Bevor ein Anbieter seine Software vorführt, lohnt sich eine Frage an das eigene Haus: Welche Aufgaben Ihres Qualitätsmanagements soll eine Software überhaupt unterstützen? Dieser Beitrag hilft Leitungen, Geschäftsführungen und Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement in Einrichtungen und Diensten der Eingliederungshilfe, daraus ein Anforderungsprofil zu machen. Er nennt die Fragen zu Datenschutz, Vertrag und Datenrückgabe, die Sie vor dem ersten Gespräch mit dem Anbieter klären.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Software führt Ihr Qualitätsmanagement nicht. Sie hält nur fest, was Sie festgelegt haben. Am Anfang steht deshalb die Liste der Aufgaben, die sie unterstützen soll.
- Die geprüften Vorschriften der Eingliederungshilfe schreiben keine bestimmte Software vor. Sie entscheiden selbst zwischen Ordner mit Fristenliste, eigenständiger Software und einem Modul der Fachsoftware.
- Verarbeitet der Anbieter Angaben zu Personen für Sie, arbeitet er in Ihrem Auftrag. Das ist etwa der Fall, wenn er die Software als Dienst betreibt oder bei der Wartung auf die Angaben zugreifen kann. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Klären Sie vorab, wo die Daten liegen, wer zugreift und wie gelöscht wird.
- Seit dem 12. September 2025 regelt eine europäische Verordnung den Wechsel zwischen Cloud-Diensten. Ob ein Angebot dazugehört, ist im Einzelfall zu klären. Fragen Sie in jedem Fall vor Vertragsschluss, wie Sie Ihre Daten zurückerhalten.
- Lassen Sie sich vor der Anschaffung Ihre Aufgaben in der Demo an eigenen Beispielen zeigen. Die Fragenliste in diesem Beitrag stellt die Fragen dafür zusammen.
QM-Software (QM steht für Qualitätsmanagement): ein Programm, in dem ein Träger die Aufgaben seines Qualitätsmanagementsystems führt, etwa Dokumente, Audits, Maßnahmen, Beschwerden, Kennzahlen und Fristen. Es hält fest und erinnert. Was im Qualitätsmanagement gilt, legt weiterhin der Träger fest.
Was leistet eine QM-Software und was schreiben die Vorschriften vor?
Für Träger, die eine Software anschaffen oder wechseln wollen, gilt zuerst: Ein Programm ersetzt keine Festlegungen. Ob ein Dokument verständlich ist, ein Audit etwas prüft oder eine Maßnahme wirkt, entscheidet das Haus und nicht die Software. Wer ohne solche Festlegungen ein Programm einführt, überträgt zunächst nur die Lücken in ein neues Medium.
Bleibt die Frage, ob das Recht eine Software verlangt. Die drei Vorschriften, die dieser Beitrag geprüft hat, schreiben keine QM-Software vor. Die erste betrifft die Leistungsvereinbarung mit dem Kostenträger. Das ist die Behörde, die Ihre Leistungen bezahlt, im Gesetz Träger der Eingliederungshilfe genannt. Die Vereinbarung regelt Inhalt, Umfang und Qualität der Leistungen einschließlich ihrer Wirksamkeit (§ 125 SGB IX).
Die zweite Vorschrift regelt die Prüfung. Der Kostenträger darf Wirtschaftlichkeit und Qualität einschließlich der Wirksamkeit prüfen, wenn tatsächliche Anhaltspunkte für Pflichtverletzungen vorliegen. Das geht auch ohne Ankündigung (§ 128 SGB IX). Der Beitrag zur Prüfung nach § 128 SGB IX beschreibt das im Einzelnen.
Die dritte Vorschrift betrifft den Landesrahmenvertrag Ihres Landes. Er bestimmt die Maßstäbe und das Verfahren für diese Prüfung (§ 131 SGB IX). Ein Beispiel ist Brandenburg. Dort verlangt der Rahmenvertrag, dass der Leistungserbringer während der Qualitätsprüfung die Instrumente und Dokumente des Qualitätsmanagements zur Einsicht vorlegt (Anlage 4 zum Rahmenvertrag). Ein Programm nennt er nicht.
Wer zertifiziert werden will oder muss, legt zusätzlich die Qualitätsnorm ISO 9001 zugrunde. Die Norm verlangt Nachweise für vier Aufgaben: Dokumente lenken, intern auditieren, die Leitung das System bewerten lassen und auf Abweichungen reagieren. In der Ausgabe 2015 stehen sie in den Abschnitten 7.5, 9.2, 9.3 und 10.2 der Norm. Die neue Ausgabe ISO 9001:2026, erschienen im September 2026, führt sie unter denselben Nummern. So weist es das Inhaltsverzeichnis des frei zugänglichen Musterauszugs aus.
Ein bestimmtes Programm schreibt die Norm nicht vor: Nach ihren Begriffen kann dokumentierte Information in jedem Format und auf jedem Medium vorliegen. Den Wortlaut prüfen Sie an Ihrer lizenzierten Ausgabe.
Wer kein Zertifikat anstrebt, muss die Norm nicht erfüllen. Für ihn zählt, was er selbst festlegt und dem Kostenträger nachweisen will. Die Anforderungen an eine Software ergeben sich damit aus Ihrem eigenen System.
Welche Aufgaben soll die Software übernehmen?
Ein Anforderungsprofil beginnt bei den Aufgaben Ihres Systems und nicht bei den Funktionen eines Programms. Die Tabelle nennt sieben solcher Aufgaben. Zu jeder zeigt sie, woran Sie die Aufgabe in der Demo erkennen und womit sie sich auch ohne Software erledigen lässt.
| Aufgabe | In der Demo erkennen Sie es daran | Auch ohne Software mit |
|---|---|---|
| Dokumentenlenkung | Neue Fassung wird geprüft und freigegeben. Nur die gültige Fassung ist sichtbar. Frühere Fassungen bleiben auffindbar. | Vorlagen mit Versionsfeld, Ablage mit festen Ordnern, Freigabeliste |
| Internes Audit und Auditprogramm | Programm über mehrere Jahre. Feststellungen aus dem Audit werden zu Maßnahmen. | Tabelle für den Zyklus, Berichtsvorlage, Maßnahmenliste |
| Managementbewertung | Eingaben werden zusammengestellt. Entscheidungen der Leitung werden festgehalten. | Protokollvorlage mit festen Eingaben und Entscheidungsfeldern |
| Maßnahmen | Verantwortliche Person und Frist je Maßnahme. Erinnerung. Spätere Prüfung der Wirksamkeit. | Maßnahmenliste mit Fristspalte und Wiedervorlage im Kalender |
| Beschwerden und Rückmeldungen | Erfassung, Zuweisung, Frist, Rückmeldung an die Person, Abschluss. Zugriff nur für Zuständige. | Formular und Erfassungsliste mit eingeschränktem Zugriff |
| Kennzahlen | Eigene Kennzahlen festlegen. Werte regelmäßig erfassen und auswerten. | Tabellenblatt mit Kennzahlen und Erfassungsterminen |
| Fristen und Wiedervorlage | Fristen für Dokumente, Maßnahmen und Schulungen. Erinnerung an Zuständige. | Fristenliste mit Kalendereinträgen |
Die Tabelle wertet nicht. Ob eine Software eine Aufgabe trägt oder eine Fristenliste genügt, hängt vom Umfang Ihres Systems ab.
Wie Sie die Zeilen gewichten, hängt vom Zertifizierungsziel ab. Wer ein Zertifikat anstrebt, braucht Nachweise für Dokumentenlenkung, Auditprogramm, Managementbewertung und Maßnahmenverfolgung. Diese vier Aufgaben gehören dann zu den Muss-Anforderungen. Was die Nachweise enthalten, beschreiben die Beiträge zum Auditprogramm und zur Managementbewertung.
Wer ohne Zertifikat arbeitet, legt den Schwerpunkt darauf, Dokumente schlank zu lenken, Fristen verlässlich zu halten und einen Weg für Beschwerden und Rückmeldungen festzulegen. Dafür kommen Fristenliste und Software in Betracht. Welche Bauform passt, ordnet der Vergleich der Bauformen ein.
Beispiel
Angenommen, Sie geben dem Anbieter vor der Demo ein eigenes Dokument, eine Beschwerde und eine Maßnahme mit Frist vor. Dann sehen Sie im Ablauf, ob die Software Ihre Aufgabe löst. Zeigt der Anbieter nur seine Musterdaten, bleibt das offen.
Was ist bei Datenschutz und Sicherheit vorab zu klären?
Zuerst ist zu klären, ob der Anbieter Angaben zu Personen für Sie verarbeitet. Das ist etwa der Fall, wenn er die Software als Dienst betreibt oder bei der Wartung auf die Angaben zugreifen kann. Schon Namen in Audits oder Maßnahmen genügen dafür. Der Anbieter arbeitet dann in Ihrem Auftrag. Das Datenschutzrecht nennt ihn Auftragsverarbeiter.
Sein Vertrag mit Ihnen muss unter anderem festlegen, dass er nur nach Ihren Weisungen handelt. Ebenso regelt der Vertrag Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen sowie Rückgabe oder Löschung der Daten am Ende. Weitere Unternehmen, etwa für den Serverbetrieb, darf der Anbieter nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen (Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
Neben dem Vertrag zählt die Sicherheit. Sie und der Anbieter müssen Maßnahmen treffen, die dem Risiko angemessen sind. Dazu gehört unter anderem, Daten zu verschlüsseln, sie nach einem Ausfall rasch wiederherzustellen und die Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen (Art. 32 DSGVO). Diese Punkte übersetzen Sie in Fragen an den Anbieter:
- Rollen und Rechte: Wer sieht und ändert was? Lässt sich das je Bereich oder Standort einschränken?
- Protokollierung: Wird festgehalten, wer welche Angabe wann geändert hat? Wie lange bleibt das Protokoll erhalten?
- Datensicherung: Wo liegen die Sicherungen? Wie lange dauert eine Wiederherstellung?
- Löschkonzept: Wie werden einzelne Angaben und ganze Vorgänge gelöscht? Was geschieht mit Sicherungskopien?
- Hosting: Wo stehen die Server und wer betreibt sie? Welche Unterauftragnehmer haben Zugriff?
Neben dem Standort der Server zählt, von wo aus jemand auf die Daten zugreift. Personenbezogene Daten dürfen nur dann in ein Drittland übermittelt werden, wenn die Bedingungen des fünften Kapitels der DSGVO erfüllt sind (Art. 44 DSGVO). Fragen Sie deshalb, ob Support oder Unterauftragnehmer aus einem Land außerhalb der Europäischen Union zugreifen.
Ein Zertifikat des Anbieters, etwa nach der Informationssicherheitsnorm ISO/IEC 27001, erfragen Sie, ohne es vorauszusetzen. Die DSGVO lässt genehmigte Verhaltensregeln und Zertifizierungsverfahren als einen Faktor gelten, um angemessene Sicherheit nachzuweisen (Art. 32 Abs. 3 DSGVO). Fragen Sie deshalb, wer ein vorhandenes Zertifikat ausgestellt hat, welchen Dienst und welche Standorte es abdeckt und bis wann es gilt. Wie Informationssicherheit und Qualitätsmanagement zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zum integrierten Managementsystem.
Was gehört in die QM-Software und was nicht?
Verarbeiten Sie nur die Angaben, die für den Zweck notwendig sind. Das verlangt der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Für Beschwerden und Ereignisse können Sie deshalb festlegen, dass die QM-Software nur Vorgangsnummer, Kategorie, Maßnahme und Frist führt. Namen und Angaben zur betroffenen Person bleiben dann in der Fachsoftware oder in der Akte. Mit der QM-Software sind sie nur über die Vorgangsnummer verknüpft.
Beschwerden und Ereignismeldungen können Angaben zur Gesundheit enthalten. Solche Gesundheitsdaten zu verarbeiten, untersagt die DSGVO grundsätzlich. Sie lässt nur die Ausnahmen des zweiten Absatzes zu (Art. 9 Abs. 1 und 2 DSGVO). Das spricht dafür, Gesundheitsdaten aus der QM-Software herauszuhalten.
Hinzu kommt die berufliche Schweigepflicht. Arbeiten bei Ihnen staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter, unterliegen sie der Schweigepflicht des Strafgesetzbuchs (§ 203 Abs. 1 Nr. 6 StGB). Fragen Sie deshalb, wie der Anbieter seine Mitarbeitenden und Unterauftragnehmer zur Geheimhaltung verpflichtet.
Kirchliche Träger wenden ihr eigenes Datenschutzrecht an, was die DSGVO zulässt (Art. 91 DSGVO). Das sind das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz der katholischen Kirche und das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Der Vertrag mit dem Anbieter richtet sich dann nach diesem Recht. Was daraus für das QM-System folgt, beschreibt der Beitrag zum kirchlichen Datenschutz.
Den Vertrag selbst prüft Ihre Datenschutz- oder Rechtsberatung. Der Beitrag ersetzt diese Prüfung nicht.
Was gilt beim Wechsel und am Vertragsende?
Vor der Anschaffung lohnt der Blick auf das Ende: Was geschieht mit Ihren Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln? Seit dem 12. September 2025 gilt die Datenverordnung der Europäischen Union, die Verordnung (EU) 2023/2854 (Art. 50). Ihr sechstes Kapitel regelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten.
Gemeint sind Dienste, die über das Netz Zugang zu gemeinsam genutzten, skalierbaren Rechenressourcen geben (Art. 2 Nr. 8). Die Erwägungsgründe, also die vorangestellten Begründungen der Verordnung, nennen dafür drei Modelle. Eines davon ist Software, die der Anbieter als Dienst betreibt.
Ob ein bestimmtes Angebot darunterfällt, klären Sie im Einzelfall. Läuft die Software auf Ihren eigenen Servern, ist offen, ob der Anbieter überhaupt einen solchen Dienst erbringt. Für Testversionen und für Dienste, die auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind, gelten Ausnahmen (Art. 31).
Fällt das Angebot unter die Verordnung, muss der Anbieter Ihnen den Vertrag vor der Unterzeichnung so bereitstellen, dass Sie ihn speichern können. Der Vertrag enthält mindestens Folgendes (Art. 25 Abs. 1 und 2):
- Die Kündigungsfrist für den Wechsel beträgt höchstens zwei Monate.
- Ab Ende dieser Frist unterstützt der Anbieter den Wechsel in einem Übergangszeitraum von grundsätzlich höchstens 30 Kalendertagen.
- Eine vollständige Liste nennt die übertragbaren Datenkategorien und die Ausnahmen.
- Nach dem Übergangszeitraum können Sie Ihre Daten mindestens 30 Kalendertage lang abrufen.
- Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf des Abrufzeitraums löscht der Anbieter die Daten vollständig.
- Die Wechselentgelte, die der Anbieter erheben darf, sind aufgeführt.
Kann der Anbieter den Übergangszeitraum technisch nicht einhalten, muss er das binnen 14 Arbeitstagen nach dem Wechselantrag begründen. Er nennt dann einen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Sie selbst dürfen den Übergangszeitraum einmal verlängern (Art. 25 Abs. 4 und 5).
Beispiel
Angenommen, Sie leiten den Wechsel am 1. Februar ein. Ihr Vertrag sieht die Höchstfrist von zwei Monaten vor. Dann endet die Kündigungsfrist Anfang April. Der Übergangszeitraum läuft bis Anfang Mai. Danach folgt der Abrufzeitraum bis mindestens Ende Mai.
Auch die Kosten des Wechsels begrenzt die Verordnung. Bis zum 12. Januar 2027 darf der Anbieter für den Wechsel selbst nur ermäßigte Entgelte verlangen, die seine unmittelbaren Wechselkosten nicht übersteigen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte ausgeschlossen (Art. 29 Abs. 1 bis 3). Das laufende Entgelt für den Dienst und Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung gelten nicht als Wechselentgelte.
Unabhängig von dieser Verordnung gilt das Datenschutzrecht. Danach muss ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten am Ende nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht entgegensteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO). Stellen Sie deshalb in jedem Fall diese Frage: In welchem Format erhalte ich meine Daten zurück, zu welchen Kosten und in welcher Frist?
Ordner, eigenständige Software oder Modul der Fachsoftware?
Welche Bauform passt, entscheiden Ihre Aufgaben und der Umfang Ihres Systems. Die Tabelle nennt für jede Bauform, was dafür spricht und was Sie vorab klären.
| Bauform | Spricht dafür | Vorab klären |
|---|---|---|
| Ordner und Fristenliste | Kein eigener Vertrag über QM-Software. Aufbau nach eigenem Zuschnitt. | Wer die Ablage betreibt, denn auch dabei kann Auftragsverarbeitung vorliegen. Wer die Fristen pflegt. Woran gültige Fassungen erkennbar sind. |
| Eigenständige QM-Software | Lenkung, Audits, Maßnahmen und Fristen in einem Programm. Unabhängig von der Fachsoftware. | Laufzeit und Kündigung. Datenrückgabe beim Wechsel. Einarbeitung und Pflege der Vorlagen. Schnittstellen zur Fachsoftware. |
| QM-Modul der Fachsoftware | Ein Anbieter, ein Vertrag, eine Anmeldung. | Funktionsumfang des Moduls. Trennung von Klientendaten und QM-Daten. Wer die Fachsoftware wechselt, wechselt das Modul mit. |
Der Ordner mit Fristenliste bleibt eine mögliche Bauform, solange er Ihre Aufgaben trägt. Eine Software oder ein Modul bringt dagegen eine Bindung an einen Anbieter mit: Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe. Fragen Sie deshalb zuerst nach dem Ausstieg und erst danach nach der Oberfläche.
Beim QM-Modul der Fachsoftware kommt ein weiterer Punkt hinzu. Liegen Fachdokumentation und Qualitätsmanagement im selben System, fällt bei einer Störung beides aus. Wie ein Träger den Ausfall der Fachsoftware überbrückt, beschreibt der Beitrag zur Betriebsfortführung bei IT-Ausfall.
Ein Hinweis in eigener Sache: Auf der Seite zu meinem QM-Handbuch steht, dass das Handbuch in Word oder in Ihrer vorhandenen QM-Software entsteht. Für die Auswahl der Software spielt das keine Rolle. Dieser Beitrag nennt keine Produkte und gibt keine Empfehlung.
Wie grenzen Sie QM-Software, Fachsoftware und Werbeaussagen ab?
Drei Begriffe sollten Sie abgrenzen, bevor Sie Anbieter befragen: QM-Software, Fachsoftware und Zusätze wie „BTHG-konform“. Die QM-Software führt Ihr Qualitätsmanagementsystem. In der Fachsoftware läuft die Arbeit mit den Leistungsberechtigten, etwa Planung und Dokumentation. Beide verarbeiten Daten für verschiedene Zwecke. Deshalb braucht jede Angabe einen klaren Ort.
Der Zusatz „BTHG-konform“ bezieht sich auf das Bundesteilhabegesetz, nennt aber keinen Prüfmaßstab. Die für diesen Beitrag gelesenen Paragrafen richten sich an Kostenträger, Leistungserbringer und Länder, nicht an Softwareprodukte. Die gelesenen Quellen enthalten keine amtliche Zertifizierung oder Zulassung für Software mit diesem Zusatz. Ob es eine gibt, ist offen. Fragen Sie deshalb den Anbieter, wer die Konformität nach welchem Maßstab festgestellt hat.
Anders beim Zusatz „ICF-konform“: Hier hilft der Gesetzestext weiter. Die ICF ist die Internationale Klassifikation der Funktionsfähigkeit, Behinderung und Gesundheit. Das Gesetz verlangt, den individuellen Bedarf mit einem Instrument zu ermitteln, das sich an ihr orientiert (§ 118 Abs. 1 SGB IX). Fragen Sie den Anbieter, ob er dieses Instrument meint oder nur eine Darstellung in seiner Software.
Prüfunterlagen und Kostenpositionen sind nicht bundesweit gleich. Das liegt daran, dass die Kostenträger die Landesrahmenverträge auf Landesebene mit den Vereinigungen der Leistungserbringer schließen (§ 131 SGB IX). Im Brandenburger Rahmenvertrag führt zum Beispiel das Organisationsmodul für besondere Wohnformen „IT (Software und Wartung)“ als Sachaufwand auf (Anlage 2.1). Ob Ihr Landesrahmenvertrag Softwarekosten ebenso ausweist, klären Sie vor der Anschaffung. Wie verschieden die Verträge aufgebaut sind, zeigen die Beiträge zu Brandenburg und Sachsen-Anhalt.
Bringt ein Update Funktionen mit künstlicher Intelligenz in die Software, kann ein weiteres Unternehmen Daten erhalten. Nehmen Sie deshalb die Frage nach solchen Funktionen in Ihre Fragenliste auf. Was Sie vor der Aktivierung prüfen, beschreibt der Beitrag KI per Update.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Die sieben Schritte führen von Ihrem Qualitätsmanagement zum Anbietergespräch. Sie gelten unabhängig davon, ob Sie ein Zertifikat anstreben.
Listen Sie die Aufgaben Ihres Qualitätsmanagements auf
Notieren Sie, wie Sie Dokumente lenken, Audits planen, Maßnahmen verfolgen und Beschwerden bearbeiten. Was noch nicht festgelegt ist, klären Sie vor der Software.
Klären Sie Ihr Zertifizierungsziel
Wer ein Zertifikat anstrebt, braucht Nachweise zu Auditprogramm und Managementbewertung. Ohne dieses Ziel entscheiden Sie selbst, was Sie festlegen.
Stufen Sie jede Aufgabe ein
Ordnen Sie jeder Aufgabe „Muss“, „Soll“ oder „Nicht nötig“ zu. Die Fragenliste unten nimmt diese Einstufung auf.
Legen Sie fest, welche Daten in die Software gehören
Bestimmen Sie, welche Angaben in der QM-Software stehen und welche in der Fachsoftware oder Akte bleiben. Klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, welches Datenschutzrecht gilt und ob Beschäftigte mit beruflicher Schweigepflicht die Software nutzen.
Erzeugen Sie die Fragenliste
Erstellen Sie mit dem Werkzeug unten Ihre Fragenliste und ergänzen Sie eigene Punkte.
Fordern Sie die Unterlagen vor dem Gespräch an
Bitten Sie den Anbieter, Vertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragnehmer vorab zu schicken. So lesen Sie die Bedingungen, bevor die Vorführung beginnt.
Lassen Sie sich alles an Ihrem Beispiel zeigen
Geben Sie ein eigenes Dokument, eine Beschwerde und eine Maßnahme vor. Halten Sie je Anbieter fest, welche Fragen offen blieben.
Werkzeug: Fragenliste für das Anbietergespräch
Wählen Sie je Aufgabe „Muss“, „Soll“ oder „Nicht nötig“. Das Werkzeug erzeugt daraus eine druckbare Liste. Für jede Aufgabe mit „Muss“ oder „Soll“ enthält sie die Fragen für die Demo. Dazu kommen die festen Fragen zu Datenschutz und Vertrag. Das Werkzeug vergibt keine Punkte und bewertet keine Produkte.
Die Liste erscheint hier, sobald die Seite vollständig geladen ist und JavaScript aktiv ist.
Halten Sie die Antworten des Anbieters schriftlich fest. Lassen Sie Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Unterschrift von Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung prüfen. Die Fragenliste ersetzt diese Prüfung nicht.
Stand 29. September 2026: Der Beitrag ordnet Rechtslage und Fragen zu diesem Stand ein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Wer wissen will, wie das eigene Qualitätsmanagement heute aufgestellt ist, kann das in einem System-Check klären lassen. Ich sehe mir dabei Unterlagen, Zuständigkeiten und Abläufe an. Aus dem Ergebnis lässt sich ein Anforderungsprofil für eine Software ableiten.
Häufige Fragen
Welche Software unterstützt das Qualitätsmanagement in der Eingliederungshilfe?
Die geprüften Vorschriften schreiben keine bestimmte Software vor (§§ 125, 128 und 131 SGB IX). Zur Wahl stehen ein Ordner mit Fristenliste, eine eigenständige QM-Software und das QM-Modul einer Fachsoftware. Statt Produkte zu nennen, zeigt dieser Beitrag, wie Sie ein eigenes Anforderungsprofil aufstellen.
Kann der Kostenträger eine bestimmte QM-Software verlangen?
Ob Ihre Leistungsvereinbarung oder Ihr Landesrahmenvertrag eine bestimmte Software verlangt, steht in diesen Dokumenten selbst. Lesen Sie beide vor der Anschaffung. Der Brandenburger Rahmenvertrag nennt für die Qualitätsprüfung die Instrumente und Dokumente des Qualitätsmanagements und kein Programm (Anlage 4 Nr. 1.3.1 Buchst. e).
Braucht eine QM-Software einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, sofern der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Der Vertrag, schriftlich oder in elektronischem Format abgefasst, regelt unter anderem Weisungsbindung, Sicherheitsmaßnahmen sowie Rückgabe oder Löschung der Daten (Art. 28 Abs. 3 und 9 DSGVO). Kirchliche Träger wenden ihr eigenes Datenschutzrecht an, das Art. 91 DSGVO zulässt.
Wie komme ich an meine Daten, wenn ich die QM-Software wechsle?
Bei Datenverarbeitungsdiensten im Sinne der Datenverordnung sieht der Vertrag eine Kündigungsfrist von höchstens zwei Monaten und einen Übergangszeitraum von grundsätzlich höchstens 30 Kalendertagen vor. Danach folgt ein Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen (Art. 25 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2023/2854). Personenbezogene Daten gibt der Auftragsverarbeiter nach Ihrer Wahl zurück oder löscht sie, soweit keine Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO).
Darf ein Anbieter für den Wechsel der Software Geld verlangen?
Bis zum 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten ermäßigte Wechselentgelte erheben, die ihre unmittelbaren Wechselkosten nicht übersteigen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte ausgeschlossen (Art. 29 Abs. 1 bis 3 der Verordnung (EU) 2023/2854). Das laufende Entgelt und verhältnismäßige Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung befristeter Verträge zählen nicht als Wechselentgelte (Art. 2 Nr. 36 und Erwägungsgrund 89).
Bedeutet „BTHG-konform“, dass eine Software amtlich geprüft ist?
Die gelesenen Quellen enthalten keine amtliche Zertifizierung oder Zulassung für Software mit diesem Zusatz. Ob es eine gibt, ist offen. Fragen Sie den Anbieter, wer die Konformität nach welchem Maßstab festgestellt hat.
Zum Weiterlesen
- KI per Update: Was Träger bei der Fachsoftware prüfen müssenWer die Vertragsbedingungen einer Fachsoftware prüft, findet dort die Fragen zu KI-Funktionen, beteiligten Unternehmen und Schweigepflicht.
- Leistung: System-CheckDer System-Check zeigt, wie das Qualitätsmanagement heute aufgestellt ist, und liefert damit die Grundlage für ein Anforderungsprofil.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 118, § 125, § 128, § 131 SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch, Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen).
- Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026: § 203 StGB (Strafgesetzbuch, Verletzung von Privatgeheimnissen).
- Europäisches Parlament und Rat, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (EUR-Lex), abgerufen am 29.09.2026: Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 5, 9, 28, 32, 44 und 91.
- Europäisches Parlament und Rat, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (EUR-Lex), abgerufen am 29.09.2026: Verordnung (EU) 2023/2854 vom 13. Dezember 2023 über harmonisierte Vorschriften für einen fairen Datenzugang und eine faire Datennutzung (Datenverordnung), Artikel 2 Nummern 8 und 36, Artikel 25, 29, 31 und 50 sowie Erwägungsgründe 81 und 89.
- Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX des Landes Brandenburg vom 20.10.2023, Anlage 2.1 (Organisationsmodul, Stand 26.09.2023) und Anlage 4 (Stand 15.08.2019). Vertragsparteien: Kostenträger und Verbände der Leistungserbringer im Land Brandenburg, veröffentlicht von der Umsetzungsbegleitung BTHG, abgerufen am 29.09.2026: umsetzungsbegleitung-bthg.de (PDF).
- Internationale Organisation für Normung (ISO): ISO 9001:2015, Qualitätsmanagementsysteme, Anforderungen, Abschnitte 7.5, 9.2, 9.3 und 10.2, in Deutschland als DIN EN ISO 9001 veröffentlicht. Der Normtext ist lizenzpflichtig und nicht abgerufen worden, der Beitrag gibt ihn nur sinngemäß wieder. Die Abschnittsnummern folgen der Gliederung, abgerufen am 29.09.2026: de.wikipedia.org, ISO 9001.
- iTeh Standards, Musterauszug ISO 9001:2026 (Sixth edition, 2026-09), abgerufen am 29.09.2026: Musterauszug als PDF. Ausgewertet wurden Vorwort, Inhaltsverzeichnis (Abschnitte 7.5, 9.2, 9.3 und 10.2) und Begriffe (3.10, dokumentierte Information). Das Erscheinungsdatum 16. September 2026 nennt DIN Media.
- Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, abgerufen am 29.09.2026: FAQ zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, zur Speicherung in der Cloud und zur Zugriffsmöglichkeit bei der Wartung.
Stand aller Angaben: 29. September 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
