Eine Elternzeit muss grundsätzlich mindestens sieben Wochen vorher verlangt werden, eine Kündigung läuft mit ihrer Frist, eine lange Krankheit kündigt sich gar nicht an. Der Kalender des Qualitätsmanagements läuft in allen drei Fällen weiter. Je früher Zugänge, Termine und offene Maßnahmen gesichert sind, desto mehr Zeit bleibt für die Wahl der Vertretung.
Das Wichtigste in Kürze
- Fällt die Beauftragte für das Qualitätsmanagement für Wochen oder Monate aus, laufen Audits, Prüfungen und Fristen weiter.
- In den ersten zwei Wochen sichert die Leitung sechs Dinge: die Zugänge, die Termine der nächsten 90 Tage, die Fristenliste, den letzten Auditbericht, die offenen Maßnahmen und das Auditprogramm.
- Danach stehen drei Wege offen: die Aufgaben intern verteilen, eine Vertretung befristet einstellen oder die Vertretung extern vergeben. Sie unterscheiden sich in Vorlauf, Aufwand und Risiko für den Termin.
- Mit Zertifikat klärt die Leitung anhand des Zertifizierungsvertrags, ob der Ausfall zu melden ist. Ohne Zertifikat zählen Prüfungen durch Kostenträger, Aufsicht oder Medizinischen Dienst und die Überprüfung des Gewaltschutzkonzepts.
- Fragen zu Elternzeit, Befristung, Kündigung und Mitbestimmung beantworten Personalabteilung oder Anwältin.
QM-Beauftragte (QMB): die Person, der die Leitung Aufgaben im Qualitätsmanagement überträgt, etwa die Pflege von Dokumenten und Fristen, die internen Audits und die Berichte an die Leitung. Sie heißt auch Qualitätsmanagementbeauftragte, in den Vereinbarungen zur ambulanten Pflege Qualitätsbeauftragte. Die Verantwortung für das System bleibt bei der Leitung, auch während die Beauftragte fehlt.
Sicherungsliste: eine kurze Checkliste, die festhält, wo Zugänge, Termine, Berichte und offene Maßnahmen liegen und wer sie während der Abwesenheit führt. Sie ersetzt nicht die vollständige Übergabe bei einem dauerhaften Wechsel.
Was muss in den ersten zwei Wochen gesichert sein?
In den ersten zwei Wochen schafft die Leitung einen Stand, auf den jede Vertretung aufbauen kann, gleich welcher Weg später gewählt wird. Gesichert wird, was sonst nur die QMB weiß; Verbesserungen am System können warten. Die zwei Wochen sind eine Empfehlung, keine Frist aus Gesetz oder Norm.
Die folgende Sicherungsliste ist ein Muster mit sechs Positionen in einer möglichen Reihenfolge. Ergänzen Sie in Ihrer Kopie zu jeder Zeile, wer sie während der Abwesenheit führt und wo der Nachweis liegt.
| Position | Was Sie festhalten | Bis wann |
|---|---|---|
| Zugänge | QM-Ablage, QM-Postfach, Software für Dokumente, Portal der Zertifizierungsstelle; wer Verwaltungsrechte hat; wer Kontaktperson der Zertifizierungsstelle ist | Tag 1 bis 3 |
| Termine der nächsten 90 Tage | externes Audit oder Prüfung, Abgabefrist für Unterlagen, Managementbewertung, internes Audit, Überprüfung des Gewaltschutzkonzepts | Woche 1 |
| Fristenliste | wiederkehrende Termine mit Turnus, Fälligkeit und Ablageort des Nachweises | Woche 1 |
| Letzter Auditbericht | Bericht der Zertifizierungsstelle oder letzter Prüfbericht, dazu der Bericht des internen Audits | Woche 1 |
| Offene Maßnahmen | Abweichungen mit Maßnahme, Frist, Stand und verantwortlicher Person | Woche 2 |
| Auditprogramm | Bereiche, die im laufenden Jahr auditiert sind oder noch fehlen, und wer sie auditiert | Woche 2 |
Muster, keine abschließende Aufzählung.
Die Termine stehen weit oben, weil sie den Spielraum bestimmen. Vor einem externen Audit kann eine Abgabefrist für Unterlagen liegen. Die Bedingungen einer Zertifizierungsstelle verlangen zum Beispiel, dass das Auditteam die Dokumente mindestens vier Wochen vor dem Audit erhält. Welche Frist für Sie gilt, steht in Ihrem Zertifizierungsvertrag.
Offene Maßnahmen sind die Schritte, mit denen eine festgestellte Abweichung behoben wird. Eine Frist dafür können der Audit- oder Prüfbericht und bei Zertifizierungen die Bedingungen der Stelle nennen. Läuft eine solche Frist während der Abwesenheit ab, braucht die Maßnahme zuerst eine verantwortliche Person.
Ist die Abwesenheit planbar, gehen Sie die Sicherungsliste mit der QMB durch, bevor sie geht. Bei einem plötzlichen Ausfall entsteht die Sicherungsliste allein aus den Unterlagen. Verlässt die QMB den Träger auf Dauer, folgt die vollständige Übergabe, wie sie der Beitrag Wissen, das bleibt beschreibt. Wie eine Fristenliste aufgebaut ist, zeigt der Beitrag QM allein tragen.
Wie lange fehlt die QM-Beauftragte voraussichtlich?
Wie lange die Vertretung tragen muss, hängt vom Anlass ab. Für den Kalender genügen wenige Planungsdaten aus dem Gesetz, die Fundstellen stehen jeweils dabei.
- Schwangerschaft: Die Schutzfrist umfasst die letzten sechs Wochen vor der Entbindung, es sei denn, die Beschäftigte erklärt sich ausdrücklich zur Arbeit bereit. Sie endet acht Wochen nach der Entbindung, in bestimmten Fällen nach zwölf Wochen (§ 3 MuSchG).
- Elternzeit: Sie ist bis zum dritten Geburtstag des Kindes möglich, ein Teil auch später. Für die Zeit bis zum dritten Geburtstag muss sie spätestens sieben Wochen vor Beginn in Textform verlangt werden. Dabei ist zu erklären, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren sie genommen wird. Für die Zeit nach dem dritten Geburtstag beträgt der Vorlauf 13 Wochen. Bei dringenden Gründen ist ausnahmsweise eine kürzere Frist möglich (§§ 15, 16 BEEG).
- Kündigung oder Ruhestand: Die Stelle wird dauerhaft frei. Kündigt die QMB, gilt nach dem Gesetz eine Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Monatsende, Arbeits- oder Tarifvertrag können anderes regeln (§ 622 BGB).
- Krankheit: Ein Enddatum gibt es nicht. Für die Fortzahlung des Entgelts durch den Arbeitgeber nennt das Gesetz eine Grenze von sechs Wochen, unter bestimmten Voraussetzungen (§ 3 EntgFG). Diese Grenze kann als Anhaltspunkt dienen, ab wann Sie mit einem längeren Ausfall planen.
Auch das Ende einer Elternzeit kann sich verschieben. Mit Zustimmung des Arbeitgebers lässt sie sich vorzeitig beenden oder verlängern, das Gesetz nennt dazu Ausnahmen (§ 16 Abs. 3 BEEG). Weil während der Elternzeit Arbeit bis zu 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt zulässig ist, kann auch eine Rückkehr in Teilzeit zum Plan gehören.
Welche Termine fallen in diese Zeit?
Ob die Abwesenheit kritisch wird, zeigt der Kalender. Träger mit Zertifikat schauen zuerst auf die Audits der Zertifizierungsstelle, Träger ohne Zertifikat auf Prüfungen und eigene Überprüfungstermine.
Mit Zertifikat
Die Bedingungen akkreditierter Zertifizierungsstellen sehen in jedem Kalenderjahr ein Audit vor. Das Zertifikat gilt höchstens drei Jahre, die Rezertifizierung muss samt Korrekturmaßnahmen und Entscheidung vor dem Ablauf abgeschlossen sein (sinngemäß nach ISO/IEC 17021-1, der Norm für Zertifizierungsstellen).
Nach den Bedingungen mehrerer Zertifizierungsstellen hängt die Gültigkeit des Zertifikats an den Überwachungsaudits in den vorgegebenen Fristen. Ob sich ein Termin verschieben lässt, entscheidet die Stelle. Fragen Sie deshalb früh nach, sobald feststeht, dass die QMB ausfällt.
Prüfen Sie außerdem Ihren Zertifizierungsvertrag. Die Bedingungen von TÜV NORD CERT, TÜV Saarland und TÜV Rheinland verlangen, wichtige oder wesentliche Änderungen mitzuteilen. Genannt werden etwa Organisation und Management oder die Unternehmensstruktur. Die QMB steht bei diesen drei Stellen nicht ausdrücklich unter den mitzuteilenden Änderungen. Nach den Bedingungen aller drei Stellen benennen Sie zudem eine Kontaktperson für die Audits. Bei TÜV NORD CERT ist das in der Regel die für das Managementsystem benannte Beauftragte. Ob der Ausfall zu melden ist und ob die Kontaktperson wechseln muss, ergibt sich aus Ihrem Vertrag.
Dazu kommt die Umstellung auf die ISO 9001:2026, die am 16. September 2026 erschienen ist. Zertifikate akkreditierter Stellen nach der Fassung 2015 müssen bis zum 30. September 2029 umgestellt sein; das kann in einem planmäßigen Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit geschehen (Global ACI, 2026). Fällt das nächste Audit in die Abwesenheit, kann es also zugleich das Umstellungsaudit sein, sofern Ihre Zertifizierungsstelle schon nach der neuen Fassung auditiert. Den Ablauf beschreibt der Fahrplan zur Umstellung.
Auch die Managementbewertung, also die Bewertung des Systems durch die oberste Leitung in geplanten Abständen, ist ein fester Termin (sinngemäß nach ISO 9001:2015, Abschnitt 9.3). Die Bewertung bleibt bei der Leitung, ihre Vorbereitung lässt sich zuweisen. Mehr dazu im Beitrag zur Managementbewertung als Führungsinstrument.
Ohne Zertifikat
Ohne Zertifikat gibt es kein Überwachungsaudit, Prüfungen sind aber weiter möglich. Den Vorlauf regeln die Arbeitsfelder und Länder unterschiedlich. Fehlt der Vorlauf, müssen die Nachweise auch während der Abwesenheit auffindbar sein.
- Eingliederungshilfe: Der Träger der Eingliederungshilfe prüft als Kostenträger bei tatsächlichen Anhaltspunkten für nicht erfüllte Pflichten; das Landesrecht kann von dieser Voraussetzung abweichen. Die Prüfung kann ohne vorherige Ankündigung erfolgen (§ 128 SGB IX). Mehr dazu im Beitrag zur Prüfung nach § 128 SGB IX.
- Pflege: Zugelassene Einrichtungen müssen ein Qualitätsmanagement durchführen. Der Medizinische Dienst, der Prüfdienst der privaten Krankenversicherung und von den Landesverbänden der Pflegekassen bestellte Sachverständige prüfen die Qualität. Sie kündigen das grundsätzlich zwei Arbeitstage vorher an, Anlassprüfungen sollen unangemeldet erfolgen (§§ 112, 114a SGB XI).
- Kinder- und Jugendhilfe: Für die Betriebserlaubnis gehört zu den Regelvoraussetzungen, dass Entwicklung, Anwendung und Überprüfung eines Konzepts zum Schutz vor Gewalt gewährleistet sind. Örtliche Prüfungen der zuständigen Behörde können jederzeit unangemeldet erfolgen (§§ 45, 46 SGB VIII).
- Heimaufsicht: Das Heimrecht ist Sache der Länder (Art. 74 GG). Vorlauf und Befugnisse der Aufsicht richten sich nach dem Recht Ihres Landes.
Dazu kommt die Überprüfung des Gewaltschutzkonzepts. In der Eingliederungshilfe zählt das Gesetz ein zugeschnittenes Konzept insbesondere zu den Schutzmaßnahmen, nennt aber keinen Rhythmus für die Überprüfung (§ 37a SGB IX). Der Termin kann in Ihrem Konzept, im Landesrecht oder in einer Vereinbarung stehen; ist keiner festgelegt, legt ihn die Leitung selbst fest. Fällt er in die Abwesenheit, gehört er auf die Sicherungsliste. Wie die Überprüfung abläuft, zeigt der Beitrag zur Wirksamkeitsprüfung des Gewaltschutzkonzepts.
Wie viel Arbeit bleibt im Monat liegen?
Vor dem Vergleich der Wege braucht die Leitung eine Größe in Stunden für die Arbeit, die im Monat liegen bleibt. Hat die QMB einen festen Stellenanteil für das Qualitätsmanagement, ist er der Ausgangswert. Lief das Qualitätsmanagement neben einer anderen Aufgabe, hilft eine Rechnung über die Jahresaufgaben.
Die Tabelle ist ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten für einen Standort mit eingeführtem System, keine Erhebung. Ersetzen Sie die Annahmen durch die Werte Ihres Hauses.
| Jahresaufgabe | Annahme | Arbeitstage im Jahr |
|---|---|---|
| Internes Audit planen, durchführen, berichten | einmal im Jahr | 4 |
| Maßnahmen verfolgen | ein Tag je Quartal | 4 |
| Dokumente prüfen, ändern, freigeben | ein Tag je Monat | 12 |
| Fristen und Termine pflegen | ein halber Tag je Monat | 6 |
| Managementbewertung vorbereiten | einmal im Jahr | 2 |
| Externes Audit oder Prüfung vorbereiten und begleiten | einmal im Jahr | 3 |
| Summe | alle Aufgaben | 31 |
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, keine Vorgabe aus Norm oder Gesetz.
Im Beispiel ergeben 31 Arbeitstage zu acht Stunden 248 Stunden im Jahr, geteilt durch zwölf rund 21 Stunden im Monat. Der Monatswert ist ein Durchschnitt; in Monaten mit Audit oder Bericht, bei weiteren Standorten oder einer anstehenden Umstellung kann der Aufwand höher liegen. Mit dieser Größe lassen sich der interne und der befristete Weg rechnen; beim externen Weg zählen Monatsbetrag und Zeit der Leitung in den festen Terminen.
Welche drei Wege gibt es bis zum Termin?
Die Tabelle stellt die drei Wege bis zum Audit oder zur Prüfung als Muster gleichwertig nebeneinander. Welcher passt, hängt von Ihrem Termin, Ihrem Team und Ihrem Haushalt ab; die Entscheidung treffen Sie.
| Weg | Vorlauf | Aufwand | Risiko für den Termin |
|---|---|---|---|
| Intern verteilen | Rolle zuweisen und im Haus bekannt machen; Einarbeitung der Stellvertretung | im Rechenbeispiel rund 21 Stunden im Monat, zusätzlich zur eigenen Stelle | Stunden fehlen im Tagesgeschäft; Einarbeitung muss vor dem Termin liegen; eigene Bereiche nicht selbst auditieren |
| Befristet einstellen | Ausschreibung und Auswahl, Kündigungsfrist der neuen Person, Einarbeitung | dieselben Stunden in der neuen Stelle; Auswahl und Einarbeitung binden die Leitung | Einarbeitung muss vor dem Termin liegen; Rückkehr der QMB kann früher kommen |
| Extern vertreten | Erstgespräch, Angebot innerhalb einer Woche danach; Verschwiegenheit und, wo nötig, Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugang | Leitung: Videotermin im Monat, Termin vor Ort im Quartal, Besprechung der Managementbewertung etwa ein bis zwei Stunden; am Tag des internen Audits je befragter Person etwa 30 bis 60 Minuten | Einarbeitung über Unterlagen und letzten Auditbericht; Umfang bis zum Termin abstimmen; Führen des Systems und Audit trennen |
Muster ohne Rangfolge. Angaben zum externen Weg nach meiner Leistungsseite.
Weg 1: Aufgaben intern verteilen
Beim internen Weg übernimmt eine Stellvertretung aus dem Haus die Aufgaben, etwa eine Leitung aus einem anderen Bereich. Die Norm ISO 9001 verlangt in der Fassung 2015 keinen bestimmten Titel, wohl aber zugewiesene Rollen (sinngemäß nach Abschnitt 5.3). Beim Vorlauf zählen zwei Dinge: Die Leitung benennt die Person und macht die Rolle im Haus bekannt; die Stellvertretung arbeitet sich in das System ein.
Das Risiko liegt in der Zeit und in der Unabhängigkeit. Die Stunden kommen zur eigenen Stelle hinzu und können im Tagesgeschäft fehlen. Zudem sind Auditoren so auszuwählen, dass Objektivität und Unparteilichkeit gesichert sind (sinngemäß nach ISO 9001, Abschnitt 9.2). Beschreibungen von Zertifizierungsstellen wie Amtivo und Glocert International nennen zusätzlich die Kompetenz der Auditoren. Ich empfehle deshalb, alles, was die Stellvertretung selbst führt, von einer anderen Person auditieren zu lassen: die eigenen Fachbereiche ebenso wie die Pflege des Systems, die sie nun übernimmt. Wie sich das interne Audit unabhängig besetzen lässt, beschreibt der Beitrag Internes Audit extern vergeben.
Fällt die Wahl auf eine Person, hängt das Wissen danach wieder an ihr. Legen Sie deshalb gleich fest, wer die Stellvertretung vertritt.
Weg 2: Befristet einstellen
Beim zweiten Weg stellen Sie eine Vertretung für die Dauer der Abwesenheit ein. Für Mutterschutz und Elternzeit nennt das Gesetz die Vertretung als sachlichen Grund einer Befristung und lässt sie für notwendige Zeiten der Einarbeitung auch länger laufen (§ 21 BEEG). Für Krankheit und andere Anlässe richtet sich der Sachgrund nach dem allgemeinen Befristungsrecht.
Jede Befristung bedarf der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wie lange Ausschreibung und Auswahl dauern, schätzen Sie selbst ein. Steht die neue Person noch in einem Arbeitsverhältnis, muss sie ihre eigene Kündigungsfrist einhalten. Danach folgt die Einarbeitung, die vor dem Termin abgeschlossen sein sollte.
Das Risiko liegt am Anfang und am Ende der Befristung. Beginnt die neue Person erst kurz vor dem Audit, kennt sie das System nur aus den Unterlagen. Endet die Elternzeit früher als geplant, kann der Bedarf vor dem Vertragsende entfallen. Für bestimmte Fälle eines vorzeitigen Endes enthält das Gesetz eine eigene Regel für den befristeten Vertrag, die vertraglich ausgeschlossen sein kann (§ 21 Abs. 4 BEEG).
Weg 3: Extern vertreten
Beim dritten Weg übernimmt eine externe QMB die Aufgaben, bis die QMB zurückkommt oder die Stelle neu besetzt ist. Mein Angebot dafür gilt bei Elternzeit und längerer Krankheit ebenso wie nach Kündigung oder Ruhestand. Bei einem Weggang überbrückt die externe Vertretung damit auch die Zeit, die Ausschreibung, Auswahl und die Kündigungsfrist der neuen Person brauchen. Die externe QMB arbeitet sich anhand der vorhandenen Unterlagen und des letzten Auditberichts ein, bei planbarem Ausfall oder Weggang nach Möglichkeit auch im Gespräch mit der QMB.
Vor dem ersten Zugang klären Sie die Verschwiegenheit, wenn Ihr Haus Berufsgeheimnisträger beschäftigt (§ 203 StGB). Verarbeitet die externe Person personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung dazu. Mehr dazu im Beitrag zur Rolle der QM-Beauftragten intern, geteilt oder extern.
Auch hier gilt die Trennung von Führen und Prüfen des Systems. Wer das System führt und es zugleich auditiert, prüft bei der Dokumentenlenkung (Prüfung, Änderung und Freigabe von Dokumenten) und bei der Maßnahmenverfolgung die eigene Arbeit. Diesen Teil kann eine andere Person auditieren.
Keiner der drei Wege hält einen Termin von selbst; entscheidend ist, ob sein Vorlauf vor dem Termin endet.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Mit und ohne Zertifikat bleibt die Reihenfolge gleich. Die ersten drei gehören in die ersten zwei Wochen, bei Zertifikat auch die Nachfrage bei der Zertifizierungsstelle; die übrigen folgen, sobald der Kalender steht.
Sichern Sie Zugänge und Termine
Richten Sie eigene Zugänge zur QM-Ablage ein, statt Passwörter weiterzugeben. Tragen Sie die Termine der nächsten 90 Tage zusammen, samt Abgabefristen für Unterlagen.
Vervollständigen Sie die Sicherungsliste
Ergänzen Sie Fristenliste, letzten Auditbericht, offene Maßnahmen und Auditprogramm, jeweils mit der Person, die sie jetzt führt.
Nutzen Sie die Zeit vor einer planbaren Abwesenheit
Gehen Sie die Sicherungsliste mit der QMB durch, bevor sie geht.
Klären Sie Dauer und Rahmen mit der Personalabteilung
Fragen zu Elternzeit, Befristung, Kündigung und Mitbestimmung gehören dorthin oder zu einer Anwältin. Die Dauer der Abwesenheit übernehmen Sie in Ihren Kalender.
Klären Sie die Termine nach außen
Mit Zertifikat prüfen Sie im Vertrag die Regeln zur Mitteilung von Änderungen und fragen bei der Zertifizierungsstelle nach dem nächsten Audit. Ohne Zertifikat klären Sie, welche Prüfungen und Überprüfungen in die Abwesenheit fallen können.
Rechnen Sie den Aufwand und wählen Sie einen Weg
Setzen Sie Stellenanteil oder Jahresaufgaben in Stunden um und legen Sie die drei Wege neben Ihren Termin. Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest.
Planen Sie die Übergabe gleich mit
Legen Sie fest, wie die QMB nach ihrer Rückkehr oder die neue QMB den aktuellen Stand übernimmt, nach einer Elternzeit auch in Teilzeit.
Stand 4. November 2026: Fundstellen aus Arbeits- und Sozialrecht dienen hier nur als Planungsdaten, die Bedingungen einzelner Zertifizierungsstellen nur als Beispiele. Der Beitrag ersetzt weder Ihren Zertifizierungsvertrag noch eine Rechtsberatung im Einzelfall.
Ist das QM-System eingeführt, mit oder ohne Zertifikat, vertrete ich Ihre QMB im Umfang der vereinbarten Stufe: während einer Elternzeit oder längeren Krankheit bis zu ihrer Rückkehr, nach Kündigung oder Ruhestand bis zur Nachbesetzung. Dafür passt Stufe 2. Sie umfasst die laufende Pflege von Dokumenten und Fristen, das jährliche interne Audit, die Verfolgung der Maßnahmen, die Vorbereitung der Managementbewertung und die Begleitung am Tag des externen Audits. In der Pflege übernehme ich QM-System und interne Audits, die pflegefachliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Pflegedienstleitung.
Stufe 2 kostet 1.500 bis 2.500 € im Monat (Leistung externer Qualitätsmanagementbeauftragter). Das untere Ende gilt für eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten, das obere für bis zu vier Standorte oder Dienste; den verbindlichen Monatsbetrag nenne ich im Angebot. Alle Preise sind Endbeträge, derzeit fällt keine Umsatzsteuer an. Die Einarbeitung anhand Ihrer Unterlagen ist im Monatsbetrag enthalten, ebenso eine anstehende Umstellung auf ISO 9001:2026.
Häufige Fragen
Was passiert mit dem Zertifikat, wenn die QM-Beauftragte ausfällt?
Nach den Bedingungen mehrerer Zertifizierungsstellen hängt die Gültigkeit des Zertifikats an den Überwachungsaudits in den vorgegebenen Fristen. Mitzuteilen sind dort wichtige oder wesentliche Änderungen, genannt werden etwa Organisation und Management. Bei TÜV NORD CERT, TÜV Saarland und TÜV Rheinland steht die QMB nicht ausdrücklich unter diesen Änderungen. Ob der Ausfall zu melden ist, ergibt sich aus Ihrem Zertifizierungsvertrag.
Kann das Überwachungsaudit verschoben werden, wenn die QMB fehlt?
Darüber entscheidet die Zertifizierungsstelle nach ihren Bedingungen. Diese sehen bei akkreditierten Stellen in jedem Kalenderjahr ein Audit vor; die Rezertifizierung muss vor Ablauf des Zertifikats abgeschlossen sein (sinngemäß nach ISO/IEC 17021-1). Fragen Sie deshalb früh nach, sobald der Ausfall feststeht.
Wer vertritt die QM-Beauftragte während der Elternzeit?
Das entscheidet die Leitung. Möglich sind eine Stellvertretung aus dem Haus, eine befristete Einstellung oder eine externe Vertretung, die sich in Vorlauf, Aufwand und Risiko für den nächsten Termin unterscheiden. Die Verantwortung für das Qualitätsmanagement bleibt bei der Leitung; für die ambulante Pflege halten das die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI ausdrücklich fest.
Was muss gesichert werden, wenn die QM-Beauftragte kurzfristig ausfällt?
Zuerst die Zugänge zur QM-Ablage und die Termine der nächsten 90 Tage, danach Fristenliste, letzter Auditbericht, offene Maßnahmen und Auditprogramm. Die Spanne von zwei Wochen dafür ist eine Empfehlung, keine Frist aus Gesetz oder Norm. Bei einem dauerhaften Wechsel folgt die vollständige Übergabe.
Was kostet die Vertretung der QM-Beauftragten durch einen externen QMB?
Für meine Vertretung gilt: Bei einem eingeführten QM-System passt Stufe 2, sie kostet 1.500 bis 2.500 € im Monat. Das untere Ende gilt für eine Einrichtung an einem Standort oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten, das obere für bis zu vier Standorte oder Dienste; den verbindlichen Monatsbetrag nenne ich im Angebot. Die Einarbeitung anhand Ihrer Unterlagen ist im Monatsbetrag enthalten.
Braucht ein Träger ohne Zertifikat eine Vertretung für die QM-Beauftragte?
Ohne Zertifikat gibt es kein Überwachungsaudit, Prüfungen bleiben aber möglich, in der Eingliederungshilfe und in der Kinder- und Jugendhilfe auch ohne Ankündigung (§ 128 SGB IX, § 46 SGB VIII). In der ambulanten Pflege verlangt das Gesetz ein Qualitätsmanagement (§ 112 SGB XI), die Maßstäbe und Grundsätze nennen eine Qualitätsbeauftragte nur als mögliche Maßnahme. Deshalb sollte feststehen, wer Fristen und Nachweise während der Abwesenheit führt.
Zum Weiterlesen
- Wissen, das bleibt: Kompetenz, Einarbeitung und Übergabe, wenn Leitung oder QMB wechselnDie vollständige Übergabeliste für einen dauerhaften Wechsel in Leitung oder Qualitätsmanagement.
- Muss es einen QM-Beauftragten geben? Was Pflegerecht und Norm verlangen und wann die Rolle intern, geteilt oder extern passtWas Pflegerecht und Norm zur Rolle sagen und wann sie intern, geteilt oder extern besetzt werden kann.
- Internes Audit extern vergeben: unabhängig auditieren lassen und vom Termin aus zurückplanenWer im eigenen Haus unabhängig auditieren kann und wie der Zeitplan bis zum Audit aussieht.
- QM allein tragen: Vertretung und Fristen unter zehn BeschäftigtenFristenliste und benannte Vertretung für Träger, in denen eine Person das Qualitätsmanagement trägt.
- Leistung: Externer QualitätsmanagementbeauftragterLaufende Begleitung in drei Stufen und Vertretung der QMB bis zur Rückkehr oder Nachbesetzung.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.10.2026: § 3 MuSchG (Mutterschutzgesetz, Schutzfristen), § 15 BEEG, § 16 BEEG und § 21 BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz), § 14 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz), § 622 BGB (Kündigungsfristen), § 3 EntgFG (Entgeltfortzahlungsgesetz).
- Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.10.2026, Sozialgesetzbuch (SGB), Neuntes, Elftes und Achtes Buch: § 37a SGB IX und § 128 SGB IX (Gewaltschutz, Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung), § 112 SGB XI und § 114a SGB XI (Qualitätsverantwortung, Durchführung der Qualitätsprüfungen), § 45 SGB VIII und § 46 SGB VIII (Betriebserlaubnis, Prüfung vor Ort).
- Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.10.2026: Art. 74 GG (konkurrierende Gesetzgebung, Heimrecht ausgenommen) und § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen).
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 28 Auftragsverarbeiter: eur-lex.europa.eu, abgerufen am 14.10.2026.
- GKV-Spitzenverband und weitere Vertragspartner: Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität und Qualitätssicherung sowie für die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements nach § 113 SGB XI in der ambulanten Pflege, Fassung vom 28. April 2025, in Kraft ab 1. Juli 2026, Teil 1a, Ziffern 1.3 und 5: gkv-spitzenverband.de (PDF), abgerufen am 14.10.2026.
- Global Accreditation Cooperation Incorporated (Global ACI): Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Transition Requirements for ISO 9001:2026, Version 1.1, Ausgabe 04.09.2026, Abschnitte 4 und 5.2, sowie Meldung vom 16.09.2026, beide abgerufen am 14.10.2026.
- TÜV NORD CERT GmbH: Beschreibung des Zertifizierungsverfahrens, Abschnitte 2 und 3; Allgemeine Bedingungen zur Zertifizierung von Managementsystemen, Rev. 10/03.26, Abschnitte 1.2, 2 und 3.1, beide abgerufen am 04.11.2026. Beispiel einer Zertifizierungsstelle; maßgeblich ist Ihr eigener Vertrag.
- TÜV Saarland Certification GmbH: F-102-03 Zertifizierungsbedingungen, Stand 05.01.2026, Abschnitte 1.2, 2.3, 2.4 und 4.1; TÜV Rheinland Cert GmbH und LGA InterCert: Zertifizierungsbedingungen, Rev. 08 vom 15.05.2024, Abschnitte 1.1.7, 1.2.3, 1.2.4, 1.4.8 und 2.3.1, beide abgerufen am 04.11.2026.
- European co-operation for Accreditation (EA): FAQ zu ISO/IEC 17021-1:2015, Frage 37.12 (Abschnitt 9.1.3) und Frage 47.5 (Rezertifizierung), abgerufen am 04.11.2026.
- ISO/TC 176/SC 2: ISO 9001:2015 Revision, Frequently Asked Questions, bereitgestellt über IAQG, Frage zur entfallenen Bezeichnung des Beauftragten der obersten Leitung, abgerufen am 14.10.2026.
- Zu ISO 9001:2015, Abschnitte 9.2 und 9.3, sinngemäß nach Beschreibungen von Zertifizierungsstellen: Amtivo, Conducting an ISO 9001 Internal Audit (2024); Glocert International, ISO 9001 Internal Audit Program (2025); NQA, Getting Value from Management Review, Webinarfolien vom 7.12.2021, alle abgerufen am 14.10.2026.
Stand aller Angaben: 4. November 2026.
Christian Monat
Externer Qualitätsmanagementbeauftragter aus Chemnitz. Berufserfahrung in Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe, seit 2019 in Leitungsfunktionen. Mehr über mich
