.

Am 16. September 2026 ist die internationale Fassung ISO 9001:2026 erschienen, zunächst nur auf Englisch. Die deutsche Fassung DIN EN ISO 9001:2026-11 ist nach Angaben von DIN Media seit Oktober 2026 bestellbar. Nach der neuen Fassung zertifizieren darf eine Zertifizierungs­stelle erst, wenn ihre Akkreditierung darauf umgestellt ist. Die Übergangsfrist ist verbindlich festgelegt (Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30, ausgegeben am 4. September 2026): Zertifikate nach ISO 9001:2015 gelten längstens bis zum 30. September 2029. Für zertifizierte Kleinsteinrichtungen ändert sich an der hier beschriebenen Größenlogik nichts, denn auch die neue Fassung bindet nur, wer sich zertifizieren lässt. Wie die Umstellung im Einzelnen abläuft, beschreibt der Beitrag Umstellung auf die ISO 9001:2026. Dieser Abschnitt erklärt Rechtslage und Normtext zum Stand 19. September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Angabe zur Bestellbarkeit der deutschen Fassung DIN EN ISO 9001:2026-11 gilt zum Stand 3. November 2026.

Wie sichern Sie sich in sechs Schritten ab?

Die folgenden Schritte sind Leitungsentscheidungen, keine Fachfragen. Sie lassen sich nicht an eine QM-Stelle delegieren, weil diese Stelle in dieser Größe strukturell fehlt. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, deshalb lohnt sich die Reihenfolge.

1. Erfassen Sie alle wiederkehrenden Pflichten auf einer Seite

   Prüftermine, Unterweisungen, Wartungen und Datenschutzfristen, jeweils mit Turnus und nächstem Fälligkeitsdatum. Diese eine Liste ist die Grundlage für alles Weitere, die Checkliste weiter unten gibt eine Vorlage dafür.

2. Benennen Sie eine Vertretung und räumen Sie dokumentierten Zugriff ein

   Nicht nur mündlich vereinbart, sondern schriftlich festgehalten: Name, Umfang des Zugriffs auf die QM-Ablage und der Zeitpunkt, ab dem die Regelung gilt.

3. Legen Sie eine Ablage-Landkarte auf einer Seite an

   Sie zeigt, wo welcher Nachweis liegt, digital wie physisch. Eine Vertretung, die erst suchen muss, hat im Ernstfall keine Zeit dafür.

4. Planen Sie eine Übergabe von 30 Minuten pro Quartal fest ein

   In diesem Termin erhält die Vertretung den aktuellen Stand aller Fristen. Ohne festen Termin verfällt die Regelung nach der ersten Runde.

5. Blocken Sie sich selbst einen QM-Termin von 60 Minuten im Quartal

   Getrennt vom Tagesgeschäft, nicht verschiebbar wie ein Fachtermin. Was keinen eigenen Termin hat, findet neben der Fachlichkeit nicht statt.

6. Passen Sie den Dokumentationsumfang bewusst an die eigene Größe an

   Orientieren Sie sich nicht am Handbuch eines großen Trägers. Nach Abschnitt 7.5.1 der ISO 9001:2015 ist der Umfang dokumentierter Information ausdrücklich größenabhängig.

Checkliste: Fristenliste mit Vertretung

Die Fristenliste aus Schritt 1 braucht je Pflicht neben Bezeichnung und Turnus vier Angaben: wann sie zuletzt erledigt wurde, wann sie wieder fällig ist, wo der Nachweis liegt und wer sie im Ausfall übernimmt. Die folgende Vorlage enthält die typischen wiederkehrenden Pflichten mit Turnus und Grundlage. Drucken Sie sie aus oder übertragen Sie sie in Ihre eigene Tabelle. Ergänzen Sie, was in Ihrem Arbeitsfeld hinzukommt.

Turnusangaben nach DGUV Vorschrift 1, DSGVO und ISO 9001 zum Stand 19. September 2026. Wo keine Vorschrift einen Turnus festlegt, bestimmen Sie ihn selbst und halten ihn in der Liste fest.

Sortieren Sie die ausgefüllte Liste nach der nächsten Fälligkeit. Markieren Sie alles, was in den nächsten zwei und in den nächsten sechs Wochen fällig wird: Das sind die Fristen, die ein Urlaub oder eine längere Krankschreibung treffen würde. Für jede markierte Zeile muss die eingetragene Vertretung wissen, was zu tun ist und wo der Nachweis liegt.

Was in den nächsten Wochen zu tun ist

Fangen Sie mit der Fristenliste an, sie ist an einem Nachmittag machbar und macht sichtbar, wie groß die Lücke tatsächlich ist. Benennen Sie danach eine Vertretung, auch wenn es zunächst nur eine Person mit Lesezugriff ist. Der quartalsweise Übergabetermin lässt sich in wenigen Minuten in den Kalender eintragen, seine Wirkung entfaltet er aber erst, wenn er regelmäßig stattfindet. Ein internes Audit eignet sich anschließend als Generalprobe, um zu prüfen, ob die Vertretung im Ernstfall tatsächlich Zugriff auf alle Nachweise hat, und das Ergebnis gehört in die nächste Management­bewertung. Wer bereits eine externe Qualitäts­management­beauftragte oder einen externen Qualitäts­management­beauftragten einbindet, kann die Übergabetermine direkt mit dieser Person vereinbaren, statt sie zusätzlich zum Tagesgeschäft selbst zu organisieren.

Häufige Fragen

Zum Weiterlesen

• Die Zahl 20 zählt zweimal: Zählweisen für Träger mit 10 bis 49 BeschäftigtenFür die nächste Größenklasse, 10 bis 49 Beschäftigte: warum mehrere Gesetze die Belegschaft unterschiedlich zählen.
• Wissen, das bleibt: Kompetenz, Einarbeitung und Übergabe, wenn Leitung oder QMB wechselnWas bei einem dauerhaften Wechsel in Leitung oder QM übergeben werden muss, mit Übergabeliste.
• Leistung: Laufende Begleitung als externer QMBDie fehlende zweite Person kann ein externer QMB in der laufenden Begleitung sein, auch als Vertretung bei längerem Ausfall.

Quellen

1. Statistisches Bundesamt: Rechtliche Einheiten und abhängig Beschäftigte nach Beschäftigtengrößenklassen und Wirtschaftsabschnitten, Berichtsjahr 2024, Stand 1.12.2025, abgerufen am 19.9.2026.
2. Statistisches Bundesamt: Niederlassungen und abhängig Beschäftigte nach Beschäftigtengrößenklassen und Wirtschaftsabschnitten, dieselbe Erhebung, abgerufen am 19.9.2026.
3. DQS GmbH (2026): ISO 9001:2026 veröffentlicht, Presseaussendung vom 16.9.2026.
4. DIN Media (2026): Revision der ISO 9001, Veröffentlichung 2026 und Produktseite DIN EN ISO 9001:2026-11, abgerufen am 3.11.2026.
5. Global Accreditation Cooperation Incorporated (2026): Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Version 1.0, Ausgabe 04.09.2026, abgerufen am 24.9.2026.
6. Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.9.2026: § 112 SGB XI, § 79a SGB VIII, § 78b SGB VIII, § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz, § 7 Bundesurlaubsgesetz.
7. DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention: § 4 Unterweisung der Versicherten und § 26 Zahl und Ausbildung der Ersthelfer, wiedergegeben nach bghm.de, abgerufen am 19.9.2026.
8. DIN EN ISO 9001:2015-11, Abschnitt 7.1.6 (Wissen der Organisation) und Abschnitt 7.5.1 mit Anmerkung zum größenabhängigen Umfang dokumentierter Information.

Eine getrennte Aufschlüsselung nur für Heime und Sozialwesen ohne Heime (GENESIS-Online, Statistik 52111) war zum Redaktionsschluss nicht öffentlich abrufbar.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich