Ein Organigramm beantwortet eine einzige Frage: wer wofür zuständig ist. Es beantwortet nicht, wo die Zugangsdaten zur Dienstplansoftware liegen oder warum eine bestimmte Ausnahme im Konzept einmal genehmigt wurde. Ohne eigene Aufzeichnung bleibt dieses zweite Wissen an eine einzelne Person gebunden und verlässt mit ihr die Einrichtung.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 16. September 2026 liegt die neue Norm ISO 9001:2026 vor. Sie verlangt von zertifizierten Trägern, das Wissen der Organisation und die Kompetenz der Beschäftigten zu sichern. Eine reine Prozessbeschreibung reicht dafür nicht.
- Für Fachkräfte und Leitung gelten daneben eigene gesetzliche Anforderungen je Arbeitsfeld, etwa an die verantwortliche Pflegefachkraft oder an das Personal einer erlaubnispflichtigen Jugendhilfeeinrichtung.
- Ein Einarbeitungskonzept und eine Kompetenzmatrix zeigen, wer welches Wissen trägt und wo eine zweite Person fehlt.
- Eine vollständige Übergabe braucht vier Angaben: welche Unterlagen übergeben werden, welche Fristen laufen, welche Zugänge wechseln und wer als Ansprechpartner bereitsteht.
- Legen Sie Kompetenzmatrix und Übergabeliste an, bevor eine Stelle neu besetzt wird, nicht erst während der Kündigungsfrist.
Wissen der Organisation: nach Abschnitt 7.1.6 der ISO 9001:2026 das Fachwissen, das eine Einrichtung für ihre Abläufe braucht. Die Norm verlangt, es zu bestimmen, aufrechtzuerhalten und bei Bedarf verfügbar zu machen, unabhängig davon, ob es dokumentiert ist oder nur im Kopf einer einzelnen Person steckt. Die Anforderung bindet zertifizierte Träger; für ein internes Qualitätsmanagement ohne Zertifikat ist sie trotzdem sinnvoll, weil sie den Betrieb unabhängig von einer einzelnen Person macht.
Kompetenz: nach Abschnitt 7.2 die nachgewiesene Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten für ein beabsichtigtes Ergebnis einzusetzen. Sie stützt sich auf Ausbildung, Schulung und Berufserfahrung und muss dokumentiert sein, damit eine Nachfolge sie prüfen kann.
Warum reicht ein Organigramm nicht, wenn Leitung oder QMB wechseln?
Ein Organigramm beantwortet eine einzige Frage: wer wofür zuständig ist. Es beantwortet nicht, wo die Zugangsdaten zur Dienstplansoftware liegen, welche Auflage die Heimaufsicht bei der letzten Begehung mündlich erwähnt hat oder warum eine bestimmte Ausnahme im Konzept einmal genehmigt wurde. Ohne eigene Aufzeichnung bleibt dieses zweite Wissen an eine einzelne Person gebunden. Verlässt diese Person die Einrichtung, verlässt das Wissen sie mit.
Dieser Beitrag befasst sich mit dem dauerhaften Wechsel einer Rolle: Eine neue Einrichtungsleitung, eine neue Pflegedienstleitung, eine neue Qualitätsmanagementbeauftragte oder eine neue Teamleitung übernimmt. Fällt eine Qualitätsmanagementbeauftragte nur vorübergehend aus, etwa durch Krankheit, und trägt eine einzige Person das Qualitätsmanagement ohnehin allein, gilt eine eigene Logik. Wie kleine Träger unter zehn Beschäftigten diese Vertretungslücke schließen, beschreibt der Beitrag QM allein tragen. Hier geht es um den Fall, in dem eine Stelle neu besetzt wird und mit ihr Wissen, Zugänge und Verantwortung förmlich übergehen.
Wie viel von diesem Wissen tatsächlich gesichert werden muss, sagt für zertifizierte Träger die Norm selbst. Der folgende Abschnitt zeigt, was ISO 9001:2026 dazu seit Kurzem verlangt und welche gesetzlichen Anforderungen unabhängig von einer Zertifizierung für Fachkräfte und Leitung gelten.
Was verlangen ISO 9001:2026 und die Fachgesetze von Fachkräften und Leitung?
Am 16. September 2026 ist die überarbeitete Fassung ISO 9001:2026 erschienen. Die deutsche Fassung DIN EN ISO 9001:2026-11 ist nach Angaben von DIN Media seit Oktober 2026 bestellbar. Zertifikate nach der bisherigen Fassung ISO 9001:2015 bleiben bis zum 30. September 2029 gültig. Abschnitt 7.1.6 der neuen Fassung verlangt weiterhin, das Wissen der Organisation zu bestimmen, aufrechtzuerhalten und bei Bedarf verfügbar zu machen, mit einer breiter gefassten Anforderung als in der bisherigen Fassung. Abschnitt 7.2 bleibt inhaltlich unverändert und verlangt, die notwendige Kompetenz für jede Rolle festzulegen, sie über Ausbildung, Schulung oder Erfahrung sicherzustellen und sie zu dokumentieren.
Diese Anforderungen binden nur, wer sich zertifizieren lässt. Für die gesetzliche Mindestqualifikation von Fachkräften und Leitung gilt das nicht: Sie hängt vom Arbeitsfeld ab und gilt unabhängig von einer Zertifizierung. In der Kinder- und Jugendhilfe verpflichtet § 72 Absatz 1 SGB VIII zunächst die Träger der öffentlichen Jugendhilfe, also die Jugendämter, hauptberuflich nur Personen mit entsprechender Ausbildung oder besonderer Erfahrung zu beschäftigen. Für freie Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung wirkt dasselbe Fachkräftegebot mittelbar: Die Betriebserlaubnis setzt voraus, dass der Träger aufgabenspezifische Ausbildungsnachweise vorlegt und prüft sowie Führungszeugnisse regelmäßig erneut anfordert (§ 45 Absatz 3 Nummer 2 SGB VIII). Wie diese Wiedervorlage und die zugehörige Löschfrist zusammenspielen, beschreibt der Beitrag Führungszeugnisse: Wiedervorlage und Löschung in einem System.
In der Pflege bestimmt § 71 Absatz 3 SGB XI, wer als verantwortliche Pflegefachkraft eine ambulante oder stationäre Einrichtung leiten darf: ein einschlägiger Ausbildungsabschluss, zwei Jahre praktische Berufserfahrung in der Pflege innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen von mindestens 460 Stunden. Diese drei Nachweise gehören deshalb in jede Übergabe an eine neue Pflegedienstleitung. Das Arbeitszeugnis allein reicht dafür nicht. Wie sich diese Einzelanforderungen in die grundlegende QM-Architektur eines Trägers im Sozialwesen einordnen, beschreibt der Beitrag QM-Grundsätze im Sozialwesen.
Die gesetzliche Mindestqualifikation und die Kompetenz nach ISO 9001:2026 sind zwei verschiedene Prüfungen. Die erste entscheidet, ob eine Person die Stelle überhaupt besetzen darf. Die zweite entscheidet, ob sie das Wissen der konkreten Einrichtung tatsächlich beherrscht, etwa ihre Ablage, ihre Kooperationspartner und ihre besonderen Fälle. Dafür braucht es mehr als einen Ausbildungsnachweis: ein Einarbeitungskonzept.
Wie baut ein Einarbeitungskonzept das nötige Wissen strukturiert auf?
Ein Einarbeitungskonzept ordnet das Wissen einer Rolle in eine Reihenfolge, statt es einer neuen Person in den ersten Wochen ungeordnet zuzumuten. Es hält fest, was in der ersten Woche vermittelt wird, was im ersten Monat folgt und wer für welchen Teil zuständig ist. Ohne diese Reihenfolge entscheidet der Zufall, welches Wissen zuerst ankommt und welches erst auffällt, wenn es fehlt.
Ein Teil dieses Wissens ist gesetzlich vorgeschrieben und deshalb ohnehin Pflicht: Jede neue Beschäftigte und jeder neue Beschäftigte muss zu Sicherheit und Gesundheitsschutz unterwiesen werden, bevor sie oder er die Tätigkeit aufnimmt (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Ein Einarbeitungskonzept bündelt diese Pflichtunterweisung mit dem Wissen, das speziell die eigene Einrichtung betrifft: die Ablage, die Kooperationspartner, die eigene Konzeption. In der Pflegeausbildung gibt es für angehende Fachkräfte bereits eine eigene, gesetzlich bemessene Praxisanleitung. Wie diese funktioniert, ordnet der Beitrag zur Abbruchquote in der Pflegeausbildung ein. Für die Einarbeitung einer fertig ausgebildeten Leitung oder Fachkraft gibt es keine vergleichbare gesetzliche Vorgabe, das Konzept dafür entwirft die Einrichtung selbst.
Ein tragfähiges Einarbeitungskonzept benennt für jede Rolle vier Punkte: die fachlichen Mindestanforderungen aus dem jeweiligen Gesetz, das einrichtungsspezifische Wissen aus Konzeption und QM-Dokumentation, eine Mentorin oder einen Mentor aus der bestehenden Leitung oder dem Team und einen Termin, zu dem die Einarbeitung als abgeschlossen gilt. Ohne diesen Abschlusstermin bleibt die Einarbeitung ein offener Prozess, der neben dem Tagesgeschäft nie richtig endet.
Was zeigt eine Kompetenzmatrix, was die tägliche Vertretungsregel nicht leistet?
Eine Kompetenzmatrix trägt für jede Rolle und jede Aufgabe ein, wer sie aktuell ausübt, wer dafür in Ausbildung ist und wer sie im Ausfall übernehmen könnte. Sie macht auf einen Blick sichtbar, wo eine Aufgabe nur von einer einzigen Person beherrscht wird. Genau das verlangt Abschnitt 7.2 der Norm von zertifizierten Trägern: Kompetenz muss dokumentiert und damit prüfbar sein, statt nur vorausgesetzt zu werden.
Beispiel
Angenommen, die Kompetenzmatrix eines Trägers zeigt, dass nur eine einzige Person die Software zur Dienstplanung bedienen kann. Fällt diese Person aus, steht die Dienstplanung der gesamten Einrichtung still, nicht nur die eigene Aufgabe dieser Person.
Eine Vertretungsregel und eine Übergabe beantworten unterschiedliche Fragen. Die Vertretungsregel klärt den Alltag: Wer übernimmt eine Aufgabe, wenn die zuständige Person für wenige Tage ausfällt und danach selbst wieder zurückkehrt. Die Übergabe klärt den Wechsel: Eine Rolle wird dauerhaft neu besetzt und das Wissen muss vollständig an die Nachfolge gehen. Eine Vertretung für ein paar Tage reicht hier nicht. Die folgende Gegenüberstellung zeigt den Unterschied.
| Merkmal | Vertretungsregel (Alltag) | Übergabe (Wechsel) |
|---|---|---|
| Anlass | Urlaub, Krankheit, kurzfristiger Ausfall | Kündigung, Ruhestand, dauerhafter Rollenwechsel |
| Wissenstransfer | Für die Dauer der Abwesenheit, gestützt auf die laufende Fristenliste | Vollständig und dauerhaft, schriftlich dokumentiert |
| Zugänge | Bleiben bei der ursprünglichen Person bestehen oder werden geteilt | Gehen auf die Nachfolge über, frühere Zugänge werden entzogen |
| Nachweis bei Prüfung | Eintrag in der Kompetenzmatrix | Vollständige Übergabeliste mit Datum und Unterschrift beider Seiten |
| Rechtlicher Rahmen | Interne Absprache, keine gesonderte gesetzliche Form vorgeschrieben | Arbeitsrechtliche Beendigung, dazu Datenschutz bei Zugängen (Art. 32 DSGVO) |
Kernaussage: Für kurze Ausfälle reicht die Vertretungsregel. Wechselt eine Rolle dauerhaft, braucht es zusätzlich die vollständige Übergabe. Stand 25. September 2026.
Für den Alltag reicht die Vertretungsregel, ergänzt um die eigene Fristenliste. Sobald eine Rolle dauerhaft wechselt, reicht sie nicht mehr. Der folgende Abschnitt zeigt, was eine vollständige Übergabe zusätzlich braucht.
Was gehört in eine Übergabe mit Fristen, Zugängen und Ansprechpartnern?
Eine vollständige Übergabe deckt vier Bereiche ab: die Unterlagen, die laufenden Fristen, die Zugänge und die Ansprechpartner der Rolle. Die folgenden sieben Schritte ordnen diese vier Bereiche in eine Reihenfolge, die sich unabhängig von der Rolle durchhalten lässt.
Legen Sie die vollständige Unterlagenliste der Rolle an
Erfassen Sie Konzeption, Verträge, Dienstpläne und QM-Handbuch, je nach Rolle. Der Generator im nächsten Abschnitt schlägt eine Liste je Rolle vor.
Gleichen Sie die Liste mit der Fristenordnung der Einrichtung ab
Prüfen Sie, welche Aufbewahrungsfristen für Klientenakten und Personalunterlagen zu diesem Zeitpunkt laufen. Wie eine schriftliche Fristenordnung dafür aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Aufbewahren oder löschen.
Listen Sie alle laufenden Fristen der Rolle mit Datum auf
Prüftermine, Wiedervorlagen von Führungszeugnissen und Kündigungsfristen gehören dazu. Markieren Sie, was in den nächsten sechs Wochen fällig wird.
Erstellen Sie eine vollständige Liste der Zugänge
Postfach, Dokumentations- und Verwaltungssoftware, Cloud-Ablage, Zeichnungsberechtigung und Schlüssel gehören auf eine gemeinsame Liste, nicht verteilt auf mehrere Gedächtnisse.
Legen Sie den Stichtag für neue und alte Zugänge fest
Setzen Sie ein festes Datum, ab dem die neue Person Zugriff hat und die scheidende Person keinen mehr. Warum dieser Schnitt datenschutzrechtlich wichtig ist, erklärt der Absatz unter den sieben Schritten.
Benennen Sie die Ansprechpartner der Rolle mit Kontakt
Kostenträger, Aufsicht, Zertifizierungsstelle oder Kooperationspartner gehören mit Namen und Kontakt in die Übergabeliste.
Planen Sie einen dokumentierten Übergabetermin
Halten Sie Datum, Teilnehmende und offene Punkte schriftlich fest, mit Unterschrift beider Seiten. Was zum Termin noch offen ist, bleibt sonst unbemerkt liegen.
Der Zugriffsschnitt aus Schritt 5 ist mehr als Organisation. Zugriffsbeschränkung und Vertraulichkeit gehören zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen Sie personenbezogene Daten nach Art. 32 Absatz 1 DSGVO schützen müssen. Eine ausgeschiedene Leitung oder Pflegedienstleitung sollte deshalb ab dem vereinbarten Stichtag keinen Zugriff mehr auf Klientenakten, Personalunterlagen oder die QM-Ablage haben. Für die Verarbeitung der eigenen Personalunterlagen der ausscheidenden Person gilt § 26 Absatz 1 BDSG: Sie dürfen auch nach dem Ausscheiden noch verarbeitet werden, soweit das für die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, aber nicht darüber hinaus.
Beispiel
Angenommen, eine frühere Pflegedienstleitung hat drei Monate nach ihrem Ausscheiden noch Zugriff auf das Dokumentationssystem, weil niemand das Konto deaktiviert hat. Dieser fortbestehende Zugriff widerspricht der Pflicht, die Vertraulichkeit der Systeme auf Dauer sicherzustellen, aus Art. 32 Absatz 1 DSGVO, unabhängig davon, ob er tatsächlich genutzt wird.
Übergabeliste-Generator: die Checkliste für den eigenen Wechsel
Der folgende Generator erzeugt für vier Rollen und drei Wechselarten eine Checkliste mit Unterlagen, Fristen, Zugängen, Ansprechpartnern und offenen Maßnahmen. Wählen Sie die Rolle und den Zeitpunkt des Wechsels, die Liste passt sich an. Der Generator arbeitet nur in Ihrem Browser, ohne Ihre Auswahl zu speichern oder zu übertragen.
Wählen Sie Rolle und Zeitpunkt und wählen Sie „Checkliste erzeugen“.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Drei Schritte tragen die nächsten Wochen. Legen Sie für jede Schlüsselrolle Ihrer Einrichtung eine Kompetenzmatrix an, auch wenn aktuell niemand die Stelle wechselt. Ergänzen Sie ein Einarbeitungskonzept für die Rollen, bei denen ein Wechsel am ehesten ansteht, insbesondere Leitung, Pflegedienstleitung und Qualitätsmanagement. Erzeugen Sie mit dem Generator oben eine Übergabeliste für jede dieser Rollen und legen Sie sie in der QM-Ablage ab, bevor eine Nachfolge sie braucht.
Stand 25. September 2026: ISO 9001:2026 ist am 16. September 2026 erschienen. Zertifikate nach ISO 9001:2015 bleiben bis zum 30. September 2029 gültig. Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Norm zu diesem Stand und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Angabe zur deutschen Fassung der ISO 9001 ist zum Stand 3. November 2026 nachgeführt.
Wer die eigene Kompetenzmatrix und Übergabeliste nicht allein aufbauen will, kann das im Rahmen eines System-Checks fachlich begleiten lassen. Als externer Qualitätsmanagementbeauftragter unterstütze ich Träger im Sozialwesen und in der Pflege dabei, Wissen und Kompetenz so zu dokumentieren, dass ein Wechsel in Leitung oder Qualitätsmanagement einer Prüfung standhält. Das gilt unabhängig davon, ob eine Zertifizierung angestrebt wird oder das interne Qualitätsmanagement ohne Zertifikat funktionieren soll.
Häufige Fragen
Was verlangt ISO 9001:2026 zum Wissen der Organisation?
Abschnitt 7.1.6 verlangt, das für die eigenen Prozesse notwendige Wissen zu bestimmen, aufrechtzuerhalten und bei Bedarf verfügbar zu machen. Die neue Fassung fasst diese Anforderung breiter als die bisherige Ausgabe von 2015. Sie bindet nur Träger, die sich zertifizieren lassen.
Was muss eine Kompetenzmatrix enthalten?
Für jede Rolle und Aufgabe trägt sie ein, wer sie aktuell ausübt, wer dafür in Ausbildung ist und wer sie im Ausfall übernehmen könnte. So wird sichtbar, wo eine Aufgabe nur von einer einzigen Person beherrscht wird.
Muss der Zugriff einer ausgeschiedenen Leitung sofort gesperrt werden?
Einen festen gesetzlichen Termin dafür gibt es nicht. Art. 32 Absatz 1 DSGVO verlangt aber angemessene technische und organisatorische Maßnahmen für Vertraulichkeit, dazu gehört eine zeitnahe Zugriffsbeschränkung. Legen Sie deshalb einen festen Stichtag in der Übergabe fest, ab dem der Zugriff endet.
Was gilt, wenn die Qualitätsmanagementbeauftragte nur vorübergehend ausfällt?
Dafür gilt die tägliche Vertretungsregel, nicht die vollständige Übergabe dieses Beitrags. Wie kleine Träger unter zehn Beschäftigten diese Vertretung ohne eigene QM-Stelle absichern, beschreibt der Beitrag QM allein tragen.
Welche Qualifikation braucht eine verantwortliche Pflegefachkraft?
Nach § 71 Absatz 3 SGB XI einen einschlägigen Ausbildungsabschluss, zwei Jahre praktische Berufserfahrung in der Pflege innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen von mindestens 460 Stunden.
Wie lange sollte eine Übergabe bei einem Leitungswechsel dauern?
Eine feste Dauer schreibt keine Norm vor. Richten Sie sich nach der Kündigungsfrist und den vier Bereichen Unterlagen, Fristen, Zugänge und Ansprechpartner. Reicht die Zeit nicht für alle vier, sichern Sie zuerst die Zugänge und die kurzfristig fälligen Fristen.
Zum Weiterlesen
- QM allein tragen: Vertretung und Fristen unter zehn BeschäftigtenWie kleine Träger unter zehn Beschäftigten die tägliche Vertretung im Qualitätsmanagement ohne eigene Stelle absichern.
- Muss es einen QM-Beauftragten geben? Was Pflegerecht und Norm verlangen und wann die Rolle intern, geteilt oder extern passtWas Pflegerecht und Norm zur QM-Beauftragten sagen und wann die Rolle intern, geteilt oder extern passt.
- Leistung: Laufende Begleitung als externer QMBBegleitung als externer Qualitätsmanagementbeauftragter beim Aufbau von Wissen, Kompetenz und Übergabe.
Quellen
- Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.9.2026: § 72 Absatz 1 SGB VIII, Fachkräftegebot. gesetze-im-internet.de/sgb_8/__72.html
- Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de: § 45 SGB VIII, Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung. gesetze-im-internet.de/sgb_8/__45.html
- Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de: § 71 SGB XI, verantwortliche Pflegefachkraft. gesetze-im-internet.de/sgb_11/__71.html
- Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de: § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis. gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 32 Sicherheit der Verarbeitung, konsolidierte Fassung. eur-lex.europa.eu
- DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention, § 4 Unterweisung der Versicherten, wiedergegeben nach bghm.de, abgerufen am 25.9.2026. bghm.de/arbeitsschuetzer/schriften-und-regelwerk/dguv-vorschriften/dguv-vorschrift-1/pflichten-des-unternehmers/4-unterweisung-der-versicherten
- DIN EN ISO 9001:2015-11, Abschnitt 7.1.6 (Wissen der Organisation) und Abschnitt 7.2 (Kompetenz). dinmedia.de/de/standard/din-en-iso-9001/235671251
- ISO: „ISO launches update to world's most widely used quality management standard for a new era of business“, Pressemitteilung vom 16.9.2026. iso.org/news/2026/09/ISO9001-2026
- DQS GmbH (2026): ISO 9001:2026 veröffentlicht, Presseaussendung vom 16.9.2026. presseportal.de/pm/104526/6353046
- DIN Media (2026): Revision der ISO 9001, Veröffentlichung 2026, abgerufen am 3.11.2026. dinmedia.de/de/themenseiten/managementsysteme/qualitaetsmanagement/revision-der-iso9001
- DIN Media: DIN EN ISO 9001:2026-11, Qualitätsmanagementsysteme, Anforderungen, Produktseite, abgerufen am 3.11.2026. dinmedia.de/de/norm/din-en-iso-9001/406092424
- Global Accreditation Cooperation Incorporated (2026): Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), abgerufen am 25.9.2026. global-aci.org/en/news/global-aci-publishes-transition-requirements-for-iso-90012026
Stand aller Angaben: 25. September 2026. Angabe zur deutschen Fassung der ISO 9001 nachgeführt, Stand 3. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
