Rückforderung trotz erbrachter Leistung: den Verwendungsnachweis absichern

Die Regeln dazu stehen in den Nebenbestimmungen, das sind die Bedingungen und Auflagen, die dem Zuwendungsbescheid beigefügt sind und die ein Träger mit der Annahme der Zuwendung akzeptiert. Ein Verwendungsnachweis besteht danach aus zwei Teilen, die unterschiedliche Fragen beantworten. Der Sachbericht beschreibt, wofür die Zuwendung verwendet wurde und welches Ergebnis dabei erreicht wurde, und stellt das den vereinbarten Zielen gegenüber. Er geht dabei auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises ein und erläutert, warum die geleistete Arbeit notwendig und angemessen war (Nr. 6.2.1 ANBest-P). Er beantwortet also die inhaltliche Frage: Ist das Geld sinnvoll eingesetzt worden?

Der zahlenmäßige Nachweis beantwortet dagegen die formale Frage: Stimmt jede einzelne Ausgabe mit dem, was bewilligt wurde, überein? Er listet dafür jede Ausgabe auf, getrennt nach den Positionen des Finanzierungsplans und in der zeitlichen Reihenfolge, in der sie angefallen ist. Dazu gehört die Belegliste (Nr. 6.2.2 ANBest-P). Sie nennt zu jeder Zahlung:

• das Datum,
• wer das Geld erhalten oder eingezahlt hat,
• den Grund der Zahlung,
• den Einzelbetrag.

Für die Bundesfassung der ANBest-P gilt für die Abgabe eine Regelfrist: sechs Monate, nachdem der Zuwendungszweck erfüllt ist, spätestens aber mit Ablauf des sechsten Monats nach dem Bewilligungszeitraum (Nr. 6.1 ANBest-P). Der einzelne Zuwendungsbescheid kann davon abweichen. In aller Regel steht dort deshalb eine eigene, konkrete Frist, und die geht der Regelfrist vor.

Läuft das Projekt über den Jahreswechsel hinaus, kommt vorher noch ein Zwischennachweis dazu. Er ist innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres fällig, für die in diesem Jahr bereits erhaltenen Beträge (Nr. 6.1 Satz 2 ANBest-P). Beide Fristen laufen unabhängig davon, wie weit das Projekt fachlich fortgeschritten ist.

Auch nach der Abgabe ist die Arbeit am Nachweis nicht beendet. Belege, Verträge über vergebene Aufträge und alle sonstigen Unterlagen zur Förderung müssen fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufbewahrt werden, sofern keine längere Frist gilt (Nr. 6.5 ANBest-P). Diese Frist beginnt also erst nach der Vorlage, nicht schon mit dem Ende des Projekts. Wer das unterschätzt und vorzeitig entsorgt, kann bei einer späteren Prüfung genau die Unterlagen nicht mehr vorlegen, die dann verlangt werden, etwa wenn eine Prüfung durch den Rechnungshof erst Jahre später stattfindet.

Die ANBest-P koppeln die Rückzahlungspflicht an das allgemeine Verwaltungsrecht. Die Zuwendung ist zu erstatten, sobald der Bescheid nach den §§ 48 und 49 VwVfG oder anderen Vorschriften rückwirkend zurückgenommen, widerrufen oder sonst unwirksam wird (Nr. 8.1 ANBest-P).

Ein Widerruf kommt insbesondere dann in Betracht, wenn Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt wurden. Die Nebenbestimmungen nennen dafür ausdrücklich einen Fall: den Verwendungsnachweis, der nicht rechtzeitig vorgelegt wurde (Nr. 8.3.2 ANBest-P). Ob die geförderte Maßnahme selbst gut gelaufen ist, spielt für diesen Tatbestand keine Rolle. Entscheidend ist allein die Form.

So viele Organisationen arbeiten mindestens im engen Feld der sozialen Dienste, und ein wesentlicher Teil ihrer Arbeit hängt von öffentlichen Zuwendungen ab. Von den Organisationen im Feld soziale Dienste mit mehr als 100.000 Euro Jahreseinnahmen erhalten knapp 70 Prozent öffentliche Fördermittel. Im Schnitt machen öffentliche Fördermittel bei Bildungsorganisationen und sozialen Dienstleistern 18 Prozent der Gesamteinnahmen aus, den höchsten Anteil aller erfassten Engagementfelder (ZiviZ-Survey 2023, S. 43). Über einen wesentlichen Teil dieser Arbeit entscheidet am Ende also ein Formular.

Zuwendungsgeber stehen dabei selbst unter finanziellem Druck: Die Kommunen verzeichneten 2025 ein Finanzierungsdefizit von 31,9 Milliarden Euro, das höchste seit der deutschen Vereinigung (Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 114 vom 1. April 2026). Das ändert nichts an den rechtlichen Maßstäben einer Prüfung. Es erklärt aber, mit welcher Sorgfalt Zuwendungsgeber inzwischen ihre eigenen Ausgaben absichern, und damit auch, warum ein knapper Formfehler nicht mehr stillschweigend übergangen wird.

Kommt es zur Rückforderung, wird der Betrag zusätzlich verzinst: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, ab dem Zeitpunkt, zu dem der Bescheid unwirksam wird (§ 49a Absatz 3 VwVfG).

Beim aktuellen Basiszinssatz von 1,52 Prozent (Deutsche Bundesbank, Stand 1. Juli 2026) ergibt das 6,52 Prozent pro Jahr. Bei einer Zuwendung von 50.000 Euro und zwei Jahren bis zur Klärung wären das rechnerisch mehr als 6.500 Euro allein an Zinsen, zusätzlich zum zurückgeforderten Betrag selbst. Der Basiszinssatz wird halbjährlich neu festgelegt, die Zinslast kann also auch steigen, während ein Verfahren noch läuft.

Wo entstehen Formfehler im Verwendungsnachweis?

Formfehler entstehen meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil eine Regel erst beim Zusammenstellen des Nachweises auffällt. Der Wortlaut der Nebenbestimmungen zeigt, wo eine nachträglich zusammengestellte Aufstellung nicht ausreicht. Eine Belegliste, die nicht nach Art und zeitlicher Reihenfolge getrennt ist, erfüllt Nr. 6.2.2 ANBest-P nicht, selbst wenn am Ende die Summe stimmt. Auch Verschiebungen zwischen Ausgabepositionen sind begrenzt. Ein einzelner Ausgabeansatz darf nach Nr. 1.2 ANBest-P nur um bis zu 20 vom Hundert überschritten werden, und auch das nur, soweit die Überschreitung durch Einsparungen an anderer Stelle ausgeglichen wird.

Auch unvollständige Mitteilungen zählen dazu. Wer für denselben Zweck bei einer anderen Stelle zusätzliche Fördermittel beantragt oder erhält, muss das der Bewilligungsbehörde unverzüglich anzeigen (Nr. 5.1 ANBest-P). Wer diese Anzeige vergisst, hat damit unabhängig vom zahlenmäßigen Nachweis bereits eine eigenständige Pflicht verletzt.

Für einen Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit gilt eine Jahresfrist (§ 49 Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 48 Absatz 4 VwVfG). Diese Frist beginnt aber nicht automatisch mit dem Eingang des Verwendungsnachweises oder mit Ablauf des Bewilligungszeitraums, sondern erst, sobald die Behörde vollständige Kenntnis von den Tatsachen hat, die den Widerruf rechtfertigen. Wann diese vollständige Kenntnis vorliegt, ist im Einzelfall oft streitig, etwa wenn sich eine Prüfung über Monate zieht. Ein pauschales Datum lässt sich daraus nicht ableiten, deshalb bietet dieser Beitrag dafür bewusst keinen Rechner.

Kommt trotzdem ein Rückforderungsbescheid, ist er zunächst ein Verwaltungsakt wie jeder andere. Dagegen kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch eingelegt werden, soweit das jeweilige Landesrecht ein Widerspruchsverfahren noch vorsieht (§ 70 Verwaltungsgerichtsordnung), sonst ist die Klage die richtige Form. Lohnend ist dabei der Blick darauf, ob die Behörde ihr Ermessen erkennbar ausgeübt und die Verhältnismäßigkeit geprüft hat. Soll ein reiner Formfehler ohne finanziellen Nachteil für den Zuwendungsgeber wirklich dieselbe Rechtsfolge auslösen wie eine zweckwidrige Verwendung?

Das ist am Ende eine rechtliche Bewertung im Einzelfall und ersetzt keine anwaltliche Prüfung.

Der folgende Rechner vergleicht bis zu fünf Ausgabepositionen Ihres Finanzierungsplans mit den tatsächlichen Ausgaben. Er zeigt, welche Positionen die 20-Prozent-Grenze aus Nr. 1.2 ANBest-P überschreiten und ob das Gesamtergebnis eingehalten ist. Er rechnet nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert. Andere Nebenbestimmungen können abweichende Grenzen enthalten, siehe die Vergleichstabelle weiter unten.

Tragen Sie Planwerte aus Ihrem bewilligten Finanzierungsplan und die bisherigen Ist-Ausgaben je Position ein. Je näher Sie am Ende des Bewilligungszeitraums rechnen, desto verlässlicher ist das Ergebnis, weil dann die meisten Ausgaben bereits feststehen.

Was die Verwaltung im Einzelnen prüft, gehört in ihre Zuständigkeit. Die Leitung muss dagegen sicherstellen, dass überhaupt geprüft wird, und darüber entscheiden, welches Risiko am Ende bestehen bleibt, statt sich erst im Ernstfall damit zu befassen. Die folgenden sieben Punkte helfen dabei, ohne dass dafür eine eigene Fachabteilung nötig wäre.

Keiner dieser sieben Punkte verlangt zusätzliches Personal. Sie verlangen, dass eine Zuständigkeit klar benannt und regelmäßig abgefragt wird, statt erst dann aufzufallen, wenn eine Frist schon verstrichen ist.

Die Frist aus Nr. 6.1 ANBest-P gilt nicht für jede Zuwendung gleich. In der Sozialen Arbeit laufen mehrere Regelwerke nebeneinander, mit unterschiedlichen Fristen und Prüfstellen. Wer mehrere Fördertöpfe gleichzeitig verwaltet, kann diese Unterschiede nicht aus dem Gedächtnis behalten und sollte sie je Zuwendung schriftlich festhalten. Die folgende Übersicht zeigt, wo die Unterschiede liegen.

Fristen stehen im jeweiligen Zuwendungsbescheid und variieren je Geldgeber, hier nur als typische, am Original geprüfte Werte ausgewiesen.

Berlin hat sein Zuwendungsrecht mit der überarbeiteten Ausführungsvorschrift zur Landeshaushaltsordnung (AV-LHO) vom 25. Juli 2025 neu geregelt und weicht dabei vom Bundesmuster ab: Die Berliner ANBest-P lässt zwischen Personal- und Sachausgaben Überschreitungen von bis zu 30 Prozent zu. Was sich für dortige Träger ändert, beschreibt ein eigener Beitrag zur Berliner Reform des Zuwendungsrechts. Ist Ihr Haus nach ISO 9001 zertifiziert, gehört der Stand offener Nachweise zudem als Eingabe in die Managementbewertung.

Der nächste Schritt braucht keinen neuen Prozess. Lassen Sie sich in dieser Woche eine Liste aller laufenden Zuwendungen mit ihren Verwendungsnachweisfristen vorlegen und prüfen Sie, ob für jede die zuständige Person und die Vier-Augen-Prüfung feststehen. Wo das fehlt, ist das die erste Lücke, die sich vor dem nächsten Nachweis schließen lässt. Klären Sie in den folgenden zwei Wochen, welche Nebenbestimmungen für jede einzelne Zuwendung gelten, denn das unterscheidet sich je nach Zuwendungsart, wie die Übersicht weiter oben zeigt. Der Abweichungsrechner weiter oben zeigt vor der Abgabe, ob einzelne Positionen die 20-Prozent-Grenze berühren, nutzen Sie ihn, sobald erste Ist-Zahlen vorliegen.

Quellen

Stand aller Angaben: 19. September 2026.

Christian Monat

Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen.